科技檔案檢索體系

1 檢索原理與科技檔案檢索體系

從科技檔案檢索的含義中，我們不難看出科技檔案檢索實際上包括兩個互為聯(lián)系的過程：科技檔案信息存貯和科技檔案信息查找。對科技檔案信息的加工存貯，是輸入，是進(jìn)行檢索的前提；對科技檔案信息的查找，是輸出，是進(jìn)行檢索的結(jié)果。所以，存貯和查找是兩個不可分割、相互聯(lián)系的過程。科技檔案檢索體系，是指為進(jìn)行科技檔案檢索而建立的、由檢索過程中涉及的各種因素構(gòu)成的一個有機(jī)整體。它由以下幾個子系統(tǒng)配套而成：

（1）檢索語言子系統(tǒng)。檢索語言是表達(dá)科技檔案主題內(nèi)容和查找提問內(nèi)容的一種規(guī)范標(biāo)識。主要有檔號表、分類表和主題詞表。檢索語言在科技檔案檢索體系中，實際上是溝通加工存貯和查找提問的“標(biāo)準(zhǔn)約定”。

（2）著錄標(biāo)引子系統(tǒng)。即科技檔案信息的加工存貯系統(tǒng)，根據(jù)檔案著錄、標(biāo)引規(guī)則，選擇可能被檢索的科技檔案信息，并將其轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的檢索標(biāo)識加以存貯。

（3）查詢子系統(tǒng)。即科技檔案檢索的服務(wù)系統(tǒng)，它要指導(dǎo)用戶確定檢索策略，將他們的利用需求轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索表達(dá)式。

（4）匹配子系統(tǒng)。該系統(tǒng)的任務(wù)是將檢索要求與科技檔案存貯信息進(jìn)行比較、匹配，確定檢索目標(biāo)。與檢索要求相匹配的科技檔案存貯信息，既包括手工檢索使用的各種檢索工具，也包括自動檢索使用的各種數(shù)據(jù)庫。

2 建立科技檔案檢索體系的必要性

建立科技檔案檢索體系，是一項非常龐大、極其細(xì)致的系統(tǒng)工程，也是開發(fā)科技檔案信息資源的一項基礎(chǔ)建設(shè)工作。其必要性在于：

1.為迅速準(zhǔn)確地利用科技檔案創(chuàng)造條件

新中國建立50多年來，我國積累了十分豐富的科技檔案。伴隨著國家科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，科技檔案數(shù)量急劇增加，查找的問題越來越突出。另外，廣大用戶利用科技檔案的廣度、深度及利用方式也在不斷變化。如何解決科技檔案數(shù)量與準(zhǔn)確查找之間的矛盾，辦法只有一個，這就是建立并完善科技檔案檢索體系，濃縮科技檔案信息，簡化查找過程，使用戶迅速準(zhǔn)確地利用科技檔案。

2.促進(jìn)科技檔案信息的交流

科技檔案中蘊(yùn)藏著豐富的信息，能夠滿足用戶廣泛的利用需求。但由于它是一種原生信息，其實體交流有諸多的不便。科技檔案檢索體系的建立，特別是科技檔案全文檢索系統(tǒng)的建立，形成了科技檔案原件的“替身”，使科技檔案信息與其實體相脫離，獨(dú)自參與交流過程，創(chuàng)造了科技檔案信息廣泛交流的可能性。隨著檢索技術(shù)水平的提高，科技檔案檢索體系不僅便利了信息的交流，而且提高了信息交流的質(zhì)量。

3.推動科技檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化，促進(jìn)科技檔案工作的發(fā)展

建立科技檔案檢索體系必須以標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化為基礎(chǔ)。通過著錄與標(biāo)引形成標(biāo)準(zhǔn)的著錄條目，并按照規(guī)范化的要求組成科技檔案檢索工具。這種規(guī)范化的過程必將帶動其它業(yè)務(wù)活動，如組卷、登記、編目等的標(biāo)準(zhǔn)化，從而促進(jìn)科技檔案工作的發(fā)展。

3 建立科技檔案檢索體系的要求

1.靈活、全面、準(zhǔn)確和迅速的要求

為了充分滿足用戶的需要，建立科技檔案檢索體系必須靈活、全面、準(zhǔn)確和迅速。否則，檢索體系就會失去應(yīng)有的意義。

靈活，是指檢索入口的多元化，能夠滿足用戶多途徑、多角度的檢索。比如，科技檔案檢索體系可以提供分類號、主題詞、責(zé)任者、時間等多種查找途徑，也可以同時將兩個或兩個以上的途徑組配起來，充分滿足用戶的各種檢索需要。

全面，是為了提高科技檔案的查全率而提出的要求。在科技檔案檢索體系中，存貯的科技檔案信息必須有一定的廣度，不僅要揭示科技檔案題名科技檔案檢索語言中反映的顯性主題，而且要注意科技檔案內(nèi)容中涉及的隱性主題，以便在檔案查找時，提高查全率，降低漏檢率。

準(zhǔn)確，是為了提高科技檔案的查準(zhǔn)率而提出的要求。在科技檔案檢索體系中，存貯的科技檔案信息必須保證一定的深度，針對性強(qiáng)，無論是查找某一組科技檔案信息，還是查找某個數(shù)據(jù)，都要力求具體、準(zhǔn)確，以提高查準(zhǔn)率，降低誤檢率。

迅速，是指提高檢索速度，盡快檢索到用戶所需要的科技檔案信息，節(jié)省檢索時間。

2.科學(xué)和實用緊密結(jié)合的要求

完善的科技檔案檢索體系，應(yīng)建立在科學(xué)和實用的基礎(chǔ)之上。科學(xué)性的要求包括：第一，研制檢索語言時，要充分考慮到科技檔案和科技檔案工作的實際，保證檢索標(biāo)識能夠準(zhǔn)確表達(dá)科技生產(chǎn)活動的基本內(nèi)容。第二，著錄標(biāo)引應(yīng)是標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的，著錄標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化與否會直接影響到檢索的質(zhì)量和效率，特別是在實現(xiàn)檔案自動化檢索、建立檔案信息中心時，標(biāo)準(zhǔn)化顯得尤為重要。第三，檢索工具應(yīng)合理有效，包括信息存貯的深度和方式要合理，各種數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)要合理，以及各種檢索工具的功能匹配要合理，以保證檢索工具作用的有效發(fā)揮。

科技檔案檢索體系的實用性要求是指：第一，編制檢索工具要注意實效，既要編制基礎(chǔ)型的檢索工具，又要編制輔助型的檢索工具；既要滿足現(xiàn)實的利用需求，又要兼顧長遠(yuǎn)發(fā)展的需要。第二，從實際出發(fā)配置檢索設(shè)備。建立科技檔案檢索體系，需要一定的設(shè)備條件，尤其是自動化檢索對設(shè)備要求更高，需要足夠的財力和技術(shù)力量。這就要求配置檢索設(shè)備時，既要考慮到手工檢索的現(xiàn)狀，又考慮到機(jī)器檢索的發(fā)展方向，努力做好從傳統(tǒng)手工檢索向自動檢索的過渡。