文件收集齊全后，即可將單份文件，也就是自然件，裝訂成件。裝訂的辦法，目前采用不銹鋼釘書針裝訂方法。

以上所說的“單份文件”還應包括以下情況。

1、文件正本與定稿一般應作為一件；定稿過厚不易裝訂，也可單獨作為一件；重要文件需保留不同稿本（歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿）等，可將正本與各次稿各為一件。

2、正文與附件一般為一件；如果附件數量較多，或者太厚不易裝訂，也可各為一件。

3、正文與文件處理單（表、擬辦單、發文底稿、簽發單等）應作為一件。

4、原件與復制件（復印件和抄件等）應作為一件。

5、報表、名冊、圖冊等，應按其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。

6、轉發文與被轉發文應作為一件。

7、來文與復文可為一件。這是一種比較特殊的規定。是對聯系密切的來往文件材料的概括性表述，也包括“去文與復文”，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等。

8、會議文件。會議文件原則上要求按“問題”分別裝訂。如人代會、黨代會的通知、議程、主席團名單、決議、工作報告、講話、表彰、候選人名單、選舉結果等勻應按“件”歸檔裝訂，不應裝訂成一卷。

專業會議：如通知、報告、講話、表彰決定、總結報告等也應按“件”裝訂。

這里要注意的是“為一件”是指實體上裝訂在一起，編目時也只體現為一個條目。在歸檔文件的整理中，絕大部分歸檔文件是以自然件（即單份文件）的形式出現；而需要重新界定的件，只是為了方便整理和利用需要的一種補充形式。在實際操作中，界定“件”既要有原則性，又要有靈活性，兼顧到簡化整理與便予檢索。

9、文件修整，為保證檔案能夠長期保存和有效提供利用，裝訂前必須對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整。

①修裱破損文件

②復制文體字跡已模糊或易褪變的文件，包括對純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆、鉛筆等字跡材料形成的文件材料以及傳真件等進行復印。

③超大紙張折疊。標準為國際標準A4型或16K。

④去除金屬物。（回形針、大頭針、釘書針）

10、裝訂文件，文件裝訂時應注意的方面：首先必須對文件進行排序。一般來說，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文在前，來文在后。裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，便予將來翻閱利用，采用左邊裝訂，應將下側和右邊對齊。