文件編號(hào)
歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等項(xiàng)目。
歸檔章式樣 歸檔章用紅色印泥加蓋,檔號(hào)填寫用黑色或藍(lán)黑墨水筆填寫。
(一)件號(hào)
件號(hào),是歸檔文件的排列順序號(hào),包括室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。
1、室編件號(hào):在同一年度,同一保管期限,同一問(wèn)題內(nèi),按照歸檔文件排列的先后順序,從“1”開始編制件號(hào)。件號(hào)為三位數(shù),如033。
2、館編件號(hào):可以不填。
(二)頁(yè)號(hào)
以件為單位,逐頁(yè)編寫順序號(hào),一份文件為一個(gè)流水號(hào)。歸檔文件自身已有頁(yè)碼的不再編號(hào),自身無(wú)頁(yè)碼的要補(bǔ)編頁(yè)號(hào)。
編寫位置:統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)文件正面的右上角,背面的左上角。
(三)蓋歸檔章
歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁(yè)上端居中空白位置加蓋紅色歸檔章 。如此位置有領(lǐng)導(dǎo)批示或收發(fā)章等,可加蓋在首頁(yè)上端其它空白處,不要壓字跡。
歸檔章的項(xiàng)目及填寫方法
(1)全宗號(hào):是檔案館給的代號(hào)(可不填寫)。
(2)年度:是文件的形成年度,以四位阿拉件數(shù)字標(biāo)注,如:2010。
(3)保管期限:按歸檔文件劃定的保管期限填寫,是哪種保期限就填寫哪一種。
(4)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題):填寫的規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
(5)室編件號(hào):按歸檔文件排列順序編寫的件號(hào)填寫