科技檔案編研工作的計劃管理

科技檔案編研工作的計劃管理，即在對科技檔案信息需求進行預測與可行性研究的基礎上，提出計劃期內編研工作的選題方向與總體目標，引導編研工作逐漸走上項目管理的軌道。

科技檔案編研的計劃管理主要通過對編研選題的引導與指導來實現。與編研成品（項目）的具體選題不同，選題計劃為選題的中、長期規劃，它是根據一定時期選題趨勢或利用者需求的分析，提出的選題指導意見，其目的是為了普遍提高編研選題的科學性，避免盲目與無效的選題。

（一）編研選題計劃的制訂依據

1.科技檔案信息需求的預測

預測，是指對影響科技檔案編研成品需求的各種因素，及其發展、變化趨勢進行調查研究，以便掌握與認識計劃期內，科技檔案編研成品需求產生的規律，為制訂科學的選題計劃提供依據。

科技檔案編研計劃是以一定范圍、一定時期的編研工作為對象，系統開發科技檔案信息的依據。編研計劃要體現系統開發的思想，以便通過選題指導，使適于以編研方式開發的科技檔案信息都能夠普遍得到開發。根據科技檔案利用的特點，編研信息的需求主要有兩類。一類是職能需求，即利用者從事本職工作而引發的利用需求；另一類是文化需求，即利用者出于社會和精神生活的需要，而產生的利用需求，這種需求有迅速發展的勢頭。這兩種需求的產生與下列問題有關，為此，制訂編研計劃應該著重研究這些問題：

（1）國家科學技術發展規劃與科技政策

根據編研計劃的要求，對科技檔案編研選題的指導，應該適應目前科技檔案編研成品的主流需求。由于編研計劃所指導的是一定時期的編研工作，這一時期絕大多數職能需求的產生，主要受國家科技規劃與科技政策的影響與制約，國家科學技術發展規劃與科技政策指導企事業單位的科技活動，勢必引起一系列編研成品的利用需求。因此，研究科技檔案編研成品的需求，必須深入理解國家的科技規劃與科技政策。

（2）科學技術信息國情

編研成品提供的科技檔案信息是否及時、廣泛地發揮作用，是否具有較大的效益，不僅取決與信息的內容和質量，而且還取決于信息國情。廣義上，信息國情包括社會信息意識和社會信息能力兩大要素。社會信息意識，是社會對信息的總體認識以及所形成的信息價值觀念，它決定了社會信息需求的強度；社會信息能力，是指社會生產、處理、開發、供給和利用信息的能力，它受社會科學、技術水平和國家經濟實力的影響。信息意識與信息能力可以分為國家、地區、機構和個人等不同層次。作為制定選題依據研究信息國情的重點應該是信息能力，特別是地區和利用者層次的信息能力，以及決定信息能力的地區科技發展水平與資源條件，這是決定編研選題科學性、實用性極其重要的前提。

（3）本專業科技活動的發展趨勢

作為科技檔案信息開發的依據，編研計劃必須具備前瞻性，即不僅著眼于滿足當前科技活動的客觀要求，還要研究科技活動發展提出的新的編研信息的需求，不僅著眼于本單位、本行業的信息需求，而且還要關注社會的信息需求。這就要把握相關科技活動以及企業職能活動發展的脈搏，預測其發展趨勢，進而提出具有指導意義的預測性選題。

（4）科技檔案利用需求的發展

科技檔案信息需求，目前雖然主要表現在科技生產及其管理活動方面，但是它的內容與價值十分豐富，是社會科學文化寶庫的重要組成部分。隨著科技發展和人民物質文化水平的提高，利用者個人的信息需求將逐漸強化，滿足他們精神、文化的需求，將成為完善科技檔案編研功能的重要措施，這方面正是發揮科技檔案持續積累，不斷積淀科技知識的優勢的有效形式。

（5）現有編研成品的利用效果

分析編研成品的利用效果自覺收集反饋信息，以此校正與調整選題中存在的問題與偏差，是完善選題計劃的有效措施。編研工作畢竟是一項發展中的科技檔案業務工作，支持其發展的最好方式，就是引導編研人員生產出更加優秀、更受歡迎的編研成品。通過利用反饋調節編研選題，是科技檔案編研工作自我完善的好方法。

2.科技檔案編研工作條件的研究

制訂科技檔案編研工作計劃，不僅要以科技檔案編研成品需求預測為基礎，還應該對科技檔案編研選題進行可行性研究，即研究開展科技檔案編研工作應當具備的必要條件，以及對必要條件的創造與完善。為此主要考查的對象或條件包括：

（1）關于編研人員的素質條件

科技檔案編研工作是一項智力勞動，科技檔案編研成品能否滿足不斷發展的利用需求，編研工作能否順利地展開，編研人員的素質是一個至關重要的因素。這不僅要求編研人員應當具備相關的專業技術知識，一定的語言文字表達能力，必要的歷史文化修養，以及相應的組織能力，而且還要求編研人員不斷適應科技發展的需要，提高自身的科技水平、編研手段計算機化與網絡化的水平等。

編研人員的素質要求是一個不斷完善的概念，研究具體其素質要求，是為了明確計劃期內，應該提高與發展編研人員的哪些素質，具體制訂培養這些素質的有效辦法。

（2）關于編研成品的交流條件

交流條件是科技檔案編研成品價值實現的關鍵因素之一。信息技術的發展為編研成品的交流提供了更加便利的條件，對各企業、事業單位而言，傳統的交流條件雖然存在程度上的差別但是已基本具備，而現代企業制度的建立又使網絡化的交流環境隨之建立起來。日益豐富的交流方式與手段，為編研成品價值的實現創造了更加廣闊的天地。為此，認真研究和利用有關的交流條件，針對不斷發展、完善的交流條件提出相應的選題，就成為制訂選題計劃的重要依據。

（3）開展編研工作的資金狀況

科技檔案編研成品的開發與交流，目前采取的是無償為主、有償為輔的方式，雖然有償利用的比重逐漸擴大，但是由于編研成品印刷的數量小，生產、交流成本較高，沒有一定的資金編研工作將難以維持。因此，必須客觀分析編研工作的經費來源、經費數量，不斷爭取資金支持，特別是某些普及性和大型的編研選題，必須要建立在對其資金和資金來源進行客觀估計，使選題有基本的資金保障。

（4）科技檔案的庫藏結構

豐富的檔案材料是開展科技檔案編研工作的資源基礎，由于科技檔案編研成品的時效性較強，能夠及時為國家的科學技術發展與經濟建設服務，制訂科技檔案編研的選題計劃，要注意引導編研工作不失時機的為當前科技活動服務。而編研選題能否適應不斷發展的客觀需要，要根據現有科技檔案信息資源狀況而定。這就需要研究科技活動的發展規律及其檔案形成與積累的新動向，詳細了解當前科技檔案資源的內容、形式與流向，掌握庫藏檔案中適宜采取編研形式交流的信息內容，優先開發具有現實意義的編研選題。

（二） 運用分類控制法，研究編研成品需求的發展趨勢

分類控制法又稱ABC分析法，它是通過對相關諸因素的地位與數量的分析，將它們區分為關鍵的多數（A類），與次要的少數(B類和C類），以便針對不同類別，采取不同的管理方法，達到提高管理效益的目的。其實質就是抓主要矛盾，區別對待，這種方法非常適合編研成品的選題研究。以往的編研選題主要采取定性分析的方法，選題的隨意性較大。運用分類控制法對現有的利用數據，如，某單位一定時期的利用人次、調卷數量、利用目的等進行分析，能夠幫助我們從中找出，最主要、最大量的選題需求，提高選題的科學性。具體方法是：

第一，首先要對反映利用需求的數據進行分類；第二，整理分類數據，按照需求的數量排列各類需求，并列出分類表；第三，計算各類需求影響值的百分比，確定ABC各類需求。按照分類控制法的規定，A類需求的影響值應該在60%以上，B類的影響值約占25%，C類的影響值在10%左右。

以某設計院某年的利用情況統計為例，該年的調卷數為1211卷，根據其他統計數據，分類整理結果如下：

根據上述分類表可以看出，對本專業最新設計成果和企業設計標準的利用，占該單位利用需求的60%，顯然，這兩類就是該設計院最基本、最大量的利用需求（A類），應該作為首先考慮的選題內容；對基建檔案、設備儀器檔案和其他利用需求，由于它們只占總需求量的6.4%，是極次要的需求（C類），一般是不應該作為編研選題的；而處于中間地位的那些（B類）利用需求，是否作為編研選題，應該根據其他情況酌情處理。ABC法是一種綜合定性和定量方法分析利用需求趨勢的有效方法，應用此法的關鍵是對利用需求的分類要得當，使分類結果能夠適應選題的要求，以便科學的確定選題的范圍。

（三） 編研計劃的內容

通過上述科技檔案編研選題的一系列調查研究，對初步形成的編研選題的預測性結論，應當將它們整理成可行性研究報告，作為科技檔案編研工作計劃的組成部分。在此基礎上就能夠制訂出比較科學的編研計劃。編研工作計劃的內容應該包括：

（1）計劃期內編研工作的總目標和總要求；

（2）計劃期內編研選題的內容范圍；

（3）計劃期內對編研成品的具體要求；

（4）計劃期內完成編研工作的時間進度安排和要求；

（5）計劃期內完成編研項目的組織分工與責任制；

（6）計劃期內開展編研工作的政策與保障措施；

（7）計劃期內編研選題的登記與編研項目管理的要求。

從以上內容可以看出，科技檔案編研工作計劃與編研方案（大綱）雖然都是開展編研工作的依據，但是二者確實不同。首先，它們的層次不同，科技檔案編研工作計劃是指一個檔案專業主管部門或科技專業檔案館，一定時期內開展科技檔案編研工作的總體設想；而科技檔案編研方案（大綱）則是針對某個編研項目做出的具體安排。其次，它們的內容不同，科技檔案編研計劃比較概括，以指導編研立項與選題為重點；而科技檔案編研方案（大綱）則必須盡可能地全面和周密，以便對整個編研作業過程起到指導與規范的作用。

科技檔案編研計劃是指導科技檔案編研工作健康發展的依據，必須為廣大科技檔案工作者所了解才能實施。在制訂計劃的過程中，應該充分聽取編研人員的意見，汲取他們的編研經驗，得到他們的理解，使他們在爾后的工作中能夠自覺地加以貫徹。制訂影響較大的選題計劃，還應該主動爭得相關部門和領導的認可與支持。

此外，在編研計劃中對某些普遍性和連續性的編研成品的內容進行計劃性指導也是十分必要的。例如，某些檔案專業主管部門在編研計劃中及時提出對本地區科技年鑒欄目的建議和要求，某些企業集團對所屬企業科技成果摘要的內容與格式作出的統一規定等，能夠及時避免可能的疏漏、進一步規范編研成品的內容，提高編研成品的質量，保證了編研工作的整體水平。并且根據計劃要求開展編研成品質量的評比，深受編研人員的歡迎。

為了進一步提高編研工作的科學性，檔案業務或行政管理部門，應該引導編研人員逐漸養成編研立項的習慣。以往科技檔案部門的檔案業務活動，多為一些程序化的技術操作，檔案部門很少將自己的工作與科研管理聯系起來。科技檔案編研屬于信息生產活動，工作量較大、研究性強，必須投入一定的人力資源，具備一定的工作條件與資金保障，將編研工作納入科研項目管理程序就是解決這一問題的有效措施。科研管理部門為了保證編研工作投入的合理性，必然要求對編研選題進行科學論證。

提交編研項目立項報告，是將編研工作納入科研項目管理的第一步。通過論證編研選題的意義，闡明選題的必要性、可能性與編研的目的和要求，對提高編研工作的科學性有重要意義，它既是科研立項管理的具體要求，也是進一步檢驗選題科學性的重要依據。編研項目立項報告經過有關專家評審通過以后，編研項目正式進入科研管理階段。從此科研管理部門將根據立項報告，定期對編研項目的進展情況進行檢查與監督，以保證編研項目按時、保質保量地完成。編研成品定稿以后，科研管理部門將視具體情況對其進行成果鑒定。這些都是對編研工作的鞭策和支持，促進了編研工作的健康發展。