科技檔案編號

編號是管理工作中不可缺少的符號語言，它簡潔、概括地揭示了管理對象的內(nèi)容特征和形式特征，是管理對象數(shù)字化的產(chǎn)物。通過編號，將實(shí)體管理轉(zhuǎn)化為編號管理，已成為簡化管理、提高效率的重要途徑。

科技檔案編號，簡稱科技檔案號，是指案卷的編號或代號，它是科技檔案部門用來反映科技檔案內(nèi)容特征和管理特征的一組符號，也是科技檔案管理的重要工具。

1 科技檔案號的特征和種類

1.科技檔案號的特征

（1）科技檔案號是以科技檔案案卷為單位編制的。科技檔案案卷不是自然形成的，而是人們根據(jù)科技檔案的形成規(guī)律和組卷要求，由一定數(shù)量的科技文件組合而成的。作為案卷的編號或代號，實(shí)際上是一組科技文件共有的編號或代號。這是科技檔案號的基本特征，也是它與科技文件號以及檔案其它標(biāo)記符號的主要區(qū)別。

（2）科技檔案號是反映科技檔案內(nèi)容特征和管理特征的編號。案卷是科技檔案管理的基本單位，也是編號單位。為了方便案卷的管理，科技檔案號應(yīng)著重反映科技檔案的內(nèi)容特征和管理特征，如庫藏的狀況、分類層次，特別是案卷排列的順序和存放位置等。

2.科技檔案號的種類

科技檔案號所反映的內(nèi)容主要有兩個方面，一方面是科技檔案分類管理的情況，另一方面是科技檔案的積累情況。因此，科技檔案號主要有兩種基本形式。

（1）分類式科技檔案號。這是反映科技檔案分類層次及案卷排列順序的科技檔案號。分類式科技檔案號反映了科技檔案的內(nèi)容特征，便于科技檔案的分類排列和按內(nèi)容性質(zhì)調(diào)卷。這種編號適用于對科技檔案實(shí)行分類排架管理的單位。

（2）累積式科技檔案號。累積式科技檔案號是反映科技檔案總量與接收順序的科技檔案號，也稱總號或流水號。它是在對科技檔案進(jìn)行登記時，按其接收順序確定的。這種編號簡便易行，適用于對科技檔案實(shí)行流水排架管理的單位。

在科技檔案工作實(shí)踐中，科技檔案部門根據(jù)自己的需要，有的選擇其中一種作為科技檔案號；有的則是兩種形式的科技檔案號兼收并蓄，合二為一，形成一種既反映庫藏情況又反映分類情況的綜合號。但是，從科技檔案編號的目的出發(fā)，科技檔案號應(yīng)簡潔、易記、便于識別和使用。

3.科技檔案號的作用

分類式科技檔案號在科技檔案管理中的作用，主要表現(xiàn)為：第一，指導(dǎo)科技檔案案卷排列，固定排架位置；第二，指示科技檔案案卷在科技檔案目錄中的位置；第三，反映科技檔案的內(nèi)容特征和分類層次，提供調(diào)卷的依據(jù)。

累積式科技檔案號在科技檔案管理中的作用，主要是：第一，指示科技檔案案卷排列，固定排架位置；第二，反映科技檔案接收總數(shù)量與入庫順序；第三，隨時反映科技檔案當(dāng)前的數(shù)量，便于進(jìn)行總量統(tǒng)計(jì)。

2 科技檔案編號的方法

1.科技檔案號的結(jié)構(gòu)模式

（1）分類式科技檔案號的結(jié)構(gòu)模式。在我國各基層企事業(yè)單位和科技專業(yè)檔案館中，科技檔案號的形式主要有兩種：單純號碼制和混合號碼制。無論采用哪種號碼制，單純號碼制還是混合號碼制，分類式科技檔案號都是由科技檔案的分類結(jié)構(gòu)代字（代碼）和案卷順序號聯(lián)合組成的。這是分類式科技檔案號的基本結(jié)構(gòu)模式，即：

科技檔案號＝分類號+順序號

如某設(shè)計(jì)院工程設(shè)計(jì)檔案號：                                               

（2）累積式科技檔案號的結(jié)構(gòu)模式。這是反映案卷流水排序和庫藏總量的科技檔案號，因此，只采用單純號碼制，即以阿拉伯?dāng)?shù)字按接收排序，以案卷為單位依次進(jìn)行累積編號。

2.科技檔案編號的要求

（1）科技檔案號的結(jié)構(gòu)要清楚。科技檔案號具有一定結(jié)構(gòu)模式，而且根據(jù)需要還可以適當(dāng)增加其它內(nèi)容。這些內(nèi)容在編號中都要有所區(qū)別，并且位置要固定，以便于識別。

（2）科技檔案的代字、代碼含義要明確。科技檔案號是由代字、代碼組成的，它們是一定類別和內(nèi)容的代稱。首先，在同一層次中，代字、代碼要具有專指性；其次，代字、代碼的含義要確切。為了明確代字、代碼的含義，可以編制代字、代碼表或在有關(guān)編號制度中，以規(guī)定其含義的方法限定代字、代碼的內(nèi)容。

（3）科技檔案號的位置要醒目。科技檔案號是管理科技檔案的工具，在案卷上的位置應(yīng)十分醒目。一般應(yīng)在封面的左上角和案卷脊背上同時標(biāo)明，使案卷無論平放或立放，都能清楚地顯示其科技檔案號。

3.科技檔案編號的程序

（1）設(shè)計(jì)科技檔案號。根據(jù)庫藏組織和編號要求，確定科技檔案號的類型和結(jié)構(gòu)模式。

（2）編制科技檔案代字、代碼表。為了明確代字、代碼的含義，便于編號和使用，對于決定采用的代字、代碼，都要標(biāo)明其類別。

（3）納入輔助代號。根據(jù)需要，設(shè)定其它有關(guān)符號，酌情編入科技檔案號。如：

庫位號。也稱科技檔案收藏號或保管號，其作用是指明科技檔案的庫藏位置，保證迅速調(diào)卷和歸卷。對于科技檔案數(shù)量浩大和采用流水排架的案卷較為重要。

科技檔案特殊載體代號。科技檔案管理有時需要在科技檔案號中標(biāo)明載體類型，對此應(yīng)按照國家規(guī)定的文獻(xiàn)載體代碼標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注（見表12-3）。