如何提高科技檔案利用效果

  我們分析影響檔案利用因素的目的，主要是為了尋找克服障礙的途徑，有針對性地做好利用服務工作。從一定程度上也可以說我們開展檔案利用工作的過程，就是克服影響檔案利用不利因素的過程。

1.豐富庫藏

 無論是科技檔案館還是基層單位檔案部門都有一個豐富庫藏的問題。

 基層單位實行檔案綜合管理后，檔案部門在收集工作中不要局限于歸檔范圍，應根據單位科技生產活動與管理體制的變化及時調整收集范圍，同時要加強外部動態性資料如市場動態信息、產品信息的收集。

　豐富的庫藏是開展檔案有效利用的物質保證。庫藏貧乏對利用者是沒有吸引力的，這是個很淺顯的道理。檔案部門應把豐富庫藏作為一個長期的戰略性任務來抓。

2.人文管理與技術管理并重

　在推進檔案信息技術管理的同時，應大力加強包括鑒定工作在內的人文管理。檔案鑒定工作的滯后，大大降低了上網檔案信息的數量與質量。究其滯后的原因，一是觀念問題，檔案部門求穩怕亂、重藏輕用的觀念還沒有得到根本的轉變；二是檔案信息政策與法律不完善，其中心問題是知識產權保護與信息安全問題；三是檔案鑒定工作機制不健全。而這些問題的解決均有賴于大力加強人文管理。因此，人文管理與技術管理并重是提高科技檔案利用效果不可缺少的途徑。

3.強化服務觀念

　強化服務觀念亦屬人文管理的范疇。檔案部門應切實認識到以經濟建設為中心，以客觀需要為出發點，大力開發科技檔案信息為國民經濟建設提供有效服務，這是科技檔案工作的生命線。檔案部門樹立為科技生產活動服務的觀念應體現在行動與觀念上。以企業科技檔案工作為例：

　　（1）在服務觀念上要樹立市場觀念、信息觀念、時間觀念、效益觀念和競爭觀念等，主動參與企業市場競爭，為企業科技生產、管理活動提供主動、優質、高效服務。

　　（2）在服務內容上要擴大服務領域，為企業加強資產和資金管理企業質量管理、企業加強成本管理提供有效服務，為企業創新提供必要條件，為企業市場營銷提供準確信息，為企業民主管理提供有效保證。

　　（3）在業務建設上要推進科技檔案實體管理向科技檔案信息開發轉變，由手工管理向信息技術管理轉變。

4.研究用戶利用檔案的規律

　研究用戶信息需求的特點與規律是開展主動、優質服務的必要條件，也是強化服務觀念的一種體現。用戶對科技檔案信息的利用符合利用信息的一般規律。

 （1）用戶心理——行為規律。

    ①省力原則      ②匹配原則

 （2）用戶信息需求的動態規律。

   信息需求的階段性。信息需求的層次性。信息需求的導向性。信息需求的導向性有兩層含義：一是信息需求與國家經濟政策有關，國家的政策、方針對用戶的信息需求有導向性。二是信息供給對信息需求的導向性，有效的信息供給可以刺激用戶對檔案信息的需求。

5.正確處理科技檔案利用與知識產權保護、保密的關系

　　（1）利用與保密的關系。

　　    ①利用中遵守國家與企業的有關保密規定，是科技檔案利用中的一條原則

    　　②利用與保密是辯證的統一

    　　③正確執行保密規定：一是應合理劃定保密范圍與密級，防止人為的保密擴大化，限制正常的技術交流與開發利用。二是保密具有時間性，在規定保密期限結束后應及時解密或調整密級，防止“一定終身”的現象。三是利用者應遵守保密規定。

　　（2）利用與保護知識產權的關系。

　　    ①商業秘密

　　     商業秘密的構成：第一，技術信息。A.是企業可以申請專利，但出于某種考慮沒有申請或由于法律規定不能申請專利的獨立完整的一套技術方案，如關鍵配方、工藝訣竅、非專利技術等；B.是沒有在專利文件中公開的對專利實施的最佳效果的數據或訣竅。第二，經營信息。經營者經營的品種、數量、進貨、銷售渠道，客戶姓名、地址、經營狀況等。

　　     構成商業秘密的條件：一是否具有獨創性。技術信息在技術上應有一定高度，不為掌握一般知識的人所理解。二是否具有實用性。能否為權利人帶來經濟效益。三是否采取保密措施。不采取保密措施者不受法律保護。

　　     企業檔案部門為維護企業利益，要防止因人員同行業“跳槽”泄露商業秘密帶來的不正當競爭。一是應協助企業制定保密措施；二是采取防護措施，保護商業秘密檔案的安全。

　     ②著作權

       ③專利權