科技檔案編研方法

科技檔案編研作為一項(xiàng)研究性較強(qiáng)的工作，其質(zhì)量取決于科學(xué)的編研方法，特別是科學(xué)的編研程序。科技檔案編研的基本程序是：選題、選材、加工、編排或編寫(xiě)、審校與批準(zhǔn)等。

1 選題

科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)的課題，自然也是編研所確定的題目。選題是否合適，不僅關(guān)系到編研成品的質(zhì)量，而且也關(guān)系到整個(gè)開(kāi)發(fā)工作的效益。無(wú)論是上級(jí)下達(dá)的課題，還是用戶委托的課題或自選課題，都應(yīng)考慮到經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技發(fā)展的客觀需要、庫(kù)藏科技檔案的基礎(chǔ)以及科技檔案部門(mén)的自身?xiàng)l件。概括起來(lái)講，就是根據(jù)必要性、可能性和主觀能動(dòng)性來(lái)最終確定題目。

考慮經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技發(fā)展的客觀需要選題，要努力做到三個(gè)結(jié)合：一是為當(dāng)前科技生產(chǎn)活動(dòng)及管理工作的急需服務(wù)，與今后歷史、技術(shù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)相結(jié)合；二是為高層管理人員進(jìn)行計(jì)劃決策、組織指揮的需求服務(wù)，與基層管理人員、科技人員做好本職工作的需求服務(wù)；三是為特殊或臨時(shí)需要進(jìn)行的短期編研與系統(tǒng)的、長(zhǎng)期的、大型的編研相結(jié)合。

考慮庫(kù)藏科技檔案材料的基礎(chǔ)選題，主要是從編研應(yīng)具有的信息基礎(chǔ)出發(fā)。選定的題目一定要擁有與該題目相關(guān)的、比較充實(shí)的、高質(zhì)量的科技檔案，再輔以其它的信息源；否則，再好、再需要的編研題目也是無(wú)法完成的。考慮庫(kù)藏基礎(chǔ)，對(duì)于上級(jí)下達(dá)課題和用戶委托課題的完成尤為重要。

科技檔案部門(mén)的自身?xiàng)l件，尤其是人員條件也是選題時(shí)必須考慮的。由于科技檔案的專業(yè)性很強(qiáng)，不少編研課題單純由檔案工作者完成是不太現(xiàn)實(shí)的，因此，必須吸收專業(yè)人員、工程技術(shù)人員參加，同時(shí)解決好與之關(guān)聯(lián)的工作安排、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)葐?wèn)題。

2 擬制編研方案

編研方案是組織和協(xié)調(diào)整個(gè)編研工作，使其有條不紊進(jìn)行的一種計(jì)劃綱要。事先擬制編研方案，進(jìn)行周密的計(jì)劃和安排，也是保證編研工作有序進(jìn)行的重要措施。

編研方案的基本內(nèi)容包括：①編研的主題、目的和要求；②編研的內(nèi)容范圍，即選擇科技檔案所包括的內(nèi)容、時(shí)間；③編研成品的服務(wù)對(duì)象；④編研成品的結(jié)構(gòu)、體例；⑤編研過(guò)程的時(shí)間安排和工作步驟；⑥編研人員的組織分工等。

為保證編研方案在編研工作中的指導(dǎo)作用，編研方案應(yīng)經(jīng)全體編研人員充分討論后確定，對(duì)其中的各項(xiàng)內(nèi)容，要形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，以便在編研過(guò)程中自覺(jué)執(zhí)行；對(duì)編研中可能遇到的困難，也要有足夠的估計(jì)和準(zhǔn)備，以便在編研過(guò)程中設(shè)法解決。必要時(shí)，編研方案還應(yīng)廣泛征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科技人員的意見(jiàn)，委托項(xiàng)目的編研方案要經(jīng)過(guò)與委托方的認(rèn)真協(xié)商，以協(xié)議或合同的形式確定下來(lái)。

3 選材

選材就是選取與編研題目有關(guān)的各種材料。選材的總原則是材料與題目的一致性和材料本身的真實(shí)性、多樣性。所謂一致性，就是要切題，既要避免選漏，又要避免選重；所謂真實(shí)性，就是選用的材料必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查、核實(shí)，確保真實(shí)無(wú)誤；所謂多樣性，就是選材類型要多樣，在以科技檔案為主的前提下，兼選有關(guān)的科技情報(bào)、科技資料予以補(bǔ)充。

與前述科技檔案信息篩選過(guò)程相似，編研過(guò)程中的選材也分為初選、復(fù)選、定選三個(gè)步驟。編研成品有匯編型、文摘型、編纂型三種，選材的要求也不完全相同。匯編工作需要選用科技檔案的全文、全圖，選中之后進(jìn)行復(fù)制，然后用復(fù)制件進(jìn)行編排；摘編工作要從科技檔案中摘錄有關(guān)內(nèi)容，要求更加精練；編纂工作要從科技檔案及相關(guān)材料中，廣選素材，并加以融化、吸收。

4 加工和編排、編寫(xiě)

加工與編排，是指對(duì)所選的科技檔案材料進(jìn)行具體的編輯工作，這是直接關(guān)系編研成品質(zhì)量的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

加工，是在對(duì)科技檔案信息分析研究的基礎(chǔ)上，運(yùn)用考訂、選錄、摘要、復(fù)印、繪制等方式，對(duì)科技檔案信息進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行校核與注釋，以及對(duì)相關(guān)文字、標(biāo)點(diǎn)、圖例、符號(hào)進(jìn)行考訂和標(biāo)準(zhǔn)化審查等。加工的要求是精確、細(xì)致，忠于原文。

編排，是按照擬定的體例形式，對(duì)選擇的科技檔案信息進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的組織和排列。根據(jù)科技檔案信息的特點(diǎn)，其體例形式主要有：按時(shí)間先后組織編排，如年鑒、大事記等；按規(guī)格、性能、結(jié)構(gòu)組織編排，如圖集、圖冊(cè)等；還有按專業(yè)性質(zhì)、技術(shù)水平、規(guī)模大小、重要程度等不同特征進(jìn)行組織編排的。

編寫(xiě)，是針對(duì)編纂而言的。就是以精選出來(lái)的、并經(jīng)過(guò)考訂的科技檔案材料為素材，按照一定的規(guī)則，創(chuàng)造新的知識(shí)產(chǎn)品的過(guò)程。

5 審校和批準(zhǔn)

審校分初審和終審。初審是對(duì)科技檔案編研成品初稿的各項(xiàng)技術(shù)編排內(nèi)容進(jìn)行校正以及對(duì)正文內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，可由編研人員各自完成自己所承擔(dān)的部分，亦可相互校審。終審是對(duì)科技檔案編研成品初稿的全面審查和校核，包括選材內(nèi)容是否恰當(dāng)，圖樣、報(bào)表是否準(zhǔn)確，編排體例形式是否科學(xué)，文字、標(biāo)點(diǎn)、圖例、符號(hào)有無(wú)錯(cuò)誤等等。終審一般由專業(yè)技術(shù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人完成。

經(jīng)過(guò)終審后的科技檔案編研成品初稿，還須報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定和批準(zhǔn)方可成為定稿，定稿后，印刷方式、印刷數(shù)量、發(fā)放范圍、發(fā)行方式等，也須經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。