印章檔案——印章整理方法

7.1 集中印章

檔案館保管的印章檔案應(yīng)按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來源原則劃分全宗。

檔案室保管的本單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)、專業(yè)活動中使用的印章檔案可以按全宗集中，進行整理。

7.2 劃分保管期限

印章檔案的保管期限分為永久（代號YJ）和定期（15年，代號DQ）兩種。對外行文使用的機構(gòu)和組織法人及其辦事機構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；其它內(nèi)設(shè)機構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。嚴重破損和一般事務(wù)性工作（收發(fā)文等）使用的無檔案保管價值的印章，不列入歸檔整理范圍，已進館的，應(yīng)按照國家有關(guān)銷毀檔案的規(guī)定統(tǒng)一組織銷毀。

反映本地各個歷史時期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久。

7.3 分類

印章檔案在整理過程中，一般可根據(jù)印章檔案的歷史時期（中華人民共和國建國前、中華人民共和國建國后）、印章屬性（機構(gòu)、個人）、機構(gòu)類型（黨政機關(guān)、社會組織、企業(yè)、事業(yè)單位等）或人物類別等特征組織分類。

示例：

表1 印章檔案整理分類方案

一級分類 二級分類 三級分類

中華人民共和國建國前（1）機構(gòu)（1） ……

個人（2） ……

中華人民共和國建國后（2）機構(gòu)（1） 黨政機關(guān)印章（1）

社會組織印章（2）

企業(yè)印章（3）

事業(yè)單位印章（4）

個人（2） ……

檔案館應(yīng)根據(jù)館藏印章檔案的實際，合理地選擇和確定具體分類的依據(jù)、分類層次的多少和各級類目的名稱。

藝術(shù)印章可按作者進行分類。

7.4 排序

印章檔案按保管期限—分類號—枚號順序逐盒組織排架。相同保管期限、相同類別的實用印章，可按整理批次—機構(gòu)（或人名字順）—形成時間順序組織排序；相同保管期限、相同類別的藝術(shù)印章，可按整理批次—作者（人名字順）—形成時間順序組織排序。

7.5 裝盒

相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序裝盒。裝盒時，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。

7.6 編制檔號

7.6.1 要求

印章檔案整理完畢后應(yīng)編制檔號，以固定排序位置。

7.6.2  檔號結(jié)構(gòu)

印章檔案的檔號由“印章檔案代號”、“保管期限代號”、“分類號”和“印章枚號”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯數(shù)字及連接號“─”混合編制。連接書寫時，格式如下：

印章檔案代號—保管期限代號—分類號—印章枚號

7.6.3 編號方法

7.6.3.1 印章檔案代號：使用漢語拼音字母“YZ”代表“印章檔案”。

7.6.3.2 保管期限代號：使用漢語拼音字母“YJ”代表“永久”；使用漢語拼音字母“DQ”代表“定期”。

7.6.3.3 分類號：使用阿拉伯數(shù)字加間隔符“.”編制分類號。其中間隔符“.”用以區(qū)分分類層次。

7.6.3.4 印章枚號：根據(jù)印章檔案在最后一級類目中的排列順序，用阿拉伯數(shù)字按流水方式編制枚號。

示例：

印章檔號連續(xù)書寫式樣