科技檔案編研工作的原則

（一）存真原則

存真原則，即科技檔案編研必須堅持實事求是的科學態(tài)度，保持科技檔案信息及其傳播效果的真實性。存真原則是科技檔案工作基本原則在編研工作中的具體體現。科技檔案是科技活動的真實記錄，其形成、積累的規(guī)律和制度，保證了科技檔案的歷史真實性，編研人員必須對此堅信不疑。信息資源的可靠性，造就了科技檔案編研成品不同于其他信息產品的一系列特點，也成為科技檔案編研成品的價值基礎。由于科技檔案編研產品容易交流與保存的優(yōu)勢，其真實性就顯得尤其重要。堅持存真的原則，要從以下方面入手。

1.保證編研材料的真實性

編研材料作為科技檔案編研成品的“原料”決定著其價值和作用。強調編研材料的真實性。首先，要求信息來源——科技檔案實體必須真實。根據科技檔案形成特點，真實的科技檔案實體一定是與相關科技活動同步形成的。這些科技文件在形成過程中，不僅經歷了嚴格的科技審查、處理程序，而且經過實踐的檢驗，具有較高的可靠性。其次，要求科技檔案記錄內容是準確的。一般而言，科技檔案實體是真實的，其記錄的內容也應該是客觀、準確的。但是這并不排除某些檔案內容在形成、記錄的過程中，由于形成者的局限性，有可能自覺或不自覺地造成一定程度的信息失真。特別是編研過程中還需要利用其他相關材料，對相關科技檔案信息進行補充，這些都要求編研人員進行嚴格地查證，以保證選用的科技檔案信息忠實地記錄和反映客觀歷史面貌及其發(fā)展規(guī)律。

2.維護科技檔案信息的動態(tài)真實性

由于科技活動的延續(xù)性和科技檔案編研成品的現實作用，要求其提供的科技檔案信息必須持續(xù)地反映相關科技活動的歷史面貌，因此，編研材料不僅要真實地反映相關科技活動某一階段的歷史面貌，還要客觀地反映其各階段的發(fā)展、變化，特別是近期的狀況或狀態(tài)，這樣的科技檔案信息才具有較強的現實使用價值。不僅在編輯加工階段要強調編研材料的動態(tài)真實性，而且在科技檔案編研成品的流通過程中，仍然要避免信息傳播的過程中可能出現的失真現象，最終保證科技檔案編研成品的真實性。

3.客觀地評價科技活動

在研究和鑒別科技檔案信息及其科技活動的歷史面貌，必須以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導，是客觀評價科技活動及其檔案信息的科學基礎。科技檔案編研雖然不像歷史文獻研究那樣，直接和普遍地涉及政治、政策等問題，但是要客觀地評價科技活動的政治歷史意義，準確評價它們的科技狀況和推廣應用價值，沒有正確的指導思想，沒有馬列主義的指導，難免出現主觀主義、唯心主義、急功近利等問題，就不能客觀地研究與有效地開發(fā)科技檔案信息資源。

（二）效益原則

效益原則，指科技檔案編研成品必須適應科技生產、科技管理與社會其它工作的客觀需要，通過對科技檔案信息的優(yōu)化，保證科技檔案編研信息的先進性和實用性，進而實現其較高的利用效益。這一原則是根據科技檔案編研工作的特點，特別是針對科技檔案編研工作與社會信息服務接軌，而提出的指導編研工作的組織管理原則。

首先，科技檔案編研工作是科技檔案信息的智力生產活動，需要較高的投入，包括編研人員的高素質、物質和財力消耗和一定的風險。只有保證科技檔案編研成品較高的利用價值和利用效益，科技檔案編研工作才具有一定的社會意義。其次，目前我國的科技檔案編研工作已經進入自覺發(fā)展階段，社會對檔案部門的要求，已經不是能否開發(fā)科技檔案信息產品，而是如何開發(fā)的問題。市場經濟條件下，信息服務業(yè)面臨著激烈地競爭，信息技術的普及使這種競爭更加殘酷性，其結果必然是信息服務業(yè)的重組。科技檔案部門只有提供低成本高效益的信息產品，才能保證自身的持續(xù)地發(fā)展。顯然，高效益已經不僅是對編研成品質量的要求，必然包括科技檔案編研工作的要求，即編研工作如何獲得合理的投入產出比。這就涉及到每一個編研項目（課題）或每一編研作業(yè)的科學組織與管理。因此，效益原則也是指導科技檔案編研工作集約化、科學化的重要原則。

科技檔案編研成品的效益，首先來自一定規(guī)模的需求，而這種需求不是抽象或廣義的，必須針對具體的利用群體，這是科技檔案編研成品效益的客觀基礎。為此，科技檔案編研必須認真研究利用者及其的利用需求。其次，根據科技檔案利用的特點，編研成品的效益還要依據自身的信息優(yōu)勢，這不僅出于檔案信息的真實性，更依賴于編研工作對信息優(yōu)化的功能，即科技檔案編研必須對科技檔案材料、信息加工方法、編排體例及其流通方式，進行認真地比較與選擇。

編研工作對科技檔案信息的優(yōu)化，一方面，表現為根據不同的服務目的和主題選擇科技檔案信息。例如，為領導決策服務的科技檔案編研成品，應該選擇最能反映本質問題、多側面的、比較精練的檔案材料；為保存史料服務的科技檔案編研成品，則應選擇最原始的、最典型的科技檔案材料；為推廣技術成果或進行技術貿易服務的科技檔案編研成品，就要選擇那些適用性強、比較成熟的科技檔案材料；主要在內部使用的科技檔案編研成品，應盡量選擇比較新穎的信息內容，甚至要適當選擇一些機密性的科技檔案信息；如果是為交流而形成的科技檔案編研成品，其材料的內容深度、新穎性和機密程度都必須加以控制。另一方面，表現為選擇適當的信息加工方法。科技檔案編研加工，除了有使科技檔案信息更加準確外，還有一個重要的目的，就是要使科技檔案信息易于理解，以強化其作用。因此科技檔案編研人員必須認真研究檔案信息和科技信息加工的各種方式、方法及要求，在存真的基礎上使科技檔案信息得到升華。優(yōu)化的方法貫穿于科技檔案編研工作的全過程。如，編研主題的優(yōu)化，即根據比較突出的信息需求選擇編研成品的主題；編研成品類型的優(yōu)化，即確定最適合的形式體例；編研素材的優(yōu)化，即根據編研目的與編研主題選擇、確定適宜的科技檔案材料；信息加工方法的優(yōu)化，即根據利用者的具體情況確定加工的方法與要求；甚至最后確定科技檔案編研成品的印制形式和交流方法都需要經過適當的優(yōu)化。顯然，優(yōu)化是實現編研成品效益的具體手段。

優(yōu)化科技檔案信息的實質是比較與鑒別，其關鍵在于衡量的標準。在編研實踐中，針對科技信息需求的特點，提出了以科技檔案信息的先進性和實用性作為衡量其適用性的具體尺度。因為，編研工作提供的科技檔案信息，只有反映相關科學技術的新理論、新方法或新成就，才具有較大的吸引力和信息擴散能力。然而，任何技術的先進性都是相對的，一味追求先進性，對其應用環(huán)境不加分析，就會脫離實際無法應用，先進的信息只要與實用性結合，才能適合利用者的信息需要，進而真正實現編研成品的現實使用價值。

（三）合法原則

合法原則，即科技檔案編研必須遵守與研究、加工和公布科技檔案信息的行為有關的法律和法規(guī)，維護開發(fā)利用科技檔案信息各方的合法權益。科技檔案編研是一項科技資源的研究開發(fā)活動，從選題開始直到編研成果的傳播，必然要涉及各種經濟和社會關系，難免遇到這樣或那樣的矛盾，法律是調整各種社會關系的行為規(guī)范。社會主義市場經濟是法制經濟，必須依靠法律調節(jié)和保護各種技術、經濟行為。我國法律體系的不斷完善，給科技檔案編研提供了法律保證。編研人員必須樹立法律觀念，自覺遵守法律、運用法律，以法律指導證科技檔案編研工作健康、順利的發(fā)展。

1.科技檔案編研必須符合《檔案法》的有關規(guī)定科技檔案編研要遵守《檔案法》，尤其是利用與公布檔案的有關規(guī)定，包括公布檔案的權限、內容和時間等內容。

（1）關于開發(fā)科技檔案信息的內容與時間范圍的規(guī)定。根據《檔案法》規(guī)定，我國的歷史檔案已經于1988年10月向社會開放；各類檔案館還將分期、分批地把從形成之日起滿三十年的現行檔案向社會開放。對各單位保存的檔案的開發(fā)利用，一般應照此辦理。

促進科技檔案利用工作的健康發(fā)展，必須處理好保護國家和企業(yè)的利益與充分利用科技檔案信息的關系。為此，《檔案法實施辦法條文釋義》從公布的內容及其影響兩方面，提出了對某些檔案開放的具體限制要求。其中與科技檔案關系密切的如：涉及國家領土、國防設施、軍事要地、軍品貿易、軍工科研及生產，對社會開放不利于維護國家主權和領土完整、危害國家的戰(zhàn)略防御能力的內容；涉及我國科學技術的關鍵技術、技術訣竅、傳統(tǒng)工藝、配方、重要資源，對社會開放會削弱我國經濟、科技實力或使國民經濟遭受損失的內容；涉及外國在華機構形成的、對社會開放會引起檔案所有權糾紛的內容；涉及著作權、發(fā)明權、專利權，對社會開放會造成侵權訴訟的內容；尚有法律效力的中外產權、債權檔案，對社會開放會引起外事糾紛并有損國家利益的內容；機關、單位和個人移交、捐贈、寄存檔案時明確提出不能開放的內容等。在確定開發(fā)科技檔案信息主題、選擇編研材料時，必須以此為依據，杜絕上述科技檔案信息在公開流通的編研成品中出現。

（2）關于公布檔案權限的有關規(guī)定。《檔案法實施辦法》第24條，明確界定了公布檔案“系指通過下列形式首次向社會公開發(fā)表：“（一）通過報紙、刊物、圖書等出版物發(fā)表檔案的全部或者部分原文；（二）通過電臺、電視播放檔案的全部或者部分原文；（三）陳列、展覽檔案或者復制件；（四）出版發(fā)行檔案史料（全文或者摘錄）匯編以及公布出售檔案復制件；（五）散發(fā)或者張貼檔案復制件；（六）在公開場合宣讀、播放檔案原文。”科技檔案編研基本上屬于公布檔案的范疇。因此應該遵守一般利用者無權公布檔案，檔案所有者才有權公布自己檔案的規(guī)定，充分開發(fā)自有檔案資源；堅持開發(fā)檔案信息必須經單位領導或檔案所有者同意，公開交流的編研成品應該履行一定的審批手續(xù)。

2.科技檔案編研應遵守《中華人民共和國保密法》和《科技保密規(guī)定》

科技檔案編研必須處理好開發(fā)與保密的關系，在保護國家利益與信息安全的基礎上，合理開發(fā)科技檔案信息資源，促進科技檔案信息交流，解放和開發(fā)科技生產力。《中華人民共和國保密法》和《科技保密規(guī)定》對此作出的具體規(guī)定，是科技檔案編研必須履行的義務。因此，科技檔案編研要保證：第一，嚴禁開發(fā)“絕密”和“機密”的檔案信息；第二，對編研涉及的“秘密”以下密級的檔案信息，必須經過相關權限的批準；第三，對含保密信息的編研成品，必須明確標注其保密等級與利用范圍；第四，必須事先使利用者明確，使用含保密信息編研成品的保密的責任與義務；第五，編研人員必須多方面考慮利用后果，盡量避免有關編研信息的傳播可能帶來的不良影響。

3.科技檔案編研工作應自覺履行《專利法》

《專利法》是保護發(fā)明成果的排他性的專有權，即專利權人有利用其發(fā)明、創(chuàng)造的獨占權。未經專利權人同意，任何單位和個人都不得利用專利發(fā)明創(chuàng)造。在科技檔案編研工作中遵守專利法，是妥善處理推廣應用新技術的有利措施。為此，應做到：

第一，編研具有創(chuàng)新意義的科技成果檔案信息要慎重，以免由于過早公布相關科技檔案信息破壞了該科學技術的新穎性，影響專利的申請。第二，編研涉及專利技術的科技檔案信息，一定要經過相關專利權人的許可。第三，反映專利技術信息的編研成品應該獨立成篇（冊），而且公開信息的程度要適當。

4.科技檔案編研工作應自覺貫徹《著作權法》

《著作權法》保護人們對自己精神勞動成果享有的合理權益，包括保護作者和其他著作權人的發(fā)表權、署名權、修改權、保護作品完整權和使用并獲得報酬等權利。《著作權法》對科技檔案編研工作具有重要保證和指導作用。

（1）為保護科技檔案編研人員的著作權提供了法律依據。《著作權法》明確規(guī)定了編輯成果的作品地位，明確了科技檔編研人員應該享有的有限著作權，調動了編研人員的積極性，為科技檔案編研工作的健康發(fā)展提供了法律保證。

（2）指導編研人員處理好相關著作權關系。《著作權法》第十四條規(guī)定：“編輯作品由編輯人享有著作權，但行使著作權時不得侵犯原作品的著作權。”告誡編研人員應該處理好與原作者的關系。為此，科技檔案編研人員必須要尊重原作者的精神勞動，包括：首先，應該事先告知其形成者準備編研的科技檔案內容，有的還需要經過他們的同意；其次，編輯人員不能歪曲科技檔案的原意，未與原作者商議，不能擅自對檔案原文進行實質性修改；必要時還應該以一定的形式對重要檔案的形成者表示感謝等。

（3）規(guī)定了科技檔案編研成品的性質。根據《著作權法》第十六條規(guī)定：“公民為完成法人或者非法人單位工作任務所創(chuàng)作的作品是職務作品，”“作者享有署名權，著作權的其他權利由法人或非法人單位享有，法人或非法人單位可以給予作者獎勵。”第十一條規(guī)定：“由法人或者非法人單位主持，代表法人或者非法人單位意志的創(chuàng)作，并由法人或者非法人單位承擔責任的作品，法人或者非法人單位視為作者。”根據這些條款的規(guī)定，科技檔案編研成品屬于法人作品或者職務作品，這就進一步明確了編研人員相應的權利與義務及其與本單位的著作權關系。例如，編研人員除對職務作品擁有署名權以外，并不具有其他著作權；但是，編研成品的著作權人（單位）必須對科技檔案編研人員的智力創(chuàng)造給予認定，如給予獎勵或者表彰等。

《著作權法》界定了科技檔案編研有關方面的權利與義務，從根本上創(chuàng)造了適宜科技檔案編研工作發(fā)展的客觀環(huán)境。科技檔案編研人員必須深刻理解其內容，以此規(guī)范科技檔案編研行為，維護單位于個人的權益，保證科技檔案編研工作在法制的軌道上健康發(fā)展。