歸檔文件整理規(guī)則-編號

5.4.1 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。

5.4.2 檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。

上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3 檔號按照以下要求編制：

    a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T 13-1994編制。

    b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。

    c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。

    d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

    e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

5.4.4 歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。

5.4.5 歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)（見附錄A 圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機(jī)構(gòu)（問題）按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（見附錄A 圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標(biāo)識（見附錄A 圖A3）。