歸檔文件經過分類，整體上具有了一定的系統性，但具體到每一類的文件，仍處于零散雜亂的狀態，需要通過排列使之進一步系統化。

對于文件的排列，要突出“事由”原則，既由同一事物形成的相關文件應排列在一起。其含義是一件具體的事情。一個具體的問題，一項具體的工作（活動），一次會議一個工程、一次事故、一起糾紛、一個案件都是一件具體的事情，這就是“事由”。這與原文書立卷中分類組卷的“問題”有著許多的不同。一是“問題”的概念大，是一類事情；二是“問題”包含“事由”，是由多個“事由”的集合體；三是“問題”的靈活性大，“事由”的靈活性小。例，“開展保持共產黨員先進性教育活動”形成的相關通知、總結、安排、報告等文件，這些文件就構成了一個“事由”是密不可分的整體，必須排列在一起。在歸檔文件整理及排列中，主要是按事由結合時間、重要制度排列，統計報表可成套性文件可集中排列。通過界定“事由”使密切相關，參照性強的文件從實體上相對集中并保持“事由”辦理過程的原始狀態，以便以后的查找。將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀的反映某一事物的發生、發展、結束的全過程，反映出這些文件之間的有機聯系。也有利于目錄檢索和實體存取工作；有利于計算機檢索。

由此可見，“事由”排列原則，不但保持了文件之間的有利聯系，而且是為現代化檢索奠定了基礎，在整理與利用之間尋找到了一個最佳結合點，事由”就是這樣一個結合點。由于“事由”的概念即簡單又靈活，所以以事由為單位排列歸檔文件，既順應工作活動的自然面貌，易于理解和掌握，又能集中反映事由的全程，是兼顧整理和檢索兩方面的合理選擇。要牢牢把握“年度”、“價值”、“事由”三大主題，最好是“辦結即歸”突出“事由”，化整為零的原則。