入選科技檔案信息的核實與訂正

選材是保證編研成品質(zhì)量的“第一道防線”，為了確保編研信息的真實與準(zhǔn)確，還需要“第二道防線”，即進一步對入選信息進行核實與訂正。入選信息的核實，簡稱“信息核實”，即將科技檔案信息的轉(zhuǎn)移形式與科技檔案原文及其記錄和反映的科技、生產(chǎn)活動的實際進行比較，把握它們是否相符，或者是否存在動態(tài)失真的問題。對入選編研信息的訂正，即對信息核實發(fā)現(xiàn)的失真的問題，以特定的方式予以更正。

核實與訂正的目的在于確保入選信息的質(zhì)量，為編研加工創(chuàng)造條件。具體表現(xiàn)為：第一，保持科技檔案信息的本來面貌。由于編研選材采取了轉(zhuǎn)移檔案原文的方式，因此首先必須保證轉(zhuǎn)移信息與其原文信息的一致，避免以訛傳訛化造成嚴(yán)重的消極影響。第二，維護科技活動真實的歷史面貌?？萍紮n案原文雖具較高的可靠性，但不可能杜絕其形成過程中出現(xiàn)的個別失真問題。由于種種原因，人選的編研材料自身可能存在某些缺陷。例如，錯別字、漏字、衍文、文字顛倒、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、圖像不清楚、內(nèi)容前后矛盾，以及專業(yè)術(shù)語、公式、符號、比例不規(guī)范等現(xiàn)象。另外，由于管理和經(jīng)常使用等原因，科技檔案材料還會因機械磨損而殘缺不全，或者因載體老化而妨礙正常閱讀等。這些問題只有通過核對和訂正才能解決。為此，信息核實包括信息核對與訂正兩項具體任務(wù)。

（一）信息核實的辦法

1.核實的基本形式

信息核實，即通過檢查、對比，明確轉(zhuǎn)換的檔案信息與原文是否一致。根據(jù)編研選材的要求，人選的科技檔案信息已經(jīng)被轉(zhuǎn)換成便于加工的信息單元形式。各種轉(zhuǎn)換手段形成的入選檔案信息，大體分為兩種基本形式：一種是“照相”式再現(xiàn)檔案原文的形式，這種方式以翻拍、復(fù)印等手段直接形成檔案原文的副本，除原件本身的磨損、模糊等造成的復(fù)制障礙外，其復(fù)制本的內(nèi)容和形式與原文毫無差別。另一種，為人工轉(zhuǎn)換原文的形式，它們是以手抄、打字、掃描等手段間接形成檔案原文的副本，由于增加了轉(zhuǎn)換的中間環(huán)節(jié)，有可能造成轉(zhuǎn)換信息與原文的不一致的現(xiàn)象。針對這兩種轉(zhuǎn)換形式，形成了兩種基本的核實方式。

（1）外形核實，即從檢查各種轉(zhuǎn)換形式的外在質(zhì)量入手，確定轉(zhuǎn)換的檔案信息與其原文是否一致，這種核實方法適用于以“照相”方式再現(xiàn)的原文形式。

（2）內(nèi)容核實，即由編研人員逐字逐句地對照轉(zhuǎn)換信息的內(nèi)容，以檢查其與檔案原文是否一致。這種方法適用于各種“非照相式”轉(zhuǎn)換信息的核實。

2.內(nèi)容核實的方法

內(nèi)容核實具有較強的專業(yè)性，為保證核實的效果，除編研人員自己承擔(dān)核實任務(wù)以外，還要爭得有關(guān)科技人員或技術(shù)業(yè)務(wù)部門的協(xié)助與指導(dǎo)。其基本方法有：

（1）責(zé)任者核實。是指由科技檔案材料的原形成者進行核實。具體作法是，將需要核實的入選信息按其形成者分別發(fā)送到有關(guān)部門，由其形成者本人或形成單位的有關(guān)人員對其進行核對。由于責(zé)任者最了解相關(guān)科技活動的狀況，這種方法比較可靠，不僅能夠保證核實的質(zhì)量，還能夠提供其發(fā)展變化的最新信息。另外這種方法將核實的工作量化整為零，提高了核實的速度，比較適合于某些專業(yè)性強的，信息內(nèi)容詳細、具體的轉(zhuǎn)換信息的核實。

（2）專家核實。是指邀請相關(guān)學(xué)科或?qū)I(yè)的專家、學(xué)者、專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)驗豐富、比較了解情況的人士，對轉(zhuǎn)換信息進行核實。具體方法分為：召集專門會議請與會者集體評議有關(guān)轉(zhuǎn)換信息；或者將轉(zhuǎn)換信息分發(fā)給各位專家，因他們邊閱讀邊加注自己的意見。這種方法核實效率高，可靠性強，適合于對信息內(nèi)容涉及面廣、技術(shù)精深或形成時間較長的科技檔案信息的核實。

（3）重點核實。是指以編研材料中的關(guān)鍵內(nèi)容和容易出現(xiàn)錯誤的內(nèi)容作為重點，反復(fù)進行核實。比較常見的核實重點有：關(guān)鍵內(nèi)容，如結(jié)論的表達、幾經(jīng)變化的內(nèi)容容易混淆的概念等，這些要同相關(guān)檔案原件反復(fù)進行比較。容易出現(xiàn)筆誤的內(nèi)容，如重要數(shù)據(jù)及其計量單位、相近的字詞、圖形中互相對應(yīng)的部位等細微之處，這些要仔細進行對照。重點核實的針對性強，對確保各細節(jié)的準(zhǔn)確有重要意義，對于內(nèi)容變化頻繁、形式多樣的科技檔案信息的核實，特別要注意運用此種方法。

（4）動態(tài)核實。是指以科技檔案記述和反映對象的目前狀況為依據(jù)，核實入選信息是否完整、準(zhǔn)確。具體作法是：第一，對照科技生產(chǎn)活動目前的實際情況，了解轉(zhuǎn)換信息是否反映了它的發(fā)展變化；第二，查閱有關(guān)修改記錄，如“更改通知單”“材料代用單”等，了解有關(guān)科技檔案的更改情況，核實轉(zhuǎn)換信息是否全面地反映了這些內(nèi)容。第三，根據(jù)目前的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，核實轉(zhuǎn)換信息中的技術(shù)術(shù)語是否符合標(biāo)準(zhǔn)化要求。這種方法反映了科技工作對編研成品動態(tài)性的要求，更適合于產(chǎn)品檔案信息和基本建設(shè)檔案信息的核實。

（5）政策性核實。是指檢查轉(zhuǎn)換信息對國家方針、科技政策的表述以及政治概念的運用是否規(guī)范。雖然科技檔案信息主要反映的是科學(xué)技術(shù)問題，但是任何科技活動都是一定時代的產(chǎn)物，因此科技檔案原文必然涉及這類問題。如，在科技檔案中關(guān)于科學(xué)技術(shù)的評價、結(jié)論中往往會出現(xiàn)政治概念表達的準(zhǔn)確性問題，學(xué)術(shù)爭論中的科學(xué)態(tài)度問題，甚至涉及國家利益和國家關(guān)系等問題。有些雖然是當(dāng)時歷史情況的客觀反映，但是作為編研成品是不允許出現(xiàn)的，因此必須在核實中加以解決。

（二）訂正的方法

對核實發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)換信息存在問題的訂正，是編研加工的一種特殊形式。為保證其科學(xué)性，應(yīng)該按照以下方式進行訂正。

1.編研訂正的要求

（1）訂正應(yīng)該采用與原記錄形式相區(qū)別的方式進行，一般不用鉛筆；

（2）訂正的字跡要端正，筆劃要清晰；

（3）訂正文字應(yīng)該寫在正文（版心）以外，不要寫在作文的行間；

（4）重復(fù)出現(xiàn)的錯誤，每處都要訂正；

（5）訂正應(yīng)該使用規(guī)范的校對標(biāo)記符號（見附件）；

（6）訂正要在檔案原文的轉(zhuǎn)換形式進行，嚴(yán)禁在檔案原件上修改。

2.訂正符號

為了保持科技檔案的原始性，某些編研成品在提供科技檔案信息時，要求向利用者表明對原文進行的更正及其更改的性質(zhì)。這主要通過訂正符號的提示作用來實現(xiàn)?？萍紮n案編研成品中常用的訂正符號有：

（1）尖括號“〈〉”。用于對正文中錯字、別字的訂正。如：精密機床的工具〈作〉面。

（2）方括號“[]”。用于對正文中遺漏文字的訂正。如：精密機［床］的工作面。

（3）方框號“□”。用于對正文中殘缺不全或模糊不清文字的訂正。如：精密機床的□□□。

（4）刪節(jié)號。長刪節(jié)號“………”用于表示整段刪除。短刪節(jié)號“……”。用于表現(xiàn)段落內(nèi)語句的刪除。

（5）隱諱號“XX”。用于不易披露的名稱，如“XX單位資產(chǎn)負(fù)債表”。

（6）星號“※”。在為編研成品題名作題解注釋時，為醒目起見在注釋文字前加注星號“※”。