科技檔案編研加工方法的信息化

（一）文字錄入方法

對傳統紙制科技檔案信息實行電子編輯，首先要通過錄入的方法，將它們變成計算機可以處理的數字信息。具體分為以下方法。

1.鍵盤錄入法

鍵盤錄入法即打字錄入的方法。具體操作可采?。?/span>

（1）純文字法，即只錄入檔案的文字內容，除換行、換段外，不加任何控制符號或排版命令的方法。

（2）即打即排法，即一邊錄入文字，一邊進行版面編排，融打字排版為一體的方法。

（3）混合輸入法，既錄入文字，同時也在正文之中插入一些排版的注解符號或命令的方法。

2.自動輸入法

（1）光電輸入法，也叫光電識別法，即通過掃描的方法將科技檔案信息輸入計算機，由計算機把輸入的每一個字變成字符標準代碼，由計算機代替人工實現文字的錄入。

（2）語音輸入法，也叫語音識別法，即通過話筒把人朗讀檔案內容的聲音信號輸入計算機，經過一系列的識別處理，將連話音中的每一個字轉化為計算機的字符標準代碼，從而完成文字的輸入。

3.自動校對法

在計算機錄入技術發展的同時，用電子計算機進行校對的技術也達到了實用階段，形成了各種自動校對方法。

（1）智能自動校對法，即根據人工智能原理，建立標準詞庫形成計算機的智能系統，對錄入內容的語法和語義進行檢查，并將查出的錯誤部分顯示出來供人們修改。這類系統具有自動學習功能，能在很短的時間內掌握文本的語法、語義特征。編研人員只要根據本專業的特點建立專用標準詞庫，計算機就能自動對本專業文件進行掃描檢查。由于此法目前的校對準確率還不夠理想，一般作為人工校對前的預處理。

（2）文件比較法。是指對同一份入選檔案材料的內容，由不同操作人員各自錄入一遍，利用電子計算機的數據處理功能，對這兩份內容相同的數據文件逐個字符地進行對比檢查，一但發現不一致的現象，計算機就停止校對，提示編研人員根據原稿直接在屏幕上進行修改。此法對于質量要求高、數量大、語種多，傳統校對方法難以完成的錄入內容的校對具有明顯的優越性，是一種比較成熟的計算機自動校對方法，已經廣泛應用于拼音文字的校對。

（3）自動語音讀校法，是由計算機將輸入的文字數據轉變為語音信號，并模仿人閱讀的聲音，逐字將文件內容從其揚聲器中傳輸出來，校對者可以根據計算機的閱讀聲校對原稿，也可以在錄入文字的同時，聽到錄入文字的讀音，使錄入與校對同步進行。

（二）數字信息的加工方法

1.表格法

表格法是指設計一個表格將編研加工的數據填入其中，進而揭示數據關系的方法。表格具有排列規律、結構重復的特點，特別適合計算機處理，其電子編輯的方法主要有：

（1）畫線法，即用鼠標或鍵盤在計算機屏幕上直接畫出行線和欄線形成表格，然后填充文字和數據的方法。畫線法是一種交互式的制表方法，這種方法與復制方法相結合，進一步加快了制表速度，具有直觀、方便，容易掌握的特點，特別適合非專業人員使用。其缺點是隨意性較大，難以保證版面的規范性和一致性。

（2）設定法，即編研人員根據計算機屏幕上顯示的參數表，設定表格的行寬、總行數、欄寬、總欄數等參數，使計算機在屏幕上自動生成規范的表格。這種表格制作方法常與畫線法結合使用，適合于制作結構比較規范，層次分明的簡單表。

（3）命令制表法，即用排版命令對表格的結構，如表頭結構特點、線型、行和欄的寬度、數據的排法等內容進行描述，形成小樣文件，再經過排版處理生成需要的表格。這是一種采用批處理排版方式制作表格的方法，適合表格較多的情況，可以避免同一種表格的反復設計。

某些專業檔案，如水文檔案、地質檔案、氣象檔案的編研，常常需要處理大量數據。編研人員可以充分利用已有的數據庫文件，運用電子制表的優勢與特長，采用專門編制的轉換軟件或通用仿真制表軟件等，直接對數據文件編輯排版，便可以在交互式系統中，直接從數據庫中調出需要編輯的數據，自動對數據進行排序、條件過濾，按照編研人員提出的格式要求，自動生成表格文件輸出。

2.圖示法

圖示法，即將選擇的相關數據以圖示形式表示，以便使數據分析更直觀、清晰、易于理解。對手工編研過程中常用的圖示，利用電子表格軟件可以十分方便、快捷地在計算機屏幕上完成。生成圖表的操作方法是：

（1）選定圖表的數據區域，作為生成圖表的依據；

（2）選擇制圖表命令，形成圖表區；

（3）確定圖表類型，從電子表格軟件提供的圖表類型中，選擇其中一種；

（4）選擇數據的系列、類和圖例文字；

（5）定義X軸、Y軸及圖表標題等；便可順利形成所需要的圖示。

如果需要對圖表進行移動、縮放、復制和增加其它成分等編輯加工，只需選中或激活需要加工的區域，就能利用計算機屏幕上的有關按鈕自如地實現編研人員的加工意圖，最終形成所需要的圖示。

（三）圖樣信息的加工方法

計算機數字圖象處理技術的發展，使計算機輔助設計成為科技文件形成的重要手段，提供了電子圖樣編研加工方法的可能。圖樣信息是指由線條、符號構成的向量圖，如機械圖樣、電氣原理圖等。其編研加工方法包括：

1.繪制法

繪制法指借助鼠標、數字化圖形板等工具，在計算機屏幕上直接繪制出需要編輯的圖形，這是圖樣制作的基本方法。比較簡單的圖樣可以使用許多交互式排版軟件具有的基本圖元繪制工具制作。

對于專業性較強的建筑圖、機械圖、電路圖等科技文件則需要用專用軟件繪制。目前國內企業、事業單位廣泛應用的AutoCAD計算機輔助設計軟件，繪圖功能很強，具有豐富的圖形庫和符號庫，能夠繪制出三維的立體圖，制作出來的向量圖形文件可以方便地應用于電子編輯系統編制科技檔案圖集。但繪圖軟件功能復雜，專業性比較強，要求編研人員既要熟練使用軟件；又要掌握一些繪制技巧；還要具備一定的繪圖知識，了解各領域工程圖的制作要求和規范。

（1）電子圖樣的繪制程序

①確定圖形尺寸。繪圖之前，要確定圖形的整體尺寸和比例，安排圖形的整體布局。比較復雜的圖形應事先繪出結構草圖。

②畫基本圖形元素。任何復雜圖形都是由直線、曲線、圓、三角形、矩形、多邊形等基本圖形元素組成，繪圖時可先將基本圖形元素排放好。

③畫連線。即用線段將圖形元素相交、相切處準確連接，各種不規則曲線和弧線，可以用鼠標或鍵盤在屏幕上調用“隨手畫”功能實現。

④填文字、符號。

⑤進行結構的調整、修飾。

⑥存盤。制作完成的圖樣一定要按需要的文件格式存好盤，當圖樣較多時，要編制順序號。

（2）圖樣繪制的技巧及注意事項

①繪制出的圖形不容易修改，應盡量減少繪制過程中的調整，力求一次完成。

②繪制過程中注意使用標尺、背景格等有效的輔助工具。標尺能為圖形的整體布局、位置分配提供幫助，遍布畫面的背景格為繪圖時掌握比例、對齊提供了參照。

③靈活切換屏幕顯示的比例及光標移動的步距，能夠進一步保證圖形細部連接的精確、美觀。

④使用代號，圖中的零件較多時應該以代號表示其名稱，代號要用阿拉伯數字，一般從圖的左下方開始，按順時針方向順序編號。

⑤排好圖注即代號的說明。

2.掃描法

掃描法即使用光電掃描儀，將科技檔案原件的圖形信息輸入計算機，再進行編輯加工的方法。紙載體的圖樣信息必須經過如下過程轉化為數字信息，才能進行電子編輯：

（1）掃描程序

一般圖樣文件采用平板式掃描儀輸入，高質量的圖像信息則要使用滾筒式掃描儀輸入。具體方法如下：

①準備原稿。將掃描的科技檔案原圖面朝下放置在掃描儀的稿臺上。

②設置掃描參數。目前使用的掃描儀一般由計算機進行驅動和控制，使用時必須首先啟動圖片處理軟件，根據圖片類型選擇掃描功能，設定分辨率、亮度、對比度、銳度、掃描比例、掃描長度等參數。

③預掃描。即先對圖片進行粗略掃描，將其輪廓大致地顯示在屏幕上，以便準確選擇實際掃描區域，節省掃描時間，避免對無關內容的掃描。

④定掃描框。即使用鼠標在屏幕上畫出需要輸入的區域，為正式掃描做準備。

⑤正式掃描輸入。使掃描儀按指定參數對圖片框內的區域進行精確掃描，將掃描數據傳入計算機生成圖樣文件。

⑥屏幕編輯校正。就是在計算機屏幕上對輸入圖樣的色彩、明暗對比度進行校正等各種修飾，并根據需要添加文字說明。

⑦圖樣縮放。輸入的圖樣尺寸不符合實際需要時，還要對其畫面剪裁取舍，或對其尺寸進行縮放調整，使之符合實際排版的要求。

⑧存盤。圖樣文件的格式是計算機文件存儲的一種結構。文件格式取決于圖片處理軟件，文件格式必須與軟件相適應，才能被計算機讀取。因此，圖樣信息存盤要特別注意文件格式的準確。其主要體現了文件的后綴名，向量圖文件用點陣數據表示“TIF”，是其比較通用的格式?？萍紮n案中常見的圖樣是用CorelDraw和AutoCAD 軟件繪制的，它們以*.CDR、*.GRH、*.DXF為后綴名。

（2）圖樣掃描應該注意的問題

第一，原件在掃描儀稿臺上的擺放，一定要靠近起始位置，不能放倒、放斜。

第二，掃描的分辨率參數并不是越高越好，應根據圖片質量、實際輸出設備的精度和圖片制作要求等實際情況綜合確定。對于1:1比例的普通圖樣，通常的輸入掃描分辨率可以定在180-240目之間。分辨率選擇過高不僅不能提高印刷后圖樣的清晰度，反而會造成掃描時間長、文件過于龐大、自理速度減慢等問題。

（四）圖象信息的加工方法

圖象信息，指攝影、攝像檔案信息，既包括照片、幻燈片和照片等靜態的圖象信息；也包括電視片和電影片等動態的圖象信息。其加工方法除掃描法外還有：

1.屏幕拷貝法，即將計算機屏幕上顯示的畫面復制下來，編排在版面上的方法，俗稱“抓圖法”。這種方法是將計算機屏幕顯示的入選畫面的圖象點陣信息，拷貝下來生成一個圖象文件。然后利用圖象編輯軟件對該畫面文件進行適當的剪裁、縮放等編輯處理，最后與文字編排在一起輸出。在科技檔案編研中，往往需要選用某些照片作插圖，用其它的方法制作很復雜，從屏幕上截取卻十分方便。采用這種制作方法，最好使用計算機圖象視頻采集裝置（例如Video多媒體卡），也可以采用屏幕圖象拷貝軟件或Windows軟件的裁剪板功能等簡捷的制作方法。

2.電視圖象采集法，即使用專用的裝置將需要的電視畫面復制下來。檔案電視片的制作主要通過將大量錄象檔案的畫面，連續的復制在另一空白錄象帶上完成的；某些圖集、畫冊或信息快報的制作，也經常需要從聲象檔案中選材，采用電視圖象實時采集裝置可以十分方便地實現這一要求。

（五）電子排版方法

通過上述方法將入選材料加工成各種形式的數字式檔案信息單元以后，需要將它們組合在一起，即通過檔案信息單元的編排和修改實現其有序化，最終形成數字式科技檔案編研成品。

1.電子編排

電子編排方法，即通過人機交互的方式，在計算機屏幕上直接對入選信息進行編排布置，實現了“所見即所得”式的加工。一般采用：

（1）即打即排法。即文字錄入和檔案信息單元的編排同步進行。操作者在錄入文字時，通過移動光標、選擇命令菜單等方式，進行檔案信息單元的調整與修改。錄完文字編排工作亦告結束，即可打印初稿。這種方法比較適合材料形式單一，編排層次較少的編研成品。

（2）注入式編排法。這種方法是將入選的文字內容、表格、圖形、圖象文件事先分別加工好，然后根據版面的格式要求，把這些內容組合在一起。檔案信息形式較多的信息快報、年鑒、科技史志等科技檔案編研成品多采用這種編排方法。其操作過程是：

①創建一個新文件，根據預訂要求設置頁面大小、版心尺寸、正文字體和字號、行距等排版參數，明確版面編排的總體要求。

②排標題。書籍式編研成品標題的排版，要注意統一其位置、字號、排法、字間的回行、加空等，并適當進行標題的美化；期刊、活頁式編研成品標題的編排，應該注意多樣化以防止其呆板。

③排正文與調整版面。標題排好后，就可以采用“注入”的方法，從磁盤上逐個讀取已經加工好的文件，將它們排放到預先設計的版面位置上，同時調整相關文字內容的位置，直至完成全部材料的編排。

④存盤。內容全部編排完畢以后，應將編排制作的初稿存盤。

⑤打印輸出。即輸出校樣，形成編研成品的初稿。

⑥生成頁面文件。一些排版軟件在完成排版后不能直接輸出，需要用有關軟件對其進行處理后，才能生成頁面文件（如*.S2、*.PS文件）輸出。

2.編研成品的修改、定稿

編研成品的修改、定稿，即根據輸出的校樣對編研成品的初稿進行修改。修改往往要經過毛校一改版、一校一改版、二校一改版、三校一改版，一般經過幾次校對就要對校樣進行幾次修改，這樣多次反復才能最終形成定稿。在手工編研加工過程中，修改往往占用很大工作量、耗費很長的時間，而計算機修改不僅方便，且大大縮短了修改時間，成為電子編研技術的又一優勢。修改方法包括：

（1）版式的改動。主要指版面結構上的重新安排布置、信息單元的前后調動、內容的調整更換、字體字號的調整、標題排法的改變、版面的修飾等等。這些一般都要能在排好的版面上進行，但復雜或較大的改動則要重新編排組版。為避免大量修改，編排時不要急于輸出定稿。應在內容錄入后，選輸出一遍沒有版式的“毛樣”，送編輯人員或原作者核實修改，排除錄入、繪制的錯誤后再進行版面的編排，就可以避免版面的大刪大改。

（2）文字改動。即根據校樣進行文字修改以及內容結構的調整，如大段文字的刪除、移動、增加等。修改時借助計算機軟件的自動查找和替換功能，能夠顯著提高修改速度。修改時一定要認真、仔細、防止出現二次修改錯誤。為此，可采用以下方法：

①分段法，即將比較麻煩的局部內容分成若干段落，分別進行修改。這是一種解決個別修改難點的好方法。

②分類法，對圖樣、表格、公式、畫面等或結構復雜的內容的修改，可按照其形式特征分類，分別由業務熟練者集中修改，然后統一組合在版面內。這種方法可以揚長避短，實現較高的編輯效率，保持全書較為統一的排版風格。

③建立模板文件，即對排版中遇到的內容局部相似或重復的文件，為了簡化操作、保證同類文件格式的一致，可以采用建立模版文件的方法，將常用的文件格式及其版心文件整理在一起，分別命名存儲。使用時可將該文件格式調出，用復制的方法將需要的內容拷貝成新的文件，然后輸入正文內容，實現同類文件的快速排版。

（六）定稿數據文件的整理及存檔

編研成品輸出付印后，必須要對其數據文件進行整理、存檔等印后處理工作。因為，這些數據文件不僅是科技檔案編研成品復制印刷的依據，而且在日后信息咨詢、檔案檢索、出版電子出版物等檔案信息產品的再生產中，還將發揮廣泛的作用，而對數據文件的整理、存檔，則是其發揮作用的保障與前提。

1.編后文件整理

（1）文件集中整理。編后數據文件存檔的版本應該是其定稿，存檔形式以文字為主，對于包含大量圖樣或圖片信息的數據文件，可將其壓縮后存儲在磁盤上，如同一內容的分文件數量較多，則要根據文件數據長度適當合并。

（2）妥善拷貝保存。將文件集中拷貝在軟盤、硬盤及光盤等存貯介質上，是印后處理過程的關鍵。

（3）文件格式轉換。對需要存入數據庫的文件，應根據計算機系統的要求，整理成一定的格式。目前主要有四種格式：其一，適宜利用的格式，即除去排版注釋和控制字符，在文章標題、章、節處加入一些檢索符號，以便于用戶檢索的格式；其二，通用標準格式，即除去所有排版注釋和控制字號符，整理成純文字的符合信息交換的格式，如Wordstar文件格式；其三，電子出版物格式，即采用國家標準的置標語言SFML格式；其四，照原樣保存的存版格式。

（4）存儲登記。存儲文件一定進行登記，否則將無法查找利用。

2.磁盤的清理和維護

（1）磁盤的清理和維護的內容，包括：刪除無用文件，釋放磁盤空間；對磁盤目錄進行整理，清除無用的子目錄；對個磁盤進行維護等3項內容。這是一項十分細致的工作，清理時既要清除無用的“垃圾文件”，又不能破壞系統文件，更不能誤刪有用的文件。這項工作雖然可以由系統管理人員完成，但是，編研人員應養成自覺維護計算機磁盤的好習慣，這樣能夠及時恢復計算機的運行速度，減少錯誤，保證計算機安全、高效地工作。

磁盤清理維護的一般方法是：將盤上所有的無用文件、可重復生成的頁面輸出文件（如*.BAK文件）刪除，如，將已經發排完成或復制存檔的編研成品數據文件和無用的子目錄清除，以釋放磁盤空間。

（2）復制存檔文件，為了保證編研數據文件的安全，可以采用分盤的方法，即在計算機磁盤上劃出一個邏輯盤，作為專門存儲文件的“ 倉庫”，使“ 工作盤”（ 如C盤）和“倉庫盤”（如D盤）在工作中互不相擾。整理磁盤時，將工作盤上所有數據文件和有關排版參數（如*.PRO）文件，全部復制到建有對應子目錄的倉庫盤中存儲備份，同時刪除其余所有用戶文件，使工作盤中只保留系統軟件，這是一種較為徹底的磁盤清理方法。

（3）整理磁盤。為了克服磁盤上文件存放分散的問題，可使用計算機磁盤優化軟件對磁盤上的所有文件進行整理，將文件集中存放到一個連續的區間內，把空閑的空間移到磁盤后面，這樣處理后的磁盤工作速度會恢復如初，使用起來也更為安全可靠。