科技檔案統(tǒng)計(jì)原理

馬克思主義哲學(xué)告訴我們：任何事物都是質(zhì)和量的統(tǒng)一體。科技檔案統(tǒng)計(jì)，就是運(yùn)用定量的方法對(duì)科技檔案及科技檔案工作進(jìn)行量的抽象，從質(zhì)、量的聯(lián)系中對(duì)數(shù)量進(jìn)行觀察、分析和研究，以表冊(cè)、指標(biāo)數(shù)字等形式揭示科技檔案和科技檔案工作的發(fā)展過(guò)程、現(xiàn)狀與一般規(guī)律。列寧曾把社會(huì)經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)看作是“社會(huì)認(rèn)識(shí)的最有力的武器之一” 。其道理，就是因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)是在社會(huì)現(xiàn)象數(shù)量與質(zhì)量的相互聯(lián)系中，來(lái)揭示其數(shù)量方面的發(fā)展變化程度及其規(guī)律性。

1 科技檔案統(tǒng)計(jì)的意義與任務(wù)

科技檔案統(tǒng)計(jì)與其它統(tǒng)計(jì)一樣，也是根據(jù)自身發(fā)展的需要而建立的。人們要認(rèn)識(shí)科技檔案、科技檔案工作這一社會(huì)現(xiàn)象，分析、研究和掌握這一社會(huì)現(xiàn)象的發(fā)展規(guī)模、水平、速度、構(gòu)成、比例和規(guī)律，使科技檔案事業(yè)不斷推向前進(jìn)，就必須要進(jìn)行科技檔案統(tǒng)計(jì)。

1.科技檔案統(tǒng)計(jì)的意義

（1）科技檔案統(tǒng)計(jì)是了解和掌握科技檔案形成、管理及利用情況的重要手段。人們要對(duì)科技檔案實(shí)行科學(xué)的管理，辦法之一就是依靠統(tǒng)計(jì)，把科技檔案統(tǒng)計(jì)視為最可靠、最有力的“助手”。對(duì)科技檔案實(shí)行科學(xué)管理，如庫(kù)藏管理、組織管理、技術(shù)管理、業(yè)務(wù)管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理等，都離不開(kāi)統(tǒng)計(jì)。只有在科技檔案部門(mén)內(nèi)建立和開(kāi)展科技檔案統(tǒng)計(jì)工作，才能真實(shí)地、具體地、準(zhǔn)確地反映科技檔案工作的情況。

（2）科技檔案統(tǒng)計(jì)是提高科技檔案管理水平，維護(hù)科技檔案的完整與安全，執(zhí)行集中統(tǒng)一管理原則的有力措施。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮科技檔案的作用，科技檔案部門(mén)必須建立科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)所保管的科技檔案及管理進(jìn)行及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，從不同的角度了解和分析所保管科技檔案的數(shù)量狀況和管理狀況，從中總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，探索工作規(guī)律，發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，提高科技檔案管理水平，保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

（3）科技檔案統(tǒng)計(jì)可以幫助科技檔案工作者研究檔案利用規(guī)律，更好地開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源。科技檔案利用的規(guī)律，既包括科技檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)規(guī)律，也包括用戶(hù)利用科技檔案的規(guī)律。我們?cè)谘芯靠萍紮n案利用規(guī)律時(shí)，尤其要研究用戶(hù)利用科技檔案的規(guī)律，而統(tǒng)計(jì)方法是一種經(jīng)常采用的有效方法。通過(guò)統(tǒng)計(jì)，我們可以了解和掌握用戶(hù)的類(lèi)型、心理、特點(diǎn)；也可以了解用戶(hù)的利用需求、利用范圍；還可以了解和掌握其它因素對(duì)科技檔案利用的影響。總之，科技檔案統(tǒng)計(jì)，特別是科技檔案利用統(tǒng)計(jì)，能使我們將被動(dòng)的提供利用變成主動(dòng)的檔案服務(wù)，更好地服務(wù)于各項(xiàng)工作。

（4）科技檔案統(tǒng)計(jì)可以充分調(diào)動(dòng)廣大科技檔案工作者的積極性。科技檔案工作的活動(dòng)是千差萬(wàn)別的，用什么方法來(lái)衡量科技檔案工作者的成績(jī)呢？辦法固然很多，但都離不開(kāi)統(tǒng)計(jì)。只有統(tǒng)計(jì)，才能計(jì)量出每個(gè)科技檔案工作者的工作數(shù)量和質(zhì)量，從而形成良性的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，促使其做好本職工作，共同完成科技檔案工作的任務(wù)。

2.科技檔案統(tǒng)計(jì)的任務(wù)

科技檔案統(tǒng)計(jì)的基本任務(wù)是：對(duì)科技檔案和科技檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、整理、分析、提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。科技檔案統(tǒng)計(jì)通過(guò)經(jīng)常地、及時(shí)地對(duì)科技檔案的收進(jìn)、移出、整理、編目、鑒定、保管、檢索、提供利用和編研等情況，以及對(duì)科技檔案工作的人員、機(jī)構(gòu)、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等方面的數(shù)量，進(jìn)行調(diào)查登記、分組整理、綜合分析，以反映出科技檔案管理的狀況，提高科技檔案管理的水平。科技檔案統(tǒng)計(jì)的任務(wù)，具體可概括為以下五個(gè)方面：

（1）組織各種形式的科技檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查，收集有關(guān)科技檔案工作現(xiàn)狀與發(fā)展的統(tǒng)計(jì)資料。

（2）對(duì)收集來(lái)的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行以統(tǒng)計(jì)分組和統(tǒng)計(jì)匯總為主要內(nèi)容的系統(tǒng)整理，使之系統(tǒng)化、有序化。

（3）對(duì)經(jīng)過(guò)整理的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以便對(duì)科技檔案工作的發(fā)展作出科學(xué)的、總體的評(píng)價(jià)。

（4）為檔案行政管理部門(mén)、專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)和國(guó)家統(tǒng)計(jì)部門(mén)提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)服務(wù)和統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。

（5）根據(jù)統(tǒng)計(jì)資料，對(duì)科技檔案工作的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)，并提供預(yù)測(cè)材料。

3.科技檔案統(tǒng)計(jì)的層次

科技檔案統(tǒng)計(jì)，由微觀和宏觀兩個(gè)層次組成。微觀層次是指基層科技檔案機(jī)構(gòu)、科技專(zhuān)業(yè)檔案館對(duì)本部門(mén)、本單位科技檔案和科技檔案工作所進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)，其內(nèi)容包括檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案管理統(tǒng)計(jì)、檔案利用統(tǒng)計(jì)和人員、設(shè)備、環(huán)境及財(cái)務(wù)等輔助統(tǒng)計(jì)。宏觀層次是指國(guó)家各級(jí)檔案行政管理部門(mén)和各級(jí)專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)等進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)，目前以實(shí)施檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度為主。

2 科技檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查

科技檔案統(tǒng)計(jì)在確定了有關(guān)任務(wù)后，首先要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查。它是按照預(yù)定的研究目的和調(diào)查要求，靈活運(yùn)用科學(xué)的調(diào)查方法，有組織、有計(jì)劃地搜集各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)資料的工作。這是科技檔案統(tǒng)計(jì)的第一步，也是進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)。

1.科技檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查方案

統(tǒng)計(jì)調(diào)查是一項(xiàng)比較細(xì)致而復(fù)雜的工作。為了做好這項(xiàng)工作，在調(diào)查前必須制定一個(gè)科學(xué)的、周密的統(tǒng)計(jì)調(diào)查方案。有了方案才可使參加統(tǒng)計(jì)的工作人員統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一行動(dòng)。科技檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查方案的內(nèi)容包括：調(diào)查目的、調(diào)查對(duì)象、調(diào)查單位、調(diào)查項(xiàng)目、調(diào)查表、調(diào)查方式、搜集調(diào)查資料的方法和調(diào)查組織實(shí)施計(jì)劃。

（1）確定調(diào)查目的。制定科技檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查方案時(shí)，首先要確定調(diào)查目的，明確進(jìn)行調(diào)查的任務(wù)或要解決的問(wèn)題。只有這樣，才能使參加調(diào)查的人員工作起來(lái)有方向、有目標(biāo)，并按具體要求和需要去做。因此，我們確定的調(diào)查目的必須具體，突出一至兩個(gè)中心，避免面面俱到。

（2）確定調(diào)查對(duì)象和調(diào)查單位。調(diào)查對(duì)象是指要進(jìn)行調(diào)查的總體，它是由許多性質(zhì)相同的調(diào)查單位所組成的。調(diào)查對(duì)象取決于調(diào)查目的，有什么樣的調(diào)查目的，就有什么樣的調(diào)查對(duì)象。比如，我們要調(diào)查科技檔案中產(chǎn)品檔案的情況，所有產(chǎn)品檔案的案卷構(gòu)成調(diào)查對(duì)象，具體的每個(gè)產(chǎn)品檔案的案卷都是調(diào)查單位。確定調(diào)查對(duì)象，能使我們知道所要調(diào)查的總體界限；確定調(diào)查單位，能使我們明確具體的調(diào)查客體，因?yàn)檎{(diào)查有全面調(diào)查和非全面之分，在非全面調(diào)查中，調(diào)查單位并不是構(gòu)成調(diào)查對(duì)象總體的全部單位。

（3）確定調(diào)查項(xiàng)目和調(diào)查表。調(diào)查項(xiàng)目是指準(zhǔn)備調(diào)查的內(nèi)容，包括要調(diào)查的基本統(tǒng)計(jì)數(shù)字和基本情況。確定調(diào)查項(xiàng)目，有以下六點(diǎn)需要注意：

第一，調(diào)查項(xiàng)目必須根據(jù)調(diào)查目的，結(jié)合實(shí)際和可能的情況來(lái)設(shè)計(jì)，一些不必要的和不可能得到的標(biāo)志（說(shuō)明調(diào)查單位所具有的屬性和特征的名稱(chēng)）不要列入調(diào)查項(xiàng)目；

第二，調(diào)查項(xiàng)目的含義要明確，不含糊，只能有一種解釋?zhuān)荒苡卸喾N解釋?zhuān)匾獣r(shí)可對(duì)調(diào)查項(xiàng)目的含義作出明確的規(guī)定；

第三，調(diào)查項(xiàng)目之間要有聯(lián)系，要成體系，以便對(duì)有關(guān)項(xiàng)目相互核對(duì)和檢查錯(cuò)誤；

第四，規(guī)定計(jì)量單位、時(shí)期或時(shí)點(diǎn)，以便統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；

第五，確定調(diào)查項(xiàng)目的答案形式，如采用文字式、數(shù)字式、是否式等；

第六，注意本次調(diào)查項(xiàng)目與過(guò)去調(diào)查項(xiàng)目之間的銜接，以便進(jìn)行動(dòng)態(tài)對(duì)比。

調(diào)查表是把確定好的調(diào)查項(xiàng)目按照合理的順序而排列的一種表格，一般由表頭、表身、表腳三部分組成。

（4）制定統(tǒng)計(jì)調(diào)查的組織實(shí)施方案。為了保證科技檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的順利進(jìn)行，還必須制定出調(diào)查的組織實(shí)施計(jì)劃，其內(nèi)容包括：調(diào)查時(shí)間、調(diào)查方式、組織領(lǐng)導(dǎo)、調(diào)查前的準(zhǔn)備工作等。

2.科技檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查方式

統(tǒng)計(jì)調(diào)查通常按照其組織方式的不同，分為統(tǒng)計(jì)報(bào)表和專(zhuān)門(mén)調(diào)查兩類(lèi)。

（1）統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表是科技檔案部門(mén)按照國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的表格、形式、指標(biāo)體系、報(bào)送時(shí)間和報(bào)送程序，向上級(jí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)資料的一種統(tǒng)計(jì)調(diào)查方式。我國(guó)從1983年開(kāi)始實(shí)施統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，即國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)家統(tǒng)計(jì)局下發(fā)《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》，由包括科技檔案部門(mén)在內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一填報(bào)。填報(bào)的數(shù)字來(lái)源于日常的原始記錄和統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

原始記錄是檔案部門(mén)采用一定的表格形式，對(duì)科技檔案及科技檔案工作所進(jìn)行的最初登記。比如，在收集科技檔案時(shí)，要建立科技檔案收進(jìn)登記簿；在整理科技檔案時(shí)，要建立科技檔案分類(lèi)登記簿；在科技檔案利用時(shí)，要建立科技檔案利用記錄卡、科技檔案借出登記簿等。所有這些原始記錄對(duì)于做好統(tǒng)計(jì)調(diào)查，尤其是執(zhí)行統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度極為重要。

科技檔案部門(mén)利用原始記錄填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，中間通常需要設(shè)置各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳就是按照統(tǒng)計(jì)報(bào)表的要求，用一定的表格形式將分散的原始記錄資料，按報(bào)表的要求和時(shí)間順序，集中登錄的各種表冊(cè)。它實(shí)際上是介于原始記錄和統(tǒng)計(jì)報(bào)表之間的一個(gè)中間環(huán)節(jié)，如許多檔案部門(mén)建立了“科技檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬”、“科技檔案編研資料統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬”等。

（2）專(zhuān)門(mén)調(diào)查。如果說(shuō)統(tǒng)計(jì)報(bào)表是定期調(diào)查科技檔案工作基本情況的話(huà)，專(zhuān)門(mén)調(diào)查則是為了解決某些具體問(wèn)題而進(jìn)行的調(diào)查。專(zhuān)門(mén)調(diào)查包括普查、重點(diǎn)調(diào)查、典型調(diào)查和抽樣調(diào)查。

A.普查。普查是對(duì)科技檔案工作在某一時(shí)點(diǎn)上狀態(tài)進(jìn)行的一種全面年，國(guó)家檔案局和全國(guó)工業(yè)普查領(lǐng)導(dǎo)小組聯(lián)合開(kāi)展對(duì)全國(guó)大中型工業(yè)企業(yè)檔案工作的普查，以全面、詳細(xì)地了解和掌握全國(guó)現(xiàn)有重點(diǎn)企業(yè)檔案工作的基本情況。普查的作用在于搜集比較全面、細(xì)致、精確的統(tǒng)計(jì)資料，使國(guó)家了解科技檔案工作方面的全面而具體的情況，為制定科技檔案工作的方針、政策服務(wù)。

普查具有很強(qiáng)的時(shí)效性，工作量大，牽涉面廣。普查的一般步驟是：①根據(jù)普查的目的和任務(wù)頒布普查方案；②組織普查人員學(xué)習(xí)普查方案和有關(guān)文件，進(jìn)行試點(diǎn)工作；③進(jìn)行正式普查登記和普查質(zhì)量登記的抽樣檢查；④將普查結(jié)果及時(shí)報(bào)送有關(guān)機(jī)關(guān)；⑤匯總出全面資料，并進(jìn)行分析研究，報(bào)送有關(guān)部門(mén)并公布普查結(jié)果；⑥ 總結(jié)普查工作。

B.重點(diǎn)調(diào)查。重點(diǎn)調(diào)查屬于非全面調(diào)查，即在調(diào)查總體中選出少數(shù)重點(diǎn)單位進(jìn)行調(diào)查以了解基本情況的一種調(diào)查方式。這些重點(diǎn)單位在全部單位中雖然只是一部分，但它們?cè)谒芯康臉?biāo)志總量中卻占很大的比重，因而對(duì)這些單位進(jìn)行調(diào)查就能夠反映研究對(duì)象的基本情況。例如，要分析科技檔案利用情況，可分別調(diào)查科技檔案和用戶(hù)。調(diào)查科技檔案時(shí)，可選擇利用頻率高的科技檔案作為重點(diǎn)；調(diào)查用戶(hù)時(shí)，可選擇利用頻繁的用戶(hù)作為重點(diǎn)。

這種調(diào)查方式的優(yōu)點(diǎn)在于能在節(jié)省人力、物力和時(shí)間的前提下，迅速取得調(diào)查總體基本情況的資料。一般說(shuō)來(lái)，當(dāng)調(diào)查任務(wù)只要求掌握基本情況，而部分單位又比較能集中反映所研究的問(wèn)題時(shí)，宜采用重點(diǎn)調(diào)查。

C.典型調(diào)查。典型調(diào)查也是一種非全面調(diào)查。它是根據(jù)調(diào)查的目的和要求，在對(duì)所研究的對(duì)象進(jìn)行全面分析的基礎(chǔ)上選擇具有代表性的典型單位，做周密系統(tǒng)的調(diào)查，借以認(rèn)識(shí)研究對(duì)象的本質(zhì)和發(fā)展變化規(guī)律的一種調(diào)查方式。

典型調(diào)查的關(guān)鍵是確定典型單位，常用的方法是“劃類(lèi)選典”。例如，要分析影響科技檔案利用的因素，可先將科技檔案劃分為若干類(lèi)型：產(chǎn)品檔案類(lèi)、基建檔案類(lèi)、科研檔案類(lèi)、設(shè)備檔案類(lèi)等；然后在每一類(lèi)科技檔案中，選擇一定數(shù)量的案卷進(jìn)行重點(diǎn)“解剖”。

典型調(diào)查雖然和重點(diǎn)調(diào)查一樣，都屬于非全面調(diào)查，但兩者還是有所區(qū)別的。首先調(diào)查目的不同，重點(diǎn)調(diào)查是為了了解對(duì)象某一方面的發(fā)展趨勢(shì)，而典型調(diào)查則是為了“解剖麻雀”，認(rèn)識(shí)其本質(zhì)；其次調(diào)查單位不同，重點(diǎn)調(diào)查的單位是某種現(xiàn)象較為集中的單位，而典型調(diào)查則是選擇具有代表性的單位。

D.抽樣調(diào)查。抽樣調(diào)查同樣也是一種非全面調(diào)查。它是按隨機(jī)原則在總體中選取一部分調(diào)查單位進(jìn)行觀察，用以推算全部總體的一種調(diào)查。比如，要調(diào)查某檔案部門(mén)的科技檔案查全率、查準(zhǔn)率的情況，就可從利用登記單中隨機(jī)抽取一部分作為調(diào)查單位，進(jìn)行分析、核查。

抽樣調(diào)查和其它非全面調(diào)查相比，有兩個(gè)特點(diǎn)：一是按隨機(jī)原則抽取調(diào)查單位。重點(diǎn)調(diào)查也好，典型調(diào)查也好，它們都是按照一定的主觀要求，有意識(shí)地選擇若干調(diào)查單位進(jìn)行調(diào)查、觀察。抽樣調(diào)查從原則上說(shuō)，它完全排除了人們主觀上有意識(shí)的選擇；二是從數(shù)量上推算全體，抽樣調(diào)查的任務(wù)就是通過(guò)對(duì)部分調(diào)查單位的分析研究，計(jì)算綜合指標(biāo)，從數(shù)量上推算總體。

3 科技檔案統(tǒng)計(jì)整理

統(tǒng)計(jì)整理是根據(jù)科技檔案統(tǒng)計(jì)任務(wù)的要求，為了反映研究對(duì)象的特征及其規(guī)律，對(duì)統(tǒng)計(jì)調(diào)查所取得的各項(xiàng)原始資料進(jìn)行加工與綜合，使之系統(tǒng)化的過(guò)程。

1.統(tǒng)計(jì)整理的內(nèi)容

統(tǒng)計(jì)整理既涉及到理論問(wèn)題，又包含了綜合匯總的技術(shù)問(wèn)題，是一項(xiàng)細(xì)致的工作。要做好統(tǒng)計(jì)整理工作，必須事先制定出一個(gè)整理綱要。整理綱要集中體現(xiàn)了統(tǒng)計(jì)整理的主要內(nèi)容。

（1）統(tǒng)計(jì)審核。統(tǒng)計(jì)審核是統(tǒng)計(jì)整理的開(kāi)始。調(diào)查資料是統(tǒng)計(jì)整理的工作對(duì)象和統(tǒng)計(jì)分析的依據(jù)，不能出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤。因此，必須對(duì)所占有的調(diào)查資料進(jìn)行認(rèn)真的檢查、審核。其內(nèi)容包括準(zhǔn)確性審核和完整性審核。

（2）統(tǒng)計(jì)分組。統(tǒng)計(jì)分組是統(tǒng)計(jì)整理的基礎(chǔ)。按照最基本的、最能說(shuō)明問(wèn)題的本質(zhì)特征進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組以及利用相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行加工整理，能對(duì)科技檔案及科技檔案工作進(jìn)行細(xì)致的數(shù)量描述和數(shù)量分析。

（3）統(tǒng)計(jì)匯總。統(tǒng)計(jì)匯總是統(tǒng)計(jì)整理的中心內(nèi)容。它包括選擇適當(dāng)?shù)膮R總組織形式和具體方法，按分組要求對(duì)原始資料分組匯總，計(jì)算各組的單位數(shù)和合計(jì)數(shù)，計(jì)算各組指標(biāo)數(shù)值和綜合指標(biāo)數(shù)值。

（4）編制統(tǒng)計(jì)表。統(tǒng)計(jì)表是統(tǒng)計(jì)整理的有效表現(xiàn)形式。它以簡(jiǎn)明扼要的表格形式，表述統(tǒng)計(jì)匯總的結(jié)果，反映統(tǒng)計(jì)研究對(duì)象在數(shù)量方面的具體表現(xiàn)和有關(guān)聯(lián)系。

2.統(tǒng)計(jì)分組

統(tǒng)計(jì)分組是根據(jù)科技檔案統(tǒng)計(jì)的任務(wù)和科技檔案工作的特點(diǎn)，按一定的標(biāo)志把調(diào)查的總體單位劃分為若干部分或組。統(tǒng)計(jì)分組的結(jié)果是形成總體單位在各組間分配的一系列數(shù)字，即分配數(shù)列。按照分組所采用標(biāo)志的不同，分配數(shù)列有品質(zhì)數(shù)列和變量數(shù)列之分。品質(zhì)數(shù)列是按品質(zhì)標(biāo)志分組形成的分配數(shù)列，如表15-1所示。                                              

變量數(shù)列包括單項(xiàng)數(shù)列和組距數(shù)列兩種。單項(xiàng)數(shù)列是用變量的一個(gè)特定數(shù)值來(lái)表示，表15-2所示的就是單項(xiàng)數(shù)列。一般說(shuō)來(lái)，如果變量變動(dòng)的范圍較小，項(xiàng)數(shù)不多，就可采用單項(xiàng)數(shù)列。組距數(shù)列，各組并不是用變量的一個(gè)特定數(shù)值來(lái)表示，而是用變量的變動(dòng)范圍或變動(dòng)幅度來(lái)表示。比如，我們可按年齡的不同對(duì)某市科技檔案工作者進(jìn)行分組，每組的年齡不是一個(gè)具體的數(shù)值，而是一個(gè)范圍，如表15-3所示。這樣形成的變量數(shù)列，就是組距數(shù)列。

組距數(shù)列一般是在變量值范圍很大，或連續(xù)變化的情況下采用。編制組距數(shù)列，每組的變量范圍常用“xx-xx”表示。根據(jù)各組組距是否一致，組距數(shù)列又可分為等距數(shù)列和異距數(shù)列兩種。

3.統(tǒng)計(jì)匯總

調(diào)查資料經(jīng)過(guò)科學(xué)分組以后，就要進(jìn)行具體的匯總工作。所謂匯總，是將總體的各單位數(shù)和標(biāo)志數(shù)值歸納到各組中去，計(jì)算出整個(gè)總體單位數(shù)及標(biāo)志數(shù)值的工作過(guò)程。目前匯總主要有手工匯總和計(jì)算機(jī)匯總兩類(lèi)。手工匯總是用手工技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總的方法，通常有點(diǎn)線(xiàn)法、過(guò)錄法、折疊法、卡片法等。這種方法雖然落后，但簡(jiǎn)單易行，在匯總量較小的情況下應(yīng)用較多。計(jì)算機(jī)匯總則是統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志，其特點(diǎn)是快速、準(zhǔn)確。

統(tǒng)計(jì)匯總的組織方式主要有兩種：一是逐級(jí)匯總，其特點(diǎn)是便于逐級(jí)審查，逐級(jí)發(fā)揮作用，但中間環(huán)節(jié)多，所需時(shí)間長(zhǎng)。二是集中匯總，其特點(diǎn)為時(shí)間短，準(zhǔn)確率高，但不易發(fā)現(xiàn)或糾正存在問(wèn)題。

4.編制統(tǒng)計(jì)表

經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)匯總以后，把說(shuō)明科技檔案工作的數(shù)字資料按照一定的順序在表格上表現(xiàn)出來(lái)，這種表格就叫做統(tǒng)計(jì)表。統(tǒng)計(jì)表從形式上來(lái)看，由標(biāo)題、標(biāo)目、橫行、縱欄、數(shù)字資料五個(gè)部分組成。其中：統(tǒng)計(jì)表的標(biāo)題就是統(tǒng)計(jì)表的名稱(chēng)，它簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明全表的內(nèi)容，一般放在表的上端中央；標(biāo)目是指橫行和縱欄的名稱(chēng)，分別說(shuō)明橫行和縱欄的內(nèi)容，也可分別稱(chēng)為橫行標(biāo)題和縱欄標(biāo)題，或橫標(biāo)目和縱標(biāo)目，其位置分別在表的左方和右上方；數(shù)字資料就是用數(shù)量來(lái)說(shuō)明科技檔案工作的具體情況，它填在表格內(nèi)。

統(tǒng)計(jì)表從內(nèi)容上來(lái)看，包括主詞和賓詞兩部分。主詞就是統(tǒng)計(jì)表所要說(shuō)明的總體，或者是總體的各個(gè)組、各個(gè)單位的名稱(chēng)，也可由排列的時(shí)間所構(gòu)成。賓詞是用來(lái)說(shuō)明主詞的各種指標(biāo)。在通常情況下，主詞排在表的左方，列于橫行；賓詞排列在表的右方，列于縱欄。表15-4是統(tǒng)計(jì)表的一般表式。

4 科技檔案統(tǒng)計(jì)分析

統(tǒng)計(jì)分析是指對(duì)科技檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行加工研究，以求認(rèn)識(shí)科技檔案工作的現(xiàn)狀及發(fā)展規(guī)律。它是科技檔案統(tǒng)計(jì)的最后階段，是提供科技檔案統(tǒng)計(jì)成果的階段，也是充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)認(rèn)識(shí)作用和監(jiān)督檢查作用的階段。

科技檔案統(tǒng)計(jì)分析通常分為三個(gè)層次：第一，計(jì)算符合分析內(nèi)容所需要的分組數(shù)、平均數(shù)、相對(duì)數(shù)、動(dòng)態(tài)數(shù)列等各種分析資料；第二，由量的分析過(guò)渡到質(zhì)的認(rèn)識(shí)，闡明科技檔案工作發(fā)展的規(guī)律，觀察其發(fā)展變化的來(lái)龍去脈，分析影響的因素和原因；第三，抓住當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題，進(jìn)一步分析產(chǎn)生和發(fā)展的主客觀條件，提出解決矛盾、改進(jìn)工作的建議。

科技檔案統(tǒng)計(jì)分析成果的表述形式很多，其中以統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告的形式居多。所謂統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，是指將統(tǒng)計(jì)分析成果用文字報(bào)告的形式表達(dá)出來(lái)，以供有關(guān)方面使用和參考的一種書(shū)面報(bào)告。