科技檔案信息資源開發的含義與任務

1 科技檔案信息資源開發的含義

科技檔案信息資源開發，就是檔案部門通過科學手段，對科技檔案信息資源進行多層次的加工、整理，將蘊藏于其中有價值的、適應用戶需求和社會發展需要的各類信息挖掘出來，提供給用戶，并通過用戶對其利用進而實現科技檔案價值的全部過程。

從社會意義上講，科技檔案信息資源開發的目的就是實現科技檔案的價值，促進科技進步和經濟發展。如何達到這一目的呢？顯然，僅僅依靠科技檔案工作者的努力是不夠的，還必須通過用戶對加工出來的科技檔案信息進行利用。因此，只有將科技檔案工作者和用戶的勞動有機地結合起來，才能實現科技檔案的全部價值，才能產生社會效益和經濟效益，科技檔案信息資源開發也才算最終完結。

按此分析，科技檔案信息資源開發主體就不僅僅是科技檔案工作者，也包括科技檔案用戶在內。一方面科技檔案工作者通過科學的手段，對科技檔案進行加工，充分揭示科技檔案的內容特征和形式特征，并將其傳輸給科技檔案用戶；另一方面用戶根據科技檔案部門傳輸的科技檔案信息，主動利用，并加以活化，最終產生效益。顯然，前者是科技檔案信息資源開發的必要條件，后者則是科技檔案信息資源開發的最終目的。將科技檔案用戶納入科技檔案信息資源開發的主體范疇，也是建立開放的科技檔案信息資源開發系統的必然要求。它可以改變科技檔案部門“只重開發成品數量，而忽視開發效益”的狀況，真正將用戶的利用需求放在首位，更好地為各項工作服務。

2 科技檔案信息資源開發的任務

科技檔案信息資源開發的主體由科技檔案工作者和用戶組成，我們可從這兩方面來說明科技檔案信息資源開發的任務。

科技檔案工作者的任務，包括以下五個方面：

（1）內調外查。“內調”，是指熟悉科技檔案庫藏，弄清“家底”，否則“巧婦難做無米之炊”，此乃“知己”； “外查”，是指調查用戶的利用需求，研究和掌握不同用戶的利用規律，從而保證開發的科技檔案信息針對性強，準確率高，此乃“知彼”。通過調查研究，吃透兩頭，以求獲得最大的效益。

（2）編輯研究。簡稱編研。科技檔案有三方面的構成要素：①科技檔案的記錄手段：符號系統；②科技檔案的物質表現：載體形態；③科技檔案的核心要素：信息內容。與之相對應的科技檔案編研也有以下三種方式。

一是對科技檔案內容的記錄和反映手段進行編研。例如：文字的轉化（翻譯）、內容與字詞的詮釋、將文字轉換為表格、把數值轉換成圖譜等。此類編研的目的在于擴大覆蓋面，通俗易懂，幫助用戶迅速而方便地利用科技檔案信息。

二是對科技檔案的載體進行轉化。由于科學技術的飛速發展，科技檔案載體也呈現出多樣化的發展趨勢。這一方面解決了科技檔案信息高密度存貯的問題，另一方面也解決了科技檔案高效率傳輸和檢索問題。隨著現代化技術的日益普及，科技檔案的載體，如印刷型載體、縮微型載體、聲像型載體和電子型載體相互之間的轉化已成為可能。比如，我們常把某產品說明方面的文件材料制作成錄像帶、將科技檔案信息上網等就屬于此類。

第三，對科技檔案的信息內容進行編研。由于科技檔案直接形成于各項科技生產活動中，因此，無論從科技檔案信息內容的系統性來看，還是從科技檔案信息內容的可利用性來看，進行科技檔案內容的編研都是非常重要，而且這早已成為科技檔案編研中的主要內容。根據對信息內容加工程度的不同，其成果有一次性、二次性、三次性或匯編型、文摘型、編纂型三種之分。

（3）建庫建網。為了實現科技檔案信息資源的共享，同時也為科技檔案信息的高速傳輸、快速檢索創造條件，科技檔案部門建庫建網勢在必行。建庫包括建立科技檔案全文數據庫、科技檔案題錄數據庫、專題數據庫等；建網是指建立科技檔案信息系統與網絡。在當前條件下，首先要處理好數據庫、網絡系統與手工檢索工具之間相互協調的問題，因為這兩者并非相互排斥的關系；其次要打破條塊分割、各自為政、單位所有制、部門所有制的局限，走聯合共建之路，形成規模效應。這樣不僅克服了單一檔案部門開發能力不強、信息交流渠道不暢的弱點，而且可充分發揮信息網絡輻射的作用，吸引更多的科技檔案用戶，為實現科技檔案價值提供物質保障。

（4）利用服務。這是科技檔案信息資源開發與經濟建設、科技進步直接掛鉤的基本手段。科技檔案部門應在傳統的提供利用基礎上，大力開展咨詢服務、專題服務、跟蹤服務等多種服務形式，努力使科技檔案信息進入各種信息市場，實行有償交流和服務，并借助于先進設備，擴大科技檔案信息的輻射面。

（5）用戶教育。用戶是科技檔案信息資源開發的主體之一，也是最能動的因素，其表達需求的能力、查找信息的能力、轉換信息的能力、物化信息的能力均直接影響科技檔案信息資源開發效益的實現。為此，對用戶進行教育也應納入科技檔案工作者的開發任務中。

科技檔案用戶的任務，包括以下兩個方面：

（1）主動檢索。用戶要從浩如煙海的信息資源中找到自己所需要的科技檔案信息，就必須主動檢索。隨著科技檔案信息資源開發工作的日趨完善，信息市場的逐步健全，科技檔案工作者的提供利用也會與用戶的主動檢索相銜接、相接軌。當然，對用戶來講，熟練運用各種檢索工具，努力提高信檢索能力也是信息時代所要求的。

（2）創造效益。用戶找到自己所需的科技檔案信息，通過其勞動，特別是復雜勞動及抽象勞動，進行信息活化，從而創造出效益。效益的產生才意味著開發工作的完結。

3 科技檔案信息資源開發系統

為了完成科技檔案信息資源開發的任務，建立科技檔案信息資源開發系統是十分必要的。它是為收集、處理、存貯、傳遞科技檔案信息并加以活化而建立的人工系統，通常可作為科技檔案管理系統的子系統。

系統論告訴我們：系統可分為自然系統和人工系統，人工系統又分為物質流系統和信息流系統。信息流系統又可分為信息流通系統和信息處理系統兩種，前者不改變信息本身的結構與形態，只是把信息從此處傳到彼處；后者則對信息加工處理，使之獲得新的結構與形態，產生新的信息。

科技檔案信息資源開發系統具有信息流通系統和信息處理系統的雙重特性。原始的科技檔案管理系統基本上是一般的信息流通系統，按科技檔案的原貌來傳遞信息。隨著社會信息化程度的提高，科技檔案及其信息的社會功能越來越凸顯出來，整個社會對科技檔案信息的要求不斷提高。人們不僅需要利用原始的科技檔案信息，而且更渴望得到經過加工處理的、集中有序的科技檔案信息，這就從客觀上要求科技檔案信息資源開發系統具備信息處理的特性與能力。因此，我們在設計與建立科技檔案信息資源開發系統時，應著眼于這種雙重性的特點，建立具有雙重性的科技檔案信息資源開發系統。

科技檔案信息資源開發系統通常包括以下六個方面的功能：

1.輸入功能

科技檔案信息資源開發系統輸入的主要對象是科技檔案信息，它是開發的基礎。因此，對于開發系統來說，最首要的課題就是解決科技檔案信息源源不斷地輸入、補充的問題。此外，系統的輸入還包括反饋信息的輸入，即將用戶利用后的效果信息輸入系統，并對系統的運行產生影響。反饋信息可以對開發系統進行調節，使系統達到最佳狀態。

2.存貯功能

開發系統的存貯功能是指系統貯藏各種科技檔案信息的能力。從檔案箱、檔案柜這樣的存貯形式到計算機磁性介質的存貯方式，可以看出存貯功能在開發系統中占有的重要位置。

3.處理功能

開發系統的處理功能就是對輸入并存貯的科技檔案信息進行各種各樣的加工處理，既有對科技檔案信息內容的加工處理，也有科技檔案信息存在形式上的加工處理，還有科技檔案信息組織方式的加工處理。

4.輸出功能

開發系統的輸出功能是指將經過加工處理的科技檔案信息傳遞、輸出給科技檔案用戶。科技檔案信息的輸出，主要是通過利用服務實現的。選擇何種服務方式，主要考慮接受對象、目的、時間、地點、內容、方法等因素。

5.活化功能

加工處理的科技檔案信息，經過輸出，傳遞到用戶手中后，還必須通過用戶的利用，將其活化，才能產生效益，否則只能是一種“擺設”。活化科技檔案信息，實際上就是將科技檔案信息與用戶所進行的科技生產活動緊密結合起來，或更新技術，或改進工藝，或提高素質，或提供憑證，等等。

6.控制功能

開發系統的控制功能是保證系統的輸入、存貯、處理、輸出等過程正常進行、完成系統整體功能的必要條件。只有對開發系統實施有效的控制，系統的其它各項功能才能最優化，系統才能以最佳狀態運行。