科技檔案信息管理的特殊困難

1.檔案信息及其價值會丟失

  平常我們在收集檔案時應收集哪些有記錄信息的檔案，這需要有極大的預見性。在文件歸檔或檔案收集中雖然有所選擇，但因收集范圍、收集時間及其他人為因素的作用，往往會使許多記錄有重要價值信息的檔案難以收集齊全。由于時間與事物發展過程的單向性，這些檔案信息會因時間流逝或客觀需要的變遷而貶值或消失。信息的有用性與可開發性是個隨時間變化的動態、概念，這是一個信息供給的調整與補充的問題，人們應開發哪些檔案信息才能充分體現價值。因此，從總體上講有一個如何維護檔案信息完整性與有效性的問題。

2.信息不足與信息過剩并存

  檔案信息價值具有絕對性與相對性。從一般意義上看，檔案總是有用的，總能從某一側面反映社會的一個側影；但這種價值往往會因時、因地、因人而異，其作用又是相對的。從目前檔案信息狀況看方面檔案機構保存有大量檔案信息，但現實中人們利用時往往又感到有用的信息太少。造成檔案信息不足與過剩并存的原因，一是與檔案自身局限性有關，它作為一種歷史紀錄距現實較遠，難以滿足現實的需求；二是與社會需求多樣性與隨機性有關，檔案作為一種社會記憶，它不可能保存社會的所有記憶，去滿足人們多方面的隨機要求；三是與檔案價值的隱含性有關，看似冗余的、一時沒有發揮作用的檔案又不能輕易銷毀，日積月累造成檔案信息不斷膨脹。由這一矛盾所決定，在檔案信息管理中存在著如何優化檔案信息的問題，如何采用科學的方法與手段，既能優化館藏，又能有盡可能多的、有利用價值的檔案信息可供開發，以解決檔案信息的有用性和可開發性的問題。

3.信息共享與信息保密的雙向要求

  信息共享與公開是信息社會認可的基本原則；但檔案信息不同于一般的公共信息，對屬于國家機密、企業商業秘密的信息應進行必要的信息保密與信息控制，為此要求合理確定保密與共享信息的范 圍。在檔案信息管理中為滿足這一雙向要求，應當合理確定檔案信息 開放范圍和劃定密級，在維護國家與企業利益的前提下盡可能地開 放檔案信息，充分體現信息的共享性。

4.集中提供信息與信息需求多元化的矛盾

  檔案部門為有效開發檔案信息會采取多種信息加工形式，如編輯加工成各種檔案信息編研成品或進行網上查閱。但由于檔案信息利用具有明顯的個人特征，盡管檔案部門采取各種形式提供不同類型、不同層次需要的信息加工成品，這些成果總是難以滿足社會個性化的需求。在開發檔案信息與利用需求之間如何縮小差距，盡可能長久地為更多的利用者所利用，是檔案信息管理中一個非常突出矛盾。

5.檔案信息開發動力不足

  影響檔案信息開發利用的因素是多方面的。其中一個重要原因是社會檔案信息意識不強所致。由于檔案信息離現實有一段(或更長) 距離，保密過嚴，檢索利用不便，或庫藏信息結構不合理等多種因素致使檔案信息利用的社會化不夠。由于社會需求不旺盛，導致檔案部門主動開發檔案信息資源的動力不足，難以實現檔案信息的價值。

6.信息技術帶來的檔案信息安全問題

  在信息社會中，當一切信息很方便地能從各種渠道得到時，檔案信息進入社會信息系統是一個必然的選擇。但在計算機網絡中如何 維護檔案信息的安全性和真實性，有效防止人為的干擾破壞與信息 技術自身的局限性，確保上網信息的安全也是值得研究的問題。

  檔案信息管理中的特殊困難尚不止這些。提出這些困難的目的只是想說明，檔案信息管理比檔案實體管理的困難要多得多。欲要實現檔案信息管理，在信息管理上存在的這些問題均應得到有效解決。否則，我們在管理方式上就不可能上升到檔案信息管理的階段。