深圳市職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室 熊友菊
入世、政府職能的轉(zhuǎn)變、經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)軌、現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與健全、信息通訊技術(shù)的發(fā)展與普及，使我們見(jiàn)證了一個(gè)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、政治等全面發(fā)展與變革的時(shí)代。從歷史來(lái)看，變革不僅會(huì)引發(fā)社會(huì)生產(chǎn)方式、管理方式的轉(zhuǎn)型，同時(shí)也會(huì)引起政府治理方式的變化。在一種新的市場(chǎng)環(huán)境與政治環(huán)境中，探索企業(yè)檔案工作健康發(fā)展之路顯得尤為重要。
企業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題
1、企業(yè)檔案工作微觀管理體制尚未完全符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求
隨著企業(yè)改革的繼續(xù)進(jìn)行，國(guó)有企業(yè)改革卓有成效。以深圳為例，在非競(jìng)爭(zhēng)性行業(yè)中，國(guó)有經(jīng)濟(jì)控制著金融、電信、交通、電力、供水、供氣等經(jīng)濟(jì)命脈部門(mén)；在競(jìng)爭(zhēng)性行業(yè)中，流通領(lǐng)域零售業(yè)已基本放開(kāi)，國(guó)有經(jīng)濟(jì)所占比重只有35．7％，制造業(yè)則早已形成多種經(jīng)濟(jì)并存的格局，政府已逐步從微觀經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中淡出，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中活躍著的是自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我約束、自我發(fā)展的企業(yè)法人。
根據(jù)法律規(guī)定，企業(yè)擁有法人財(cái)產(chǎn)所有權(quán)，而企業(yè)檔案屬于企業(yè)資產(chǎn)，這意味著企業(yè)檔案工作的相關(guān)事宜幾乎可完全取決于企業(yè)本身。企業(yè)是以盈利為根本目的的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，現(xiàn)代企業(yè)制度更要求企業(yè)能最大限度地節(jié)約成本，提高效益。因此，凡不能帶來(lái)效益的事物最終將被企業(yè)所摒棄。企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)需要投入人力、物力與財(cái)力等成本的工作，企業(yè)必然要求其檔案工作適應(yīng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的需要，必須符合效益原則。當(dāng)企業(yè)檔案工作不能為企業(yè)帶來(lái)相當(dāng)于或者是大于其成本的效益時(shí)，其日益萎縮將成為不可避免的事實(shí)。令人感到不幸的是，目前的企業(yè)檔案工作正有這樣一種趨勢(shì)。撇開(kāi)外部因素，僅從企業(yè)檔案工作自身來(lái)看，筆者認(rèn)為造成企業(yè)檔案工作遭受冷遇的原因有三：首先，現(xiàn)行企業(yè)檔案工作微觀管理方式植根于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業(yè)檔案工作，并與現(xiàn)代企業(yè)制度的效益原則產(chǎn)生摩擦。這是導(dǎo)致企業(yè)檔案工作處于劣勢(shì)最根本的原因。其次，企業(yè)檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式，未能跟上企改步伐積極服務(wù)于企業(yè)。這是造成企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀最直接的原因。再次，企業(yè)檔案本身所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性使之難以計(jì)量化。這是造成企業(yè)管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，深化企業(yè)檔案工作改革已成為企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的迫切需要。
2、檔案行政管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作宏觀管理體制的改革滯后于政府職能轉(zhuǎn)換的步伐
與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的培植相輔相成進(jìn)行的是政府管理體制改革的進(jìn)一步深化以及政府職能的繼續(xù)轉(zhuǎn)換。檔案行政管理部門(mén)是政府行政管理部門(mén)之一，政府職能的轉(zhuǎn)換無(wú)疑為整個(gè)檔案行政管理部門(mén)職能的轉(zhuǎn)換提供了宏觀背景。然而，當(dāng)我們反思檔案行政管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作的管理時(shí)，其改革力度與整個(gè)政府職能轉(zhuǎn)換進(jìn)度相比，并未能很好地適應(yīng)成分復(fù)雜、變化迅速的企業(yè)現(xiàn)狀：
第一，“缺位”。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，我國(guó)企業(yè)檔案工作管理實(shí)行的是“條塊”結(jié)合、以“條”為主的管理體制。隨著中央和地方專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)的撤并與改組，很多企業(yè)不再具有對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)，使得這種以按專(zhuān)業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一管理為核心的管理體制失去了存在的組織基礎(chǔ)，而新的管理思路和理念尚未形成，這必然會(huì)使企業(yè)檔案工作的管理出現(xiàn)某種真空地帶。其次，由于企業(yè)正逐步走向“自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧”的市場(chǎng)主體，企業(yè)之外的力量(包括檔案行政管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)主管部門(mén))對(duì)企業(yè)，尤其是對(duì)非純粹國(guó)有企業(yè)中具體事物(包括企業(yè)檔案工作)有多大的權(quán)限尚不確定，由此產(chǎn)生的一系列問(wèn)題如檔案行政管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作究竟有多大的管理權(quán)限，應(yīng)該采用何種方式進(jìn)行管理，管理的依據(jù)是什么等都尚待解決。
第二，“越位”與“錯(cuò)位”。其主要表現(xiàn)是檔案行政管理部門(mén)沿用舊的管理觀念和做法，忽視企業(yè)對(duì)其檔案工作有決定權(quán)這一事實(shí)，習(xí)慣于利用行政指令按照原有的管理范圍實(shí)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，甚至幫助完成某些具體的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作，結(jié)果造成一種尷尬的場(chǎng)面：一方面，檔案行政管理部門(mén)疲于進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)及一些具體的業(yè)務(wù)工作，無(wú)法集中力量進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法律、法規(guī)等的制定；另一方面，企業(yè)，尤其是非國(guó)有企業(yè)，可能會(huì)反感檔案行政管理部門(mén)對(duì)其具體檔案業(yè)務(wù)的干預(yù)，不予積極配合。
上述“缺位”、“越位”以及“錯(cuò)位”現(xiàn)象無(wú)疑與整個(gè)政府職能轉(zhuǎn)換的步調(diào)是不一致的。因此，順應(yīng)政府轉(zhuǎn)變職能的趨勢(shì)，采取有效措施轉(zhuǎn)換檔案行政管理部門(mén)職能、改革企業(yè)檔案工作的宏觀管理體制是為企業(yè)檔案工作發(fā)展創(chuàng)造健康外部環(huán)境的當(dāng)務(wù)之急。
企業(yè)檔案工作改革之策
進(jìn)行企業(yè)檔案工作改革，我們面臨的第一個(gè)難題就是企業(yè)經(jīng)濟(jì)成分的復(fù)雜多樣以及現(xiàn)代企業(yè)的變化頻繁。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)作為政府的附屬物，經(jīng)濟(jì)成分單一且高度穩(wěn)定，檔案行政管理部門(mén)作為政府部門(mén)之一對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查等行政管理行為順理成章。然而，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)不再是政府的附屬物，而是活躍在市場(chǎng)中自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我約束、自我發(fā)展的企業(yè)法人，其經(jīng)濟(jì)成分復(fù)雜多樣，很少是單一的國(guó)有成分，檔案行政管理部門(mén)再也不能沿襲從前的工作模式對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行直接干預(yù)，必須調(diào)整思路，轉(zhuǎn)變角色。
1、外典型的企業(yè)檔案工作概況
在國(guó)外，企業(yè)檔案工作盡管因各國(guó)國(guó)情不同而有所差異，但仍有許多類(lèi)似之處。以日本和美國(guó)為例，從國(guó)家范圍看，日本企業(yè)檔案工作不受政府或其他行政組織任何形式的干預(yù)，但是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的某些檔案如財(cái)會(huì)憑證等的保管期限，日本的民法、商法、稅法作出了有關(guān)規(guī)定，明確在規(guī)定的保管期限內(nèi)，企業(yè)有保管這些檔案材料的義務(wù)，而超過(guò)規(guī)定保管期限的檔案材料如何處理，或毀或存都由企業(yè)自主決定；美國(guó)各級(jí)政府檔案管理部門(mén)同樣并不過(guò)問(wèn)企業(yè)的檔案工作，也很少有國(guó)家性質(zhì)的公共保管機(jī)構(gòu)安排資金和人員接收企業(yè)產(chǎn)生的大量文件并加以保管，其企業(yè)檔案工作完全從企業(yè)自身實(shí)際出發(fā)，參照美國(guó)國(guó)家檔案與文件署和美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)企業(yè)檔案委員會(huì)的有關(guān)規(guī)定和辦法，自主開(kāi)展檔案工作，并通過(guò)后者的協(xié)調(diào)，互通信息。從企業(yè)來(lái)看，日本的企業(yè)一般實(shí)行檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理，將檔案部門(mén)的信息管理體系納入整個(gè)公司的信息管理體系，另外，也有一些企業(yè)為突出企業(yè)檔案的史料價(jià)值和檔案部門(mén)的歷史服務(wù)功能，實(shí)行管理歷史資料的檔案機(jī)構(gòu)與企業(yè)業(yè)務(wù)信息化網(wǎng)絡(luò)分開(kāi)的體制；在美國(guó)，一般規(guī)模大、歷時(shí)長(zhǎng)的企業(yè)有自己的內(nèi)部文件與檔案管理部門(mén)或檔案館對(duì)它們所形成的檔案進(jìn)行保管，沒(méi)有內(nèi)部文件與檔案管理部門(mén)的企業(yè)，則將其文件與檔案交托給商業(yè)性的專(zhuān)業(yè)公司保管。另外，值得一提的是，在美國(guó)還出現(xiàn)了一些檔案咨詢(xún)公司，為亟須檔案工作規(guī)劃或完成特定任務(wù)的企業(yè)提供服務(wù)并對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出專(zhuān)業(yè)性建議。歐洲各國(guó)企業(yè)檔案工作的情況也大致如此。
由上述介紹可知，各國(guó)的企業(yè)檔案工作有著一些明顯共性，如國(guó)家和政府不干預(yù)企業(yè)檔案工作，不制定專(zhuān)門(mén)法律法規(guī)，只在國(guó)家及各地區(qū)制定的其他有關(guān)法律法規(guī)中對(duì)企業(yè)檔案工作提出某些要求；企業(yè)檔案工作主要依靠非官方的企業(yè)檔案工作協(xié)會(huì)進(jìn)行指導(dǎo)和交流等。我國(guó)企業(yè)檔案工作與國(guó)外企業(yè)檔案工作相比，最根本的分歧在于檔案行政管理部門(mén)與企業(yè)的關(guān)系以及企業(yè)如何對(duì)待檔案工作成本與效益這兩個(gè)最關(guān)鍵的問(wèn)題上。從我國(guó)企業(yè)檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，吸取借鑒國(guó)外企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)，取其精華，進(jìn)行適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度和政府轉(zhuǎn)換職能要求的改革，必將有助于我國(guó)企業(yè)檔案工作在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下進(jìn)一步發(fā)展。
2、企業(yè)檔案工作改革對(duì)策
筆者以為，企業(yè)檔案工作要獲得長(zhǎng)足發(fā)展。主要應(yīng)進(jìn)行兩方面改革，一是為企業(yè)檔案工作的發(fā)展?fàn)I造一個(gè)健康、健全、民主、法治的外部環(huán)境：二是順應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展需求進(jìn)行檔案工作改革。
要為企業(yè)檔案工作的發(fā)展?fàn)I造一個(gè)健康、健全、民主、法治的外部環(huán)境，檔案行政管理部門(mén)需要減少直接的行政干預(yù)，向宏觀調(diào)控和政策服務(wù)傾斜。改革的內(nèi)容則包含以下幾個(gè)相互依賴(lài)、相輔相成的方面：
(1)實(shí)施依法管理。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，企業(yè)檔案工作同樣要納入法制的軌道。一個(gè)地區(qū)或一個(gè)城市有那么多企業(yè)，僅依靠檔案局有關(guān)工作人員去個(gè)別指導(dǎo)，既無(wú)可能也無(wú)必要，新的形式和新的情況要求檔案行政管理部門(mén)由以往的微觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主轉(zhuǎn)為宏觀依法監(jiān)督為主，努力將企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律行為，依賴(lài)健全、完善的法律體系，引導(dǎo)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的企業(yè)檔案工作自覺(jué)用檔案行政管理部門(mén)及有關(guān)行業(yè)部門(mén)的相關(guān)法律、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)來(lái)約束自己的檔案行為，從而使企業(yè)檔案工作與企業(yè)發(fā)展同步進(jìn)行。
(2)強(qiáng)化行業(yè)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)的作用。在我國(guó)專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)改革以及檔案行政管理部門(mén)減少對(duì)企業(yè)微觀管理的情況下，如何使企業(yè)檔案工作在一些微觀、具體的問(wèn)題上達(dá)成協(xié)調(diào)、一致是—個(gè)亟待解決的問(wèn)題。國(guó)外企業(yè)檔案協(xié)會(huì)的組織和運(yùn)作情況表明，企業(yè)檔案協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)是加強(qiáng)學(xué)術(shù)研究、提高理論水平、交流工作經(jīng)驗(yàn)、傳遞信息動(dòng)態(tài)(包括國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策與動(dòng)態(tài)的相關(guān)信息)的有效途徑。因此，在我國(guó)建立企業(yè)自愿參加的行業(yè)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)應(yīng)是密切檔案行政管理部門(mén)與企業(yè)之間及各企業(yè)之間聯(lián)系的有效措施，也應(yīng)是檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行宏觀調(diào)控的立足點(diǎn)。它不僅可協(xié)助國(guó)家有關(guān)企業(yè)檔案管理法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)的制定和推行實(shí)施，而且還可以在檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下，開(kāi)展企業(yè)檔案工作的調(diào)查研究、協(xié)調(diào)各企業(yè)間的溝通聯(lián)系、進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)及法律政策咨詢(xún)等活動(dòng)，進(jìn)而成為企業(yè)檔案部門(mén)和工作人員加強(qiáng)互相聯(lián)系的紐帶。
(3)建立、健全中介組織。激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)為檔案中介組織的成長(zhǎng)提供了沃土。建立、健全檔案中介組織，充分發(fā)揮中介組織的作用不僅是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的需要，也是檔案行政管理部門(mén)職能和管理方法轉(zhuǎn)變的重要一環(huán)，更有助于檔案行政管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)非行政職能范圍內(nèi)社會(huì)事務(wù)的分離，集中精力進(jìn)行宏觀管理。一般情況下，中介組織主要可發(fā)揮兩方面作用：一是承擔(dān)部分從檔案行政管理部門(mén)分流出來(lái)的微觀管理職能，對(duì)企業(yè)檔案工作規(guī)劃或完成特定任務(wù)提供服務(wù)，并可對(duì)相關(guān)問(wèn)題提供專(zhuān)業(yè)性建議；二是為不具備檔案保管條件的企業(yè)提供有償服務(wù)。培育中介市場(chǎng)，健全中介組織既是國(guó)外企業(yè)檔案工作行之有效的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，也是符合我國(guó)實(shí)際情況的。例如，上海市的檔案咨詢(xún)服務(wù)中心、深圳市的寄存中心等中介組織都在不斷探索的實(shí)踐中取得了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
在健康、健全、民主、法治的外部環(huán)境下，企業(yè)檔案工作為順應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)律，自身也應(yīng)當(dāng)做出適當(dāng)調(diào)整、轉(zhuǎn)變，比如以節(jié)約成本，提高效益為原則，靈活運(yùn)用多種管理模式。節(jié)約成本、提高效益是現(xiàn)代企業(yè)制度對(duì)包括企業(yè)檔案工作在內(nèi)的一切企業(yè)行為提出的一條最根本的原則。在檔案行政管理部門(mén)不再直接干預(yù)企業(yè)內(nèi)部檔案工作的情況下，企業(yè)完全可以突破過(guò)去檔案管理模式的局限性，根據(jù)實(shí)際情況或自設(shè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)，或?qū)n案與圖書(shū)、情報(bào)、資料一體化管理，或?qū)n案交給專(zhuān)門(mén)的檔案中介組織托管，甚至還可借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，從檔案服務(wù)中介組織中雇傭人員來(lái)管理本單位檔案。此外，企業(yè)還有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整檔案收集范圍及整理方式等，摒棄一切不合實(shí)際需要、不合效益原則的形式主義做法，努力提高企業(yè)檔案工作效率。總之，企業(yè)可以在檔案法律、法規(guī)、政策允許的范圍內(nèi)，遵從效益原則，不拘一格地選擇適合自身發(fā)展的企業(yè)檔案工作管理模式與方法。
（郭紅解、李軍摘自《中國(guó)檔案》2004年第3期）
入世、政府職能的轉(zhuǎn)變、經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)軌、現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與健全、信息通訊技術(shù)的發(fā)展與普及，使我們見(jiàn)證了一個(gè)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、政治等全面發(fā)展與變革的時(shí)代。從歷史來(lái)看，變革不僅會(huì)引發(fā)社會(huì)生產(chǎn)方式、管理方式的轉(zhuǎn)型，同時(shí)也會(huì)引起政府治理方式的變化。在一種新的市場(chǎng)環(huán)境與政治環(huán)境中，探索企業(yè)檔案工作健康發(fā)展之路顯得尤為重要。
企業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題
1、企業(yè)檔案工作微觀管理體制尚未完全符合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求
隨著企業(yè)改革的繼續(xù)進(jìn)行，國(guó)有企業(yè)改革卓有成效。以深圳為例，在非競(jìng)爭(zhēng)性行業(yè)中，國(guó)有經(jīng)濟(jì)控制著金融、電信、交通、電力、供水、供氣等經(jīng)濟(jì)命脈部門(mén)；在競(jìng)爭(zhēng)性行業(yè)中，流通領(lǐng)域零售業(yè)已基本放開(kāi)，國(guó)有經(jīng)濟(jì)所占比重只有35．7％，制造業(yè)則早已形成多種經(jīng)濟(jì)并存的格局，政府已逐步從微觀經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中淡出，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中活躍著的是自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我約束、自我發(fā)展的企業(yè)法人。
根據(jù)法律規(guī)定，企業(yè)擁有法人財(cái)產(chǎn)所有權(quán)，而企業(yè)檔案屬于企業(yè)資產(chǎn)，這意味著企業(yè)檔案工作的相關(guān)事宜幾乎可完全取決于企業(yè)本身。企業(yè)是以盈利為根本目的的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，現(xiàn)代企業(yè)制度更要求企業(yè)能最大限度地節(jié)約成本，提高效益。因此，凡不能帶來(lái)效益的事物最終將被企業(yè)所摒棄。企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)需要投入人力、物力與財(cái)力等成本的工作，企業(yè)必然要求其檔案工作適應(yīng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的需要，必須符合效益原則。當(dāng)企業(yè)檔案工作不能為企業(yè)帶來(lái)相當(dāng)于或者是大于其成本的效益時(shí)，其日益萎縮將成為不可避免的事實(shí)。令人感到不幸的是，目前的企業(yè)檔案工作正有這樣一種趨勢(shì)。撇開(kāi)外部因素，僅從企業(yè)檔案工作自身來(lái)看，筆者認(rèn)為造成企業(yè)檔案工作遭受冷遇的原因有三：首先，現(xiàn)行企業(yè)檔案工作微觀管理方式植根于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的高成本、低效益始終影響著目前的企業(yè)檔案工作，并與現(xiàn)代企業(yè)制度的效益原則產(chǎn)生摩擦。這是導(dǎo)致企業(yè)檔案工作處于劣勢(shì)最根本的原因。其次，企業(yè)檔案工作自身在很大程度上仍沿襲了原有的工作思維與方式，未能跟上企改步伐積極服務(wù)于企業(yè)。這是造成企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀最直接的原因。再次，企業(yè)檔案本身所能產(chǎn)生的效益的隱蔽性使之難以計(jì)量化。這是造成企業(yè)管理層忽略檔案工作的間接原因。為保障企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，深化企業(yè)檔案工作改革已成為企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的迫切需要。
2、檔案行政管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作宏觀管理體制的改革滯后于政府職能轉(zhuǎn)換的步伐
與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的培植相輔相成進(jìn)行的是政府管理體制改革的進(jìn)一步深化以及政府職能的繼續(xù)轉(zhuǎn)換。檔案行政管理部門(mén)是政府行政管理部門(mén)之一，政府職能的轉(zhuǎn)換無(wú)疑為整個(gè)檔案行政管理部門(mén)職能的轉(zhuǎn)換提供了宏觀背景。然而，當(dāng)我們反思檔案行政管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作的管理時(shí)，其改革力度與整個(gè)政府職能轉(zhuǎn)換進(jìn)度相比，并未能很好地適應(yīng)成分復(fù)雜、變化迅速的企業(yè)現(xiàn)狀：
第一，“缺位”。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，我國(guó)企業(yè)檔案工作管理實(shí)行的是“條塊”結(jié)合、以“條”為主的管理體制。隨著中央和地方專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)的撤并與改組，很多企業(yè)不再具有對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)，使得這種以按專(zhuān)業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一管理為核心的管理體制失去了存在的組織基礎(chǔ)，而新的管理思路和理念尚未形成，這必然會(huì)使企業(yè)檔案工作的管理出現(xiàn)某種真空地帶。其次，由于企業(yè)正逐步走向“自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧”的市場(chǎng)主體，企業(yè)之外的力量(包括檔案行政管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)主管部門(mén))對(duì)企業(yè)，尤其是對(duì)非純粹國(guó)有企業(yè)中具體事物(包括企業(yè)檔案工作)有多大的權(quán)限尚不確定，由此產(chǎn)生的一系列問(wèn)題如檔案行政管理部門(mén)對(duì)企業(yè)檔案工作究竟有多大的管理權(quán)限，應(yīng)該采用何種方式進(jìn)行管理，管理的依據(jù)是什么等都尚待解決。
第二，“越位”與“錯(cuò)位”。其主要表現(xiàn)是檔案行政管理部門(mén)沿用舊的管理觀念和做法，忽視企業(yè)對(duì)其檔案工作有決定權(quán)這一事實(shí)，習(xí)慣于利用行政指令按照原有的管理范圍實(shí)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，甚至幫助完成某些具體的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作，結(jié)果造成一種尷尬的場(chǎng)面：一方面，檔案行政管理部門(mén)疲于進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)及一些具體的業(yè)務(wù)工作，無(wú)法集中力量進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法律、法規(guī)等的制定；另一方面，企業(yè)，尤其是非國(guó)有企業(yè)，可能會(huì)反感檔案行政管理部門(mén)對(duì)其具體檔案業(yè)務(wù)的干預(yù)，不予積極配合。
上述“缺位”、“越位”以及“錯(cuò)位”現(xiàn)象無(wú)疑與整個(gè)政府職能轉(zhuǎn)換的步調(diào)是不一致的。因此，順應(yīng)政府轉(zhuǎn)變職能的趨勢(shì)，采取有效措施轉(zhuǎn)換檔案行政管理部門(mén)職能、改革企業(yè)檔案工作的宏觀管理體制是為企業(yè)檔案工作發(fā)展創(chuàng)造健康外部環(huán)境的當(dāng)務(wù)之急。
企業(yè)檔案工作改革之策
進(jìn)行企業(yè)檔案工作改革，我們面臨的第一個(gè)難題就是企業(yè)經(jīng)濟(jì)成分的復(fù)雜多樣以及現(xiàn)代企業(yè)的變化頻繁。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)作為政府的附屬物，經(jīng)濟(jì)成分單一且高度穩(wěn)定，檔案行政管理部門(mén)作為政府部門(mén)之一對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查等行政管理行為順理成章。然而，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)不再是政府的附屬物，而是活躍在市場(chǎng)中自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、自我約束、自我發(fā)展的企業(yè)法人，其經(jīng)濟(jì)成分復(fù)雜多樣，很少是單一的國(guó)有成分，檔案行政管理部門(mén)再也不能沿襲從前的工作模式對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行直接干預(yù)，必須調(diào)整思路，轉(zhuǎn)變角色。
1、外典型的企業(yè)檔案工作概況
在國(guó)外，企業(yè)檔案工作盡管因各國(guó)國(guó)情不同而有所差異，但仍有許多類(lèi)似之處。以日本和美國(guó)為例，從國(guó)家范圍看，日本企業(yè)檔案工作不受政府或其他行政組織任何形式的干預(yù)，但是對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的某些檔案如財(cái)會(huì)憑證等的保管期限，日本的民法、商法、稅法作出了有關(guān)規(guī)定，明確在規(guī)定的保管期限內(nèi)，企業(yè)有保管這些檔案材料的義務(wù)，而超過(guò)規(guī)定保管期限的檔案材料如何處理，或毀或存都由企業(yè)自主決定；美國(guó)各級(jí)政府檔案管理部門(mén)同樣并不過(guò)問(wèn)企業(yè)的檔案工作，也很少有國(guó)家性質(zhì)的公共保管機(jī)構(gòu)安排資金和人員接收企業(yè)產(chǎn)生的大量文件并加以保管，其企業(yè)檔案工作完全從企業(yè)自身實(shí)際出發(fā)，參照美國(guó)國(guó)家檔案與文件署和美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)企業(yè)檔案委員會(huì)的有關(guān)規(guī)定和辦法，自主開(kāi)展檔案工作，并通過(guò)后者的協(xié)調(diào)，互通信息。從企業(yè)來(lái)看，日本的企業(yè)一般實(shí)行檔案、圖書(shū)、情報(bào)一體化管理，將檔案部門(mén)的信息管理體系納入整個(gè)公司的信息管理體系，另外，也有一些企業(yè)為突出企業(yè)檔案的史料價(jià)值和檔案部門(mén)的歷史服務(wù)功能，實(shí)行管理歷史資料的檔案機(jī)構(gòu)與企業(yè)業(yè)務(wù)信息化網(wǎng)絡(luò)分開(kāi)的體制；在美國(guó)，一般規(guī)模大、歷時(shí)長(zhǎng)的企業(yè)有自己的內(nèi)部文件與檔案管理部門(mén)或檔案館對(duì)它們所形成的檔案進(jìn)行保管，沒(méi)有內(nèi)部文件與檔案管理部門(mén)的企業(yè)，則將其文件與檔案交托給商業(yè)性的專(zhuān)業(yè)公司保管。另外，值得一提的是，在美國(guó)還出現(xiàn)了一些檔案咨詢(xún)公司，為亟須檔案工作規(guī)劃或完成特定任務(wù)的企業(yè)提供服務(wù)并對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出專(zhuān)業(yè)性建議。歐洲各國(guó)企業(yè)檔案工作的情況也大致如此。
由上述介紹可知，各國(guó)的企業(yè)檔案工作有著一些明顯共性，如國(guó)家和政府不干預(yù)企業(yè)檔案工作，不制定專(zhuān)門(mén)法律法規(guī)，只在國(guó)家及各地區(qū)制定的其他有關(guān)法律法規(guī)中對(duì)企業(yè)檔案工作提出某些要求；企業(yè)檔案工作主要依靠非官方的企業(yè)檔案工作協(xié)會(huì)進(jìn)行指導(dǎo)和交流等。我國(guó)企業(yè)檔案工作與國(guó)外企業(yè)檔案工作相比，最根本的分歧在于檔案行政管理部門(mén)與企業(yè)的關(guān)系以及企業(yè)如何對(duì)待檔案工作成本與效益這兩個(gè)最關(guān)鍵的問(wèn)題上。從我國(guó)企業(yè)檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，吸取借鑒國(guó)外企業(yè)檔案工作經(jīng)驗(yàn)，取其精華，進(jìn)行適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度和政府轉(zhuǎn)換職能要求的改革，必將有助于我國(guó)企業(yè)檔案工作在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下進(jìn)一步發(fā)展。
2、企業(yè)檔案工作改革對(duì)策
筆者以為，企業(yè)檔案工作要獲得長(zhǎng)足發(fā)展。主要應(yīng)進(jìn)行兩方面改革，一是為企業(yè)檔案工作的發(fā)展?fàn)I造一個(gè)健康、健全、民主、法治的外部環(huán)境：二是順應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展需求進(jìn)行檔案工作改革。
要為企業(yè)檔案工作的發(fā)展?fàn)I造一個(gè)健康、健全、民主、法治的外部環(huán)境，檔案行政管理部門(mén)需要減少直接的行政干預(yù)，向宏觀調(diào)控和政策服務(wù)傾斜。改革的內(nèi)容則包含以下幾個(gè)相互依賴(lài)、相輔相成的方面：
(1)實(shí)施依法管理。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，企業(yè)檔案工作同樣要納入法制的軌道。一個(gè)地區(qū)或一個(gè)城市有那么多企業(yè)，僅依靠檔案局有關(guān)工作人員去個(gè)別指導(dǎo)，既無(wú)可能也無(wú)必要，新的形式和新的情況要求檔案行政管理部門(mén)由以往的微觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主轉(zhuǎn)為宏觀依法監(jiān)督為主，努力將企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律行為，依賴(lài)健全、完善的法律體系，引導(dǎo)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的企業(yè)檔案工作自覺(jué)用檔案行政管理部門(mén)及有關(guān)行業(yè)部門(mén)的相關(guān)法律、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)來(lái)約束自己的檔案行為，從而使企業(yè)檔案工作與企業(yè)發(fā)展同步進(jìn)行。
(2)強(qiáng)化行業(yè)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)的作用。在我國(guó)專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)改革以及檔案行政管理部門(mén)減少對(duì)企業(yè)微觀管理的情況下，如何使企業(yè)檔案工作在一些微觀、具體的問(wèn)題上達(dá)成協(xié)調(diào)、一致是—個(gè)亟待解決的問(wèn)題。國(guó)外企業(yè)檔案協(xié)會(huì)的組織和運(yùn)作情況表明，企業(yè)檔案協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)是加強(qiáng)學(xué)術(shù)研究、提高理論水平、交流工作經(jīng)驗(yàn)、傳遞信息動(dòng)態(tài)(包括國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策與動(dòng)態(tài)的相關(guān)信息)的有效途徑。因此，在我國(guó)建立企業(yè)自愿參加的行業(yè)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)應(yīng)是密切檔案行政管理部門(mén)與企業(yè)之間及各企業(yè)之間聯(lián)系的有效措施，也應(yīng)是檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行宏觀調(diào)控的立足點(diǎn)。它不僅可協(xié)助國(guó)家有關(guān)企業(yè)檔案管理法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)的制定和推行實(shí)施，而且還可以在檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下，開(kāi)展企業(yè)檔案工作的調(diào)查研究、協(xié)調(diào)各企業(yè)間的溝通聯(lián)系、進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)及法律政策咨詢(xún)等活動(dòng)，進(jìn)而成為企業(yè)檔案部門(mén)和工作人員加強(qiáng)互相聯(lián)系的紐帶。
(3)建立、健全中介組織。激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)為檔案中介組織的成長(zhǎng)提供了沃土。建立、健全檔案中介組織，充分發(fā)揮中介組織的作用不僅是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的需要，也是檔案行政管理部門(mén)職能和管理方法轉(zhuǎn)變的重要一環(huán)，更有助于檔案行政管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)非行政職能范圍內(nèi)社會(huì)事務(wù)的分離，集中精力進(jìn)行宏觀管理。一般情況下，中介組織主要可發(fā)揮兩方面作用：一是承擔(dān)部分從檔案行政管理部門(mén)分流出來(lái)的微觀管理職能，對(duì)企業(yè)檔案工作規(guī)劃或完成特定任務(wù)提供服務(wù)，并可對(duì)相關(guān)問(wèn)題提供專(zhuān)業(yè)性建議；二是為不具備檔案保管條件的企業(yè)提供有償服務(wù)。培育中介市場(chǎng)，健全中介組織既是國(guó)外企業(yè)檔案工作行之有效的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，也是符合我國(guó)實(shí)際情況的。例如，上海市的檔案咨詢(xún)服務(wù)中心、深圳市的寄存中心等中介組織都在不斷探索的實(shí)踐中取得了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
在健康、健全、民主、法治的外部環(huán)境下，企業(yè)檔案工作為順應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)律，自身也應(yīng)當(dāng)做出適當(dāng)調(diào)整、轉(zhuǎn)變，比如以節(jié)約成本，提高效益為原則，靈活運(yùn)用多種管理模式。節(jié)約成本、提高效益是現(xiàn)代企業(yè)制度對(duì)包括企業(yè)檔案工作在內(nèi)的一切企業(yè)行為提出的一條最根本的原則。在檔案行政管理部門(mén)不再直接干預(yù)企業(yè)內(nèi)部檔案工作的情況下，企業(yè)完全可以突破過(guò)去檔案管理模式的局限性，根據(jù)實(shí)際情況或自設(shè)內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)，或?qū)n案與圖書(shū)、情報(bào)、資料一體化管理，或?qū)n案交給專(zhuān)門(mén)的檔案中介組織托管，甚至還可借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，從檔案服務(wù)中介組織中雇傭人員來(lái)管理本單位檔案。此外，企業(yè)還有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整檔案收集范圍及整理方式等，摒棄一切不合實(shí)際需要、不合效益原則的形式主義做法，努力提高企業(yè)檔案工作效率。總之，企業(yè)可以在檔案法律、法規(guī)、政策允許的范圍內(nèi)，遵從效益原則，不拘一格地選擇適合自身發(fā)展的企業(yè)檔案工作管理模式與方法。
（郭紅解、李軍摘自《中國(guó)檔案》2004年第3期）
