科技檔案直接利用

   科技檔案的直接提供利用，主要是指以直接提供檔案或檔案復(fù)制件為主的一類服務(wù)方式的總稱。

（一）直接提供利用服務(wù)的主要方式

1.閱覽

  閱覽服務(wù)，是指為利用者直接查閱科技檔案原件提供服務(wù)的一種利用形式。這是最基礎(chǔ)、最大眾化的一種利用方式，具有面廣、及時(shí)、方便的特點(diǎn)。閱覽服務(wù)之所以是利用服務(wù)工作的基本方式與主體內(nèi)容，是由利用者利用檔案的多元性、隨機(jī)性和單向選擇性決定的。由于利用者利用目的多元性和利用時(shí)間的隨機(jī)性，而且利用具有明顯的個(gè)人特征，檔案部門難以預(yù)先及時(shí)滿足各種不同的需要。

  為搞好閱覽服務(wù)工作，檔案部門一是應(yīng)編制較完善的檢索工具；二是應(yīng)熟悉庫藏；三是要?jiǎng)?chuàng)造良好的閱覽環(huán)境。

2.出借

 1.檔案館保存的科技檔案，應(yīng)根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍。

 2.外單位因工作需要使用我公司科技檔案，憑單位正式函件借閱并經(jīng)過原密級(jí)批準(zhǔn)部門的許可和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；但不能外借出庫。

 3.外單位來公司協(xié)作參閱檔案時(shí)，須經(jīng)過公司協(xié)作部門主管與檔案館主管批準(zhǔn)，方可在科技檔案室內(nèi)查閱；凡機(jī)密級(jí)以上檔案需公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可參閱。

　4.屬我公司同意技術(shù)轉(zhuǎn)讓的，需憑技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，由經(jīng)辦人才按公司規(guī)定向科技檔案室辦理有關(guān)手續(xù)。

　5.凡查閱核心材料必須經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)、形成檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

 6.科技檔案一般不外借，僅供檔案室內(nèi)參閱，凡要摘錄與復(fù)印檔案應(yīng)事先征得同意，規(guī)定不準(zhǔn)摘錄和復(fù)印的檔案和文件，一律不得擅自摘錄和復(fù)印。借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用登記表。

 7.確需借出檔案館的檔案，應(yīng)嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間為2周；因特殊需要借閱2周以上者，需辦理續(xù)借手續(xù)。

 8.借出檔案由借閱者負(fù)責(zé)保密和保管責(zé)任，不得在檔案上畫圓點(diǎn)符號(hào)、剪裁、拆散，不得轉(zhuǎn)借他人和外單位，不得遺失。如遺失檔案應(yīng)及時(shí)向檔案館報(bào)告，違者或造成損失的，要追求責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重作出處理。

 9.職工調(diào)離時(shí)，應(yīng)將所借檔案全部歸還，并由檔案人員在職工調(diào)動(dòng)通知單上簽字或蓋章。否則，人事部門不于辦理調(diào)離手續(xù)。

　 從上述借閱制度可以看出，它在內(nèi)容上主要應(yīng)包括：

 （1）向利用者出借檔案的數(shù)量與期限應(yīng)有所規(guī)定。

　（2）對(duì)有密級(jí)的檔案的出借應(yīng)履行必要手續(xù)。

 （3）對(duì)借閱對(duì)象應(yīng)區(qū)別對(duì)待。

　（4）借閱中注意維護(hù)檔案的安全與完整。

　（5）要建立借閱登記制度。

3.復(fù)制供應(yīng)

 復(fù)制供應(yīng)是根據(jù)用戶的需要提供科技檔案復(fù)制件服務(wù)的一種利用形式。復(fù)制供應(yīng)是基層檔案部門提供利用服務(wù)中較經(jīng)常的一項(xiàng)工作。其服務(wù)的范圍有：

 （1）為滿足設(shè)計(jì)需要套用標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖或?qū)υ性O(shè)計(jì)的套用。

 （2）滿足外單位利用的需要。

 （3）維護(hù)設(shè)備的需要。

 （4）滿足科技成果轉(zhuǎn)讓的需要。

 （5）出具檔案證明。

 （6）滿足恢復(fù)生產(chǎn)的需要等。

 同出借一樣，復(fù)制供應(yīng)同樣要制定一定的制度，對(duì)復(fù)制范圍與手續(xù)作出規(guī)定。

  1.樹立“服務(wù)第一”、“質(zhì)量第一”的思想，積極做好曬、復(fù)印工作。

  2.曬、復(fù)印的范圍：主要是各種檔案目錄、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、檔案編研出版資料、檔案工作管理材料和檔案利用中的文字材料、圖紙、圖表等。

  3.承接曬、復(fù)印，一律填寫《曬、復(fù)印中請(qǐng)單》。在確有必要的情況下，為兄弟單位或處室曬、復(fù)印，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批同意。

  4.曬、復(fù)印的字、線、圖要清晰，布局要合理，份數(shù)要齊全，交貨前要自查 ,曬、復(fù)印合格率為98%以上。

  5.承接曬、復(fù)印，通常按中請(qǐng)先后順序安排。

  6.非曬、復(fù)印員，未經(jīng)同意，不得進(jìn)入機(jī)房和操作機(jī)器；不聽勸告，造成機(jī)械損壞，應(yīng)由其負(fù)責(zé)。

  7.曬、復(fù)印員要做好曬、復(fù)印機(jī)的維修和保養(yǎng)工作，每天上機(jī)前要檢查，完工后切斷工作電源；曬圖機(jī)的轉(zhuǎn)動(dòng)軸要經(jīng)常加油，曬、復(fù)印機(jī)要經(jīng)常揩抹，保持機(jī)械的外觀整潔和零部件的完好狀況。發(fā)現(xiàn)曬、復(fù)印機(jī)零部件磨損或自行無法排除的故障，應(yīng)及時(shí)送外維修。

4.咨詢服務(wù)

  科技檔案咨詢服務(wù)是根據(jù)利用者的需要通過查詢或檢索，以個(gè)別解答形式提供服務(wù)的一種利用方式。咨詢服務(wù)具有被動(dòng)性、及時(shí)性、針對(duì)性的特點(diǎn)，其咨詢服務(wù)內(nèi)容包括科技檔案內(nèi)容與科學(xué)技術(shù)內(nèi)容的咨詢。在情報(bào)學(xué)領(lǐng)域，咨詢服務(wù)是一項(xiàng)最活躍、內(nèi)容最豐富的一環(huán)，科技檔案咨詢服務(wù)的經(jīng)濟(jì)效益盡管不能與情報(bào)咨詢相提并論，但也是一個(gè)應(yīng)該得到發(fā)展的服務(wù)領(lǐng)域，利用這種服務(wù)形式同樣能取得較好的經(jīng)濟(jì)效益。

　　咨詢服務(wù)的類型大致有：

   ①指導(dǎo)性咨詢。

   ②檢索性咨詢。

   ③事實(shí)型咨詢。

   ④科技咨詢。

5.信息交流

　　信息交流不完全屬直接提供利用的范圍，它主要是借助報(bào)道交流目錄、文摘等形式進(jìn)行科技檔案信息交流，但利用工作中的檔案陳列、展示也屬于信息交流的范疇。利用信息交流方式能刺激人們對(duì)檔案信息的需求，有助于科技成果的推廣，是檔案部門應(yīng)大力倡導(dǎo)的一種利用方式。

（二）建立科技檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)制度

  在直接提供利用服務(wù)中，檔案部門建立利用登記制度是十分必要的，它不僅有利于維護(hù)檔案的完整與安全，而且通過統(tǒng)計(jì)分析能發(fā)現(xiàn)檔案利用規(guī)律，為今后更好地開展利用服務(wù)提供有益的借鑒：

 （1）掌握用戶的類型與分布，便于向重點(diǎn)用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

 （2）了解用戶利用檔案的內(nèi)容與分布，可以反饋收集的質(zhì)量并為編制檢索工具提供參。

 （3）掌握利用檔案的規(guī)律與特點(diǎn)，為主動(dòng)服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)奠定基礎(chǔ)等。、