科技檔案檢索工具的編制

在整個科技檔案檢索體系中，有兩個因素與存貯和檢索過程發生直接的聯系。第一個因素是檢索語言，它是溝通兩個過程的橋梁；第二個因素是檢索工具，它是兩個過程的接口。檢索工具既是存貯結果的最終體現，直接反映存貯的質量和水平，又是檢索活動的必要條件，對檢索效率具有重要的甚至是決定性的影響。

1 科技檔案檢索工具的功能

科技檔案檢索工具的基本功能有兩個方面：一是存貯，二是檢索。這兩個方面的基本功能在科技檔案管理中具體表現為以下三方面的作用。

（1）橋梁作用。檢索工具在科技檔案和用戶之間架設了一道“橋梁”，溝通了兩者的供需關系，用戶借助檢索工具便可以迅速準確地獲取所需的科技檔案。有人將這種橋梁作用比喻為“打開寶庫的鑰匙”，使用它才能開啟科技檔案寶庫之門，滿足特定的檔案利用需求。

（2）交流作用。檢索工具存貯了大量的科技檔案信息。它不僅可以提供查詢，也可以成為科技檔案部門與用戶以及科技檔案部門之間的交流工具。用戶借助它可以了解科技檔案的分布、內容、價值等信息，科技檔案部門借助它可以了解庫藏情況，互通有無，提高服務質量。

（3）管理作用。檢索工具記錄了科技檔案的內容和形式特征，集中、濃縮地揭示了庫藏科技檔案情況。科技檔案工作者可以通過檢索工具概要地了解庫藏檔案的內容、形式、數量等情況，為科技檔案管理業務活動提供一定的依據。

2 科技檔案檢索工具的種類

科技檔案檢索工具的種類很多，根據不同的標準可進行不同的分類。目前，常見的分類方法有以下三種，如圖17-2所示。

1.按編制方法分類

（1）目錄。是將科技檔案著錄的條目按照一定次序編排而成的檢索工具，如分類目錄、主題目錄、專題目錄等。

（2）索引。是將科技檔案某一內容或特征及其出處按照一定的原則和方法排列起來的檢索工具，如專題索引、文號索引等。

（3）指南。是以文章敘述的方式，綜合介紹科技檔案情況的一種工具，如專題指南、檔案館指南等。

2.按載體形式分類

（1）書本式檢索工具。也稱簿式檢索工具。是將科技檔案著錄條目連續排列并裝訂成冊的檢索工具。其優點是體積小，便于管理；可以印刷出版，便于科技檔案部門之間進行情報交流；編排緊湊，便于閱讀；成本較低。其缺點在于缺乏靈活性，不易增減條目和調整條目之間的順序。

（2）卡片式檢索工具。是將一個條目著錄于一張卡片，將卡片按一定順序排列而成的檢索工具。其優點是具有較大的靈活性，便于增減條目及調整條目之間的順序。缺點在于卡片數量多、體積大、不便管理；不利于傳遞和交流；成本較高。

（3）縮微式檢索工具。是以縮微攝影方式制作的以膠片為載體的檢索工具。它具有體積小、容量大、規格統一、易于保管和復制、便于交流的優點。但這種檢索工具需要借助閱讀器才能使用，并且不易刪改和調整。

（4）機讀式檢索工具。亦稱電子檢索工具。是以代碼形式存貯在磁性材料上供計算機識讀的檢索工具。它的主要優點是存貯密度高，檢索速度快，可進行多途徑檢索。但前處理工作量大，還需配置計算機、軟件等。

3.按功能分類

（1）庫藏性檢索工具。是反映科技檔案實體整理體系及其相互關系的檢索工具。如案卷目錄、卷內文件目錄等。這種檢索工具的主要功能是，固定和反映科技檔案整理順序，科技檔案工作者可借助它了解和分析庫藏情況，便于按科技檔案整理順序查找。缺點是目錄組織方式受科技檔案整理順序的限制，檢索途徑單一，深度不夠。

（2）查檢性檢索工具。是反映科技檔案的內容和形式特征，專門為用戶提供某一檢索途徑的檢索工具，如分類目錄、主題目錄、專題目錄、專題索引等。查檢性檢索工具的主要功能是建立多種檢索標識，提供多種檢索途徑；不受檔案整理順序的限制，可任意選擇檢索的深度。

（3）報道性檢索工具。是介紹和報道科技檔案內容及其有關情況的檢索工具，如專題指南、檔案館指南等。這種檢索工具的作用是全面概括地介紹科技檔案的情況，客觀評述科技檔案的價值，發揮宣傳報道作用，向用戶提供一定的科技檔案線索。

3 常用的科技檔案檢索工具

1.案卷目錄

這是以科技檔案案卷為單位，依據科技檔案整理結果和庫藏排架順序編制的目錄。案卷目錄一般采用書本式。其作用主要是固定科技檔案實體整理與排架的順序，并作為日常保管和統計的依據，以及便于從科技檔案形成部門、時間或活動過程的角度來檢索科技檔案。案卷目錄通常包括科技檔案總目錄、科技檔案實體分類目錄、底圖目錄、新型載體檔案目錄。

（1）科技檔案案卷總目錄。該目錄實際上就是科技檔案的總登記簿，其作用主要是記錄保存科技檔案數量，揭示不同檔案的成分，以便于科技檔案的日常管理?？萍紮n案總目錄一般包括總順序號、歸檔時間、案卷題名、檔號、編制單位、編制日期、密級、保管期限、份數、頁數、備注等項目。

（2）科技檔案實體分類目錄。是以案卷為單位，按科技檔案實體分類整理的順序進行排列組織的目錄。科技檔案實體分類目錄與總目錄相比較，兩者雖然都以案卷作為登記單位，但條目排列的順序不同，分類目錄是依據案卷的排架順序進行登記，而總目錄則是按照案卷收進時間的先后進行流水登記。實體分類目錄的主要功能是固定案卷的排架順序，便于案卷的檢索查詢和提供利用服務。

（3）底圖目錄。編制底圖目錄，是適應企事業單位對底圖管理的特殊需要。由于底圖不能組卷，需要單獨平放或卷放，因此必須建立一套與此相適應的檢索目錄。底圖目錄的項目有：序號、歸檔時間、檔號、底圖號、底圖名稱、幅面大小、編制單位、編制日期、備注等。

（4）新型載體檔案目錄。隨著科學技術的進步和科技檔案工作的發展，科技檔案中非紙質載體材料的檔案數量不斷增加。為便于其管理和利用，編制新型載體檔案目錄是非常必要的。不少單位編制的軟盤目錄、電子文件目錄就屬于此類。

編制新型載體檔案目錄，視各種不同載體檔案的數量，既可綜合建立一個統一目錄，也可按不同載體分別建立目錄。其項目有：序號、歸檔時間、題名、編制單位、編制日期、載體類型、編號、數量、密級、保管期限、備注等。

2.案卷文件目錄

它也稱“全引目錄”或“綜合目錄”。它是在案卷目錄的基礎上結合卷內文件目錄的內容而形成的。其作用與案卷目錄基本相同，所不同的是能夠進一步揭示案卷內重要的文件。

3.分類目錄

這是以反映科技檔案主題內容的分類號為檢索標識，按照檔案分類法的體系，突破全宗界限和庫藏排架順序編制的目錄。其作用主要是系統揭示科技檔案部門以及地區、專業系統檔案機構所藏科技檔案的主題內容，便于族性檢索，是檔案目錄中心的一種檢索工具。

4.主題目錄

這是以反映科技檔案主題內容的主題詞為檢索標識，按照主題詞的字順，打破全宗界限和庫藏排架順序編制的目錄。其作用主要是集中揭示檔案部門以及地區、專業系統檔案機構所藏科技檔案的主題內容，便于特性檢索，也是檔案目錄中心的一種主要檢索工具。

5.專題目錄

系統揭示科技檔案中某個專門問題的目錄。它作為查檢性檢索工具時，多采用卡片式的；作為報道性檢索工具時，多采用書本式的。專題目錄的主要作用與分類目錄基本一致，但揭示科技檔案信息的內容范圍可適當窄些，深度可適當專些，著錄項目可適當細些。

6.人名目錄和人名索引

人名目錄是揭示庫藏科技檔案涉及的人名及其簡要情況的目錄，人名索引則是只揭示庫藏科技檔案涉及的人名，指明人名所在案卷的檔號、頁數等出處的索引。二者均系查檢性檢索工具，一般以卡片式居多，也可為書本式的。

人名目錄分為綜合性人名目錄和專題性人名目錄兩種。綜合性人名目錄包括庫藏科技檔案所涉及的全部人名及其簡要情況；專題性人名目錄僅包括某種專題（如任免、獎懲、科技項目責任者等）所涉及的人名及其簡要情況。人名目錄的作用是能夠迅速、準確地查找到涉及某人的檔案材料，提供有關人物的較多信息，有時也作為人事管理、科技管理的一種工具。

人名索引也可分為綜合性和專題性兩種。由于人名索引只著錄姓名和檔號、頁碼等出處線索，不包括人的簡要情況等信息，其作用主要是幫助科技檔案工作者或用戶迅速查找到涉及某人的檔案材料。人名索引通常作為一種輔助性的檢索工具，用于擴大查找線索。

7.指南

它包括全宗指南、專題指南和檔案館指南。它們分別是用來介紹包括科技檔案在內的企事業單位檔案全宗、科技檔案中某個專題或科技檔案館檔案的情況，屬報道性檢索工具，一般采用文字敘述的形式。其作用是報道、交流不同范圍的科技檔案信息，提供進一步查找的線索，同時也有利于科技檔案工作者熟悉科技檔案的內容與成份，更好地從事各項業務管理工作。

4 科技檔案檢索工具體系的組織

科技檔案檢索工具的種類很多，每一種檢索工具的特點和功能都是各不相同的。為了滿足用戶多方面的利用需求，科技檔案部門要編制多種不同的、在功能上互補的檢索工具。這些檢索工具的有機組合，便形成了科技檔案檢索工具體系。從一定意義上講，一個檔案部門的檢索工具體系標志著它能提供的全部檢索途徑，并直接影響整個系統的檢索效率。因此，無論是企事業單位檔案部門，還是科技檔案館都應設計、建立一個科學合理的檢索工具體系，以提高其檢索功能。

在不同的科技檔案部門，檢索工具體系的結構不可能完全相同，因此，也就不可能設計一個所有科技檔案部門都通用的模式。但科學、合理的檢索工具體系也有一些共同的要求。

（1）要有一定數量、不同種類的檢索工具。通常，一種檢索工具只能提供一種檢索途徑，滿足一種類型的檢索需求，而用戶的需求常常是多方面的、多角度的，因而不可能以一種檢索工具來有效地滿足各方面用戶的需要。

（2）不同種類的檢索工具要能功能互補。檢索工具體系的實質在于功能齊全化。因此，在建立檢索工具體系時，不能簡單追求種類的多樣，而應主要著眼于功能的齊全、互補。

（3）檢索工具設置要與利用需求相吻合。如果詳盡地分析科技檔案的全部內容特征和形式特征，將每一特征都作為排檢項，可以編制很多種檢索工具。然而事實上并沒有必要這樣做，因為有些項目與大多數用戶的需求角度、利用習慣不相吻合，失去實現其功能的客觀條件，編制這樣的檢索工具就可能長期閑置，少有問津?？萍紮n案機構設置檢索工具應以普遍的用戶需求為依據。

（4）庫藏性、查檢性、報道性檢索工具并舉，庫藏法、分類法與主題法相結合。一個科技檔案部門的檢索工具體系，應同時具有庫藏性、查檢性、道性的檢索工具，三者不可偏廢。