歸檔文件應依分類方案和排列順序，逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。這個“號”包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、件號 歸檔章樣式 全宗號 年度 室編件號 機構（問題） 保管期限 館編件號 單位：mm 毫米 1、件號：件號是文件排列的順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件排列先后順序的重要標識。“件號”分為檔案室編號和檔案館編件號，機關單位填寫“室編件號”。 室編件號是歸檔文件在分類方案中的最低一級類目內的排列順序號，按文件排列順序以“1”開始標注。例：永久1……、定期1……、30年1……形成三條流水號。 2、全宗號：是檔案館給每個構成檔案全宗單位的編號。 3、年度：應采用公元紀年，以四位阿拉伯數字表示，如2006年，不能簡化。 4、保管期限：永久、定期，定期分為30年、10年。 5、機構（問題）：填寫應使用規范性簡稱。如：黨務類、綜合類、業務類等。 6、蓋歸檔章：歸檔章的規格為長45mm、寬16mm分為均勻6格。填寫時，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料。
