一、 分年度

分年度，就是把不同年度的文件分開，把屬于同一年度的文件集中存放。 一般情況下，不同年度的文件不得放在一起歸檔。     

特殊情況：跨年度的文件，歸入文件內容所針對的年度 。例如：跨年度的請示與批復，一并歸入批復年度 ；跨年度的表彰決定，考評結果歸入所專指的年度；跨年度的總結，歸入總結所針對的年度 。

二、分類別 

     分類別，就是根據文件的來源、時間、內容和形式上的異同，把本單位的文件分成若干個類。

1、分類作用

    1）分類是檔案整理工作的重要環節；

    2）分類的科學性決定了文書檔案整理的科學性；

    3）分類是文書檔案標準化、規范化工作的具體表現；

    4）分類是整理工作的重要組成部分，是系統化的中心環節。

 2、分類方法

（1）按年度分類：將文件按其形成年度分類。

（2）按保管期限分類：將文件按劃定的保管期限分類。

（3）按機構/問題分類：將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。①機構分類法：就是按照單位的內部機構，將整個單位文件材料分成若干個類的方法。單位有幾個機構，就設幾個類。如，辦公室、政治部、偵查處、公訴處等。機構名稱，就是類名。  ②問題分類法：將記述和反映同一問題的文件集中，不同問題的文件分開。如：綜合類、檢察業務類、財務類、勞資人事類等。

3、類別排列的方法  

  ①先黨后政。即按黨群工作、行政管理的先后順序排列。 

  ②綜合性的類項在前，專題性的類項在后。

4、編制分類方案      

    可采用“年度—機構（問題）—保管期限”（見示例1、2）或“保管期限—年度—機構（問題）”等六種分類法。建議采用第一種方法。分類方案編制好后，應保持其一致性和連續性。

   文件材料少的單位一般不分類：可采用“年度—保管期限”分類法。

例1：2001年：辦公室…永久、長期、短期                                      

             人事處…永久、長期、短期

             管理處…永久、長期、短期

             ……

       2002年：辦公室…永久、長期、短期                                      

             人事處…永久、長期、短期

             管理處…永久、長期、短期

             ……

     2003年：……

例2：2001年：黨群類…永久、長期、短期

               業務類…永久、長期、短期

               行政類…永久、長期、短期

               ……

       2002年：黨群類…永久、長期、短期

               業務類…永久、長期、短期

               行政類…永久、長期、短期

                ……

       2003年：……

三、分級別

分級別，就是在保持文件之間有機聯系的基礎上，將上級單位、本單位和下級、同級單位的文件材料分開整理。

但對聯系密切的文件，如請示與批復，報告與批示等，不能為了分級別而將其分割開。

四、劃分保管期限

劃分保管期限，就是確定文件材料存留的年限。

文書檔案的保管期限分為永久、30年和10年三種。

每份文件的具體保管期限，可參見國家檔案局令第8號《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表規定》。 

一份歸檔文件介于相鄰保管期限檔次之間的則“就高不就低”。