科技檔案收集的含義與要求

科技檔案是開展科技檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是科技檔案信息資源開發(fā)的必要條件。因此，科技檔案的收集在整個科技檔案業(yè)務(wù)管理工作中占有重要的地位，是一個關(guān)鍵性的工作環(huán)節(jié)。做好科技檔案的收集工作，單靠科技業(yè)務(wù)部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協(xié)助與指導(dǎo)還不夠，還需要科技檔案部門明確其指導(dǎo)思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動地開展科技檔案收集工作。

1 科技檔案收集的含義

科技檔案收集，就是基層科技檔案機構(gòu)和科技專業(yè)檔案館按照一定的規(guī)章制度，通過接收、征集、征購等方式把科技檔案集中起來的一項業(yè)務(wù)活動。它包括兩個層次、三種方式。

1.科技檔案收集的兩個層次

（1）基層科技檔案機構(gòu)的收集。這是企事業(yè)單位的科技檔案機構(gòu)為集中保管本單位科技檔案，按歸檔制度的有關(guān)規(guī)定，收集本單位各部門在科技生產(chǎn)活動中形成的有保存價值的、經(jīng)過整理的科技文件。

（2）科技專業(yè)檔案館的收集。這是各級各類科技專業(yè)檔案館根據(jù)其館藏范圍，有計劃地收集基層科技檔案機構(gòu)及其他科技檔案所有者移交的科技檔案。

在科技檔案收集的兩個層次中，前者所實現(xiàn)的是科技檔案在一個單位范圍內(nèi)的集中，而后者則意味著科技檔案實現(xiàn)了國家規(guī)模的集中。因此，前者是一種低層次的集中，后者則是一種高層次的集中，但后者必須以前者為基礎(chǔ)。

2.科技檔案收集的三種方式

由于現(xiàn)階段我國存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應(yīng)，也有接收、征集、征購三種方式。

（1）接收。這是一種按照歸檔制度無償接收科技檔案的方式，包括成套科技檔案的收集和零散科技檔案的收集。其特點是制度性和無償性。因為基層科技檔案機構(gòu)和科技專業(yè)檔案館分別代表單位和國家，對應(yīng)接收的科技檔案擁有所有權(quán)，所以這種接收方式不僅是無償?shù)模乙彩菬o須協(xié)商的。科技檔案部門的科技檔案，絕大多數(shù)是通過這種方式獲得的。

（2）征集。這是向不同所有制單位或個人搜集具有國家保存意義的科技檔案的一種方式。在征集過程中，科技檔案部門需要與被征集者相互協(xié)商。其特點是收集單位對所要征集的科技檔案一般不擁有所有權(quán)，因此，通常要給被征集者以必要的精神鼓勵和物質(zhì)獎勵。

（3）征購或購買。這是一種向不同經(jīng)濟核算單位計價購買科技檔案的一種方式。征購，一般是指科技檔案售讓方有義務(wù)向科技檔案部門出售科技檔案而形成的一種收購方式。購買則是指科技檔案售讓方無出售義務(wù)，科技檔案部門完全是通過平等協(xié)商的方式從科技檔案所有者手中購買所需科技檔案的方式，購買方式可以在不同所有制及不同核算單位之間普遍使用。

2 科技檔案收集的意義

1.科技檔案收集是貫徹科技檔案集中統(tǒng)一管理原則的重要措施

從科技檔案收集的結(jié)果來考察，科技檔案通過收集，在不同層次上實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理。首先是由基層科技檔案機構(gòu)收集，實現(xiàn)在每一個企事業(yè)單位范圍內(nèi)的集中統(tǒng)一管理；然后是由各級各類科技專業(yè)檔案館把具有長久保存價值的科技檔案收集起來，實現(xiàn)在國家范圍內(nèi)的集中統(tǒng)一管理。經(jīng)過這樣兩個層次的集中，就使科技檔案成為一個單位乃至一個國家重要的科技信息資源、寶貴的科技文化財富，從而得到應(yīng)有的保護和廣泛的開發(fā)利用。

2.收集工作是科技檔案工作的基礎(chǔ)，是豐富庫藏的重要手段

科技檔案作為科技檔案管理工作的物質(zhì)對象，它并不是科技檔案部門自己形成的，而是由各有關(guān)單位的科技業(yè)務(wù)或管理部門在相應(yīng)的科技生產(chǎn)活動中形成的。只有通過收集工作才能將它們集中到科技檔案部門，才能進一步進行科技檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計，才能進一步進行科技檔案信息資源的開發(fā)利用。因此，不論是對一個單位還是對整個國家來說，科技檔案收集既是建立科技檔案工作的基礎(chǔ)，又是擴大科技檔案存儲規(guī)模、豐富庫藏、發(fā)展科技檔案工作的基本手段。

3 科技檔案收集的要求

1.遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)

首先，集中統(tǒng)一管理科技檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。任何企事業(yè)單位的科技檔案都應(yīng)該由科技檔案部門依法進行收集，實行統(tǒng)一管理，這是國家全部科技檔案實行集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。其次，科技檔案的具體收集工作，要符合檔案法規(guī)、知識產(chǎn)權(quán)法規(guī)等有關(guān)規(guī)定。在市場經(jīng)濟的條件下，科技檔案收集的范圍必須與相應(yīng)的所有權(quán)相適應(yīng)，征集和征購科技檔案必須以自愿為前提，且要處理好不同所有權(quán)的科技檔案的收集工作，盡可能使科技檔案信息資源在合法的原則下得到妥善保管，為國家和民族的長遠利益服務(wù)。

2.遵循科技檔案的自然形成規(guī)律

基層科技檔案機構(gòu)的收集，標(biāo)志著科技文件在自身運動過程中發(fā)生了性質(zhì)的變化；科技專業(yè)檔案館的收集，標(biāo)志著科技檔案運動進入到一個新的階段。由于科技檔案是伴隨著各項科技生產(chǎn)活動有規(guī)律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規(guī)律。尤其是在基層企事業(yè)單位內(nèi)科技文件的歸檔，實際上是相關(guān)科技生產(chǎn)活動的一個具體程序或一項工作內(nèi)容。因此科技檔案的收集工作，必須符合科技生產(chǎn)活動的規(guī)律和科技檔案的形成規(guī)律，并據(jù)此確定適當(dāng)?shù)氖占瘹w檔制度。這樣，才能既保證科技檔案的集中統(tǒng)一管理和科技檔案的完整、安全，又不影響現(xiàn)行工作的秩序。

3.保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)

收集是保證科技檔案質(zhì)量的重要“關(guān)口”，只有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。所以，科技檔案的收集必須把好質(zhì)量關(guān)。科技檔案部門除抓好科技檔案的超前管理外，特別要加強接收歸檔文件的質(zhì)量驗收工作。為此，可以實行“成套科技文件參考表”、“科技檔案質(zhì)量檢驗單”制度，對準(zhǔn)備入庫科技檔案逐項進行嚴(yán)格的質(zhì)量驗收，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。待問題解決后，才能接收入庫。

4 科技檔案收集的環(huán)境

科技檔案收集，歸根到底，是科技檔案部門從科技業(yè)務(wù)部門與管理部門收集來的。因此，做好科技檔案收集工作，就不僅僅取決于科技檔案部門，科技部門的科技生產(chǎn)活動的狀況也是影響科技檔案收集的重要因素，是科技檔案收集工作的外部環(huán)境。按照系統(tǒng)管理的理論，研究并分析收集工作的外部環(huán)境及其環(huán)境因素，對于做好收集工作也是必不可少的。在一般情況下，主要有以下一些環(huán)境因素影響科技檔案的收集工作。

1.科技管理水平

科技管理水平不高，就會出現(xiàn)不遵循客觀規(guī)律，不按科學(xué)程序辦事的情況。十年動亂期間的“邊設(shè)計、邊施工、邊使用”就是如此。這樣必然會造成應(yīng)當(dāng)產(chǎn)生的科技檔案沒有產(chǎn)生。

2.科技管理人員和業(yè)務(wù)人員的檔案意識

如果科技管理人員和業(yè)務(wù)人員的檔案意識不強，只重視物質(zhì)形態(tài)的“硬成果”而不重視知識形態(tài)的“軟成果”，或只重視“軟成果”中的總結(jié)性材料，而不重視原始記錄性材料，那就會使一部分應(yīng)歸檔的科技文件，在其產(chǎn)生之后由于沒有妥善的保存，而無法收集齊全。

3.科技政策法規(guī)的影響

我國的科技法規(guī)以及配套政策的貫徹與實施，也將對科技檔案的收集工作帶來很大的影響。

科技檔案部門應(yīng)當(dāng)自覺地去了解和掌握環(huán)境情況，力所能及地改善環(huán)境條件，為做好收集工作創(chuàng)造一個良好的外部環(huán)境。