檔案管理流程-科技檔案-基建檔案管理

一、科技檔案的概念 

科技檔案指企、事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。

二、科技檔案的基本種類

主要包括基建、設備、產品、科研等專業技術檔案。

三、科技檔案代字、代號表

以拼音縮寫首字母為代字

一、基建檔案定義

基建檔案是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。即一個建設項目從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料。

其特點是建設項目成套，一個建設項目的檔案是有機聯系的整體。

二、基建檔案收集工作

（一）基建檔案收集歸檔范圍主要包括：基建管理文件、監理文件、施工文件、竣工圖等材料。

（二）收集要求：

1、基建檔案的管理工作必須納入項目的工作計劃，待項目竣工驗收后三個月內整理齊全、裝訂整齊，移交檔案部門，并辦理移交手續。

2、周期長的工程項目，可按階段分期進行歸檔，大項目可在各小項目主管單位工程結束后分期歸檔。  

 3、竣工圖是工程實際反映，是工程的重要檔案，要做到字跡工整，圖樣清晰，嚴禁用圓珠筆、鉛筆或易褪色的書寫材料書寫。 

4、基建檔案的歸檔材料應質地優良，底圖要按規定繪制，不得有污垢、受潮、破裂等現象。 

5、檔案人員要參加工程項目的竣工驗收工作。

（三）收集方法：

1、按基建檔案歸檔范圍的規定接收基建文件材料

2、將基建檔案工作納入計劃管理

（1）把材料形成工作納入有關的管理制度；納入工作程序及網絡圖；納入科技人員的職責范圍；納入有關承包合同；納入經濟責任制。

（2）把科技文件材料的形成、積累整理、歸檔和歸檔后的修改補充納入工作計劃。

三、基建檔案整理工作

（一）基建檔案整理的原則

1、遵循自然規律，保持文件之間的有機聯系。

2、充分利用檔案原有的整理基礎，對基建檔案進行分門別類

的整理。

3、便于保管和利用。

（二）基建檔案整理步驟

1、歸檔鑒定

鑒定工作包括兩方面的內容：一是是否留存，對照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內，從而剔出沒有保存價值的文件；二是剔除重份文件。 

2、分類 

基建檔案分類方法一般采用工程項目分類組卷，一個工程項目組成一卷或數卷；

例如：某單位新建辦公樓項目，歸檔時設置分類為“辦公樓工程”，后又建了一棟職工宿舍樓，其歸檔時設置分類為“職工宿舍樓工程”

3、組卷 

（1）對圖紙進行折疊，統一幅面為A4紙大?。?97mm×210mm），形式為“手風琴式”。

（2）組織案卷

案卷的基本特征：案卷是一組具有有機聯系的文件材料；案卷內的文件應齊全、完整；案卷內的文件有一個相對的數量界限（以卷盒厚度為準）；案卷應采用規范的卷皮、卷盒兩種形式的裝具。

（3）卷內文件排列

圖樣材料的排列：有圖紙目錄的按圖紙目錄排列，沒有圖紙目錄的按總體與局部的關系順序排列。

文字材料的排列基本方法：按重要程度、時間、邏輯關系和譯文在前，原文在后四種排列方法。

圖文混合材料的排列：文字材料在前，圖樣材料在后。

（4）編寫件號、頁號

裝訂案卷以每卷為單位編寫頁號，不裝訂案卷先以每卷為單位編寫每份文件的件號，再以每件為單位從“1”開始編寫頁號。

卷內文件有書寫內容的頁面一律要編寫頁號，正面在右下角，反面在左下

（5）加蓋檔號章、填寫檔號

基建檔號的編制：由基建代字+項目名稱或編號+案卷編號組成，最好設置三個層次，力求簡明。

在案卷內每一件文件首頁右上角空白處加蓋“檔號章”。檔號章格式如下：

（6）寫卷內文件目錄

按卷內文件排列的順序用鋼筆填寫或打印 并放在盒內文件最前邊。如圖： 

卷內文件目錄說明：

序號：卷內文件的順序號，從1開始流水編制。

文 號：即文件的發文字號，圖紙為圖號。

責任者：制發文件的組織，即文件的發文機關。

文件名稱：文件的標題。沒有標題或標題不規范時須重新擬制標題，并加“[ ]”號。

日 期：文件的成文日期，格式如“2003.3.2”。

頁 數：每份文件的總頁數。

備 注：文件需要說明的情況。

（7）填寫卷內備考表

注：備考表放在卷內文件的最后

 （8）填寫案卷封面 

基建檔案案卷封面的填寫項目及要求 ：

檔號：即本卷基建檔案的編號（具體見編號方法）；

檔案館（室）號：不填；

縮微號：不填；

案卷題名：即案卷的標題。擬寫時要求題名結構完整，包括工程名稱、分項名稱和文種，一般不超過50個字；

編制單位：本卷內所有文件的形成單位，編制單位必須用全稱或通用簡稱；多個編制單位的可按照其重要程度有選擇地填寫兩到三個；

編制時間：本卷內文件形成時間跨度；

保管期限：基建檔案的保管期限根據《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》確定；

密級：基建檔案的密級一般為“秘密”。

（9）檔案盒脊背填寫

檔案盒脊背所填項目與案卷封面一致(如圖)

（10）基建案卷排列

一般采用流水號排列法，即按工程先后順序進行大流水編號。

四、基建檔案歸屬問題

基建檔案隨其實體歸屬。即其建筑物產權是哪個單位，其基建檔案就應該屬于哪個單位。