科技檔案利用服務方式

科技檔案利用服務的方式、方法很多，可以歸結為以下幾種類型：根據收費與否，分為無償服務和有償服務；根據服務的性質，分為主動服務和被動服務；根據服務的目的，分為普及性服務和專題性服務。科技檔案部門應根據科技檔案工作的實際情況，針對實際工作對科技檔案多層次、多角度的利用需要，首先確定采取哪一種服務類型，再選用與用戶特點及檔案特征相適應的服務方式，以充分發揮科技檔案的價值。下面介紹幾種常見的科技檔案利用服務方式。

1 借閱服務

借閱服務是由用戶提出明確的查閱調卷線索，科技檔案部門據此調出案卷并提供給用戶利用的過程。它是最普遍、最實用、最經濟的檔案利用服務方式。借閱服務通常分為閱覽和出借兩種類型。

1.閱覽

閱覽，是指開辟閱覽室，供用戶直接查閱利用科技檔案。閱覽可以分為閉架閱覽和開架閱覽兩種具體的方式。閱覽作為一種常見的服務方式，其功能特點是：

（1）閱覽能夠使用戶直接與科技檔案原件見面，從而保證了用戶利用的質量。

（2）閱覽特別是開架閱覽，能夠為用戶提供較大的查閱自由，從而擴大了科技檔案信息的輻射面。

（3）閱覽場所為用戶提供了良好的利用環境，從而提高了利用的效率。

（4）閱覽手續簡單，便于管理。

閱覽室是用戶利用科技檔案的場所，要求窗明幾凈，陳列必要的設備，并配置各種檔案檢索工具和手冊、規程、規范等，為用戶提供必要的條件。閱覽室的大小，根據用戶人數的多少和利用的頻繁程度而定。

2.出借

出借，是指科技檔案部門按照一定的制度，將科技檔案借給用戶。出借科技檔案，應嚴格執行有關的制度并辦理必要的手續，借閱者應負責保護科技檔案，保守機密。外單位一般不能將科技檔案借出使用。

（1）出借手續。若科技檔案數量大，出借頻繁，出借檔案應采用雙卡制，即每一個借閱者有一份借閱卡（證），每一卷檔案有一張出借記錄卡（或稱代卷卡）。

借閱卡是用戶辦理借閱的憑證，由檔案部門統一印制。其構成類似于圖書館借書證，封面上印有姓名、編號、單位（業務部門）、職務、職稱等；里頁的內容包括：檔號、案卷名稱、張（頁）數、密級、借閱日期、應還日期、是否續借、歸還日期、借閱者簽名、歸還簽收等項目。

出借記錄卡的內容與借閱卡里頁的內容基本一致。

若科技檔案數量不大，出借量較小，采用借閱登記簿進行出借情況的登記也可，內設項目與借閱卡類似。

（2）出借規定。出借規定主要考慮科技檔案的種類、特點以及企事業單位科技生產活動的需要，其內容包括：

第一，借閱范圍。機密級以上的檔案不予出借，易損檔案和珍貴檔案不出借原件。

第二，借閱時間。不宜過長，避免妨礙他人利用及損毀檔案。

第三，借閱數量。同一時間內，對同一借閱者出借的檔案數量不宜過多。

第四，借出檔案的保護。包括實體的保護和信息的安全。借閱者應當愛護所借的檔案，保持其原貌，不得修改或作任何標志；借閱者負有保密的責任，不應將借閱的檔案帶出辦公地點或轉借他人；摘抄或復制機密級以上檔案的內容，要經過有關領導的審批。如有違反，應作相應處罰。

第五，催還和續借。借出的檔案到期未還的，應及時催還。若確因工作的原因，暫不能歸還者，應辦理續借手續。

（3）出借服務的功能特點。

第一，出借能夠使用戶將科技檔案帶到工作場所，隨時查閱，增加了利用的靈活性，方便了用戶的利用。

第二，出借有利于用戶深入研究科技檔案信息，提高利用的效率和效果。

第三，出借和歸還科技檔案，有完整的登記記錄，有利于統計利用情況和反饋利用效果。

第四，出借增加了檔案部門管理的難度，容易削弱對科技檔案的保護和對科技檔案利用的控制。

2 復制服務

復制，是指以科技檔案的各種復制本，如靜電復印材料、曬印藍圖、縮微膠卷、膠片等，為用戶提供服務。復制可分為單份文件及圖紙的復制與全套圖紙及文件的復制。其功能特點是：

（1）向用戶復制供應科技檔案的復制品，既能使用戶利用到與原件相同的科技檔案，還能保證科技檔案的完整與安全。

（2）復制能夠為用戶利用已有的科技成果創造條件，從而節約大量的人力、財力，提高勞動生產率。

（3）復制是科技檔案信息傳播，尤其是科技檔案信息進入技術市場、進行科技成果轉讓的基本手段。

（4）復制能夠為科技生產活動提供大量的標準化和通用化的成圖，從而促進科技活動標準化程度的提高。

目前，在一般的設計活動中，一項設計活動往往有40%左右的圖紙不必重新設計，只需套用標準圖集或相關設計項目的內容，這40%的圖紙就要靠復制供應，可見復制的重要性。對于檔案部門來說，進行復制服務，必須區分有償和無償的界限。所謂有償復制服務，主要指的是對科技檔案所記述的科技信息，特別是科技成果實行有償轉讓，而不僅僅是收取復制成本費用；無償復制有收取復制成本費和免收復制成本費兩種。

3 證明服務

證明服務是檔案部門制發檔案證明的服務。檔案證明一般是檔案部門根據機關、團體、企事業單位或公民個人的申請和詢問，為證實某種事實在本館（室）中有無記載和如何記載而摘抄或復制的書面證明材料。證明服務是發揮科技檔案憑證作用的一種主要形式，其功能特點如下：

1.證明服務是一項政策性很強的工作，科技檔案部門必須嚴肅、認真地加以對待。

2.證明服務有很強的針對性和時效性，科技檔案部門必須有的放矢，及時辦理。

3.檔案證明辦好后，必須認真校對、審核，并加蓋公章，方可生效。

4.證明服務既可以用于考核科技人員的科技活動成果，也可用于解決科技生產活動中的一些糾紛，還可以為案件審理提供證據。

科技檔案部門在進行證明服務時，必須明確兩點：一是自身不是公證機構，更不是終審機構，因此不能越權；二是在摘抄時，要以引用和節錄科技檔案原文為主，切不可擅自對科技檔案內容進行解釋，以免影響到證明材料的準確性、可靠性。

4 咨詢服務

咨詢服務，是科技檔案工作者以科技檔案信息為依據，進行綜合思維，通過個別解答問題的方式，向用戶提供科技檔案信息、專業知識、檢索途徑的一項服務性工作。科技檔案數量浩大，種類繁多，形式多樣，內容復雜，用戶即便是具有豐富經驗的用戶也很難對其有全面而細致的了解。這就要求服務人員在用戶利用科技檔案的過程中，及時解答用戶各種各樣的問題，進行咨詢服務。

1.咨詢服務的內容

咨詢服務主要是以口頭形式解答用戶在查找和利用科技檔案過程中所遇到的各種問題。按其內容性質的不同，咨詢服務可分為檢索咨詢、管理咨詢和科技咨詢三類。

（1）檢索咨詢。這是在如何檢索科技檔案方面給用戶以指導，從而幫助用戶獲取所需的科技檔案。比如，指導用戶正確地使用檢索工具，根據利用需求，共同商定檢索策略等。

（2）管理咨詢。根據用戶的需要，直接用口頭、電話或郵件向用戶提供科技檔案內容中的有關數據。比如，回答用戶設計項目或科研項目的承擔者、設備的型號與規格、科研或工程項目的審批及驗收時間等。

（3）科技咨詢。這是一種高級的咨詢形式，科技檔案工作者通過咨詢服務參與科技決策活動。比如，科技檔案部門參與論證會議，為施工方案、產品開發方案、技術改造方案等的論證活動，提供以科技檔案為依據的咨詢意見供有關領導參考。這種咨詢涉及面廣，挖掘程度深，需要的科技檔案數量大，要求科技檔案部門與有關部門互通信息，通力合作，才能取得富有成效的結果。

2.咨詢服務的步驟

咨詢服務從接受咨詢，了解情況，查找科技檔案，直接解答問題，有一定的工作程序，在不同的階段有不同的要求，其具體步驟與要求如下：

（1）接受咨詢。首先要審查清楚咨詢的目的、內容、范圍和要求的深度與廣度，以便確定檢索的途徑和答復咨詢的方式。特別要結合審題，明確有無咨詢依據的科技檔案材料，有無承擔咨詢服務的條件。凡尚未明確的問題，應當向提出咨詢的單位或個人進一步問清楚，以避免無效勞動或答非所問。凡比較復雜的咨詢，可先填寫《咨詢登記表》，寫明咨詢的題目和內容，以便分析和研究。

（2）咨詢分析。接受咨詢后，隨即應進行比較深入的分析研究，確定查找科技檔案的步驟，做好查找科技檔案的準備工作。對于大型的、專題的科技咨詢，需要科技檔案工作者與專業人員共同研究，制定詳細的檢索方案。查找科技檔案。確定查找范圍，選定檢索工具，明確檢索途徑和方法，查找與咨詢問題有關的科技檔案。

（4）答復用戶。找到相關的科技檔案，即可回答用戶所咨詢的問題。

（5）建立咨詢檔案。對已回答的咨詢問題，應有目的、有選擇地建立咨詢檔案。凡是具有重要、長遠參考價值的，或有可能重復出現的，以及解答不了的咨詢問題，包括原始記錄、解答咨詢問題的過程及最后結果等，均須作詳細、如實、完整的記載，歸檔保存。

（6）咨詢統計分析。對咨詢服務進行統計，定期匯總分析，總結經驗教訓，探索和掌握咨詢服務的規律，不斷改進工作。

3.咨詢服務的功能特點

（1）對科技檔案工作者的要求高。用戶提出的問題是多角度、多層次的，咨詢人員憑借自身的知識為用戶服務，因此要求其具有較高的素質，至少必須具有以下四方面的素養：第一，熟知檔案專業知識；第二，了解科技管理知識；第三，具備良好的表達、交流能力，包括口頭表達能力和書面表達能力；第四，熟悉國家、專業系統及本單位的政策、法規，正確處理好各方面的關系。

（2）直接性。咨詢人員和用戶是面對面的交流，一問一答，直接針對用戶疑問進行解答，提高了工作效率。

（3）交互性。咨詢服務過程中，用戶與咨詢人員能夠就某一問題共同探討，是一個相互了解、相互影響、相互促進的過程。因此，交互性質的咨詢服務能調動雙方的積極性，既滿足用戶的利用需求，又擴大檔案部門的影響。

5 信息公布

信息公布，是指科技檔案部門通過向本單位、本專業系統或整個社會公布科技檔案及其編研的成品信息，實現為用戶服務的方式。信息公布對于擴大科技檔案信息的輻射面，樹立科技檔案部門的良好形象有著重要的作用。

1.信息公布的形式

（1）陳列、展覽。即檔案部門按照一定的主題，把科技檔案原件、復制件或編研成果公開展出。檔案部門進行的陳列、展覽服務可以有多種形式，如檔案部門單獨舉辦、檔案部門與其他部門聯合舉辦或由檔案行政管理部組織多個單位共同舉辦。無論哪種形式，檔案部門都應根據主題的需要，積極挑選和提供有關材料，并注意原件的安全保護。

（2）內部打印發放。即檔案部門利用科技檔案信息資源，并補充其它種類的相關信息，編寫信息報道，向內部用戶成員打印分發。

（3）公開印刷出版。即檔案部門將科技檔案編研成果交付出版部門，公開出版，向社會發行。

（4）媒體報道。即檔案部門向報社、廣播電臺、電視臺、網絡等媒體，提供多方面的科技檔案信息，向社會公布。

（5）目錄交流。即檔案部門印發、交換科技檔案目錄信息，幫助用戶了解科技檔案的成分和內容，從而吸引更多的用戶利用科技檔案。

2.信息公布的功能特點

（1）信息公布服務的用戶范圍極為廣泛，能擴展至整個社會，具有很強的開放性，是宣傳功能最強的一種服務方式。

（2）公布的檔案信息包括一次、二次、三次信息，能滿足各類用戶的需要，充分發揮各類科技檔案信息的作用。

（3）檔案部門采取信息公布方式，能根據科技生產活動的需要以及用戶的需求規律和特點，選擇、調整具體的公布內容、形式與時間，因而具有較強的主動性、靈活性。

（4）檔案部門進行信息公布的同時，也拓寬了檔案信息以及其它相關信息收集的渠道，如網上檔案信息的采集。

6 技術市場交流

這是與復制服務密切相關的一種服務方式。所謂技術市場交流，是指科技檔案部門將科技成果檔案制成復制品后，推向市場，參與技術貿易，從而促進科技成果的轉化。這是科技體制深化改革后，對科技檔案工作所提出的新要求，也是科技檔案部門實行有償服務、拓寬自身職能的一個契機。

技術市場交流的功能特點主要有：

（1）有償性。外單位購買科技信息時，須支付一定數額的費用，這里面也有科技檔案部門的功勞。

（2）時效性。由于技術更新的速度越來越快，科技成果只有及時地進入市場，才有機會實現轉讓。這就要求科技檔案部門應積極收集最新的科技成果信息，關注市場動態，在各方面條件許可的前提下，及時地將科技成果推向市場。

（3）政策性。技術市場交流的政策性主要是涉及到知識產權的保護，以及獲得經濟效益的分配。