連 念 翁勇青
科研檔案是科研活動的歷史記錄，它記載反映了科研活動的過程和成果，是儲備科技信息和科技知識的主要載體。隨著我國科教興國戰略的大力實施，高等學校特別是綜合性大學成為我國科研活動的主力軍，教學科研成了高校的兩大中心任務，高校科研運行機制也發生了新的變化，科研檔案工作在高校檔案工作中占有越來越重要的位置。但是在這一新形勢下，高校科研檔案管理工作也顯現出諸多與之不相適應的地方，本文擬就其中若干問題進行分析探討。
一、高校科研檔案收集歸檔組織模式問題
科研檔案收集歸檔難是高校科研檔案管理工作中存在的老大難問題。一方面體現在部分科研人員由于擔心自己的科研成果被泄密或受經濟利益驅動等原因尋找各種理由拒絕歸檔或將核心技術檔案據為已有，造成歸檔難；一方面體現在課題成果鑒定驗收后，在申報評獎或成果推廣轉化中形成的檔案材料由于形成周期長、不定期，造成歸檔不及時，材料不完整。
目前，高校科研檔案收集歸檔組織模式大體有兩種。第一種模式是高校檔案部門直接面向科研項目(課題組)驗收收集科研檔案；第二種模式是項目(課題)結束時，先由本單位科研管理部門對項目(課題)檔案進行檢查驗收，然后在一定期限內由科研管理部門統一向學校檔案管理部門移交歸檔。經過對清華大學、南京大學等十幾所大學的調研，我們認為第二種模式更有利于科研檔案收集歸檔的及時有效與齊全完整。這是因為此種模式易于落實科研檔案的“三納入”、“四同步”管理；作為科研活動的管理部門，科研項目從申請課題、經費審批、下達計劃任務書、科研計劃進度檢查以及成果驗收、上報登記評審科研成果等階段無一不在科研管理部門的監督管理之下，因此，對于科研檔案的收集歸檔，科研管理部門易于介入并進行有效的監管。而第一種模式，由于檔案部門與科研項目活動諸環節無緊密的業務聯系，對科研項目的進展也無直接渠道進行了解，也沒有有效的監控制約措施，雖然，“四同步”管理中規定檔案部門必須參加重大科研項目鑒定、評審工作，歸檔不完整、不齊全的項目材料，檔案部門有權拒絕出具證明，科技管理部門不予組織鑒定。但具體操作起來，有很大的難度，一則參加鑒定會牽涉到檔案人員的專業知識所限以及勞務費發放等經濟利益；二則當前學校重視的是課題項目的申報、評比，追求的是項目數量、經費的增加，要求全校各部門一切要為此服務，檔案部門怎敢為歸檔的不完整而影響課題的申報鑒定評比，更何況現在很多省（市）已取消此規定，因此，檔案部門介入“四同步”管理并不切合實際，同時，也就經常形成檔案部門三番五次向課題組催收科研檔案都無結果，或者歸檔的科研檔案案卷質量較差，致使高校科研檔案歸檔工作有時處于失控狀態。例如，現在有的經費課題，出資人并未對檔案的形成完整等有要求，課題組不需出具歸檔完整證明即可鑒定驗收，由于沒有驗收歸檔環節的控制措施，常常發生課題組不交檔案的情況，若采用第一種模式，此時檔案部門也無辦法，而若采用第二種模式，學校科技管理部門在訂立課題合同時就可加入關于檔案歸檔的條款，并在經費下撥、項目進度檢查等階段，控制該檔案的歸檔。
鑒于此，2003年山廈門大學檔案館制定，并以學校名義頒發的《廈門大學科學研究檔案管理規定》文件中規定：(1)堅持實行科研文件材料形成部門和課題組立卷制度，科研課題一經批準，課題負責人即向科技處或社科處科研檔案管理人員辦理預立卷手續，領取科研文件材料積累袋等材料。(2)課題完成后，課題負責人應按要求組織整理好“科研準備工作卷”和“研究實驗工作卷”兩部分材料，向科研處或社科處辦理材料歸檔手續后，才能申請鑒定或專家評審。課題通過技術鑒定后一個月內，應向科研處或社科處辦理“總結鑒定驗收卷”的材料歸檔手續。在辦理移交手續時，需填寫歸檔說明書、卷內目錄、備考表，未辦妥文件材料歸檔移交手續，不予進行科研成果登記與報獎。如有“申報獎勵工作卷”、“推廣應用工作卷”的文件材料，課題組也應隨后及時向科研處或社科處歸檔。(3)科技處、社科處的專(兼)職檔案員應在次年六月底前，將上年度應歸檔的科研檔案，集中向學校檔案館移交，移交時填寫移交目錄一式二份，雙方各執一份。
二、高校科研檔案歸檔范圍調整問題
隨著改革的發展，高校科研項目和經費來源發生了新的變化，在計劃經濟時代，高校科研項目數量少，且主要是從事基礎性、理論性研究，一切經費來源于政府部門，科研檔案歸檔范圍容易確定，如今在市場經濟體制下，高校的科研項目和經費渠道越來越多，不僅來源于政府，還有大量項目來源于企業、社會資助及其他渠道。高校科研項目和經費來源及數量等的變化，使得高校科研檔案的歸檔范圍標準出現了新情況和新變化。
1、如何確定歸檔課題項目檔案標準
何種標準的課題項目檔案才歸檔，由于高校科研檔案價值內涵的豐富性和結構層次的多維性，各高校間并不一致，有依金額來定，有依項目級別來定，有依經費來源來定，但這些標準都有問題，例如以金額標準來說，有的高校檔案部門幾千元標準的課題項目檔案就接收，有的高校檔案部門幾萬甚至幾十萬元標準的課題項目檔案才接收，這之間是否有一個客觀價值與標準問題。幾萬元標準的課題項目檔案未進館，是否是國家檔案信息資源的損失，幾千元標準的課題項目檔案就進館是否對館藏庫房、設備、人力的浪費，而且對于文、理、工科課題項目以及基礎性項目和應用性項目等來說，經費金額大小差別巨大是客觀存在的，文科課題幾千元就不容易，理工科幾萬元尚還是很小的課題。其他以項目級別、經費來源等作歸檔課題項目鑒定標準都存在類似問題。為此，高校檔案部門應該加強科研檔案價值鑒定工作的研究，這也是高校科研檔案業務建設的一項重要內容，鑒定工作的好壞不僅直接關系到科研檔案的完整性和準確性，而且在很大程度上影響著高校科研檔案價值的實現。當前還沒有高校科研檔案鑒定的固定標準方法，各高校應該按照檔案價值鑒定理論中的效用原則、存史原則、經濟原則等進行多層次的鑒定，包括歸檔鑒定、進館鑒定、開放鑒定和存毀鑒定，并盡早制定一份操作性強、更明確的科研檔案歸檔范圍與鑒定標準。
2、科研實驗階段過程性材料如何歸檔
按照高校檔案工作規范，實驗工作階段的各種實驗、測試、觀測、調查、考察的各種原始記錄、數據處理材料等都應永久保存，而一個課題的這些材料可能就達幾十卷甚至上百卷，對于許多綜合性大學來說，每年的科研課題多達幾百項甚至幾千項，如若按照規定都接收進館永久保存，這大大超出了檔案庫房的承受能力，因此在實際工作中檔案部門常常不接收這部分檔案，但是這些數據有些又是很重要并且不可再現的，如天文、氣象、水文、地質等原始記錄，因此有必要在理論規定和實際工作之間尋找一個歸檔的折中辦法。
3、社會科學研究檔案是否歸檔
這個問題的提出涉及到科技檔案與科研檔案概念如何調整規范。我國科技檔案管理學對科技檔案的定義為：科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技、生產活動的科技文件材料，1980年《科學技術檔案工作條例》第一章第二條也界定了科學技術檔案的范圍，此二者定義都未將社會科學研究檔案列入其中，但是經過近年來的工作實踐，特別對于高校的檔案工作實踐來說，未將社科檔案列入高校科學技術檔案工作是很不妥當的，故此，高校檔案工作中對于此類科學研究檔案一般不稱科技檔案而稱科研檔案，從而將社科科研檔案也納入高校科學技術檔案工作范疇中。
三、科研檔案開發利用問題
科研檔案的開發利用是科研檔案工作的終極目的，理論上說，作為高新科技信息和科技知識主要載體的科研檔案開發利用應該受到人們的高度重視與運用，但目前高校檔案部門對科研檔案“重保管、輕利用”的觀念做法還普遍存在，而且絕大多數的高校科研檔案利用狀況令人堪憂。一般利用者只是通過利用科研檔案中的獎狀或鑒定證書所起的憑證作用，達到評定職稱、申報課題或編寫本單位科研史等目的。利用方式單一，利用人次低，利用效果不良的問題十分突出。造成此種狀況的原因主要有以下幾方面：
1、科研檔案不含核心技術
現在已歸檔的科研檔案中的科技文件材料，大多數是為通過成果鑒定、報獎后歸檔的。案卷中只有來源性材料、成果性材料、鑒定審視性材料，缺少核心技術材料、工藝技術材料的科研檔案不在少數。這樣欠完整、不系統的科研檔案必然影響到科研檔案的開發利用狀況。
2、科研檔案的價值及其實現特點
科研檔案的價值是由憑證價值、信息參考價值、現實使用價值、歷史研究價值幾方面構成。科研檔案的價值特點決定了科研檔案以及檔案部門開發利用科研檔案的方式。由于科研檔案的信息參考價值和現實使用價值的實現受到知識產權保護的影響，檔案部門開發利用科研檔案的信息參考價值和現實使用價值有許多法律法規的限制，容易造成泄密和侵犯知識產權的行為，而且大多數高校檔案部門都無法實現科研檔案信息開發的有償利用。因此，檔案部門對于科研檔案多著重于其憑證價值和歷史研究價值的實現，對開發利用其信息參考價值和現實使用價值興趣不大。
3、新的科技體制影響著科研檔案的開發利用形式
科研檔案的開發利用是科研開發活動諸環節中的一環，必須依靠科研工作者、科研管理部門和檔案部門共同努力來實現。隨著科技成果轉讓機制和技術市場的形成，科研檔案所有權轉讓成為科研成果開發利用重要的新方式，但是，科研成果轉讓轉化首先應由科研成果所有權人和科研管理部門來推動實施，在此活動中檔案部門著力點不多，這也是形成高校檔案部門對科研檔案“重保管、輕利用”觀念做法的原因之一。
基于以上幾方面原因的考慮，筆者以為目前檔案部門在科研檔案開發利用工作中較實際的做法：一是科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源。科研檔案的檢索工具編制越完整、越科學，用戶查詢檔案時間就越短，查全率、查準率就越高，就能更好的服務于學校的科研工作。二是適度開展科研檔案的編研工作。可以根據客觀實際需要，利用科研檔案實體，就某一專題進行系統的較深層次的加工，用新的體例、新的語言匯編成相對集中、系統的信息資料，把靜態的檔案匯編成動態的活信息。
科研檔案是科研活動的歷史記錄，它記載反映了科研活動的過程和成果，是儲備科技信息和科技知識的主要載體。隨著我國科教興國戰略的大力實施，高等學校特別是綜合性大學成為我國科研活動的主力軍，教學科研成了高校的兩大中心任務，高校科研運行機制也發生了新的變化，科研檔案工作在高校檔案工作中占有越來越重要的位置。但是在這一新形勢下，高校科研檔案管理工作也顯現出諸多與之不相適應的地方，本文擬就其中若干問題進行分析探討。
一、高校科研檔案收集歸檔組織模式問題
科研檔案收集歸檔難是高校科研檔案管理工作中存在的老大難問題。一方面體現在部分科研人員由于擔心自己的科研成果被泄密或受經濟利益驅動等原因尋找各種理由拒絕歸檔或將核心技術檔案據為已有，造成歸檔難；一方面體現在課題成果鑒定驗收后，在申報評獎或成果推廣轉化中形成的檔案材料由于形成周期長、不定期，造成歸檔不及時，材料不完整。
目前，高校科研檔案收集歸檔組織模式大體有兩種。第一種模式是高校檔案部門直接面向科研項目(課題組)驗收收集科研檔案；第二種模式是項目(課題)結束時，先由本單位科研管理部門對項目(課題)檔案進行檢查驗收，然后在一定期限內由科研管理部門統一向學校檔案管理部門移交歸檔。經過對清華大學、南京大學等十幾所大學的調研，我們認為第二種模式更有利于科研檔案收集歸檔的及時有效與齊全完整。這是因為此種模式易于落實科研檔案的“三納入”、“四同步”管理；作為科研活動的管理部門，科研項目從申請課題、經費審批、下達計劃任務書、科研計劃進度檢查以及成果驗收、上報登記評審科研成果等階段無一不在科研管理部門的監督管理之下，因此，對于科研檔案的收集歸檔，科研管理部門易于介入并進行有效的監管。而第一種模式，由于檔案部門與科研項目活動諸環節無緊密的業務聯系，對科研項目的進展也無直接渠道進行了解，也沒有有效的監控制約措施，雖然，“四同步”管理中規定檔案部門必須參加重大科研項目鑒定、評審工作，歸檔不完整、不齊全的項目材料，檔案部門有權拒絕出具證明，科技管理部門不予組織鑒定。但具體操作起來，有很大的難度，一則參加鑒定會牽涉到檔案人員的專業知識所限以及勞務費發放等經濟利益；二則當前學校重視的是課題項目的申報、評比，追求的是項目數量、經費的增加，要求全校各部門一切要為此服務，檔案部門怎敢為歸檔的不完整而影響課題的申報鑒定評比，更何況現在很多省（市）已取消此規定，因此，檔案部門介入“四同步”管理并不切合實際，同時，也就經常形成檔案部門三番五次向課題組催收科研檔案都無結果，或者歸檔的科研檔案案卷質量較差，致使高校科研檔案歸檔工作有時處于失控狀態。例如，現在有的經費課題，出資人并未對檔案的形成完整等有要求，課題組不需出具歸檔完整證明即可鑒定驗收，由于沒有驗收歸檔環節的控制措施，常常發生課題組不交檔案的情況，若采用第一種模式，此時檔案部門也無辦法，而若采用第二種模式，學校科技管理部門在訂立課題合同時就可加入關于檔案歸檔的條款，并在經費下撥、項目進度檢查等階段，控制該檔案的歸檔。
鑒于此，2003年山廈門大學檔案館制定，并以學校名義頒發的《廈門大學科學研究檔案管理規定》文件中規定：(1)堅持實行科研文件材料形成部門和課題組立卷制度，科研課題一經批準，課題負責人即向科技處或社科處科研檔案管理人員辦理預立卷手續，領取科研文件材料積累袋等材料。(2)課題完成后，課題負責人應按要求組織整理好“科研準備工作卷”和“研究實驗工作卷”兩部分材料，向科研處或社科處辦理材料歸檔手續后，才能申請鑒定或專家評審。課題通過技術鑒定后一個月內，應向科研處或社科處辦理“總結鑒定驗收卷”的材料歸檔手續。在辦理移交手續時，需填寫歸檔說明書、卷內目錄、備考表，未辦妥文件材料歸檔移交手續，不予進行科研成果登記與報獎。如有“申報獎勵工作卷”、“推廣應用工作卷”的文件材料，課題組也應隨后及時向科研處或社科處歸檔。(3)科技處、社科處的專(兼)職檔案員應在次年六月底前，將上年度應歸檔的科研檔案，集中向學校檔案館移交，移交時填寫移交目錄一式二份，雙方各執一份。
二、高校科研檔案歸檔范圍調整問題
隨著改革的發展，高校科研項目和經費來源發生了新的變化，在計劃經濟時代，高校科研項目數量少，且主要是從事基礎性、理論性研究，一切經費來源于政府部門，科研檔案歸檔范圍容易確定，如今在市場經濟體制下，高校的科研項目和經費渠道越來越多，不僅來源于政府，還有大量項目來源于企業、社會資助及其他渠道。高校科研項目和經費來源及數量等的變化，使得高校科研檔案的歸檔范圍標準出現了新情況和新變化。
1、如何確定歸檔課題項目檔案標準
何種標準的課題項目檔案才歸檔，由于高校科研檔案價值內涵的豐富性和結構層次的多維性，各高校間并不一致，有依金額來定，有依項目級別來定，有依經費來源來定，但這些標準都有問題，例如以金額標準來說，有的高校檔案部門幾千元標準的課題項目檔案就接收，有的高校檔案部門幾萬甚至幾十萬元標準的課題項目檔案才接收，這之間是否有一個客觀價值與標準問題。幾萬元標準的課題項目檔案未進館，是否是國家檔案信息資源的損失，幾千元標準的課題項目檔案就進館是否對館藏庫房、設備、人力的浪費，而且對于文、理、工科課題項目以及基礎性項目和應用性項目等來說，經費金額大小差別巨大是客觀存在的，文科課題幾千元就不容易，理工科幾萬元尚還是很小的課題。其他以項目級別、經費來源等作歸檔課題項目鑒定標準都存在類似問題。為此，高校檔案部門應該加強科研檔案價值鑒定工作的研究，這也是高校科研檔案業務建設的一項重要內容，鑒定工作的好壞不僅直接關系到科研檔案的完整性和準確性，而且在很大程度上影響著高校科研檔案價值的實現。當前還沒有高校科研檔案鑒定的固定標準方法，各高校應該按照檔案價值鑒定理論中的效用原則、存史原則、經濟原則等進行多層次的鑒定，包括歸檔鑒定、進館鑒定、開放鑒定和存毀鑒定，并盡早制定一份操作性強、更明確的科研檔案歸檔范圍與鑒定標準。
2、科研實驗階段過程性材料如何歸檔
按照高校檔案工作規范，實驗工作階段的各種實驗、測試、觀測、調查、考察的各種原始記錄、數據處理材料等都應永久保存，而一個課題的這些材料可能就達幾十卷甚至上百卷，對于許多綜合性大學來說，每年的科研課題多達幾百項甚至幾千項，如若按照規定都接收進館永久保存，這大大超出了檔案庫房的承受能力，因此在實際工作中檔案部門常常不接收這部分檔案，但是這些數據有些又是很重要并且不可再現的，如天文、氣象、水文、地質等原始記錄，因此有必要在理論規定和實際工作之間尋找一個歸檔的折中辦法。
3、社會科學研究檔案是否歸檔
這個問題的提出涉及到科技檔案與科研檔案概念如何調整規范。我國科技檔案管理學對科技檔案的定義為：科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技、生產活動的科技文件材料，1980年《科學技術檔案工作條例》第一章第二條也界定了科學技術檔案的范圍，此二者定義都未將社會科學研究檔案列入其中，但是經過近年來的工作實踐，特別對于高校的檔案工作實踐來說，未將社科檔案列入高校科學技術檔案工作是很不妥當的，故此，高校檔案工作中對于此類科學研究檔案一般不稱科技檔案而稱科研檔案，從而將社科科研檔案也納入高校科學技術檔案工作范疇中。
三、科研檔案開發利用問題
科研檔案的開發利用是科研檔案工作的終極目的，理論上說，作為高新科技信息和科技知識主要載體的科研檔案開發利用應該受到人們的高度重視與運用，但目前高校檔案部門對科研檔案“重保管、輕利用”的觀念做法還普遍存在，而且絕大多數的高校科研檔案利用狀況令人堪憂。一般利用者只是通過利用科研檔案中的獎狀或鑒定證書所起的憑證作用，達到評定職稱、申報課題或編寫本單位科研史等目的。利用方式單一，利用人次低，利用效果不良的問題十分突出。造成此種狀況的原因主要有以下幾方面：
1、科研檔案不含核心技術
現在已歸檔的科研檔案中的科技文件材料，大多數是為通過成果鑒定、報獎后歸檔的。案卷中只有來源性材料、成果性材料、鑒定審視性材料，缺少核心技術材料、工藝技術材料的科研檔案不在少數。這樣欠完整、不系統的科研檔案必然影響到科研檔案的開發利用狀況。
2、科研檔案的價值及其實現特點
科研檔案的價值是由憑證價值、信息參考價值、現實使用價值、歷史研究價值幾方面構成。科研檔案的價值特點決定了科研檔案以及檔案部門開發利用科研檔案的方式。由于科研檔案的信息參考價值和現實使用價值的實現受到知識產權保護的影響，檔案部門開發利用科研檔案的信息參考價值和現實使用價值有許多法律法規的限制，容易造成泄密和侵犯知識產權的行為，而且大多數高校檔案部門都無法實現科研檔案信息開發的有償利用。因此，檔案部門對于科研檔案多著重于其憑證價值和歷史研究價值的實現，對開發利用其信息參考價值和現實使用價值興趣不大。
3、新的科技體制影響著科研檔案的開發利用形式
科研檔案的開發利用是科研開發活動諸環節中的一環，必須依靠科研工作者、科研管理部門和檔案部門共同努力來實現。隨著科技成果轉讓機制和技術市場的形成，科研檔案所有權轉讓成為科研成果開發利用重要的新方式，但是，科研成果轉讓轉化首先應由科研成果所有權人和科研管理部門來推動實施，在此活動中檔案部門著力點不多，這也是形成高校檔案部門對科研檔案“重保管、輕利用”觀念做法的原因之一。
基于以上幾方面原因的考慮，筆者以為目前檔案部門在科研檔案開發利用工作中較實際的做法：一是科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源。科研檔案的檢索工具編制越完整、越科學，用戶查詢檔案時間就越短，查全率、查準率就越高，就能更好的服務于學校的科研工作。二是適度開展科研檔案的編研工作。可以根據客觀實際需要，利用科研檔案實體，就某一專題進行系統的較深層次的加工，用新的體例、新的語言匯編成相對集中、系統的信息資料，把靜態的檔案匯編成動態的活信息。
