一般地說(shuō)，編制檔案分類方案應(yīng)符合以下的規(guī)則：

    一、分類方案類目體系的可包容性

    檔案分類方案，實(shí)際上是本單位全部檔案的分類類目表，它由大類和各級(jí)屬類的類目組成。因此，大類和各級(jí)屬類構(gòu)成了分類方案的類目體系。按照全面分類的要求，檔案分類方案的類目體系必須有適當(dāng)?shù)娜萘浚軌虬締挝划a(chǎn)生的檔案的全部?jī)?nèi)容，使每一種類、每一部分的檔案，都能在分類方案的類目體系中找到自己的位置。這就是檔案分類方案類目體系的可包容性。

    要想使編制的檔案分類方案的類目體系具有可包容性，必須考慮兩方面的情況：一方面是充分考慮現(xiàn)有檔案的全部構(gòu)成，根據(jù)其種類、內(nèi)容確定分類方案的類目體系；另一方面，必須考慮到檔案的發(fā)展變化情況，使分類方案的類目體系具有相應(yīng)的擴(kuò)充發(fā)展的余地。

    二、分類方案類目體系的嚴(yán)整性

    檔案分類方案，主要是通過檔案的類目體系來(lái)揭示檔案之間的層次關(guān)系的一種手段。這種層次關(guān)系是從類目體系中縱向和橫向兩個(gè)方面表現(xiàn)出來(lái)的。

    從縱向看，類目體系要表現(xiàn)大類以及由其展開的各級(jí)屬類之間的關(guān)系。如一個(gè)種類的檔案，被劃分為若干個(gè)小的類，一個(gè)較小的類又被劃分為若干個(gè)更小的類，以此類推，形成了逐步擴(kuò)展的類目體系的縱向關(guān)系，即上位類與下位類的關(guān)系，是總體和部分的關(guān)系，凡上位類，一定能包含它所屬的下位類，下位類也一定是它上位類組成部分。每一組縱向排列的各級(jí)類目，構(gòu)成了一個(gè)類目體系，這就是“類系”。

    從橫向上看，類目體系表現(xiàn)為各級(jí)同位類之間的關(guān)系。相互平行，表現(xiàn)為并列關(guān)系的類就是同位類（平位類）。各同為類之間的關(guān)系是相互排斥的關(guān)系，同為類之間不能交叉重疊。一組同為類相互平行、并列、構(gòu)成了一個(gè)“類列”，類列反應(yīng)了分類體系中同一層次之間的類的并列關(guān)系。

    總之，類系與類別表現(xiàn)了檔案分類方案的類目之間的嚴(yán)整性。體現(xiàn)了檔案的有機(jī)聯(lián)系。而編制檔案分類方案，必須體現(xiàn)分類方案類目體系的這種嚴(yán)整性，這是編制檔案分類方案的重要原則。

    三、分類方案類目體系的相對(duì)穩(wěn)定性

    檔案的分類，是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，涉及到整個(gè)檔案管理工作的全局。因此，檔案的分類方案必須具有較長(zhǎng)時(shí)期的相對(duì)穩(wěn)定性，不宜頻繁變動(dòng)和更改。

    為了保持檔案分類的相對(duì)穩(wěn)定性，制定檔案分類方案時(shí)，一定要全面考慮，慎重對(duì)待，編制設(shè)置科學(xué)、容量充足、條理清晰的類目體系。