武漢江岸車輛廠檔案館裴圣毅

企業(yè)的檔案工作是一項維護(hù)企業(yè)歷史真實面貌的工作，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的需要，同時也是社會效益的需要。檔案作為企業(yè)干部職工艱苦創(chuàng)業(yè)的原始記錄，既具有憑證作用，又具有不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的史鑒作用，既具有隨時可參考的經(jīng)濟(jì)技術(shù)價值，又具有厚積薄發(fā)的精神文化價值。如果不對企業(yè)的檔案信息進(jìn)行分類處理，就會對現(xiàn)在及以后的工作造成混亂，一個有遠(yuǎn)見、負(fù)責(zé)任的企業(yè)家，應(yīng)把企業(yè)檔案信息工作擺到重要的位置上來。

目前，世界500強(qiáng)企業(yè)95%都建立了較為完善的情報檔案信息體系。進(jìn)入世界500強(qiáng)的美國公司中90%設(shè)有情報檔案信息部。日本的企業(yè)家更是把檔案信息看成企業(yè)的生命線。索尼的總裁說：“本公司之所以名揚(yáng)全球，靠的是兩手：一是情報檔案信息，二是科研開發(fā)。”ABB公司以情報檔案分析部代替規(guī)劃部，情報檔案分析部直接對總經(jīng)理負(fù)責(zé)，其工作是研究宏觀經(jīng)濟(jì)、公司競爭地位、顧客、法律法規(guī)和技術(shù)，在公司里培養(yǎng)情報檔案信息管理意識。

重視企業(yè)檔案信息管理，不僅體現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的講話和文件制度中，更應(yīng)體現(xiàn)在實際工作中，體現(xiàn)在企業(yè)適應(yīng)新知識經(jīng)濟(jì)時代的有效機(jī)制中，體現(xiàn)在新的企業(yè)檔案信息管理方法中，體現(xiàn)在加強(qiáng)企業(yè)檔案信息人才培養(yǎng)中。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，要舍得對信息檔案建設(shè)先期進(jìn)行投入，不僅要對企業(yè)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)設(shè)施進(jìn)行投入，還要對保存這些檔案信息的館舍進(jìn)行投資。“911事件”中那些把數(shù)據(jù)檔案另存的企業(yè)，能夠比較完好地繼續(xù)業(yè)務(wù)，是重視檔案信息工作的結(jié)果。

對信息分門別類地加以整理儲存、驗證核實和分析利用，形成檔案信息，這個過程實際上就是毛澤東曾說過的“去偽存真，去粗取精”的過程。而這一過程需要現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)工具，現(xiàn)代企業(yè)的ERP系統(tǒng)也是這種形式，是先進(jìn)的管理工具之一，而其目的是最大化地管理和利用好各種信息資源。筆者認(rèn)為，現(xiàn)代企業(yè)檔案信息工作應(yīng)從以下三方面著手：

第一，企業(yè)檔案信息、圖書情報等工作統(tǒng)一管理，形成企業(yè)檔案信息電子全息化管理

21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)自身的知識資源及知識產(chǎn)權(quán)相當(dāng)重要，它涉及到企業(yè)自主產(chǎn)權(quán)、核心競爭力及自我文化的積累，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要保證。在新形勢下，我們要突破過去企業(yè)檔案信息管理模式的局限性，將企業(yè)檔案管理應(yīng)納入到企業(yè)整體管理體系中去，根據(jù)實際情況將企業(yè)檔案與圖書、信息情報資料進(jìn)行一體化管理，將有利于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)統(tǒng)籌管理。這樣，實際的企業(yè)知識資源管理對象與虛擬的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，整合創(chuàng)新形成企業(yè)整體化的檔案信息資源管理平臺，構(gòu)建企業(yè)自身強(qiáng)有力的知識資源管理拳頭，形成了強(qiáng)大的信息檔案資源庫，使企業(yè)知識資源得以更好的共享，形成高效的、集成化的企業(yè)信息鏈。

企業(yè)檔案信息部門，相當(dāng)于一個企業(yè)中的事業(yè)行政部門，具有監(jiān)督指導(dǎo)各種檔案信息管理工作。企業(yè)檔案管理實際上是對企業(yè)各類信息的篩選與整理，并保存具有社會和經(jīng)濟(jì)價值部分，以便后來工作的參考查證，以便企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。而用一種現(xiàn)代化的管理技術(shù)工具聯(lián)接各業(yè)務(wù)工作，數(shù)據(jù)匯總到檔案信息部門，不僅有監(jiān)督管理職能，而且是個信息再處理的過程，這一系統(tǒng)管理要堅持技術(shù)與管理并重，要以管理統(tǒng)領(lǐng)信息技術(shù)應(yīng)用、以現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)管理觀念更新。而對各類信息進(jìn)行統(tǒng)籌技術(shù)處理，不僅節(jié)約了企業(yè)的成本，也提高了管理效率。

企業(yè)以信息化帶動工業(yè)化的發(fā)展戰(zhàn)略，要求我們做好電子化檔案信息管理工作，而且其數(shù)據(jù)量、其現(xiàn)代化的管理方法與技術(shù)已大大提高，那么就要求制造業(yè)的企業(yè)與時俱進(jìn)，不管是老單位還是新的單位機(jī)構(gòu)都要做好其規(guī)劃。企業(yè)各項數(shù)字化軟件，最終落腳點(diǎn)到企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)上來。實現(xiàn)制造企業(yè)全息數(shù)字化管理模式，企業(yè)檔案信息不僅應(yīng)以整合保存各項數(shù)據(jù)，更應(yīng)以服務(wù)企業(yè)為重點(diǎn)工作。

建立企業(yè)全部電子文件檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)全息數(shù)字化管理。這是企業(yè)信息技術(shù)的革命，也是企業(yè)管理性的革命。電子文件管理模式經(jīng)歷了“集中”與“分散”管理模式相互博弈的過程。經(jīng)過近些年實踐的驗證，集中逐漸展現(xiàn)其優(yōu)勢，它不但有利于電子文件信息的長期保存，還可以有效地解決目前普遍存在的檔案信息孤島問題，最大化實現(xiàn)信息資源的共享和傳遞。比如制造企業(yè)計算機(jī)輔助設(shè)計CAD與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理PDM為代表的數(shù)字化設(shè)計不僅應(yīng)共享，甚至還要與后繼的生產(chǎn)質(zhì)量管理體系相聯(lián)系形成數(shù)字化管理；當(dāng)然，以企業(yè)資源管理系統(tǒng)（ERP）去整合各數(shù)字化管理，比如把客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CAN）、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)（SCM）為代表的數(shù)字化等網(wǎng)絡(luò)管理進(jìn)行整合，甚至把以數(shù)控機(jī)應(yīng)用為代表的數(shù)字化裝備的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，這一模式值得探討。而且這樣以來有利于另一種管理模式，即整體的日志式管理，類似數(shù)據(jù)庫SQL Server中的日志管理，這樣不僅對每份文件，甚至對每份崗位每份工作任務(wù)都有監(jiān)督式的管理體系。

第二，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息人員隊伍建設(shè)，樹立檔案信息創(chuàng)新觀念，不斷加強(qiáng)企業(yè)全員檔案信息意識

企業(yè)檔案信息人員第一要有責(zé)任心，要勤勞，要有耐心、細(xì)心。企業(yè)要求檔案信息人員積極收集整理各類信息資料，特別是重要的歷史文件記錄、設(shè)計圖紙及憑證資料的收集，要求善于運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案專業(yè)知識做好企業(yè)檔案信息服務(wù)。

檔案觀念創(chuàng)新要求我們樹立超前意識，加大檔案信息服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新力度，最大限度地為企業(yè)中心工作服務(wù)。檔案信息人員主要職責(zé)是收集整理、保管、發(fā)布利用各類檔案信息，以其服務(wù)企業(yè)效益原則。現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展形勢注定了檔案信息人員僅有檔案信息專業(yè)知識已是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需具備與該企業(yè)相關(guān)的專業(yè)基本知識。企業(yè)檔案信息人員應(yīng)積極參與各項工程中去，使其不僅有些專業(yè)知識，而且有經(jīng)營管理經(jīng)驗，編輯信息等各種能力，這樣才能培養(yǎng)出能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的復(fù)合型檔案信息管理人才。

筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案信息人員應(yīng)有三種類型，一是檔案信息員，負(fù)責(zé)企業(yè)一般性檔案信息處理；二是專業(yè)計算機(jī)人員；三是復(fù)合型檔案信息人才，此類人員不僅應(yīng)熟悉國家檔案信息政策法規(guī)，而且應(yīng)具有豐富的檔案信息管理經(jīng)驗，能運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，組織匯總處理并能分析企業(yè)各類檔案信息，為企業(yè)各項重大決策服務(wù)。

企業(yè)檔案信息處理部門是企業(yè)信息鏈的發(fā)動機(jī)，其部門的人員好似這個企業(yè)的信息記錄分析員，企業(yè)檔案信息管理執(zhí)行的過程中，人的因素很重要，包括企業(yè)檔案信息人員的素質(zhì)、技能、責(zé)任心等，當(dāng)然還包含對企業(yè)全體員工檔案信息意識的培訓(xùn)過程。其實企業(yè)每個崗位都有著檔案信息職能，進(jìn)入現(xiàn)代信息時代，我們企業(yè)的每個員工必須要有檔案信息意識。

第三，施行嚴(yán)謹(jǐn)管理方法及流程化管理制度，適應(yīng)新形勢下的企業(yè)檔案信息工作

企業(yè)行為不是個人行為，企業(yè)的一切活動都有其信息記錄，必然對以后的企業(yè)行為產(chǎn)生作用，而這些信息記錄保留不全或遺失，勢必對企業(yè)今后的工作產(chǎn)生不良甚至是重大的影響與損失。企業(yè)信息檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生具有保存價值的各種資料，其檔案資料雖然是企業(yè)各項活動完成后形成的結(jié)果，但我們要先期制定相應(yīng)的檔案信息管理制度與管理模式。企業(yè)可以在檔案信息法律、法規(guī)及技術(shù)條件允許的范圍內(nèi)，遵從效益原則，加強(qiáng)企業(yè)信息檔案管理職能，不拘一格地選擇適合自身發(fā)展的企業(yè)檔案信息工作管理模式與方法。企業(yè)管理工作從某種意義上來講，就是要做到“記我所做”。所以說，企業(yè)的信息檔案工作同時也具有制度監(jiān)督職能，其管理過程應(yīng)與ISO9000體系認(rèn)證相結(jié)合，能全面檢查企業(yè)各類管理流程工作。

在實際檔案信息工作中，我們已發(fā)現(xiàn)一些問題，比如南車集團(tuán)武漢江岸車輛廠遷址之前的設(shè)備工裝檔案清理過程中，有部分需遷移的設(shè)備工裝沒有歸檔，這很大程度說明檔案管理不夠好，信息鏈工作沒有做好，歸檔執(zhí)行力不強(qiáng)。那么整合到新廠后，對這一方面的檔案信息收集管理制度就需重新制定。還有一個如何收集“設(shè)備開箱后相關(guān)資料”，江岸車輛廠對這部分的工作流程制度是：設(shè)備開箱時就歸相關(guān)設(shè)備資料（設(shè)備操作說明書等）。筆者個人建議是在設(shè)備使用一個月之后再進(jìn)行收集整理其檔案信息資料，這樣有利于設(shè)備的使用。

檔案信息管理方法除了現(xiàn)代化的工具運(yùn)用外，流程化管理制度和對管理對象思維方式也很重要。在“中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/T 11822-2000)”中規(guī)定：產(chǎn)品類檔案按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。這只是個指導(dǎo)性文件，產(chǎn)品類案卷及底圖到底是按“產(chǎn)品系列”還是按“產(chǎn)品的生產(chǎn)程序”進(jìn)行排序，這就看各企業(yè)了，當(dāng)然一般是按“產(chǎn)品系列”進(jìn)行排序，但部分圖紙的換版升級如何處理？怎樣標(biāo)識？如何進(jìn)行更改圖紙的管理？像這樣的細(xì)節(jié)問題，也應(yīng)該在檔案信息管理制度中得以體現(xiàn)。

綜上所述，企業(yè)檔案信息工作應(yīng)順應(yīng)新形勢下的企業(yè)發(fā)展規(guī)律，結(jié)合自身企業(yè)的特點(diǎn)與情況，運(yùn)用適當(dāng)?shù)臋n案信息管理模式與方法，做出適當(dāng)調(diào)整、轉(zhuǎn)變，以節(jié)約成本、提高效益為原則，不斷提高企業(yè)檔案信息管理水平。有了企業(yè)信息、檔案、情報、圖書等統(tǒng)一化管理及現(xiàn)代化信息技術(shù)的大力支持，有檔案人員的專業(yè)化管理，有了管理制度的完善，企業(yè)的檔案信息管理就會做得更好。