科技檔案信息資源開發程序

科技檔案信息資源開發的過程，就是不斷地對科技檔案信息進行篩選、加工、傳遞、活化的過程。在社會政治、經濟、文化、科學、技術協調發展的今天，科技檔案信息資源開發的成品信息包羅萬象，既有技術信息，也有知識信息，還有經濟信息，不論是開發哪一種信息，都必須按照一定的程序和方法來進行。

1 科技檔案信息的輸入——查找篩選

開發科技檔案信息資源，首先要圍繞一定的選題查找科技檔案信息，并加以篩選，去粗取精，去偽存真，從而捕捉到真正有開發價值的科技檔案信息及其它相關信息，然后輸入到開發系統中去。

1.科技檔案信息查找的依據和方法

科技檔案信息的查找，必須圍繞事先選定的題目來進行。開發課題的來源與一般科研課題類似，大致有三種渠道：一是主管部門下達的指令性課題。我國科技檔案部門一般處于相應層次的科技管理機構或本單位的領導與管轄之下，并由此獲得經費來源，因此，主管部門下達指令性課題是開發課題的主要來源。二是用戶委托的課題。隨著科學技術的進步、經濟建設的發展，包括科研院所、高等院校、工礦企業及個人在內的科技檔案用戶越來越多，他們對科技檔案信息的需求也與日俱增，用戶委托科技檔案部門開發其所需的信息，也成為開發課題的來源之一。三是自選課題。這是科技檔案部門自主選擇的有一定意義的課題。不論是何種來源的課題，都必須緊密圍繞庫藏的科技檔案，否則，開發工作就將成為無源之水、無本之木。

按照選定的課題查找科技檔案信息，通常有三種方法：

（1）檢索的方法。這是利用目錄、索引、指南等檢索工具進行查找的一種方法。運用檢索的方法，首先必須準確把握課題的要求，確定合理的檢索范圍；其次，在確定檢索范圍的基礎上，還應了解與課題關系最密切的信息內容，突出重點；再次，應熟悉檢索工具的種類、作用和使用方法，以便進行快速、有效的檢索。

（2）挖掘的方法。這是運用“知識挖掘”的有關原理，根據科技檔案信息之間的各種聯系，擴大查找線索的一種方法?？萍忌a活動的綜合性，形成了科技信息之間具有專業技術的聯系、工藝方法的聯系、內容結構的聯系、時間的聯系、參加人員或單位之間的聯系等。掌握并分析這些聯系，可以深入挖掘相關的科技檔案信息，為開發工作提供豐富的信息源。

（3）實測的方法。這實質上是補充科技檔案信息的一種方法。在實際工作中，由于各方面的原因，科技檔案有時存在數量不完整、內容不準確的情況，如果條件許可，可對科技檔案內容所反映的實體對象進行實際測量，補全所需信息，更正錯誤信息。

2.科技檔案信息的篩選標準

查找到的科技檔案信息，是否真正具有價值，是否真正符合開發的需要，必須對其進行篩選鑒別，所依據的標準如下：

（1）可靠性。所謂可靠性是指科技檔案信息內容真實，不虛假?？萍紮n案信息只有真實可靠，才有價值；否則，不但沒有價值，而且還會貽誤生產、建設，造成嚴重后果。

（2）先進性。科技檔案信息反映的事實、成果、觀點等，有創新或突破的地方，有較高的技術水平，反映著未來的發展方向，具有廣泛的應用范圍和較高的使用價值，此信息無疑是先進的。但如何解釋先進性卻很難用一句話說清楚，因為科技檔案信息的先進性有多方面的含義。

從時間上來看，先進性是指內容的新穎性，即在此之前從來沒有披露和揭示過這一內容的信息。從空間上來看，先進性通常是有一定范圍的先進性，所以先進性有許多級別，如國際級、國家級、地區級等。

（3）適用性。開發科技檔案信息資源的根本目的，就是為用戶所“用”。因此，能否滿足用戶的利用需求，也就成為篩選科技檔案信息的標準之一。判斷科技檔案信息是否適用，就是要預測用戶利用它以后能否產生效益。

3.科技檔案信息篩選的方法

按照可靠性、先進性、適用性來篩選科技檔案信息，一般采用個人分析與集體研究相結合的方法，具體分為初選、復選、定選三個步驟。初選，往往是與科技檔案信息的查找同時進行的，通過初選，集中與課題有關的信息材料，為下一步復選提供范圍；復選要對初選的信息材料進行分析研究，提出取舍的初步意見；定選則是在復選的基礎上，從整體上對復選的信息材料進行綜合判斷，最終確定是否輸入到開發系統中去。在實際工作中，初選、復選通常由個人單獨完成；為了保證篩選的準確性和嚴肅性，定選通常由集體研究完成，必要時還需請有關專家幫助審核。

2 科技檔案信息的加工——整序編研

為了更好地滿足用戶對科技檔案信息的利用需求，對查找篩選獲得的科技檔案信息必須進行進一步的加工。加工的內容包括兩個方面：一是對科技檔案信息的組織作技術性加工，即整序；二是對科技檔案信息內容作深度的加工，即編研。

1.科技檔案信息的整序

科技檔案信息的整序，即根據一定的分類原則和方法，結合科技檔案信息的主題內容和物質載體形態，確定標識、著錄項目，編制必要的檢索工具。

科技檔案檢索工具，包括手工檢索工具和自動檢索工具。手工檢索工具是以傳統的目錄、索引、指南形式出現檢索工具；自動檢索工具是將數字化的科技檔案信息存貯起來，并由計算機識讀的檢索工具。

2.科技檔案信息的編研

科技檔案信息的編研，簡稱科技檔案編研。它是運用一定的方法對科技檔案信息內容做深度加工，廣、快、精、準地提供各類信息，最大限度地滿足用戶的各種需求。如果我們把科技檔案原件上的內容視為零次信息的話，那么，科技檔案編研則是在此基礎上加工出一次信息、二次信息和三次信息。

3 科技檔案信息的輸出——傳遞交流

科技檔案信息的輸出，就是將開發出來的科技檔案信息通過各種方式和渠道輸送出去，傳遞給用戶的過程。

信息傳播原理告訴我們：信息傳播包括非正式信息傳播和正式信息傳播兩類。兩者的區別在于非正式信息傳播沒有中介機構介入，正式信息傳播則有中介機構參與信息的傳遞。由于科技檔案部門本身就具有中介機構的性質，因此，科技檔案信息的傳播均為正式信息傳播。按接受所傳播信息的用戶來劃分，它有如下四種傳播形式：

單向傳播——傳播者把信息傳遞給事先確定的用戶；

多向傳播——傳播者把信息傳遞給事先沒有確定的用戶；

主動傳播——傳播者根據自己選定的信息向用戶傳遞；

被動傳播——傳播者根據用戶的需求進行信息傳遞。

這四種形式的組合，可構成下列四種類型的信息傳播。

（1）多向主動信息傳播——傳播者向廣大的、不確定的用戶主動提供自己選定的信息。如出版物、展覽會、信息市場、網絡傳輸等。

（2）單向主動信息傳播——傳播者向事先確定的用戶主動提供自己選傳播者面向整個社會、某個專業系統或某定的信息。如定題信息服務、傳真、電子郵件等。

（3）多向被動信息傳播——個范圍的廣大用戶，按照他們的需要提供信息。如閱覽、復制、數據庫檢索等。

（4）單向被動信息傳播——傳播者面向個別特定的用戶，根據其具體要求提供信息。如專題報告、咨詢服務、證明服務等。

4 科技檔案信息的活化——有效利用

科技檔案信息經過及時、準確的傳遞后，還必須通過用戶的有效利用，活化科技檔案信息，才能產生巨大的社會效益和經濟效益。因此，科技檔案信息的有效利用是實現科技檔案價值、創造社會效益和經濟效益的直接手段。對此，科技檔案工作者必須給予足夠的重視。

1.明確利用權利和義務

科技檔案信息的利用涉及到許多方面的關系，用戶在利用時，必須處理好以下三個問題，明確相應的權利和義務。

首先，需要保密的科技檔案信息，有一定的利用范圍，必須明確用戶是否屬于此范圍之內；其次，涉及到知識產權的科技檔案信息，必須按照國家的有關法規，在取得該信息使用權的前提下，方可利用；再次，對科技檔案信息的有償利用，用戶必須妥善處理好與科技檔案形成者、科技檔案管理者之間的利益關系。

為了更好地規范科技檔案信息利用過程中的各方行為，避免不必要的糾紛，用戶在利用之前可與有關部門簽定協議。

2.活化信息，產生效益

用戶在取得科技檔案信息合法的利用權以后，就可對科技檔案信息進行認真的消化、吸收，使之產生新的社會效益和經濟效益。活化信息是科技檔案信息利用的必由之路；產生效益是科技檔案信息利用的根本目的。

科技檔案信息如何活化，這是一個非常復雜的問題，但有時也特別簡單。例如，尋求有關的憑證、進行某項技術的直接轉化等，用戶只需要簡單地“對號入座”。但在有的情況下，科技檔案信息的活化過程很復雜，因為活化過程所伴隨的是智力的轉化，持續的時間也較長。例如，提高勞動者素質、新產品的更新改造等，用戶就需付出大量的腦力勞動。

3.反饋信息，總結經驗

用戶在利用科技檔案信息取得一定的效益以后，必須及時將利用信息反饋給科技檔案部門。此外，用戶也應認真總結，以便今后更有效地利用科技檔案信息。