科技檔案編研工作的作用

科技檔案編研工作是適應客觀需要而產生的，標志著科技檔案資源開發利用工作的重大進展，這種形式一經面世立即產生了積極效果，受到社會各方的肯定，充分顯示了科技檔案編研工作的重要作用。科技檔案編研工作的作用源于科技檔案編研技術與成果，運用科技檔案編研技術對科技檔案信息進行分析、研究，通過對科技檔案信息進行的一系列編研研究與加工，使科技檔案編研成品具備了高質量、高效率滿足利用需求的能力。將科技檔案編研成果提供給利用者，能夠大大節省利用者查找科技檔案材料的時間，減少了利用者的一部分勞動，提高了科技檔案信息的實用性，并且極大地方便了利用者，使他們能夠將更多的時間和精力用于生產技術和科學研究，從而提高他們科技、生產及其管理工作的效率。具體表現為：

（一） 科技檔案編研工作提高了科技檔案的利用效率

1.科技檔案編研創造了便捷的利用形式。利用是科技檔案工作存在和發展重要依據，與一切信息服務業一樣，方便是其利用的前提。如果利用者感到獲得科技檔案信息很麻煩，就會放棄這一利用途徑，遠離該信息系統，而選擇使用更加方便的其他信息。科技檔案作為一種原始信息，雖然具有極大的利用價值和潛力，但是其信息離散分布的存貯形式，與系統查找的利用要求有一定的矛盾；其孤本的特性也不適宜同時滿足大規模的利用要求，嚴重影響了科技檔案利用的便捷性。常此下去，將動搖利用者對科技檔案部門的信任和依賴感，如果沒有人利用科技檔案，科技檔案工作將失去生存和發展的意義。

編研工作通過對龐雜的科技檔案信息進行優化與有序化，集中相同科技檔案信息，增強了科技檔案信息的針對性，緩解了科技檔案利用的矛盾。如，某航天檔案館根據基本用戶的利用要求，將衛星研制檔案中1600多個研制過程的相關技術信息，分別加以系統化，使有關科技檔案內容的查找時間從十幾天降至2-50秒，而且查全率大大提高。為該檔案館吸引來源源不斷的利用者。

2.擴大了科技檔案的利用范圍。由于科技檔案是科技活動的直接記錄，其反映的信息內容十分豐富，能夠滿足多種目的和不同角度的利用需求。由于科技檔案信息的現實作用能夠給利用者帶來可觀的技術經濟效益，使得科技檔案所有者要求控制對它們的利用，以便保護自己的合法權益，對此國內外檔案的利用概莫能外。長期以來，控制科技檔案信息的利用，主要通過按時間或內容劃定科技檔案的保密范圍，禁止保密科技檔案的利用。這種從整體上控制的方法，在保證檔案信息安全的同時，也遏制了其中無須保密的科技檔案信息的利用，縮小了它們的正常利用范圍，這是提供檔案原件的利用方式無法避免的。實際上，即便是保密的科技檔案，也應該在一定條件下被利用，否則就違背了保存科技檔案的宗旨，其關鍵在于以何種方式控制或者提供科技檔案信息。科技檔案編研能夠根據保密要求，通過確定不同的選材范圍和流通方式，回避保密信息，解決了提供原件利用的這一棘手問題。例如，某特種工程設計院在一種武器庫拱門的研究設計中，提出的新的設計理論和依據，具有廣泛的推廣應用價值。但是該項目的特殊性決定了其工程設計檔案的保密性，使具有廣泛應用前景的拱門設計信息難以“得見天日”。但是，《拱形門設計數據》這一編研成品，將那些有價值的科技檔案信息從其原件中摘編出來，既“解放”了這些信息，相對擴大了科技檔案的利用范圍；又以其信息的新穎性，提高了科技檔案的利用效果。

3.提高了科技檔案信息的質量。科技檔案編研工作一方面通過比較、核實、分析，在相同或相似的科技檔案信息中排除價值小的突出其最準確、科學的信息；在相同科技檔案信息中排除陳舊的保留其新穎的；并且將同類科技活動最新、最優的信息及時提示給其利用者；使他們通過科技檔案編研成品，準確掌握最有價值的科技檔案信息。另一方面，還要將科技檔案信息的原始形式改編成利用者易于接受的信息形式，創造更加便于利用與傳播的科技信息載體。如，某省農業科學研究院通過編研工作，將科研人員形成的專業技術文件，改編為我國廣大農民一看即懂的科普性讀物，直接指導科學種田。這兩方面的努力，顯著地改善了科技檔案的利用效果。

（二） 科技檔案編研為科學技術的商品化創造了條件

科技商品化或者科技成果價值的實現取決于流通的范圍，這些科技成果信息流通得越快越廣，被知曉的范圍越大，就可能實現更大的效益。科技成果檔案信息是一種具有較高技術、經濟價值的，實用性強的科技信息，應該成為科技成果交流的重要媒介。但是在以往的檔案信息交流中，為了保證檔案信息的安全，不允許以檔案原件進行交流。編研工作形成了相關科技成果檔案的“替身”，并且可以根據需要進行復制，使處于靜止、離散狀態的原生科技檔案信息，變為動態、系統的信息流，為科技成果的交流創造了條件，也進一步完善了國家的科技信息系統。

1.科技檔案編研為現代技術貿易提供了媒介

社會主義市場經濟體制為科技成果的轉化創造了條件，科學技術市場的形成進一步疏通了科技成果商品化的渠道。科技成果轉化對于國民經濟發展具有重要意義，是多、快、好、省地提高國家科技水平的重要決策。如果說現代科技推動社會經濟的增長是通過新技術成果的廣泛應用實現的，那么，新技術應用就離不開市場機制、離不開技術貿易。發達國家國民經濟的高速發展無一不是如此。戰后日本把促進科技成果轉化作為重要的科技政策，技術成果的轉化率為60%，有力地促進了日本國民經濟的發展。相比之下，我國技術成果轉化率只有20%左右，說明在科技成果轉化方面我國還存在很大的潛力。

科技檔案部門在科技成果轉化方面負有不可推卸的責任。這不僅由于現代科技檔案部門已經成為科技生產系統的組成部分，越來越直接地參與科技成果的推廣應用活動；并且還因為，在計劃經濟條件下，科技活動一旦通過成果鑒定便結題歸檔，大量科技成果只是作為科技檔案被“束之高閣”，致使目前科技檔案部門積存了大量的未被開發的科技成果檔案，這就為檔案部門推廣科技成果，特別是開發大量積存的“老”科技成果創造了條件。

當代科學技術的進步，促進了科技分工與科研設施的完善，導致技術發明越來越多的出于科技實驗室。而信息技術的發展使科技成果的載體形式日益完善，技術發明有可能與其物質形態產品相脫離。上述二者的結合，造就了現代科技貿易以科技信息作為載體的基本形式，使科技文件成為科技貿易的主要承擔者，進一步為科技檔案部門參與科學技術貿易開辟了新天地。

技術貿易作為特殊的貿易形式，對非物質形態的技術商品提出了特殊的要求，即交易的技術商品（技術文件）應具有創新或先進性、實用性、繼承性和壟斷性，作為技術貿易主要承擔者的技術文件要滿足這些要求，必須源于其原始形態的科技成果檔案。但是，技術商品出讓方不可能直接以自己的科技檔案作為技術商品，這是因為，科技檔案是科技成果研制活動的“全息”記錄，不僅反映了科技成果的最終面貌，而且還反映著與成果相關的其他研制信息，其中包含的某些自備技術、技術訣竅、特殊的制造工藝以及其他中間成果等科技信息，有可能比出讓的科技成果具有的價值。這些是科技檔案所有者不愿意輕易出售的，至少是不能以這種價格出售的。由于技術貿易的雙方不可能直接交易相關科技成果的檔案，就要求專門為技術成果交易準備一套技術文件。顯然，這樣的科技文件必須通過對原科技檔案信息的加工編研工作來完成。某化工廠的科技檔案部門根據80年代形成的一批“老”技術成果檔案，選擇了目前可能進入技術市場的科技成果，編寫了相關的技術貿易文件。通過技術市場以技術轉讓、技術投資等形式，一次成交12項化工產品的生產技術，不僅為企業帶來巨大的經濟效益，還產生了改善技術引進方的生產條件、節約能源，救活了小企業等良好的社會效益。

2.科技檔案編研成品為物質商品流通疏通了渠道

在商品經濟時代“酒香不怕巷子深”的程式已經成為“昨日黃花”，其商品交易額不僅取決于商品的信譽和質量，同時還取決于商品的宣傳力度。科技檔案編研成品在這方面也大有“用武之地”。某化肥廠利用聲像檔案分別編制了介紹復混肥新產品效力和使用方法的電視片《為了豐收的田野》和《追肥》。企業將該片的錄象帶分發給推銷人員，推銷員們每到一地首先放錄象片，農民看了覺得“眼見為實”可信可行，紛紛訂購，結果新產品當年就銷售3011噸，并開辟了多個外省市場。

（三） 科技檔案編研工作適應了國民經濟信息化趨勢

黨的“十五大”將國民經濟信息化列入國家的發展日程。所謂國民經濟信息化，即在建成具有世界先進水平的信息基礎設施的基礎上，使用現代信息技術，現實信息的快速傳遞和充分利用，從而提高各項工作的效率和管理水平，促進社會生產力的發展和人民生活水平的提高的過程。信息化的突出特點是創造、使用智能工具與信息的數字化。信息化導致了科技檔案多媒體化及其形成與交流的網絡化，科技檔案信息將成為科技信息數據庫的重要組成部分。

信息基礎設施是信息化的前提，包括信息保障、信息設備與設施、信息資源、信息組織和信息人才建設。人們形象地將信息設備與設施稱為“信息高速公路”。而一旦建成“信息高速公路”，信息數據庫建設必將成為信息化的關鍵。發達國家為了占領現代“信息戰”的“制高點”，從60年代起開始科技信息數據庫的建設，當前國外的數據庫建設，已經從科技信息數據庫，發展為面向社會和人民生活的全方位數據庫。我國的數據庫建設起步較晚，經過十幾年的發展雖然初具規模，但是仍有很大差距。一項題為《我國科技電子信息資源的開發利用》的調查報告分析，“在整個因特網上信息輸入與輸出，我國分別僅占0.01%和0.05%，我國信息基礎設施的建設中，最薄弱的環節是信息資源的開發利用。目前我國數據庫的發展水平僅相當于發達國家60-70年代的水平。” 1996年我國的數據總量約占世界數據庫總量的1%，數據庫產值僅占世界總產值的1%。為了解決有“ 路”無“ 車”和有“ 車”無“ 貨”，即信息資源缺乏的問題，國家積極倡導了一系列“金字工程”，其中的“金企”、“金策”、“ 金衛”、“ 金房”、“ 金關”等工程都必須以科技檔案作為它們的信息源。但是，短期內科技檔案還不能以其原文形式直接“入網”。一方面，科技檔案信息需要經過加工，形成滿足一定結構形式要求的數據信息，才能“加盟”數據庫；另一方面，由于科技檔案信息顯著的技術經濟效益，為了保證科技檔案所有者的利益及其檔案信息的安全，科技檔案信息必須經過鑒別與改編，才能進行公開的交流。這些鑒別與加工的任務，也要由科技檔案編研工作來完成。這種趨勢，從發達國家“CIO”，的職能活動中“可見一斑”。

（四）科技檔案編研工作促進了企業文化建設

科技檔案編研工作不僅在科技信息交流，推動科學技術進步方面發揮了重要作用，而且在社會主義精神文明建設中也是“功不可沒”的。社會主義精神文明建設，包括社會文化建設和思想建設兩方面。科技檔案編研以其編研成品豐富著社會主義文化寶庫，以其信息交流促進了社會主義道德風尚的傳播。這些更突出地表現在，科技檔案編研成品作為在企業文化建設中的成果和依據，對社會主義企業文化建設的促進作用。

企業文化是在民族意識和現代意識影響下，企業在生產經營管理活動中形成的價值觀念、行為準則和道德規范等群體意識。企業文化建設將傳統管理作為只關注企業生產力與經濟效益的少數人的行為，將傳統的激勵理論和方法，變為以“企業精神”創造一種約定俗成的文化氛圍，促使企業成員彼此趨同、彼此作用，形成企業整體優勢的全員管理方法。

我國社會主義市場經濟體制的建立，使現代企業成為獨立的社會法人，企業必然更加重視企業文化建設。企業文化建設包括著豐富的內涵，一般通過制定企業目標和口號、完善企業管理制度、培養企業榜樣、形成企業典禮儀式和文化網絡等工作加以實施。科技檔案編研形成的企業史志、企業家傳、反映企業勞動模范和先進集體事跡的《企業英雄譜》等都是企業文化建設的具體成就；而編寫的《企業管理制度匯編》又為企業文化建設提供了依據；由企業出版的學術著作不僅宣傳了企業的科技成就，而且進一步樹立起企業良好的社會形象。從這個意義上講，科技檔案編研工作是企業文化建設的重要組成部分。

（五） 科技檔案編研工作促進了科技檔案工作的發展

縱觀科技檔案事業的產生與發展可以看出，科技檔案工作是適應社會需要而產生的，我國科技檔案工作的發展始終與國家科學技術、經濟建設的發展同步前進，也必然要隨著社會發展，不斷地調整、完善自己的工作內容及其重點。科技檔案編研工作的發展恰恰適應了這一規律。

1.科技檔案編研工作完善了科技檔案工作的職能。雖然，科技檔案工作一直擔負著保管和利用科技檔案的社會責任，并在自己的活動中逐漸形成了“六個環節”的業務內容。但是在科技檔案工作發展的各個階段，圍繞各自的主要矛盾形成了不同的工作重心。在科技檔案工作的創建階段，主要矛盾是集中科技檔案，否則就沒有開展科技檔案業務工作的物質基礎，因此，長期以來科技檔案工作的主要精力，都放在收集和立卷等檔案業務建設方面，形成了側重于科技檔案實體管理的傳統管理方式。經過40多年的積累與發展，科技檔案部門已經成為蘊涵豐富的科技檔案資源管理部門，充分發揮科技檔案的作用必然成為當前科技檔案工作的關鍵。解決問題的方法是將科技檔案管理推向深入，通過科技檔案編研活化科技檔案信息，實現對科技檔案的“智能管理”。這是科技檔案工作邁出的關鍵的一步，這一步突破了傳統科技檔案管理自我封閉的羈絆，使科技檔案管理從實體管理，進入實體與信息管理并重的新階段。而只有施行科技檔案信息的智能控制，科技檔案工作的“六個環節”才能更有意義。因此，開展科技檔案編研工作，實質上是完善了科技檔案開發利用工作的職能，提高了科技檔案工作的社會價值。

2.科技檔案編研工作強化了科技檔案業務基礎。編研工作是在傳統的科技檔案業務建設的基礎上發展起來的，編研工作的開展必須依靠雄厚的信息資源基礎，有了種類豐富、內容可靠、分類科學的科技檔案典藏，才能順利地創造出優質的編研成品。為此，開展編研工作必須進一步強化科技檔案的基礎工作。同時，科技檔案編研人員通過利用科技檔案，親身體驗了基礎工作的具體問題，使他們能夠自覺地改進、完善基礎工作，進一步提高科技檔案管理的科學性。而科技檔案編研工作提供的科技檔案編研成品，作為檔案利用的“替代物”，不僅方便了科技檔案的利用；而且，有利于科技檔案的交流與保護。科技檔案編研成品良好的利用效果，增強了科技檔案利用者對科技檔案部門的理解和信任，為科技檔案工作贏得了廣大利用者的支持，創造了科技檔案工作發展的良好外部環境。

3.科技檔案編研工作鍛煉了科技檔案工作者，提高了他們的業務能力。科技檔案編研是開發科技檔案信息資源的高級形式，是對科技檔案信息深層次的加工，因而對編研人員有諸多方面的較高要求。首先，要求編研人員具有強烈的信息資源意識和敏感的洞察力，能夠及時捕捉有價值的信息及信息需求，自覺開發科技檔案信息資源。其次，這項工作對編研人員有較高的素質要求，包括，政治理論和政策水平、相關專業科技知識、文字能力、外語能力、檔案業務能力和科學管理能力等。對于科技檔案人員來說，從事科技檔案編研工作是一種新的機遇和挑戰，迫使他們自覺加強學習，不斷充實自我，提高綜合業務素質。另外，編研工作的實踐促使編研人員走出檔案部門，加強與技術業務部門、信息流通部門、信息服務部門和出版印刷部門的聯系，開闊了他們的視野，鍛煉了他們的組織協調能力，進一步增長了才干。開展編研工作提高了科技檔案工作者的素質，形成了一支高素質的科技檔案研究隊伍，必將對科技檔案工作的發展產生深遠的影響。