科技檔案統計指標體系

統計指標是表明統計總體數量特征的范疇。具體地說，科技檔案統計指標就是表明科技檔案工作總體的某種屬性與特征的概念和數值。一個統計指標只能反映統計總體的某個側面，或某一側面的某一特征。但科技檔案工作涉及到很多方面，涉及到很多特征，而且相互聯系著、彼此制約著。為此，要深入、全面地了解和認識科技檔案工作，就必須采用多個、并具有密號圖紙或型號的切聯系的指標。這些處于有機聯系之中的多個統計指標，就構成了統計指標體系。科技檔案統計指標體系實際上是反映科技檔案及科技檔案工作數量方面所包括的各項統計指標，以及這些統計指標間的相互關系。

1 科技檔案數量統計

科技檔案數量統計，是科技檔案統計中最基本的一種統計。根據庫藏科技檔案的性質和特點，科技檔案數量統計由三方面構成：綜合統計、分類統計和專題統計。這三方面的統計相輔相成、相互補充，它們從不同的角度、不同的廣度和深度來反映科技檔案在數量方面發展變化的程度和規律。

1.綜合統計

科技檔案綜合統計，是從總的數量方面來反映科技檔案部門在一定的時期內科技檔案數量發展變化的程度和規律。具體指標如下：

（1）收進量。該指標的含義是指在統計期內，科技檔案部門接收歸檔入庫的科技檔案數量。它屬于時期指標（時期指標與時點指標的概念）。收進量的計量單位，由于科技檔案種類較多，實體形態差異較大，因此在實際工作中也是五花八門，既有卷、冊、袋、盒，又有套、張、頁、件、份，甚至還有捆、扎等。計量單位如此之多，從某種意義上來說，已經失去了科技檔案數量統計應有的作用。在此有必要對收進量的計量單位進行統一。

A.收進量的基本計量單位為“卷”。在《檔案著錄規則》中，載體形態項著錄所采用的基本單位為“卷”。其數量一般按《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的規定處理。

B.收進量的通用計量單位為“米”。它是指科技檔案疊放排列的厚度之和，也可以理解為科技檔案排列上架后所占擱板的長度。該單位是目前國際上最為通行的檔案數量計量單位。

C.資料收進量的計量單位為“冊”。在企事業單位，科技檔案部門兼管一定數量的資料是非常普遍的，這樣會使科技檔案利用更加豐富、生動，但我們不應將資料與檔案混在一起統計。資料數量的計量單位與圖書館館藏量的單位應該一致，都為“冊”。

D.圖表型科技檔案的計量單位為“自然張”與“標準張”。所謂自然張，就是圖表型科技檔案的實際張數；而標準張則是以4號圖紙或A4型號的復印紙幅面大小（均為210mm*297mm ）為基本單位，稱為 1張，其它幅面的圖表型檔案均折算為這種標準的倍數或分數。

E.新型檔案的計量單位為：照片檔案用“張”，錄音、錄像、影片檔案用“盒”，電子檔案用“片”。目前科技檔案部門保存的電子檔案以 3.5英寸的軟盤居多，故用“片”作為計量單位較為適宜。

（2）移出量。該指標是指在統計期內，科技檔案除正常利用之外移出庫外的數量。它也屬時期指標，計量單位與收進量一致。

（3）銷毀量。這是指在統計期內，履行了必要的審批手續、并已銷毀的科技檔案數量。其性質為時期指標，計量單位與收進量一致。

（4）封存量。這是指在統計期內，經有關領導批準，執行封存期的科技檔案數量。性質與計量單位同收進量。

（5）接轉量。該指標是指在統計期初的庫藏科技檔案數量。它屬時點指標，計量單位同前。

（6）庫藏量。該指標是指在統計期末的庫藏科技檔案數量。性質與計量單位同接轉量。

上述幾個綜合統計指標之間存在下列關系：

庫藏量＝接轉量＋收進量-移出量

移出量＝銷毀量＋封存量

2.分類統計

科技檔案分類統計是反映科技檔案部門庫藏科技檔案的各種類別、類型在數量方面發展變化程度及其規律性的一種統計。這種統計主要是作為科技檔案綜合統計的進一步補充。以企業檔案為例，國家檔案局曾于1991年頒發了《工業企業檔案分類試行規則》，該《規則》依據企業管理的職能，為工業企業檔案分類統計時，可將《規則》與本單位實際情況緊密結合起來，進行企業檔案的分類設置了10個一級類目。企業檔案機構在進行檔案分類統計。表15-5是某企業檔案館設計的檔案分類統計表。                                              

3.專題統計

科技檔案專題統計是圍繞科技檔案的某些特征所進行的統計，這對于改進庫藏建設，提高科技檔案質量，便于科技檔案利用，是十分重要的。通常它可分為密級、保管期限和狀況三個方面的統計。

（1）密級統計。科技檔案可按密級的不同，分為絕密、機密、秘密及開放四類進行統計。

（2）保管期限統計。科技檔案可按保管期限的不同，分為永久、長期、短期三類進行統計。

（3）狀況統計。在國家檔案局頒發的《檔案館工作通則》第十六條中規定：“檔案館應對館藏檔案和資料的保管情況進行定期檢查，遇有特殊情況應立即檢查，及時處理”。科技檔案部門都應按此規定，做好相應的科技檔案狀況統計。其內容包括：未整理編目的科技檔案數量統計、殘缺不全的科技檔案數量統計、組卷不正確的科技檔案數量統計、需要消毒處理的科技檔案數量統計等。

2 科技檔案管理統計

科技檔案管理包括整理、鑒定、保管三方面的內容，其統計也應圍繞這三方面來進行。

1.整理統計

科技檔案整理的統計指標體系所包括的統計指標有三個：已整理科技檔案數量、未整理科技檔案數量和平均日整理科技檔案數。已整理科技檔案數量是指在統計期內已經整理的科技檔案數量；未整理科技檔案數量則是指在統計期內按規定應該整理或已接收進來而實際上并未整理的科技檔案數量。這兩個指標結合起來，可以全面地反映科技檔案整理任務的完成情況。

平均日整理科技檔案數是用來衡量個人或小組整理速度快慢的統計指標，用平均數表示。若該指標針對個人，其單位為“卷／天”；若該指標針對某一整理小組，單位則為“卷/（人*天）”。

2.鑒定統計

與科技檔案整理統計相類似，鑒定統計指標體系所包括的統計指標也有三個：已鑒定科技檔案數量、未鑒定科技檔案數量和平均日鑒定科技檔案數。其含義不再贅述。

3.保管統計

科技檔案保管統計由三個指標構成：科技檔案遺失數量、科技檔案損壞數量、失泄密科技檔案數量。這三個指標分別統計科技檔案遺失、損壞、失泄密的數量，其性質皆為時期指標，計量單位同科技檔案數量統計。

3 科技檔案利用統計

科技檔案利用工作是廣大用戶利用科技檔案并輔以科技檔案工作者服務的一項工作。根據科技檔案利用工作涉及到的因素：利用的主體——用戶，利用的客體——科技檔案，利用的條件 ——科技檔案工作者的服務，科技檔案利用統計應由三方面的統計指標構成。

1.用戶統計

對科技檔案用戶的統計，由利用人次、利用單位次與利用效益三個指標組成。

（1）利用人次。該指標是指在統計期內來檔案部門利用科技檔案的人次數。單位：人次，屬時期指標。

（2）利用單位次。該指標是指統計期內來檔案部門利用科技檔案的單位次數。計量單位為單位次，屬時期指標。利用單位次與利用人次之所以要分開統計，是因為單位與個人利用不僅有量的差異，而且有質的區別。

對利用人次和利用單位次都可在上述綜合統計的基礎上，再進行分類統計。利用人次可分別按來源、文化程度、利用目的等分類統計，利用單位次可分別按單位、部門的性質、利用目的等分類統計。

（3）利用效益。用戶利用科技檔案會產生社會效益和經濟效益。社會效益只能用文字表述，而經濟效益則必須量化。因此，利用效益一般主要是指用戶利用科技檔案后所產生的經濟效益，單位：元，屬時期指標。其計算方法在第二十章將做專門介紹。

2.利用科技檔案統計

利用科技檔案統計是以用戶利用的科技檔案為統計對象，用來反映用戶的利用情況和利用規律。具體統計指標如下：

（1）利用檔案數量。該指標是指在統計期內，用戶所利用的科技檔案數量。單位有“卷”和“卷次”兩種，屬時期指標。

（2）利用資料數量。這是指在統計期內，用戶所利用的資料數量。單位有“冊”和“冊次”兩種，屬時期指標。

（3）檔案利用次數。又稱檔案利用頻率，是指在統計期內，各卷科技檔案被用戶利用的次數。單位為“次”，屬時期指標。

（4）復制檔案資料數量。在科技檔案利用工作中，經常需要復制或配套各種材料。復制檔案資料數量就是指統計期內，復制的檔案資料張數。單位為“自然張”和“標準張”，屬時期指標。

（5）制發檔案證明數量。該指標是指在統計期內制發科技檔案證明的數量。單位為“份”，屬時期指標。

3.利用服務統計

為了使科技檔案利用工作能夠順利開展，科技檔案工作者必須進行利用服務，不僅包括調卷和咨詢在內的直接服務，而且還包括編目和編研在內的間接服務。

（1）調卷、咨詢服務統計。此項統計包括庫內查卷數、調卷數和咨詢服務時間三個指標。庫內查卷數是指在統計期內，檔案工作者按用戶的利用需求在庫房內查找科技檔案的總數，單位：卷次，屬時期指標。調卷數是指在統計期內，檔案工作者所調出庫外的案卷數量，單位同樣為“卷次”，屬時期指標。

調卷數不同于庫內查卷數，因為科技檔案工作者根據用戶的需求在庫內查找的科技檔案，不一定全部調出庫外。調卷數也不同于前述的利用檔案數量，因為用戶利用的科技檔案是在科技檔案工作者調出庫外的基礎上，對用戶有用并被利用的科技檔案數量。顯然，上述三者之間應滿足下列關系式：

庫內查卷數≥調卷數≥利用檔案數量（卷次）

（2）編目工作統計。此項統計主要圍繞檔案部門所編制的各種目錄來進行，如案卷目錄數量、分類目錄數量、專題目錄數量等。因這些目錄的表現形式不同，計量單位也有所區別，有“本”、“條”、“張”等。

（3）編研工作統計。反映科技檔案部門編研成果的統計指標有兩個：一是編研成果種數，指科技檔案部門利用科技檔案自編或與其它部門合編的各類參考資料，一個書名為一種；二是編研成果字數，指科技檔案部門在統計期內所有編研成果的累計字數之和，單位為“千字”。

4 科技檔案輔助統計

科技檔案統計除了上述三大統計外，還包括一系列的輔助統計，如人員統計、設備統計、環境統計、財務統計。

1.人員統計

科技檔案部門在進行人員統計時，人員數是最基本的統計指標，其性質為時點指標。此外，還需進行科技檔案人員的分類統計。

（1）按人員的年齡結構統計，可分為三檔：老年（50歲以上）、中年（ 介于35歲和 50歲之間）、青年（35以下）。

（2）按人員的性別統計，分為男、女兩類。

（3）按人員的文化程度統計，一般可劃分為大學、高中、初中及初中以下。其中， “大學”文化程度中含“大專”文化程度； “高中”文化程度包括“中專”和“普通高中”。

（4）按人員接受檔案專業教育的程度統計，有大學、中專、職業高中、訓練班、其它五類。

（5）按人員技術或業務職稱統計，具體可分為：研究館員、副研究館員、館員、助理館員、管理員五類。

（6）按人員的工作性質統計，分為檔案業務人員、檔案技術人員、黨政管理人員和其他四類。

2.設備統計

設備數量是科技檔案設備統計的基本指標，屬時點性質。由于科技檔案設備的類型很多，因此該項統計常分類進行。如表15-6所示。

3.環境統計

科技檔案環境統計包括建筑面積統計和溫濕度統計。

（1）建筑面積統計。包括檔案館（室）建筑總面積、使用面積和庫房面積三個統計指標，其性質皆為時點指標，單位：平方米。

（2）溫濕度統計。檔案館（室）進行溫濕度統計，一般采用日定點溫度和日定點濕度兩個指標，前者單位為：℃，后者用相對濕度（%）表示。兩者皆為時點指標。

4.財務統計

科技檔案財務統計，一般設置年度經費總額和實際使用經費兩個指標，兩者都屬時期指標，單位都為“元”。