作者：福建省科技檔案館邱川燕
來源：福建檔案
《機關檔案工作業務建設規范》要求：“在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿……分別立在一起，不得分開。”長期以來，定稿與正本一直是如影隨形，相生相伴，歸入檔案，似乎誰也從未質疑過定稿需要歸檔的合理性與必要性。近年，隨著辦公自動化的普及，電子文件成為生力軍，紙質文件成了“附屬品”。為了確保檔案保管的安全，大部分機關單位按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔和管理規范》的要求同時保存紙質文件和電子文件，實行“雙套制”。目前的普遍情況是：文件起草人在計算機上起草修改文件，經領導核稿修改再清稿后輸出的定稿大多與正本相同。這就出現了不同稿本但內容相同的問題，造成實際上的重復歸檔，一定程度上增加了工作量，造成重復勞動，同時也浪費紙張，造成辦公資源的浪費。因此，OA環境下，紙質文件歸檔時定稿的“去”與“留”成為歸檔整理工作中的一個值得研究的問題。
一、溯本求源，解析功能看去留
探討OA環境下紙質“定稿”的去留問題，筆者認為首先要分析認識定稿的功能。在文書學中，定稿是指文件的標準稿，是經修改審閱后，由機關領導人簽發或會議正式討論通過的最后完成稿，它是繕印復制發出的正式文件的標準和依據，是文件制發過程中十分重要的一環。它之所以列入歸檔范圍是因為定稿反映了公文起草、審核修改、簽發的全過程，并留有負責人的簽發標記和會議通過（標準）的標記，是印制公文正本的依據和標準，是日后對文稿內容查考的最直接、最原始的的憑證，能產生法定效用。（引自海峽文藝出版社出版的《檔案人員崗位基礎知識》第111頁）。然而隨著辦公自動化系統的普及，“定稿”的功能日趨弱化，具體體現在：1、從文件的形成來看。在OA環境下，文件從草擬、審核、復核、簽發、編號等每個流程都準確記錄在系統的流轉日志及“文件處理單”中，同時OA系統具有留痕技術，詳細記錄每次修改的內容與標識。“雁過留聲”，計算機詳細記錄了文件的整個形成過程，體現文件生命周期的完整性。定稿僅是體現一個階段的終結，并不能再現文件形成的全過程。2、從定稿的內容看，原有定稿中負載的公文起草、審核修改、負責人簽發或會議通過的標記等功能，在如今由計算機生成的定稿中已悄然發生改變。這些重要的信息標記已部分轉移到公文處理單中。3、從檔案的功能來看。檔案具有查考、憑證的功能。若定稿與正本無異，則失去了查考作用。據筆者了解，一般利用者在查詢檔案時，多是以正本為依據，定稿在檔案利用中的功能并不明顯。4、從落實檔案簡化整理的原則來看。定稿的頁數一般與正本相同，少為一頁，多則幾十、上百頁。一個單位一年發文少為幾十份，多達幾千份。要將定稿從電子文件轉化成紙質文件重復輸出，勞民傷財，不符合國家倡導的低碳節能的新理念。
二、投石問路，區分情況定去留
目前大部分機關采取電子文件與紙質文件雙套歸檔保存方式，這是因為電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面目前仍存在一些問題，在這些問題沒有得到有效解決之前，這種紙質文件和電子文件“同時服役”的狀況是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，這是毋庸置疑的。我們不可否認雙套歸檔的合理性與必要性，但我們不能一味地將電子文件悉數轉換成紙質文件。筆者認為，可根據實際的需要，進行一些取舍，在保證歸檔文件材料完整性的前提下，避免不必要的重復。
根據上述對OA環境下紙質定稿功能的解析，筆者主張視歸檔文件的重要程度，確定是否將紙質定稿進行歸檔。例如：重要的法律、法規的制定，可保存定稿，甚至歷次修改稿；重要的決定、意見、規定、制度以及人事任免等文件可保存有留痕的稿本；定稿上有留存領導簽署的意見的需保存。除此之外，一般性的通知、計劃、總結、方案等紙質定稿則無需保存。
當然，在文件流轉的過程中都附有文件處理單，處理單中有“文件編號、公開信息、密級、標題、簽發、審核、會稿、擬稿處審核、擬稿人、文電把關意見、附件數量”等，這些欄目信息一定程度體現文件的流轉過程、文件的內容信息、并留有負責人的簽發標記，應與紙質正本一同輸出并同時歸檔。
三、夯基固本，提供保障論去留
確保電子文件的完整性、準確性、安全性是決定紙質定稿去留問題的先決條件。電子文件的完整性、準確性、安全性有保障，解決紙質定稿的去留問題才有依托。筆者認為，在電子文件歸檔管理中具體應做到：
1．制定科學規范的電子文件歸檔標準。電子文件的記錄格式、載體形式與紙質文件有著本質的差別，為此，應根據電子文件的特殊性制定相應的歸檔標準。國家檔案局2003年頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》中就規定了電子文件歸檔的同時形成電子文件的軟件要一并歸檔。所以電子文件的歸檔標準要突破紙質文件的歸檔標準。應該聯合技術部門等共同協商制定相應的標準，如：電子文件登記標準、歸檔標準、鑒定標準、防護標準、安全標準等，這些標準可以參照文書檔案的某些做法，又不能照搬，體現標準的前瞻性與創新性。
2．遵循按時歸檔的原則。已經形成的正式的電子文件要及時向虛擬的電子檔案室進行移交，可以直接在OA系統中將文件歸檔。此外，紙質文件的正本與文件處理單要在規定的時間內向檔案室移交，以便對有關的電子文件進行核對，防止電子文件的錯亂現象或被人為刪改。
3．高度重視技術措施確保電子文件的安全性、保密性。應對電子文件的利用者實行利用權限控制，指定用戶能夠執行哪些操作，如只讀、改寫、創建等，防止電子文件的拷貝、篡改和打印；應采用簽署技術，對電子文件進行簽署的目的是證實該份文件確實出自作者，其內容沒有被他人改動，確保電子文件的原始性與真實性；應采用網絡安全控制，如防火墻控制、電子身份認證系統、數據加密技術、建立備份與恢復系統維護電子文件的安全等。
總之，定稿的去留問題不是簡單的刪繁就簡的事，要全面分析，辯證對待。正如鄭板橋詩云：刪繁就簡三秋樹，領異標新二月花。“刪繁就簡”是為了更好地“領異標新”。其實，目前在檔案管理領域還有許多類似的改革與創新問題。為此，我們不僅要減去重復勞動，更在于要增強思辨的精神；不僅要減去固步自封的思想，更在于要增強敢于突破的勇氣；不僅要減去因循守舊的思維，更在于要增強創新的意識。唯有這樣，我們才能順應新時期檔案工作發展的需要，與時俱進、勇立潮頭。
