科技檔案統計分析方法

科技檔案統計分析離不開科學的方法，只有全面掌握、靈活運用這些科學的方法，統計分析才能得到正確的結論，統計工作也才能達到預期的目的。對科技檔案及其工作進行統計分析，往往涉及到三個基本的“部件”：總量指標、相對指標和平均指標，這三種指標統稱為綜合指標。運用綜合指標對科技檔案工作進行分析的方法，稱為綜合指標法。這種方法是科技檔案統計分析中最基本、最常用的方法。

1 總量指標

這是反映在一定時間、地點和條件下，科技檔案工作總體規模或水平的統計指標。這類指標是通過全面調查的方法，對總體各單位進行調查登記，逐步匯總得出的總體單位總數或某種標志總量，所以稱為總量指標。其表現形式為絕對數。

總量指標可根據其內容性質的不同，劃分為總體總量指標和標志總量指標兩種?？傮w總量指標是指總體內各總體單位數的總和；標志總量指標是指總體內各總體單位某一數量標志的總和。比如，在對某地區科技檔案機構進行統計時，科技檔案機構總數是總體總量指標，科技檔案機構人員總數則是標志總量指標。

總量指標也可按其所反映的時間狀態的不同，分為時期指標和時點指標兩種。時期指標是反映總體在一段時間內活動過程的總量，如科技檔案收進量、利用人次等；時點指標是反映總體在某一特定時刻（瞬間）上的總量，如科技檔案庫藏量、某個時刻的溫濕度等。

總量指標必須具有計量單位，其準確與否直接影響總量指標的準確程度。根據總量指標所反映對象的性質不同，計量單位一般有實物單位、勞動單位和貨幣單位三種形式。

1.實物單位

根據事物的自然屬性和特點而采用的自然、物理計量單位。科技檔案統計常用的實物單位有：卷、張、臺、套、米、平方米等。

2.勞動單位

這是以勞動時間表示的計量單位，也稱時間單位。如天、小時等。

3.貨幣單位

這是根據科技檔案工作的社會屬性而采用以貨幣作為價值尺度的計量單位。如利用效益、年度經費總額等指標就是以“元”或“萬元”作為單位。

2 相對指標

相對指標就是在科技檔案工作中，兩個相互聯系的指標數值之比，用來反映科技檔案工作的質量。相對指標常用百分數來表示。我們評估科技檔案工作時常用的“五率”：歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率，都屬于相對指標。

1.歸檔率

歸檔率是用來檢查科技文件歸檔齊全程度的，它也是考核科技檔案收集工作的一項重要指標。具體說來，科技文件歸檔率，就是用來說明并驗證各個產品、課題、工程等活動項目形成的科技文件是否按照有關的規定歸檔。故又稱項目歸檔率。計算方法是：實際歸檔項目數除以應該歸檔項目數，再乘以100%，用公式表示為：

U=V1/V2*100%

式中：U——科技文件歸檔率；

V1——實際歸檔項目數；

V2——應該歸檔項目數。

在實際工作中，實際歸檔的項目數容易確定，而應該歸檔項目數的確定，則是計算科技文件歸檔率的關鍵。一般可按以下標準進行：科研類項目，經過正式鑒定或社會檢驗，并有正式成果的課題；設備類項目，購買經費在2萬元以上的單項工程；產品類項目，定型產品、批量生產產品、重要的一次產品。

2.完整率

完整率指標是檢查已收集的科技檔案是否齊全的一項指標。具體地說，就是已收集的科技文件數與應收集的科技文件數之比。用公式可表示為：

V=R1/R2*100%

式中：V——科技檔案完整率；

R1——已歸檔的科技文件數；

R2——應歸檔的科技文件數。

與歸檔率相類似的是，計算完整率關鍵也在于確定應歸檔的科技文件數。一般情況下，應歸檔的科技文件數是依據科技生產活動的程序結合項目的實際情況來確定。由于一個單位的科技生產活動項目比較多，因此一一計算每個項目的科技檔案完整率，往往工作量很大甚至是不可能的。在實際工作中，一般可抽查一定數量的項目，分別計算各個項目的科技檔案完整率，最后取其平均數，即可表示整個單位科技檔案的完整率。

3.準確率

科技檔案準確率指標一般是用來考查科技檔案內容準確程度的。計算公式為：

W=W1/W2*100%

式中：W——科技檔案準確率；

W1——準確的科技文件份數；

W2——一歸檔的科技文件份數。

在實際工作中，常常也是抽查若干個項目的科技檔案，然后計算每一項目的準確率，最后取其平均數，得到整個單位科技檔案的準確率。

4.查全率

科技檔案查全率是指用戶利用的科技檔案數量與庫藏范圍內相關科技檔案數量的百分比。計算公式為：

Q=Q1/Q2*100%

式中：Q——科技檔案查全率；

Q1——利用科技檔案數量；

Q2——相關科技檔案數量。

計算科技檔案查全率，有兩個問題必須解決。一是相關科技檔案數量如何確定。具體方法是檢查小組抽出一份利用申請單，然后由檢查小組的專家根據申請單上的利用需求，結合庫藏實際，多次反復驗證，確定相關檔案數量。二是統計期內所有科技檔案利用的查全率如何計算。其方法是抽查統計期內多份利用申請單，然后將所確定的利用檔案數量和相關檔案數量分別累加，求得查全率。

比如，某抽查小組抽查了某檔案部門的4份利用申請單，在這4次利用過程中用戶實際利用科技檔案數量以及由抽查小組經分析確定的相關科技檔案數量，如表15-7所示。                                               

根據表15-4的有關數據，可知：

4次實際利用檔案的數量為：3+2+5+1=11（卷次）

4次相關檔案數量為：3+4+8+1=16（卷次）

查全率Q=11/16*100%=68.78%

這里需說明的是，每次科技檔案利用的實際數量和相關數量單位為“卷”，但多次科技檔案利用累計后單位就變成“卷次”。

5.查準率

該指標是指在統計期內，用戶利用科技檔案數量與調卷數之比，其數值用百分數表示，計算公式為：

Z=Z1/Z2*100%

式中：Z——科技檔案查準率；

Z1——利用的科技檔案數量；

Z2——調卷數。

3 平均指標

平均指標就是表明科技檔案工作中同類現象在一定時間、地點條件下所達到的一般水平，它的數值表現為平均數。在科技檔案統計中，常用的是算數平均數，具體包括簡單算術平均數（公式15-6）和加權算術平均數（公式）兩種。

在科技檔案統計分析中，平均指標有著比較廣泛的應用，如科技檔案工作者的平均年齡、平均日整理檔案數等。