文件的分類是進行歸檔文件整理時的第二個步驟。即：指所有的歸檔文件，按照其自身的內容、形式、時間、來源等方面的異同，分門別類地組放在一起，使所有的歸檔文件構成一個有機整體的過程。

分類的意義有兩條：

①、保持歸檔文件之間的有機聯系，為今后查找和利用提供便利。

②、為歸檔文件的編目、保管打下良好的基礎。

將分類做為歸檔文件整理過程中首先進行的環節，是后續環節的基礎。如果歸檔文件實體不經過分類而直接進行后續環節，必然影響整理工作其它環節的開展和檔案的保管、利用工作。如果一個立檔單位的所有檔案沒有經過分類，那么檔案之間的歷史聯系必然得不到充分體現，排列結果也不能準確地反映單位各項職能活動的歷史面貌。沒有分類的歸檔文件整理一定是不科學的整理，因此，分類又是歸檔文件整理的必要環節。

分類的方法

分類的方法有二種，即年度—保管期限分類法和年度—機構—保管期限分類法。

①年度—保管期限分類法：就是將同一年、同一保管期限辦理完畢的文件，按歸檔時間的先后順序寫件號（也可先用鉛筆編號，以備年終調整與變更）。

這種分類法易學、易掌握。只要將同一年度、同一保管期限的文件進行有序排列和編號，就能達到分類的目的。需要說明的一點，“年度”是以文件形成的年度，不再考慮“針對年度”的文件，保管期限就是所屬文件的價值界定，屬永久保存的文件就歸永久類，屬定期保管的文件就歸定期類，以突出本單位主要職能活動和工作的文件本身的價值。

年度—保管期限分類法，適用于較小的和文件較少的單位。如：工、青、婦、科協和縣級事業單位的檔案的分類整理。

②年度—機構（問題）—保管期限分類法：就是將辦理完畢的同一年度，同一內部組織機構（或問題）和同一保管期限的文件按機構內文件的重要程度和事由的順序進行分類編號的方法。（也可用鉛筆先編號以年終整理或調整）。

各單位在選定分類方法上，要根據各自單位文件的多少，內部機構的多少來決定文件的分類方法。以上的年度—機構（問題）—保管期限分類法適用于較大部門和文件多的單位的分類。如：組織部、政府辦、縣委辦、人勞社保局、財政局、文教體育局等部門的檔案分類整理。

應當注意的是，在文件分類前，單位文檔人員應根據實際情況編號制分類方案。它的作用就是在確立分類法的基礎上，標列各級類目名稱，固定全宗分類體系的分類綱要。各機關單位都必須編制切合實際的分類方案，并且保持相對穩定。