積極建設檔案目錄中心 加快檔案信息化進程

閘北區人民政府副區長 韓曉玉

(2005年3月4日)

近幾年來，在市檔案局悉心指導、幫助下，閘北區檔案部門積極貫徹《全國檔案信息化建設實施綱要》和《上海市檔案信息化建設實施意見》，著力建設檔案目錄中心，加快檔案信息化進程。2000年提出花五年左右時間，構建“三網一庫”(即局域網、政務網、因特網和數據庫)，建成檔案目錄中心，實現檔案信息化管理的第一階段目標。經過幾年努力，現已提前實現這一目標。我們主要抓了五方面工作：

一、加強基礎設施建設

計算機網絡是實現檔案數字化管理和網絡化利用的前提條件。創建閘北區檔案目錄中心，必須在全區范圍內構筑統一的網絡平臺，否則檔案目錄中心將成為信息“孤島”。為此， 區政府積極提供財力支持，首先啟動相關的網絡設施建設，完成了局域網結構化布線。之后，又建成與區政務網、市公務網分別連接的100兆全屏蔽網絡系統。 目前，閘北區檔案目錄中心已通過市公務網與市檔案目錄中心實現縱向連接，借助區政務網與區內69個機關和重點單位實現橫向連通，形成了覆蓋全區機關和重點單位的檔案信息網絡。

二、加快數據庫建設

檔案數據庫建設是一項涉及全區各部門的基礎性工作。我們從館內和館外兩個方面同時開展工作。在館內，檔案局館分別輕重緩急，有計劃、有步驟地對大量館藏檔案進行數據錄入。在館外，要求各區級機關在報送檔案統計年報時一并送交電子版案卷目錄。2001年，又組織檔案工作基礎較好的機關對全部文書檔案進行文件級目錄輸入。同時規定，各機關在向檔案館移交檔案時，需同步送交相應的電子版文件級目錄。檔案目錄中心應用軟件開發出來后，檔案局館為各機關信息平臺統一設置檔案管理模塊，提供多種門類檔案數據的錄入界面，并免費提供網絡上傳窗口。通過采取一系列措施，實現了館內外檔案目錄數據處理的同步進行與并軌整合。截止2004年底，閘北區檔案目錄中心系統已擁有檔案資料目錄數據160萬條。

為加強質量控制，根據國家檔案局和市檔案局的有關規范，區檔案局制定了檔案案卷目錄、文件目錄和現行文件目錄的數據結構標準和操作細則，并加強檢查指導，在網絡環境下規范各機關處理檔案數據，把住了建庫質量關。

三、突出信息服務功能

為了提高檔案目錄中心系統功能的實用性和廣泛性，檔案局館堅持以民為本、以需求為導向，開設多種專題數據庫。除文書檔案外，建立了有關婚姻檔案、知青子女檔案、獨生子女檔案、公證檔案等20多種專題數據庫，受到了廣大利用者歡迎。2003年，又增設史料征集數據庫、圖書資料數據庫和照片信息數據庫，實現了館藏檔案資料信息的一體化管理。為了拓寬服務功能，檔案局館還在檔案目錄中心系統上開辟了現行文件查閱窗口。現在，用戶只要進入區政務網，就能查閱各類政府公開信息全文。

四、實施上下網絡連接

去年，我區在完成區級檔案目錄中心建設后，把加快與公務網連接、擴大共享范圍作為重中之重的工作來抓。在市檔案局領導和有關處室的大力支持下，閘北區檔案局館被計劃列為首批與市公務網(1l網段)連接的單位，為實現區檔案目錄中心與市檔案目錄中心互連互通創造了條件。為此，我們及時配置和更新相關設備，按照市保密局提出的信息安全要求，將區檔案目錄中心接入市公務網，并確定檔案數據傳輸范圍。目前，閘北區檔案目錄中心管理終端借助市公務網，可以查閱市檔案目錄中心的信息；同時，市公務網用戶和市檔案目錄中心用戶也可以查閱閘北區檔案目錄中心的信息，初步實現市區兩級檔案目錄中心信息資源的分布式共享，提升了檔案服務整體水平。

五、搞好檔案網站建設

建立檔案網站是“三網一庫”建設的重要目標。去年，我區正式啟動檔案網站建設項目，到兄弟區檔案局參觀學習，召開專題研討會，然后編制建設規劃，成立工作小組，建立管理制度，明確分管領導和信息采編、上傳的責任人員和考核辦法。經努力，2004年10月10日正式開通閘北檔案網站。

檔案目錄中心和檔案網站的建成，標志著在全區范圍內開始實行各機關檔案信息的網絡化管理和共享，大大提升了檔案資政服務和公共服務水平，同時也激勵著我們向更高的目標攀登。

在檔案信息化實踐中，我們的主要體會是：

一、解放思想，把握趨勢

實施檔案信息化管理，是當代檔案工作發展的方向和趨勢，是事關檔案事業發展全局和戰略的一項重要工作。近年來，閘北區之所以堅持不懈地推進檔案信息化建設，主要得益于解放思想、更新觀念。隨著信息時代的到來，人們對檔案工作的要求越來越高，檔案信息化管理成為檔案工作發展的必然趨勢。世界發達國家的檔案管理都已走上信息化軌道。因此，我們不能固守傳統的檔案管理模式，必須與時俱進，樹立信息化管理的觀念，大力推進檔案信息化建設，并以此帶動檔案基礎業務建設，為黨政機關和廣大人民群眾提供快速便捷的服務。這也是國家檔案局和市檔案局提出的新要求。

二、理清思路，搞好規劃

檔案信息化建設是一項系統工程、長期任務，必須理清思路、科學規劃。在深入調研、集思廣益、反復論證的基礎上，我們首先編制5年發展規劃，提出以建設“三網一庫”為基本框架的檔案信息化管理體系，從硬件配置到軟件開發，從數據建設到規范制定，從基本功能到特色功能，從技術開發到內部管理，從計劃任務到保障條件，從當前目標到長遠需要進行了全面規劃，努力做到既有前瞻性、超前性，又有可行性、操作性。由于思路清晰、規劃合理，所以工作進展順利，成效明顯。

三、擺上位置，常抓不懈

區政府把檔案信息化建設納入全區信息化建設總體規劃，列入政府年度工作重要議程。2002年是“三網一庫”建設的關鍵時期， 區政府把檔案目錄中心建設列為政府年度重點工作，不僅在財力上提供支持，而且定期聽取匯報，關注建設進度，加強檢查督促。我們感到，檔案信息化建設是一項長期任務，不可能畢其功于一役，需要分階段實施，有步驟推進，一個戰役一個戰役地打，一塊骨頭一塊骨頭地啃，持之以恒、常抓不懈，直至建成。這幾年我們就是以這種精神一步一步推進的。

四、科研先行，引領開發

我區在實施檔案信息化建設中，十分重視檔案科研的引領作用，在“三網一庫”的規劃、建設和啟用之前，多次召開專題會議，深入研究有關技術和管理問題，進行技術攻關、應用試驗和管理創新；同時，還開展《上海市閘北區檔案目錄中心與現行文件共享查詢系統》課題研究，為“三網一庫”建設提供了科學依據，使檔案目錄中心系統更具規范性、實用性、安全性、整合性和可擴充性，功能更加完善，性能更加穩定。