（1）公文的附件是公文的組成部分，應同時收集；
    （2）發文應有定稿、印本，重要文件應有歷次修改稿；
    （3）請示應有批復，電話或口頭批復的應有記錄或在文件上注明，并有記錄人的簽字；
    （4）需辦理的文件應有辦理結果；
    （5）有領導人重要批示的文件處理單，應隨同文件一起收集；
    （6）文件材料用紙質地優良，字跡清晰耐久，用鉛筆、圓珠筆、純蘭墨水、紅墨水、復寫紙等不耐久材料書寫、修改的底稿，應由文稿形成部門負責復制后連同底稿一并收集；
    （7）普發性材料，可只收集與本單位有關的材料，其他可做為資料保存；
    （8）用計算機或四通打字機直接打印起草的文件材料，以負責人簽字的做為定稿保存；機器直接形成的報表等，除按要求存盤外，另需打印出一份紙質報表等收集積累。