科技檔案著錄與標引

科技檔案的著錄與標引是建立科技檔案檢索體系的重要步驟，其目的是形成科技檔案的檢索條目。

1 科技檔案著錄與標引的內容及意義

科技檔案著錄，是指在編制檢索條目時，對科技檔案的內容特征和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。所謂內容特征，就是指對科技檔案主題的揭示，其結果表現為科技檔案的分類號、主題詞、摘要等；所謂形式特征，包括檔案的標題、作者、形成時間、地點、檔號、文種、載體等。

在科技檔案著錄中對檔案內容進行分析和選擇，并賦予其規范化檢索標識的過程，稱為科技檔案標引。其中，賦予分類號標識的過程稱為分類標引，賦予主題詞標識的過程稱為主題標引。

著錄、標引都是形成科技檔案檢索條目必須的步驟，但兩者有著明顯的區別。首先，著錄和標引雖然都從科技檔案內容入手，但它們分析內容的范圍不同。著錄需要對科技檔案進行全面分析，既要分析科技檔案的內容特征，又要分析形式特征，因為只有在全面分析的基礎上，才能選擇出需要揭示的全部特征，并把它們反映出來。標引的任務在于準確、扼要地揭示科技檔案的內容特征，為用戶提供查找的線索。因此，標引只需分析科技檔案的基本內容。其次，著錄、標引的表達方式不同。著錄對它所揭示的科技檔案的內容特征和形式特征采用直錄的方式，即用自然語言直接表述；標引則必須通過語言的轉換，即用檢索語言來表述科技檔案的主題內容。這是兩者最根本的區別。

科技檔案著錄、標引的作用是多方面的，如登記、介紹、報道、交流和檢索的作用。其中最主要的是檢索作用。

在描述科技檔案檢索體系時我們曾指出，它包括兩個子系統：存貯子系統和檢索子系統。存貯子系統的目的是建立檢索工具體系或數據庫。無論是組織手檢工具體系，還是建立機檢數據庫，都必須對科技檔案進行前處理工作。所謂前處理工作就是對納入檢索系統的每一份檔案給出檢索標識，以簡練的形式表示出檔案的特征。沒有檢索標識的檔案，不能存貯在檢索系統中，當然也就不能對其進行檢索。

從手工檢索來說，其基本工具是科技檔案目錄。科技檔案目錄是由檔案條目組成的。檔案條目即對單份文件或案卷所作的一條記錄，它是組成目錄的基本單元。檔案條目又是由著錄項目組成的，每一個著錄項目都揭示了檔案內容和形式方面的特征。也就是說，對單份文件或案卷著錄項目的組合是條目，按一定的順序編排而成的條目就是檔案目錄。由此可見，科技檔案目錄的基本內容歸根到底是由著錄項目提供的。

從計算機檢索來看，科技檔案檢索是通過對數據庫的搜尋實現的。存貯過程的結果體現為數據庫的建立，而數據庫的建立，必須依賴于科技檔案著錄項目的輸入，沒有這種輸入，計算機檢索便成為“無米之炊”。

科技檔案著錄與標引工作在其檢索中的重要作用決定了著錄和標引工作的質量，對于科技檔案的檢索效率具有重大的影響。科技檔案檢索的理想效果是獲得較高的查全率和查準率，盡可能降低漏檢率和誤檢率。實現這一效果需要多方面因素的配合。概括起來，主要有兩個方面：一是輸入因素；二是輸出因素。科技檔案著錄與標引的質量就是輸入影響中的主要方面之一。例如，如果主題分析不準確，析出主題與檔案內容不符，就會造成漏檢或誤檢；如果著錄標引人員不熟悉檢索語言，產生標引錯誤、組配錯誤，使給出的檢索標識與主題概念不符，也可造成漏檢、誤檢。

綜上所述，科技檔案著錄與標引在科技檔案檢索中占有重要地位。高速度、高質量地做好科技檔案著錄標引工作，是提高檢索水平的重要因素，也是建立自動化檢索系統的必要前提。

2 科技檔案著錄與管理

為了規范、統一檔案著錄工作，保證檔案著錄的順利進行，建立高效的檔案檢索體系，國家頒布了行業標準《檔案著錄規則》（GB3792.5-85），這同樣適用于科技檔案著錄。

1.著錄項目

著錄項目是指用以揭示科技檔案內容和形式特征所需要的記錄事項。根據《檔案著錄規則》的規定，科技檔案的著錄項目有：

（1）題名和責任者項。題名就是被著錄的科技檔案文件或案卷的名稱，是直接表達有別于其它科技檔案內容的著錄項目，包括正題名、并列題名、副題名及說明題名文字；責任者是指著錄對象形成者的姓名或形成單位，包括第一責任者、其他責任者。

（2）文本項。指文件稿本的名稱，如正本、副本、草稿、定稿、手稿等。

（3）密級與保管期限項。

（4）時間項。對于單份文件，是指形成或編制的時間；對于案卷則指案卷內文件形成或編制的起止日期。

（5）載體形態項。指科技檔案的物理形態特征，包括數量、單位、規格、附件等小項。

（6）叢編項。叢編，是指在一個題名下匯集若干同一類型、統一編號發布的系列文件，多用于會議文件、叢書、叢刊等。

（7）附注項。指對各著錄項目加以說明和補充的項目。

（8）標準編號及有關記載項。此項是為了與圖書著錄標準相對應而設置的。

（9）提要項。該項用于對科技檔案內容的簡介或評述。

（10）排檢與編號項。該項包括分類號、檔案館（室）代號、檔號、縮微號、主題詞五個小項。

2.標識符號

標識符號是表示不同著錄項目和著錄含義的標志，分為著錄項目標識符和著錄內容識別符兩種。

（1）著錄項目標識符。這是在每個著錄項目之前冠以一定的標識符號，用以證實該項目的存在，以及區分不同的著錄項目。著錄項目標識有：

.——各大項（其中題名與責任者、排檢與編號項、提要項除外）；

＝ 并列題名；

副題名及說明題名文字、文件編號、規格；

／第一責任者；

；其他責任者、保管期限；

十　　附件。

（2）著錄內容識別符。這是表示對著錄項目中的需要解釋、補充說明、考證、存疑、缺字、起止連接事項等符號。著錄內容識別符有：

（）責任者所屬機構名稱、責任者真實姓名、責任者職務、中國責任者時代、外國責任者國別及姓名原文、叢編項；

[ ]自擬著錄內容、載體類型標識；

？推測的不能確定的著錄內容，與[ ]結合使用；

□每一個殘缺文字，未考證出的責任者、時間及難以計數的殘缺文字用三個“□”表示；

外文縮寫；

——起止連接。

3.著錄格式

著錄格式是著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。《檔案著錄規則》規定，一般采用段落符號式的著錄格式，實際工作需要時也可以采用表格式條目格式。段落符號式是指將著錄項目分為若干段落，每個項目之間用符號區分開來的著錄格式。這種格式每一著錄項目的字數不受限制。表格式是指將著錄項目名稱及填寫位置印制成表格的條目格式，這種格式直觀，易于掌握，但每一著錄項目的字數受表格大小的限制。

段落符號式著錄格式如圖17-1所示

著錄條目有卡片式和書本式兩種形式。卡片式規格為312.5px*187.5px，著錄時四周各空。書本式一般為雙欄排版形式，各條目間空一行，正題名前加注黑體字的條目順序編號。

4.科技檔案著錄的組織管理

（1）著錄級別的選擇。根據著錄對象的不同，科技檔案著錄條目可以分為以下級別。

文件級：以單份文件或單份圖紙為單位，形成著錄條目。

案卷級：以案卷為單位形成著錄條目。

項目級：以成套的科技檔案為單位，形成著錄條目。

組合級：以若干份文件或若干個案卷為單位，形成著錄條目。

著錄級別，對于科技檔案著錄效率和科技檔案條目的檢索功能有著重要的影響。科技檔案部門應該根據科技檔案的具體情況和檢索的實際需要，合理地選擇和確定。一般以某一級別為主，輔以其它級別，并注意隨檢索需要而不斷完善。

（2）著錄深度的確定。著錄深度，是指著錄條目反映著錄項目多少的程度，它對科技檔案檢索工具的專指性有很大的影響，是決定科技檔案檢索體系功能的主要因素之一。科技檔案著錄深度分為兩個級次：簡要級次和詳細級次。條目僅著錄必要項目的，稱為簡要級次；條目除著錄必要項目外，還著錄部分或全部選擇項目的，稱為詳細級次。確定這兩個著錄級次，一方面是為了適應企事業單位及科技專業檔案館的不同規模，保持著錄的靈活性；另一方面是為了控制科技檔案條目的質量，防止隨意選擇著錄項目，保證著錄的規范化。

科技檔案著錄的必要項目有：正題名、第一責任者、時間、分類號、檔號、縮微號和主題詞；選擇項目為：并列題名、副題名及題名說明文字、文件編號、載體類型標識、其他責任者、文本、密級、保管期限、載體形態、叢編、附注、提要、檔案館（室）代號和電子文檔號。

（3）著錄實施的組織。目前，科技檔案著錄實施的組織方式有兩種：一是科技檔案部門實施著錄，二是科技生產部門或組卷人實施著錄。前者著錄規范，標準化程度較高，但工作量大，難以在短期內完成；后者對科技檔案相關內容的著錄比較準確，因將該項工作化整為零，故時間也易得到保證，不足之處是規范化程度稍差。

3 科技檔案標引與管理

標引的目的是揭示科技檔案的主題內容，為從內容方面查找科技檔案提供檢索途徑。科技檔案標引通常包括主題分析、標識給定和標引審查三個步驟。

1.主題分析

主題，就是人們常說的中心內容。主題分析，即判斷科技檔案記錄或反映的中心內容，確定被標引科技檔案主題概念的過程。正確的主題分析是保證科技檔案標引質量的重要因素，主題分析的誤差必然導致檢索標識的誤差，從而直接影響科技檔案檢索的效率。主題分析的內容包括主題類型的確定和主題構成因素的揭示。

主題的類型，依據科技檔案內容可分為單主題和多主題。單主題是指一件（卷）檔案只表達一個問題。根據主題概念語義性質的不同，單主題中又有單元主題和復合主題之分。單元主題是指用一個單元詞即可表達的主題；復合主題是指用若干個單元詞組配或直接采用復合詞才可以表達的主題。多主題是指一件（卷）檔案表述兩個或兩個以上的問題。

按照國家標準《文獻主題標引規則》的規定，主題因素分為以下幾種：

（1）主體因素。是指反映文件或案卷中所論述的主題的關鍵性概念，作為對該文件或案卷的檢索入口。

（2）通用因素。是指某些通用的詞匯或概念，這些詞匯本身不具有專業屬性，但它與主體因素相結合，可以加強主題的專指性。

（3）位置因素。是指文件或案卷所論述對象的空間和地理位置的概念，包括國家、地區、機構等方面的標識。

（4）時間因素。是指文件或案卷所論述對象存在的時間概念，包括朝代、年度等方面的標識。

（5）文件類型因素。是指文件類型和形式方面的概念。

例如：1995年XX建筑設計院關于懸索結構若干標準的規定

（ 時間） （ 位置） （ 主體） （ 通用） （ 文件類型）

上述5種因素在一般意義上概括了文件或案卷主題的范圍和方面。但每一具體的主題也會有所不同，有的主題包括了全部5種因素（如上所述），有的主題僅包括其中幾種因素。

檔案主題是通過對內容特征和形式特征的分析而得到的，內容特征是其根本依據，形式特征是其輔助依據。主題分析的步驟是：第一，閱讀、理解標題；第二，閱讀文摘、簡介、前言、領導人批語等；第三，瀏覽正文；第四，查閱文件外部特征，包括作者、時間、密級等。

2.檢索標識的給定

檢索標識的給定，即“概念轉換”，是指將主題分析確定的主題概念轉換為規范的檢索標識。概念轉換是檔案標引結果的體現，如果在轉換中發生誤差，未能選擇恰當的檢索標識，造成誤標或漏標，同樣也會影響檢索效果。科技檔案標引有分類標引和主題標引之分。分類標引概念轉換的基本做法是：根據主題分析的結果，查找檔案分類表，將相應類目的分類號作為標識賦予被標引的檔案文件。主題標引概念轉換的基本做法是：根據主題分析的結果，查找主題詞表，將相應的主題詞作為檢索標識賦予被標引的檔案文件。

3.標引審定

審定是標引的最后一道工序，是確保標引質量的重要環節。標引審定的內容有以下幾個方面：

（1）檔案主題提煉是否準確全面；主題概念是否準確恰當；是否遺漏了隱含的主題；所標主題是否真正有檢索意義。

（2）是否存在過度標引和標引不足的問題。

（3）分類標引是否符合分類標引規則；主題標引是否符合主題標引規則和組配規則。

（4）標引的類號、主題詞是否充分、完整、準確，書寫是否準確無誤。

（5）對同一主題的標引是否前后一致。

審定的程序分為自審、互審和總審。標引質量的評價指標主要有：①標引的網羅度，是指標引工作中確認科技檔案所有主題的程度；②標引的專指度，是指檢索標識表達科技檔案內容的精確程度；③標引的一致度，是指選用表達科技檔案主題內容所需標引詞的一致程度。

4.科技檔案標引的管理

（1）制訂標引細則。標引細則是各單位的標引工作制度。它應在標引規則的基礎上，根據各單位科技檔案的實際和用戶的習慣制訂。具體內容包括：標引程序、標引深度、作業方式、詞表和類表的使用范圍與方法、自由標引的要求等。

（2）確定標引方法。根據實際需要和可能，具體選擇以下方法：①整體標引，對一個標引對象反映的總體內容，用一個標識進行概括性標引，這是一種淺標引的方法。②全面標引，對一個標引對象所反映的各個局部子主題內容或者構成主題的各個因素都進行標引，這是一種深標引的方法。③補充標引，這是對整體標引的一種補充方法，即對一個標引對象除了做整體標引外，再選擇少數重要的局部或主題因素給予單獨標引。④重點標引，只選擇標引對象中對本單位或本專業科技人員有參考、使用價值的相關主題進行標引。

（3）選擇作業方式。標引的作業方式即標引的組織，是完成標引、保證其質量的重要條件。與著錄實施的組織方式相對應，標引的作業方式一般也有兩種：一種是分別標引，即在科技文件形成過程中，由作者自己進行標引。由于形成者最熟悉文件內容，主題分析比較準確，容易保證標引的質量。另一種為集中標引，即由科技檔案部門負責標引，具體又可以由著錄人員邊著錄邊標引或設標引員專門負責標引。