于英香
現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，對(duì)企業(yè)檔案工作提出了挑戰(zhàn)，使得傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作管理體制與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式與現(xiàn)代企業(yè)制度、薄弱的檔案基礎(chǔ)工作與檔案信息化管理、創(chuàng)新不足的服務(wù)機(jī)制與企業(yè)需求之間產(chǎn)生了矛盾。這些矛盾也給我國(guó)企業(yè)檔案工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，要求我國(guó)的企業(yè)檔案工作以轉(zhuǎn)變觀念為基礎(chǔ)，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌；以信息技術(shù)應(yīng)用為契機(jī)，統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)檔案工作改革；以深化服務(wù)為宗旨，創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制。①然而，抓住機(jī)遇不是一蹴而就的，還有很多課題需要整合各方面的力量共同研究完成。
一、研究與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制
現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制有其明顯的個(gè)性，其中最顯著的區(qū)別是運(yùn)行機(jī)制形態(tài)的多元性。在新形勢(shì)下外因推動(dòng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的作用、力度將明顯減小，更多的是企業(yè)自律行為。為此，我們應(yīng)當(dāng)研究現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的形式及其構(gòu)成要素，研究其運(yùn)行特征，探討建立新型運(yùn)行機(jī)制的途徑與措施，為現(xiàn)代企業(yè)建立與其要求相適應(yīng)的多元、靈活、高效的企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制提供借鑒，使企業(yè)檔案工作能與現(xiàn)代企業(yè)相協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的問(wèn)題，既是一個(gè)理論問(wèn)題，又是一個(gè)實(shí)踐問(wèn)題，我們應(yīng)從檔案工作一般理論出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)踐認(rèn)真研究企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的有關(guān)概念，科學(xué)地勾畫出其運(yùn)行的模型，尋找其內(nèi)在的工作方式，再概括出其構(gòu)成因素，有針對(duì)性地解決與運(yùn)行機(jī)制相關(guān)的一系列重大問(wèn)題，使企業(yè)檔案工作能夠自主、有效、持久地運(yùn)行。
二、研究構(gòu)建與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理體制
首先，由于現(xiàn)代企業(yè)制度的一個(gè)重要特征是“政企分開(kāi)”，這使得檔案行政管理部門與企業(yè)檔案部門的權(quán)力與角色關(guān)系發(fā)生了變化。以往檔案行政管理部門對(duì)企業(yè)檔案工作微觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)過(guò)細(xì)的現(xiàn)象將得不到企業(yè)檔案部門的認(rèn)可，而檔案行政管理部門由于習(xí)慣于依靠政府的權(quán)威進(jìn)行發(fā)號(hào)施令，其角色轉(zhuǎn)變也需要時(shí)間。其次，企業(yè)總是以追求利益最大化為目標(biāo)，由于企業(yè)檔案工作不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)直接、明顯的經(jīng)濟(jì)利益，很多企業(yè)決策者和管理者還未意識(shí)到企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作極易被忽視。為了促使企業(yè)重視檔案工作，檔案行政管理部門需要完成的任務(wù)是：轉(zhuǎn)變職能，從行政管理為主轉(zhuǎn)向提供服務(wù)，在宏觀上形成一個(gè)新的與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理體制，從制度上改變企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀。
三、探討建立適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的企業(yè)檔案管理模式
在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案管理應(yīng)采取什么樣的管理思想與方式很值得研究。由于企業(yè)規(guī)模形態(tài)、技術(shù)與經(jīng)營(yíng)形態(tài)的不同，顯然不能采取大一統(tǒng)式的管理模式，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立管理模式多元化的觀念。為此，我們應(yīng)當(dāng)在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上確定各類企業(yè)選擇相應(yīng)檔案管理模式的原則、研究現(xiàn)代企業(yè)管理模式的基本內(nèi)涵與特征，并以管理體制、管理制度、信息服務(wù)等方面深入研究，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的保障措施，為企業(yè)檔案工作者勾畫出可供參考的與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的藍(lán)圖。
四、優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源
首先，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來(lái)的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應(yīng)變化，產(chǎn)生了大量的新型企業(yè)檔案。企業(yè)轉(zhuǎn)制后，規(guī)模增大，機(jī)構(gòu)層級(jí)增多，辦公地點(diǎn)分散，這就使得檔案管理工作范圍擴(kuò)大。尤其是企業(yè)集團(tuán)，不僅規(guī)模大，而且內(nèi)部成員企業(yè)可以跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨所有制，過(guò)去中央企業(yè)很少有在境外設(shè)機(jī)構(gòu)和企業(yè)的，現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都有涉外機(jī)構(gòu)。相對(duì)單體大企業(yè)而言，集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)的跨度擴(kuò)大了許多，給檔案的收集和歸檔工作帶來(lái)一定難度。其次，國(guó)有企業(yè)在轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制過(guò)程中，股份制企業(yè)大量增多，實(shí)行多種經(jīng)營(yíng)成為很多企業(yè)的發(fā)展方向。過(guò)去企業(yè)只管生產(chǎn)，銷售由國(guó)家來(lái)調(diào)控，現(xiàn)在企業(yè)是以營(yíng)銷為主導(dǎo)來(lái)帶動(dòng)生產(chǎn)。隨著企業(yè)活動(dòng)范圍擴(kuò)大和內(nèi)容的變化，檔案形成的種類和數(shù)量激增，檔案成分復(fù)雜化，出現(xiàn)了許多新的檔案文件，因此，檔案資料的收集范圍也隨之?dāng)U大，將由企業(yè)內(nèi)部延伸到企業(yè)外部。如此復(fù)雜多樣的檔案種類與類型的出現(xiàn)，要求企業(yè)檔案部門優(yōu)化企業(yè)檔案文件材料的收集范圍，加強(qiáng)檔案價(jià)值鑒定，使企業(yè)保存的檔案內(nèi)在質(zhì)量和數(shù)量都能適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的要求，這也是現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。②
五、如何構(gòu)建大型企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部檔案綜合管理體系
現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，促使企業(yè)的兼并與優(yōu)化組合，催生出許多大型企業(yè)集團(tuán)。大型企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作相對(duì)于小型企業(yè)會(huì)遇到一些新情況。首先，大型企業(yè)集團(tuán)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的周期比較短，資產(chǎn)運(yùn)作比較快，因而產(chǎn)生的檔案數(shù)量多，內(nèi)容豐富，管理方式必然多樣化。其次，大型企業(yè)集團(tuán)常?？绲貐^(qū)、跨行業(yè)聯(lián)合，形成諸如企業(yè)聯(lián)盟、網(wǎng)絡(luò)企業(yè)等組織方式，分散的地域使得成員企業(yè)間檔案工作的發(fā)展很不平衡，水平有高有低，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的要求非常迫切。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化最終要依賴信息化，而信息化則要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)方式可以最大限度地收集、保存和利用有關(guān)企業(yè)管理工作和科技生產(chǎn)成果的信息，并通過(guò)有效傳遞和合理擴(kuò)散，實(shí)現(xiàn)不同地域間的企業(yè)檔案資源共享。因此，建立一個(gè)安全、高效、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)是大型企業(yè)集團(tuán)檔案管理者需著力完成的任務(wù)。由于企業(yè)信息化管理和知識(shí)管理的發(fā)展，在大型企業(yè)集團(tuán)中建立圖、情、檔信息一體化的企業(yè)信息中心具有設(shè)備、人員、技術(shù)上的保障，也很有必要。該中心可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部的有關(guān)文件、數(shù)據(jù)實(shí)行集中式管理，包括收集、加工、傳遞、存儲(chǔ)等一系列工作。這種組織形式也便于建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行信息化管理，同時(shí)也有利于信息資源的綜合開(kāi)發(fā)和利用，提高企業(yè)信息管理的效率。信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和企業(yè)信息中心構(gòu)成大型企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部檔案綜合管理體系。構(gòu)建這樣一個(gè)綜合管理體系是大型企業(yè)集團(tuán)在企業(yè)信息化和檔案信息化發(fā)展過(guò)程中的主要任務(wù)。
六、制定外向型企業(yè)檔案管理新辦法
外向型企業(yè)的一般含義是指直接面向國(guó)際市場(chǎng)，積極參與國(guó)際分工和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)，以出口為導(dǎo)向的企業(yè)。隨著外向型企業(yè)面向世界、面向國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的趨勢(shì)，其檔案工作不能固守國(guó)內(nèi)的管理模式和管理方法，應(yīng)逐漸與國(guó)際慣例接軌。因此，應(yīng)制定適合于外向型企業(yè)、與國(guó)際慣例接軌的企業(yè)檔案管理新辦法。其中，要重點(diǎn)制定有關(guān)外向型企業(yè)反傾銷、反補(bǔ)貼工作等方面需要的文件材料以及關(guān)于企業(yè)法律事務(wù)、國(guó)際公共關(guān)系與信用方面的檔案材料。這些材料是外向型企業(yè)出現(xiàn)的新內(nèi)容檔案，是企業(yè)中心工作產(chǎn)生的，因此都是非常重要的。正因?yàn)槿绱耍庀蛐推髽I(yè)的檔案部門必須跟上企業(yè)改革的步伐，收集保管好外向型企業(yè)的各種檔案，尤其是對(duì)提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、提高企業(yè)在國(guó)際上的地位以及與國(guó)際合作伙伴的關(guān)系方面的檔案，為此，也應(yīng)制定有利于外向型企業(yè)收集檔案的管理新辦法。簡(jiǎn)言之，制定適合外向型企業(yè)檔案管理新辦法是現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作的又一新任務(wù)。
七、強(qiáng)化民營(yíng)企業(yè)檔案管理之路
隨著國(guó)家產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和改革，我國(guó)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)得到快速發(fā)展。但我國(guó)的很多民營(yíng)企業(yè)脫胎于鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者的文化、管理水平不是很高，對(duì)企業(yè)檔案工作不了解，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案和檔案工作在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和維護(hù)企業(yè)權(quán)益等活動(dòng)中的重要作用，沒(méi)有對(duì)檔案管理引起足夠的重視。由于各企業(yè)發(fā)展水平不同、規(guī)模不同，民營(yíng)企業(yè)檔案管理水平參差不齊。民營(yíng)企業(yè)中屬國(guó)有或集體轉(zhuǎn)制而成的，大都沿襲了原有檔案管理模式，例如實(shí)行檔案綜合管理；由民間資本生成的民營(yíng)企業(yè)中有一定規(guī)模者，檔案工作正走上正軌，大量中小型民營(yíng)企業(yè)的檔案工作尚處于自發(fā)階段。又由于各企業(yè)信息化水平不同，企業(yè)檔案管理手段相差懸殊，少數(shù)信息化水平較高的企業(yè)實(shí)行了檔案信息化或信息一體化管理，大量中小企業(yè)尚處于“抽屜式”手工管理階段。從上海和江浙一帶的調(diào)研情況看，“尚有13％的民營(yíng)企業(yè)的檔案完全處于無(wú)人管理的混亂狀態(tài)；有56．4％的企業(yè)未建檔案室僅有人兼管。在管理形式上，有44．9％的民營(yíng)企業(yè)的檔案完全分散在部門內(nèi)管理。但實(shí)際上民營(yíng)企業(yè)的檔案兼職人員本來(lái)工作量就很大，檔案工作又是項(xiàng)具體而細(xì)致的工作，往往需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)做好它，因此，兼職人員多半是無(wú)暇顧及，形同虛設(shè)。檔案完全分散由部門管理，實(shí)質(zhì)也大多是無(wú)人管理?！雹哿硗?，由于一些民營(yíng)企業(yè)的法制意識(shí)比較淡薄，加之檔案部門對(duì)其監(jiān)督乏力，一些涉及商業(yè)機(jī)密的檔案、具有保存價(jià)值的檔案沒(méi)有合理地歸檔，致使有些部門、有些人員將其據(jù)為己有，使檔案嚴(yán)重流失。鑒于民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀，考慮到民營(yíng)企業(yè)與國(guó)有企業(yè)相比在組織機(jī)構(gòu)、決策管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及產(chǎn)生檔案的類別和內(nèi)容構(gòu)成的明顯區(qū)別，國(guó)有企業(yè)檔案管理模式不完全適合民營(yíng)企業(yè)。因此，必須制定適應(yīng)民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式，加快民營(yíng)企業(yè)檔案管理的步伐，挽救民營(yíng)企業(yè)檔案，這是檔案行政管理部門在我國(guó)民營(yíng)企業(yè)蓬勃發(fā)展時(shí)期的重要任務(wù)。
八、解決境外企業(yè)檔案管理與國(guó)內(nèi)融合、國(guó)際接軌的問(wèn)題
隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入和經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的不斷加強(qiáng)，我國(guó)境外企業(yè)的數(shù)量將越來(lái)越多。這些國(guó)有境外企業(yè)在創(chuàng)辦和發(fā)展過(guò)程中形成了大量珍貴的檔案，這些檔案記錄了企業(yè)自身初創(chuàng)、發(fā)展、壯大的過(guò)程，客觀反映了企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。管理好這些寶貴的國(guó)有檔案資產(chǎn)，不僅是國(guó)有境外企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的需要，也是國(guó)家政策研究及經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。盡管我國(guó)境外企業(yè)工作中形成的重要文件材料一般都報(bào)回國(guó)內(nèi)，由國(guó)內(nèi)主管部門進(jìn)行整理歸檔，駐地除重份文件外，一般都是事務(wù)性的文件材料和收文，不需永久保存，但這部分材料在日常工作中仍需經(jīng)常查找，有重要的參考價(jià)值。然而，境外企業(yè)檔案工作存在著很多管理漏洞，影響了境外企業(yè)對(duì)檔案的信息需求，妨礙了境外企業(yè)的發(fā)展。如信息交流不暢；檔案管理放任自流，檔案管理分散；國(guó)內(nèi)行之有效的管理方法在國(guó)有境外企業(yè)中無(wú)法實(shí)施等等問(wèn)題。④這些問(wèn)題導(dǎo)致境外企業(yè)檔案工作正在被邊緣化。鑒于境外企業(yè)檔案工作不盡如人意的局面，檔案行政管理部門應(yīng)將境外企業(yè)作為特殊案例，制定措施著力解決境外企業(yè)檔案的一系列問(wèn)題。在遵循企業(yè)管理國(guó)際化、現(xiàn)代化的規(guī)律的基礎(chǔ)上，結(jié)合中國(guó)檔案工作實(shí)際，建立適合國(guó)際慣例要求、符合境外企業(yè)運(yùn)作規(guī)律和管理特色的檔案管理模式。這也是現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作的一項(xiàng)迫在眉睫的任務(wù)。
九、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)
檔案信息作為企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行系統(tǒng)必不可少的組成部分，其管理的信息化也是企業(yè)信息化的組成部分，與企業(yè)信息化同步進(jìn)行?？陀^地說(shuō)，我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得了一定的成就，尤其在應(yīng)對(duì)電子文件方面，無(wú)論是理論研究還是實(shí)踐推進(jìn)，我國(guó)企業(yè)已有了良好的開(kāi)端。一些大型企業(yè)集團(tuán)的檔案信息化工作更是為提高企業(yè)效益做出了巨大的貢獻(xiàn)。然而，企業(yè)檔案信息化過(guò)程中，工作的進(jìn)展也是不平衡的。短期、面上的動(dòng)作大，基礎(chǔ)、系統(tǒng)的東西少，檔案的信息服務(wù)質(zhì)量不高，直接影響檔案有效需求；企業(yè)檔案信息化還存在著重系統(tǒng)開(kāi)發(fā)輕資源建設(shè)、重建設(shè)輕利用、電子文件歸檔管理不規(guī)范等弊端；檔案部門對(duì)有些事物接受比較慢，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD／CAM系統(tǒng)等，使得我們?nèi)鄙倏梢院蛧?guó)外企業(yè)對(duì)話的信息化平臺(tái)，失去和國(guó)際合作的機(jī)會(huì)；⑤信息化建設(shè)中專業(yè)人員的素質(zhì)問(wèn)題，仍然是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的一個(gè)瓶頸。在這種情況下，檔案部門如何知難而上，使檔案信息化管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分，使檔案信息化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合、同步發(fā)展，成為企業(yè)檔案管理工作中的一個(gè)主要任務(wù)。
十、企業(yè)知識(shí)資源管理是企業(yè)檔案工作的重要議程
現(xiàn)代企業(yè)為提升自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力，越來(lái)越重視企業(yè)知識(shí)的創(chuàng)新，越來(lái)越多的企業(yè)已把創(chuàng)新視作自己的立身之本，把市場(chǎng)資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)資產(chǎn)、人力資源資產(chǎn)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)資產(chǎn)視為一種參與競(jìng)爭(zhēng)的不可或缺的資本形態(tài)，換言之，實(shí)行知識(shí)管理是企業(yè)管理的必然趨勢(shì)。從企業(yè)檔案要服從、服務(wù)于企業(yè)中心工作、要為企業(yè)增產(chǎn)增效提供服務(wù)看，企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)必然也會(huì)向知識(shí)化管理發(fā)展，成為企業(yè)知識(shí)管理的一部分，即企業(yè)檔案知識(shí)化管理是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然結(jié)果。企業(yè)檔案的內(nèi)容非常復(fù)雜，詳細(xì)記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的方方面面，這些信息雖然是一種編碼化的顯性知識(shí)，但是企業(yè)中還有很多沒(méi)有被挖掘出來(lái)的隱性知識(shí)，需要檔案知識(shí)者去挖掘。檔案知識(shí)者對(duì)這些信息的總結(jié)、分類，按關(guān)聯(lián)規(guī)則從中發(fā)現(xiàn)知識(shí)，從現(xiàn)有數(shù)據(jù)中挖掘出有用的知識(shí)，就是企業(yè)從傳統(tǒng)的檔案管理向企業(yè)知識(shí)管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程。然而，目前我國(guó)大部分企業(yè)的檔案工作還沒(méi)有走出傳統(tǒng)檔案管理的模式，對(duì)企業(yè)檔案知識(shí)管理還沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)。如何促使企業(yè)檔案工作向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變，也是目前企業(yè)檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。
注釋：
①上海市檔案局課題報(bào)告：《入世貿(mào)組織后我國(guó)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)、機(jī)遇及其對(duì)策》
②⑤李和平：“企業(yè)檔案工作的主要情況”，《檔案學(xué)》2004年第2期
③徐奮：“從一次調(diào)研看民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀”，《上海檔案》2003年第6期
④吳廣平：“論國(guó)有境外企業(yè)檔案的管理”，《中國(guó)檔案》2003年第12期
（郭紅解、黃曉瑾摘自《檔案學(xué)》2005年第3期，原載《檔案與建設(shè)》）
現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，對(duì)企業(yè)檔案工作提出了挑戰(zhàn)，使得傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作管理體制與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式與現(xiàn)代企業(yè)制度、薄弱的檔案基礎(chǔ)工作與檔案信息化管理、創(chuàng)新不足的服務(wù)機(jī)制與企業(yè)需求之間產(chǎn)生了矛盾。這些矛盾也給我國(guó)企業(yè)檔案工作帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，要求我國(guó)的企業(yè)檔案工作以轉(zhuǎn)變觀念為基礎(chǔ)，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌；以信息技術(shù)應(yīng)用為契機(jī)，統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)檔案工作改革；以深化服務(wù)為宗旨，創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制。①然而，抓住機(jī)遇不是一蹴而就的，還有很多課題需要整合各方面的力量共同研究完成。
一、研究與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制
現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制有其明顯的個(gè)性，其中最顯著的區(qū)別是運(yùn)行機(jī)制形態(tài)的多元性。在新形勢(shì)下外因推動(dòng)企業(yè)檔案工作運(yùn)行的作用、力度將明顯減小，更多的是企業(yè)自律行為。為此，我們應(yīng)當(dāng)研究現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的形式及其構(gòu)成要素，研究其運(yùn)行特征，探討建立新型運(yùn)行機(jī)制的途徑與措施，為現(xiàn)代企業(yè)建立與其要求相適應(yīng)的多元、靈活、高效的企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制提供借鑒，使企業(yè)檔案工作能與現(xiàn)代企業(yè)相協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的問(wèn)題，既是一個(gè)理論問(wèn)題，又是一個(gè)實(shí)踐問(wèn)題，我們應(yīng)從檔案工作一般理論出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)踐認(rèn)真研究企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制的有關(guān)概念，科學(xué)地勾畫出其運(yùn)行的模型，尋找其內(nèi)在的工作方式，再概括出其構(gòu)成因素，有針對(duì)性地解決與運(yùn)行機(jī)制相關(guān)的一系列重大問(wèn)題，使企業(yè)檔案工作能夠自主、有效、持久地運(yùn)行。
二、研究構(gòu)建與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理體制
首先，由于現(xiàn)代企業(yè)制度的一個(gè)重要特征是“政企分開(kāi)”，這使得檔案行政管理部門與企業(yè)檔案部門的權(quán)力與角色關(guān)系發(fā)生了變化。以往檔案行政管理部門對(duì)企業(yè)檔案工作微觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)過(guò)細(xì)的現(xiàn)象將得不到企業(yè)檔案部門的認(rèn)可，而檔案行政管理部門由于習(xí)慣于依靠政府的權(quán)威進(jìn)行發(fā)號(hào)施令，其角色轉(zhuǎn)變也需要時(shí)間。其次，企業(yè)總是以追求利益最大化為目標(biāo)，由于企業(yè)檔案工作不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)直接、明顯的經(jīng)濟(jì)利益，很多企業(yè)決策者和管理者還未意識(shí)到企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作極易被忽視。為了促使企業(yè)重視檔案工作，檔案行政管理部門需要完成的任務(wù)是：轉(zhuǎn)變職能，從行政管理為主轉(zhuǎn)向提供服務(wù)，在宏觀上形成一個(gè)新的與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理體制，從制度上改變企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀。
三、探討建立適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的企業(yè)檔案管理模式
在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案管理應(yīng)采取什么樣的管理思想與方式很值得研究。由于企業(yè)規(guī)模形態(tài)、技術(shù)與經(jīng)營(yíng)形態(tài)的不同，顯然不能采取大一統(tǒng)式的管理模式，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立管理模式多元化的觀念。為此，我們應(yīng)當(dāng)在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上確定各類企業(yè)選擇相應(yīng)檔案管理模式的原則、研究現(xiàn)代企業(yè)管理模式的基本內(nèi)涵與特征，并以管理體制、管理制度、信息服務(wù)等方面深入研究，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的保障措施，為企業(yè)檔案工作者勾畫出可供參考的與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式的藍(lán)圖。
四、優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源
首先，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來(lái)的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應(yīng)變化，產(chǎn)生了大量的新型企業(yè)檔案。企業(yè)轉(zhuǎn)制后，規(guī)模增大，機(jī)構(gòu)層級(jí)增多，辦公地點(diǎn)分散，這就使得檔案管理工作范圍擴(kuò)大。尤其是企業(yè)集團(tuán)，不僅規(guī)模大，而且內(nèi)部成員企業(yè)可以跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨所有制，過(guò)去中央企業(yè)很少有在境外設(shè)機(jī)構(gòu)和企業(yè)的，現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都有涉外機(jī)構(gòu)。相對(duì)單體大企業(yè)而言，集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)的跨度擴(kuò)大了許多，給檔案的收集和歸檔工作帶來(lái)一定難度。其次，國(guó)有企業(yè)在轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制過(guò)程中，股份制企業(yè)大量增多，實(shí)行多種經(jīng)營(yíng)成為很多企業(yè)的發(fā)展方向。過(guò)去企業(yè)只管生產(chǎn)，銷售由國(guó)家來(lái)調(diào)控，現(xiàn)在企業(yè)是以營(yíng)銷為主導(dǎo)來(lái)帶動(dòng)生產(chǎn)。隨著企業(yè)活動(dòng)范圍擴(kuò)大和內(nèi)容的變化，檔案形成的種類和數(shù)量激增，檔案成分復(fù)雜化，出現(xiàn)了許多新的檔案文件，因此，檔案資料的收集范圍也隨之?dāng)U大，將由企業(yè)內(nèi)部延伸到企業(yè)外部。如此復(fù)雜多樣的檔案種類與類型的出現(xiàn)，要求企業(yè)檔案部門優(yōu)化企業(yè)檔案文件材料的收集范圍，加強(qiáng)檔案價(jià)值鑒定，使企業(yè)保存的檔案內(nèi)在質(zhì)量和數(shù)量都能適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的要求，這也是現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。②
五、如何構(gòu)建大型企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部檔案綜合管理體系
現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，促使企業(yè)的兼并與優(yōu)化組合，催生出許多大型企業(yè)集團(tuán)。大型企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作相對(duì)于小型企業(yè)會(huì)遇到一些新情況。首先，大型企業(yè)集團(tuán)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的周期比較短，資產(chǎn)運(yùn)作比較快，因而產(chǎn)生的檔案數(shù)量多，內(nèi)容豐富，管理方式必然多樣化。其次，大型企業(yè)集團(tuán)常?？绲貐^(qū)、跨行業(yè)聯(lián)合，形成諸如企業(yè)聯(lián)盟、網(wǎng)絡(luò)企業(yè)等組織方式，分散的地域使得成員企業(yè)間檔案工作的發(fā)展很不平衡，水平有高有低，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的要求非常迫切。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化最終要依賴信息化，而信息化則要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)方式可以最大限度地收集、保存和利用有關(guān)企業(yè)管理工作和科技生產(chǎn)成果的信息，并通過(guò)有效傳遞和合理擴(kuò)散，實(shí)現(xiàn)不同地域間的企業(yè)檔案資源共享。因此，建立一個(gè)安全、高效、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)是大型企業(yè)集團(tuán)檔案管理者需著力完成的任務(wù)。由于企業(yè)信息化管理和知識(shí)管理的發(fā)展，在大型企業(yè)集團(tuán)中建立圖、情、檔信息一體化的企業(yè)信息中心具有設(shè)備、人員、技術(shù)上的保障，也很有必要。該中心可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部的有關(guān)文件、數(shù)據(jù)實(shí)行集中式管理，包括收集、加工、傳遞、存儲(chǔ)等一系列工作。這種組織形式也便于建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行信息化管理，同時(shí)也有利于信息資源的綜合開(kāi)發(fā)和利用，提高企業(yè)信息管理的效率。信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和企業(yè)信息中心構(gòu)成大型企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部檔案綜合管理體系。構(gòu)建這樣一個(gè)綜合管理體系是大型企業(yè)集團(tuán)在企業(yè)信息化和檔案信息化發(fā)展過(guò)程中的主要任務(wù)。
六、制定外向型企業(yè)檔案管理新辦法
外向型企業(yè)的一般含義是指直接面向國(guó)際市場(chǎng)，積極參與國(guó)際分工和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)，以出口為導(dǎo)向的企業(yè)。隨著外向型企業(yè)面向世界、面向國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的趨勢(shì)，其檔案工作不能固守國(guó)內(nèi)的管理模式和管理方法，應(yīng)逐漸與國(guó)際慣例接軌。因此，應(yīng)制定適合于外向型企業(yè)、與國(guó)際慣例接軌的企業(yè)檔案管理新辦法。其中，要重點(diǎn)制定有關(guān)外向型企業(yè)反傾銷、反補(bǔ)貼工作等方面需要的文件材料以及關(guān)于企業(yè)法律事務(wù)、國(guó)際公共關(guān)系與信用方面的檔案材料。這些材料是外向型企業(yè)出現(xiàn)的新內(nèi)容檔案，是企業(yè)中心工作產(chǎn)生的，因此都是非常重要的。正因?yàn)槿绱耍庀蛐推髽I(yè)的檔案部門必須跟上企業(yè)改革的步伐，收集保管好外向型企業(yè)的各種檔案，尤其是對(duì)提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、提高企業(yè)在國(guó)際上的地位以及與國(guó)際合作伙伴的關(guān)系方面的檔案，為此，也應(yīng)制定有利于外向型企業(yè)收集檔案的管理新辦法。簡(jiǎn)言之，制定適合外向型企業(yè)檔案管理新辦法是現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作的又一新任務(wù)。
七、強(qiáng)化民營(yíng)企業(yè)檔案管理之路
隨著國(guó)家產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和改革，我國(guó)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)得到快速發(fā)展。但我國(guó)的很多民營(yíng)企業(yè)脫胎于鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者的文化、管理水平不是很高，對(duì)企業(yè)檔案工作不了解，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案和檔案工作在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和維護(hù)企業(yè)權(quán)益等活動(dòng)中的重要作用，沒(méi)有對(duì)檔案管理引起足夠的重視。由于各企業(yè)發(fā)展水平不同、規(guī)模不同，民營(yíng)企業(yè)檔案管理水平參差不齊。民營(yíng)企業(yè)中屬國(guó)有或集體轉(zhuǎn)制而成的，大都沿襲了原有檔案管理模式，例如實(shí)行檔案綜合管理；由民間資本生成的民營(yíng)企業(yè)中有一定規(guī)模者，檔案工作正走上正軌，大量中小型民營(yíng)企業(yè)的檔案工作尚處于自發(fā)階段。又由于各企業(yè)信息化水平不同，企業(yè)檔案管理手段相差懸殊，少數(shù)信息化水平較高的企業(yè)實(shí)行了檔案信息化或信息一體化管理，大量中小企業(yè)尚處于“抽屜式”手工管理階段。從上海和江浙一帶的調(diào)研情況看，“尚有13％的民營(yíng)企業(yè)的檔案完全處于無(wú)人管理的混亂狀態(tài)；有56．4％的企業(yè)未建檔案室僅有人兼管。在管理形式上，有44．9％的民營(yíng)企業(yè)的檔案完全分散在部門內(nèi)管理。但實(shí)際上民營(yíng)企業(yè)的檔案兼職人員本來(lái)工作量就很大，檔案工作又是項(xiàng)具體而細(xì)致的工作，往往需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)做好它，因此，兼職人員多半是無(wú)暇顧及，形同虛設(shè)。檔案完全分散由部門管理，實(shí)質(zhì)也大多是無(wú)人管理?！雹哿硗?，由于一些民營(yíng)企業(yè)的法制意識(shí)比較淡薄，加之檔案部門對(duì)其監(jiān)督乏力，一些涉及商業(yè)機(jī)密的檔案、具有保存價(jià)值的檔案沒(méi)有合理地歸檔，致使有些部門、有些人員將其據(jù)為己有，使檔案嚴(yán)重流失。鑒于民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀，考慮到民營(yíng)企業(yè)與國(guó)有企業(yè)相比在組織機(jī)構(gòu)、決策管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及產(chǎn)生檔案的類別和內(nèi)容構(gòu)成的明顯區(qū)別，國(guó)有企業(yè)檔案管理模式不完全適合民營(yíng)企業(yè)。因此，必須制定適應(yīng)民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式，加快民營(yíng)企業(yè)檔案管理的步伐，挽救民營(yíng)企業(yè)檔案，這是檔案行政管理部門在我國(guó)民營(yíng)企業(yè)蓬勃發(fā)展時(shí)期的重要任務(wù)。
八、解決境外企業(yè)檔案管理與國(guó)內(nèi)融合、國(guó)際接軌的問(wèn)題
隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入和經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)的不斷加強(qiáng)，我國(guó)境外企業(yè)的數(shù)量將越來(lái)越多。這些國(guó)有境外企業(yè)在創(chuàng)辦和發(fā)展過(guò)程中形成了大量珍貴的檔案，這些檔案記錄了企業(yè)自身初創(chuàng)、發(fā)展、壯大的過(guò)程，客觀反映了企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。管理好這些寶貴的國(guó)有檔案資產(chǎn)，不僅是國(guó)有境外企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的需要，也是國(guó)家政策研究及經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。盡管我國(guó)境外企業(yè)工作中形成的重要文件材料一般都報(bào)回國(guó)內(nèi)，由國(guó)內(nèi)主管部門進(jìn)行整理歸檔，駐地除重份文件外，一般都是事務(wù)性的文件材料和收文，不需永久保存，但這部分材料在日常工作中仍需經(jīng)常查找，有重要的參考價(jià)值。然而，境外企業(yè)檔案工作存在著很多管理漏洞，影響了境外企業(yè)對(duì)檔案的信息需求，妨礙了境外企業(yè)的發(fā)展。如信息交流不暢；檔案管理放任自流，檔案管理分散；國(guó)內(nèi)行之有效的管理方法在國(guó)有境外企業(yè)中無(wú)法實(shí)施等等問(wèn)題。④這些問(wèn)題導(dǎo)致境外企業(yè)檔案工作正在被邊緣化。鑒于境外企業(yè)檔案工作不盡如人意的局面，檔案行政管理部門應(yīng)將境外企業(yè)作為特殊案例，制定措施著力解決境外企業(yè)檔案的一系列問(wèn)題。在遵循企業(yè)管理國(guó)際化、現(xiàn)代化的規(guī)律的基礎(chǔ)上，結(jié)合中國(guó)檔案工作實(shí)際，建立適合國(guó)際慣例要求、符合境外企業(yè)運(yùn)作規(guī)律和管理特色的檔案管理模式。這也是現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作的一項(xiàng)迫在眉睫的任務(wù)。
九、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)
檔案信息作為企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行系統(tǒng)必不可少的組成部分，其管理的信息化也是企業(yè)信息化的組成部分，與企業(yè)信息化同步進(jìn)行?？陀^地說(shuō)，我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得了一定的成就，尤其在應(yīng)對(duì)電子文件方面，無(wú)論是理論研究還是實(shí)踐推進(jìn)，我國(guó)企業(yè)已有了良好的開(kāi)端。一些大型企業(yè)集團(tuán)的檔案信息化工作更是為提高企業(yè)效益做出了巨大的貢獻(xiàn)。然而，企業(yè)檔案信息化過(guò)程中，工作的進(jìn)展也是不平衡的。短期、面上的動(dòng)作大，基礎(chǔ)、系統(tǒng)的東西少，檔案的信息服務(wù)質(zhì)量不高，直接影響檔案有效需求；企業(yè)檔案信息化還存在著重系統(tǒng)開(kāi)發(fā)輕資源建設(shè)、重建設(shè)輕利用、電子文件歸檔管理不規(guī)范等弊端；檔案部門對(duì)有些事物接受比較慢，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD／CAM系統(tǒng)等，使得我們?nèi)鄙倏梢院蛧?guó)外企業(yè)對(duì)話的信息化平臺(tái)，失去和國(guó)際合作的機(jī)會(huì)；⑤信息化建設(shè)中專業(yè)人員的素質(zhì)問(wèn)題，仍然是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的一個(gè)瓶頸。在這種情況下，檔案部門如何知難而上，使檔案信息化管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分，使檔案信息化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合、同步發(fā)展，成為企業(yè)檔案管理工作中的一個(gè)主要任務(wù)。
十、企業(yè)知識(shí)資源管理是企業(yè)檔案工作的重要議程
現(xiàn)代企業(yè)為提升自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力，越來(lái)越重視企業(yè)知識(shí)的創(chuàng)新，越來(lái)越多的企業(yè)已把創(chuàng)新視作自己的立身之本，把市場(chǎng)資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)資產(chǎn)、人力資源資產(chǎn)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)資產(chǎn)視為一種參與競(jìng)爭(zhēng)的不可或缺的資本形態(tài)，換言之，實(shí)行知識(shí)管理是企業(yè)管理的必然趨勢(shì)。從企業(yè)檔案要服從、服務(wù)于企業(yè)中心工作、要為企業(yè)增產(chǎn)增效提供服務(wù)看，企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)必然也會(huì)向知識(shí)化管理發(fā)展，成為企業(yè)知識(shí)管理的一部分，即企業(yè)檔案知識(shí)化管理是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然結(jié)果。企業(yè)檔案的內(nèi)容非常復(fù)雜，詳細(xì)記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的方方面面，這些信息雖然是一種編碼化的顯性知識(shí)，但是企業(yè)中還有很多沒(méi)有被挖掘出來(lái)的隱性知識(shí)，需要檔案知識(shí)者去挖掘。檔案知識(shí)者對(duì)這些信息的總結(jié)、分類，按關(guān)聯(lián)規(guī)則從中發(fā)現(xiàn)知識(shí)，從現(xiàn)有數(shù)據(jù)中挖掘出有用的知識(shí)，就是企業(yè)從傳統(tǒng)的檔案管理向企業(yè)知識(shí)管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程。然而，目前我國(guó)大部分企業(yè)的檔案工作還沒(méi)有走出傳統(tǒng)檔案管理的模式，對(duì)企業(yè)檔案知識(shí)管理還沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)。如何促使企業(yè)檔案工作向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變，也是目前企業(yè)檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。
注釋：
①上海市檔案局課題報(bào)告：《入世貿(mào)組織后我國(guó)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)、機(jī)遇及其對(duì)策》
②⑤李和平：“企業(yè)檔案工作的主要情況”，《檔案學(xué)》2004年第2期
③徐奮：“從一次調(diào)研看民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀”，《上海檔案》2003年第6期
④吳廣平：“論國(guó)有境外企業(yè)檔案的管理”，《中國(guó)檔案》2003年第12期
（郭紅解、黃曉瑾摘自《檔案學(xué)》2005年第3期，原載《檔案與建設(shè)》）
