科技檔案保管方法

科技檔案的種類很多，形式復(fù)雜，其制作材料也多種多樣。在科技檔案保管工作中，應(yīng)按照各種制成材料的不同特點分別采取適當(dāng)?shù)谋９芊椒āＴ诳萍紮n案中，普通的文字材料保管與一般檔案的管理并無區(qū)別，這里主要介紹非文字材料的保管方法。

1 底圖檔案的保管

底圖檔案的功能主要是復(fù)制。在底圖紙生產(chǎn)的過程中，采用了特殊的原材料和工藝措施，帶來了一些不利于底圖耐久性的因素；另外，底圖在多次復(fù)印的過程中，經(jīng)過反復(fù)的高溫照射，機(jī)械強(qiáng)度和耐久性會有所降低，容易脆裂破碎。

為了延長底圖保管壽命，其一般應(yīng)在特殊的底圖柜內(nèi)存放，且存放方法有兩種：一種是平放，即按整理順序平放在多層抽屜的底圖柜內(nèi)，可以保證底圖的平整，存取也比較方便；另一種是卷放，即將底圖檔案按套或按案卷卷起來放在柜子里，這樣可以節(jié)約庫房面積，尤其適用于特大特長幅面的底圖，但相對于平放，存取不夠方便。

底圖應(yīng)禁止折疊保管。折疊對底圖有兩點不利：一是折疊后出現(xiàn)的印跡，在底圖曬印時，常常會印出線條來，影響圖面的清晰度和準(zhǔn)確度；二是折疊的印跡，時間稍久后容易斷裂，影響底圖檔案的保管壽命。

保護(hù)底圖，可采用邊緣加固的方法。如將底圖四邊折為雙層，底圖周邊強(qiáng)度加大，會明顯減少底圖的破損。總之，底圖應(yīng)保證在不撕、不折、盡量減少磨損的條件下保管。

2 藍(lán)圖及復(fù)印圖的保管

藍(lán)圖及其它復(fù)印圖制成的材料，機(jī)械強(qiáng)度比較好，特別是藍(lán)圖幅面大小不一，應(yīng)采取折疊組卷保存的方法。藍(lán)圖的折疊應(yīng)規(guī)范地進(jìn)行，原則上應(yīng)按國家標(biāo)準(zhǔn)《技術(shù)制圖——復(fù)制圖的折疊方法（GB10609--89）》的規(guī)定來操作。具體來說，藍(lán)圖折疊應(yīng)注意這樣幾方面的要求：第一，折疊后的幅面大小一般以A4規(guī)格（210mm*297mm）為準(zhǔn)，四邊要整齊，需要裝訂的要在左邊留出裝訂線；第二，折疊時應(yīng)向圖樣的正面以手風(fēng)琴式的方法進(jìn)行折疊，以便于展開閱讀；第三，折疊后的圖樣標(biāo)題欄應(yīng)直接露在前面，以便檢查、清理和調(diào)閱。

藍(lán)圖折疊后，有兩種存放形式：一是裝訂式，二是散裝式。這兩種形式各有利弊，國家的有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)并未作出強(qiáng)制規(guī)定，在科技檔案工作實踐中兩種做法都有。但從總體上看，因現(xiàn)在一般用卷盒作藍(lán)圖的裝具，所以散裝式有更好的發(fā)展前景，它既有利于有關(guān)檔案材料的保密，又便于藍(lán)圖的查閱利用。

3 磁性材料的保管

科技檔案中的感光材料主要有底片（膠片）和照片，其中以底片的保存更為重要。因為底片是母片，一旦損毀了就無法制作照片，因此，應(yīng)嚴(yán)格底片的保管，具體方法是：

（1）入庫前要嚴(yán)格檢驗，水洗后再入庫；

（2）密封包裝，珍貴的底片應(yīng)存放在隔熱、密封的容器內(nèi)或防火柜內(nèi)；

（3）存放時底片平面應(yīng)與水平面垂直；

（4）長期不用的底片每隔1年-2年檢查一次，發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)弄清原因及時處理；

（5）嚴(yán)格控制溫濕度，溫度一般保持在13℃-15℃，相對濕度保持在35%-45%；彩色底片的保管溫度應(yīng)低于2℃；底片出入庫時需經(jīng)過溫濕度的調(diào)節(jié)過渡。

底片在入庫前進(jìn)行的檢驗，主要是檢驗其外觀質(zhì)量、影像質(zhì)量和硫代硫酸鈉的殘留量（必須小于0.7μg/cm2）。

4 磁性材料的保管

科技檔案中的磁性材料主要有錄像帶、錄音帶、磁帶、磁盤等。磁性材料的保管方法是：

（1）防磁。這是磁性材料保管的主要問題，否則磁記錄信號在外磁場中會衰減甚至消失。具體措施是，把磁性材料放入用軟磁物質(zhì)制造的箱柜中保存，并遠(yuǎn)離散射磁場，周圍不能有變壓器、電動機(jī)、電視機(jī)等電器設(shè)備。

（2）控制庫房溫濕度。磁性材料要求在溫度15℃-27℃、相對濕度40%-60%之間選定一組值，選定后在24小時內(nèi)，溫度變化不超過±3℃，相對濕度變化不超過±5℃；最佳溫度為18℃，最佳相對濕度是40%-60%。

（3）防止磁性材料變形。磁帶或磁盤不宜平放，應(yīng)垂直放置或一盤盤懸掛放置，上面不能放重物。

（4）定期卷繞。對于長期存放的磁帶卷繞松緊要適當(dāng)，最好以記錄或重放速度重新卷繞一次再存放。卷繞過緊，高溫下易形變、粘連和增大復(fù)印效應(yīng)；卷繞過松，使用中易出現(xiàn)滑動，磁帶邊緣不整齊。

磁帶一般每隔3年-5年重新卷繞一次，以釋放其內(nèi)力，同時還可以減少磁帶的幾何形變、粘連及彈性疲勞。

（5）定期翻錄。翻錄有兩個目的：一是使信息長久保存下去。磁記錄信息保存時間在20年左右，為使其信息長期保存下去必須定期轉(zhuǎn)錄，轉(zhuǎn)錄間隔以10年為宜。二是對珍貴檔案，為預(yù)防不測，可翻錄到唱片金屬模板上或銀鹽膠片上，也可翻錄成副本并分地保存。

5 光盤檔案的保管

光盤是一種利用激光進(jìn)行信息存取的記錄載體。由于光盤的耐久性甚差，因此應(yīng)采取極為有效的措施，加強(qiáng)對光盤檔案的保護(hù)。

1.從嚴(yán)控制環(huán)境條件

不適宜的溫濕度會大大縮短光盤的壽命。光盤保存環(huán)境的溫度以20℃，相對濕度以45%為好。灰塵和有害氣體會影響光盤信息的讀寫效果，并加速光盤的老化。因此，光盤保存時，要保持環(huán)境清潔，使用后的光盤放在盤盒中，避免遭受灰塵和有害物質(zhì)的侵蝕以及防止強(qiáng)光和靜電對光盤的危害。

2.建立合理的保管制度

對入庫的光盤要檢查，符合條件的光盤才能接收入庫；光盤存放時，應(yīng)以豎直方式放在盒內(nèi)，確保不被擠壓；為了保證光盤上的檔案信息不被丟失，應(yīng)每隔10-15年復(fù)制一次。