企業(yè)檔案知識(shí)化管理

（一）企業(yè)檔案工作發(fā)展的進(jìn)程

　   我國企業(yè)檔案工作發(fā)展的進(jìn)程，伴隨我國檔案工作發(fā)展，自l959年“大連會(huì)議”以來按管理特征劃分，大體可以分為檔案管理、檔案信息技術(shù)管理與檔案知識(shí)化管理三個(gè)階段。這三個(gè)階段不是截然分開的，它們既有密切聯(lián)系，又有一定的區(qū)別。

　 檔案管理階段在管理形式上有企業(yè)檔案分別管理與綜合管理。該階段的特點(diǎn)，是以檔案實(shí)體為主要管理對(duì)象，重在對(duì)檔案實(shí)體的收集、管理、保存與利用。

  檔案信息技術(shù)管理階段在管理形式上有文檔一體化管理與信息一體化管理等，該階段的特點(diǎn)，是以檔案實(shí)體管理為基礎(chǔ)，重在對(duì)檔案信息的管理與開發(fā)利用，強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案中信息的開發(fā)或?qū)n案、資料、情報(bào)信息的綜合開發(fā)。在此階段，人們在檔案管理觀念上發(fā)生了深刻變革，不斷把信息論、系統(tǒng)論與現(xiàn)代信息技術(shù)引進(jìn)到檔案管理領(lǐng)域。

  知識(shí)管理是近年來出現(xiàn)的一個(gè)新概念，它首先出現(xiàn)于醫(yī)療保健、生物工程、空間技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件等高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，企業(yè)將知識(shí)作為主要資本形態(tài)。所謂知識(shí)管理是以知識(shí)為主要資源，以知識(shí)的獲取、處理、共享、利用和創(chuàng)新為基本內(nèi)容，以增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力為根本目標(biāo)的管理模式。

（二）知識(shí)化管理是企業(yè)檔案工作發(fā)展的趨勢

  它在內(nèi)容上主要包括作為經(jīng)營資本的市場資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)資產(chǎn)、人力資源資產(chǎn)和基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)資產(chǎn)。其中市場資產(chǎn)包括企業(yè)品牌、聲譽(yù)、長期業(yè)務(wù)、合同、銷售渠道等；知識(shí)產(chǎn)權(quán)資產(chǎn)包括企業(yè)專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、商業(yè)秘密和版權(quán)等；人力資源資產(chǎn)包括企業(yè)人力的經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)素質(zhì)、工作能力等；基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)資產(chǎn)指企業(yè)管理過程、管理哲學(xué)、企業(yè)文化、信息技術(shù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)管理和 金融關(guān)系等。這些知識(shí)從表現(xiàn)形態(tài)上看既有物化在機(jī)器設(shè)備上的知識(shí)，有體現(xiàn)在書本、圖紙、說明書、規(guī)章中的知識(shí)；也有體現(xiàn)在員工頭腦與實(shí)踐中的知識(shí)。

  企業(yè)之所以把上述對(duì)象看做是知識(shí)并實(shí)施知識(shí)管理有著十分豐富的內(nèi)涵與重要的作用。

1.增加知識(shí)儲(chǔ)備

  知識(shí)管理的首要任務(wù)是捕捉知識(shí)，通過知識(shí)管理，將個(gè)人的、零散的知識(shí)和信息儲(chǔ)備起來。這種知識(shí)既包括顯性知識(shí)，也包括隱性知識(shí)；既有企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)，也有企業(yè)外部的知識(shí)。 知識(shí)雖然是普遍存在的，但知識(shí)的收集卻是個(gè)艱苦的積累過程，特別是要捕捉到隱性知識(shí)就更為困難。

2.知識(shí)處理

  知識(shí)處理的任務(wù)是將儲(chǔ)備的知識(shí)和信息通過數(shù)字化與知識(shí)化將其有序化，提供知識(shí)共享的環(huán)境。這就要求對(duì)儲(chǔ)備的知識(shí)進(jìn)行分類，分析各種知識(shí)間隱含的聯(lián)系，并在知識(shí)與員工間能進(jìn)行有效的溝通，以利于知識(shí)的傳播與利用。

3.共享知識(shí)

  知識(shí)管理的重要目的是使知識(shí)源與利用者之間構(gòu)筑起一座橋梁，并通過適當(dāng)?shù)墓ぞ吲c環(huán)境幫助員工輕松地獲取知識(shí)。例如通過知識(shí)庫使銷售人員能方便地與有關(guān)客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)話，從銷售商網(wǎng)絡(luò)、供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)中了解有關(guān)信息，不因人員的崗位調(diào)動(dòng)或流失而影響業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行；企業(yè)管理人員能通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)方便 地了解市場動(dòng)態(tài)、生產(chǎn)進(jìn)展等知識(shí)與信息，掌握競爭環(huán)境中的機(jī)遇與挑戰(zhàn)；同時(shí)也能幫助新員工盡快熟悉本企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。總之，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能使需要知識(shí)的人在需要的時(shí)候能方便地獲得所需要的知識(shí)，對(duì)知識(shí)實(shí)行共享、共用。

4.創(chuàng)新知識(shí)

  知識(shí)管理的最終目的是幫助員工從現(xiàn)有知識(shí)與信息中挖掘新知識(shí)，進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新。在市場競爭中，創(chuàng)新是企業(yè)活力的源泉，是企業(yè)的靈魂，但這種創(chuàng)新只能是來自一定基礎(chǔ)上的創(chuàng)新。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中積累了大量的知識(shí)，通過對(duì)這些知識(shí)的總結(jié)、分類，按關(guān)聯(lián)規(guī)則從中發(fā)現(xiàn)知識(shí)就是一種創(chuàng)新，從現(xiàn)有數(shù)據(jù)中挖掘出有用的知識(shí)就是向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。　　

  從上述企業(yè)管理的內(nèi)涵與目的中不難看出，企業(yè)知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理、企業(yè)信息管理最大的區(qū)別：

           一是管理觀念的不同。

           二是管理對(duì)象的不同。

           三是運(yùn)作方式的不同。

 從上述區(qū)別中可以看出，盡管三者中有一定關(guān)聯(lián)，但區(qū)別是明顯的，正如檔案信息技術(shù)管理不是檔案管理的自然延伸一樣，企業(yè)知識(shí)管理也不是信息技術(shù)管理的自然延伸。

 從我國目前檔案工作發(fā)展?fàn)顩r看，表現(xiàn)有以下明顯特征：

           一是共存性。

           二是漸進(jìn)性。 

（三）企業(yè)知識(shí)管理對(duì)企業(yè)檔案工作的啟示

  企業(yè)知識(shí)管理概念的出現(xiàn)不僅是企業(yè)管理觀念的重大變革，為企業(yè)管理開辟了嶄新的天地，同時(shí)也為檔案工作注入了新的活力，給檔案工作帶來許多有益的啟示，對(duì)進(jìn)一步主動(dòng)地推進(jìn)企業(yè)檔案工作改革具有深刻的指導(dǎo)意義。

1.樹立“大檔案”觀

  傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作主要是收集企業(yè)內(nèi)部的顯性知識(shí)。實(shí)際上作為企業(yè)科技生產(chǎn)活動(dòng)的歷史記錄，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，還有大量知識(shí)存在于員工頭腦中、實(shí)踐中，還存在于企業(yè)組織機(jī)構(gòu)與企業(yè)文化中。此外，企業(yè)科技生產(chǎn)活動(dòng)也不局限于企業(yè)內(nèi)部，在市場經(jīng)濟(jì)體制下大量的經(jīng)營活動(dòng)發(fā)生在企業(yè)外部，市場環(huán)境對(duì)企業(yè)的生存與發(fā)展是至關(guān)重要的。企業(yè)檔案工作不僅要收集企業(yè)內(nèi)部的歷史的知識(shí)與信息，還應(yīng)注意企業(yè)外部的動(dòng)態(tài)的知識(shí)與信息。

2.重在知識(shí)的共享與創(chuàng)新

  企業(yè)管理的核心是實(shí)行知識(shí)的共享與創(chuàng)新，直接提高企業(yè)的核心競爭力。現(xiàn)有的檔案、資料作為企業(yè)知識(shí)的一種表現(xiàn)形式，不論是實(shí)行檔案綜合管理，還是實(shí)行信息一體化管理，工作重點(diǎn)一方面要放在知識(shí)的有序化上，要對(duì)檔案中的知識(shí)進(jìn)行分類，分析各種知識(shí)間隱含的聯(lián)系，不能只簡單限定在檔案實(shí)體的分類與實(shí)體間的聯(lián)系上，要在知識(shí)庫中的知識(shí)與知識(shí)利用者之間進(jìn)行有效地溝通，為員工提供知識(shí)共享與創(chuàng)新創(chuàng)造條件；另一方面應(yīng)大力開展對(duì)檔案內(nèi)容的編輯研究工作，盡力開發(fā)利用檔案中蘊(yùn)涵的知識(shí)。通過對(duì)檔案內(nèi)容研究除編輯檔案參考資料之外，還應(yīng)積極參與制定企業(yè)的各種工作細(xì)則、業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)程等，把檔案中的知識(shí)運(yùn)用到企業(yè)管理中去。

3.檔案信息化與信息知識(shí)化

　　企業(yè)知識(shí)管理是一種管理模式，也是一個(gè)過程。知識(shí)管理的基礎(chǔ)是企業(yè)信息化，檔案知識(shí)化管理也需要對(duì)信息內(nèi)容實(shí)施信息化，借助企業(yè)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的有效傳遞與共享。與知識(shí)管理相關(guān)的另一問題是，信息知識(shí)化，就知識(shí)與信息關(guān)系看，知識(shí)應(yīng)是知識(shí)化的信息，信息只有知識(shí)化才能實(shí)施管理。

  信息知識(shí)化的主要含義，一是指在企業(yè)信息化的進(jìn)程中有大量電子文件產(chǎn)生，如何使有保存價(jià)值的電子文件檔案化、知識(shí)化；二是指如何捕捉企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的非文獻(xiàn)記錄的知識(shí)與信息，特別是如何挖掘企業(yè)的隱性知識(shí)與信息，并及時(shí)將其顯性化、檔案化、知識(shí)化。按知識(shí)管理的要求，檔案部門應(yīng)認(rèn)真研究信息知識(shí)化的途徑、對(duì)策。