科技檔案整理的意義與原則
整理，是科技檔案進入檔案部門后經歷的第一次技術處理過程，即通過對科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。科技檔案整理的內容包括：分類、排架與編號，其中分類是科技檔案整理的核心。
1 科技檔案整理的過程
從一項科技生產活動的科技文件形成和運動的全過程來說，它的整理工作是通過兩個工作過程來完成的。
第一個過程，是在科技文件形成、積累以后和歸檔以前，由科技文件的形成者，在科技檔案部門的協助、指導下所進行的整理工作。其主要內容是對文件進行鑒別，將文件組成案卷，并且對案卷進行編目。
第二個過程，是在科技文件歸檔、轉化成科技檔案以后，由科技檔案部門獨立進行的整理工作。其主要內容包括：對歸檔后的案卷進行科學的分類、排列和編制科技檔案號。這正是本章所要闡述的。
上述兩個過程的整理，符合科技文件與科技檔案的自然形成規律，也符合國家的有關要求和規定。目前在部分基層單位檔案工作實踐中，由于種種原因，這兩個過程的整理都由科技檔案部門來承擔了。這是客觀存在著的現實，但是從科技檔案管理理論的角度看，這兩個過程的整理是既有密切聯系又相互區別，其具體的工作內容和實際的承擔者應該是不相同的。
2 科技檔案整理的意義
整理工作，是科技檔案業務建設的中心環節。它對于管理好科技檔案，充分發揮科技檔案的作用，實現科技檔案的有效利用，具有重要的意義。
首先，整理是科技檔案實行科學管理的基礎。科技檔案的整理，其實質就是對科技檔案進行有序的組織。按照控制論的觀點，管理就是控制，要實行控制，就要把被控對象有序地組織起來。前蘇聯學者A.Я. 列夫涅爾說：“并不是每個系統都是可控的。可控的必要條件是該系統是有組織的。”對于科技檔案的管理，一是要實現對科技檔案所含知識內容的控制，以利于查找利用；二是要實現對科技檔案實體的控制，以利于科技檔案的安全保管。通過對科技檔案內容特征的系統化，就可以達到對科技檔案所含知識內容的控制；通過對科技檔案形式特征的系統化，則可以達到對科技檔案實體的控制。由此可見，科技檔案整理是實現科學管理的基礎。
其次，整理是科技檔案查找利用的前提。科技檔案是否經過整理，以及整理得是否科學，將直接影響到對它的利用。經過科學整理，科技檔案就能夠保持內部相互之間的有機聯系以及信息的準確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準確、迅速地提供利用；同樣，也便于用戶了解和查找他們所需要的科技檔案信息。有人認為，只要編制完善的檢索工具，檔案整理好壞就不重要了。其實不然。科技檔案整理得好，其組卷和分類的系統就具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的部分任務；如果科技檔案整理得不好，編制檢索工具就會遇到種種困難，其檢索效率也會大大降低。
3 科技檔案整理的原則
1.整理原則的內容及含義
整理科技檔案的原則是：遵循科技檔案的形成規律，保持檔案材料之間的有機聯系，便于保管、保密和利用。這個原則包含了兩方面的含義：
（1）整理的指導思想。即在整理科技檔案時，一定要遵循科技檔案的形成規律，并保持其聯系。規律是事物發展過程中的本質聯系和必然趨勢。科技檔案形成規律，簡單地講，就是在什么樣的科技生產活動中就會形成什么樣的科技檔案；科技生產活動中各個環節間的聯系方式和密切程度，必然會在科技檔案中反映出來。遵循科技檔案的形成規律，就是要把不同科技生產活動中形成的科技檔案區別開來，把互有聯系的各個環節體現出來。由此可見，遵循規律與保持聯系是互為因果的。
（2）整理的目的和要求。即便于保管、保密和利用。整理目的和要求與指導思想之間也存在著內在的聯系，保持哪一方面的聯系要以最有利于保管、保密和利用為標準。
2.體現整理原則的主要方法
貫徹科技檔案的整理原則，關鍵在于指導思想與目的、要求的統一，也就是要以便于保管、保密和利用為宗旨，遵循科技檔案的形成規律，選擇最本質、最緊密的聯系，包括內容聯系和形式聯系。為此，在具體的整理工作中，特別是在對科技檔案分類的過程中，要著重考慮以下幾點：
（1）考慮科技文件形成的具體目的。科技文件的形成，都有特定的目的，記述著特定的內容。有的是為了探尋自然界某一事物或某種現象的發展規律而形成的，因此，要體現出它的連貫性，就應當保持時間方面的聯系，如自然觀測檔案等。有的是為描述某事物的外貌和內部結構而形成的，雖然也有形成時間的先后，但主要的不是時間上的連貫性，而是要反映事物面貌和內部結構的真實性，因此，應當保持事物外貌或內部結構的聯系，如產品、設備檔案等。
（2）考慮科技文件形成的歷史階段。一般周期較長的科技生產活動，總是分階段進行的。不同階段形成的文件，如工程的設計階段和施工階段，科研的準備階段和實驗階段等形成的文件，它們的內容、形式是各不相同的。在整理時，把不同階段形成的文件區別開來，把同一階段形成的文件集中起來，這也是遵循檔案形成規律的一種方法。
（3）考慮科技檔案的形成部門。專業分工、部門分工總是按照客觀規律進行的。不同專業、不同部門形成的科技檔案總是記述著不同的內容，按專業或部門分類是很自然的。比如，在一個工業企業中，不要把生產技術管理部門、設備管理部門、質量檢驗部門等形成的科技檔案相互混淆。
（4）考慮科技檔案的不同形式。不同形式的科技檔案，如底圖、藍圖、照片、軟盤等，為了達到便于保管和利用的目的，也要分開整理。如果說前面三種情況都是保持科技檔案的內容聯系的話，那么這一點便是保持科技檔案的形式聯系。這對于科技檔案的保管、保密和利用也是必要的。
此外，為了保密的需要，對一部分絕密的科技檔案單獨整理和保管，這是為了一種特殊需要而采取的特殊處理方法。
