1. 歸檔文件的如何編號？

1.   歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。

2.   檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

3.   檔號按照以下要求編制：

     a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4 位數字或者字母與數字的結合標識，按照DA/T 13-1994 編制。

     b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2 位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度，以4 位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2013”。

     c）保管期限：保管期限分為永久、定期30 年、定期10 年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

     d）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3 位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

     e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4 位阿拉伯數字標識，不足4 位的，前面用“0”補足，如“0026”。

4.   歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

5.   歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A 圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）按照3. 編制，頁數用阿拉伯數字標識（見圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30 年”“10 年”簡稱標識，機構（問題）也可以用“辦公室”等規范化簡稱標識（見圖A3）。