檔案館的社會功能就是指檔案館面向社會面向公眾所具有的檔案服務功能。發揮檔案館社會功能創造社會效益是檔案館的生命力所在。從目前我市房地產檔案館工作的現狀來看與其他檔案館的現狀相似，其社會功能的發揮是不能令人滿意的。
一、存在問題
存在問題主要表現在以下兩個方面：
㈠社會對檔案館的認知程度差
人們對檔案館的性質、地位及其工作職能幾乎一無所知。究竟是什么原因影響了人們對檔案館的認知程度，阻礙了檔案館社會功能的實現呢，主要是檔案館宣傳工作沒有到位。近幾年檔案部門在社會上開展了多層次的宣傳活動。但這些宣傳活動一般是針對檔案法規及檔案工作自身而展開的，對檔案館的宣傳卻未能做到同步進行。另外檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，檔案館工作人員更是如此，只滿足于踏踏實實地做好本職工作，從而影響到社會對檔案館的認知程度。
㈡ 服務水平不高
檔案館功能的實現主要體現在檔案服務上。服務質量的高低必然會影響到檔案館社會功能的發揮。目前檔案館的服務水平尚有待提高。主要表現在：
1、利用方式單一
對于檔案館來說坐等利用者上門，采取被動服務是主要的服務方式。而結合本區域內的中心工作提供主動服務，針對館藏檔案內容開展方便、快捷的檔案咨詢等行之有效的利用方式仍然沒有真正付諸實施。
2、查詢方法不簡便
雖然現在可以采用電腦查詢，但許多檔案的文字資料仍必需查閱手工檔案，不能在電腦中一目了然。許多文字資料沒有掃描進電腦，查閱仍比較繁瑣。
3、編研工作缺乏成效
對檔案的排序、整理等工作以及相應的編研工作不夠規范化、科學化。截止目前雖有一定數量的編研產品，但大部分為應付升級達標匆匆而就，質量不高，實用性不強，利用范圍狹窄，利用效果不顯著。因此編研工作沒有發揮其應有的作用。
（三）我館社會功能發揮的局限：
1、我館的檔案涉及單位和個人的財產，有部分是涉及隱私，不能對外開放的檔案，查檔要提供相應的證件如本人持身份證，單位介紹信，對欲購二手房者需持購買合同和本人身份證，未簽合同則不能滿足需要。
2、整理進度慢、利用受限。目前我館每日接收發證形成的檔案達一百多卷，加上以前存成的未整理入庫的檔案達幾千卷，由于人員有限，采用手工作業，整理進度緩慢，查檔會出現查檔速度較慢的現象，使檔案的利用受到一定的限制，查全率、查準率降低。另外由于以前使用的產權軟件的系統的局限，紙質檔案與電子文檔有不符的現象，故查檔準確率不能保證。
二、對策與措施
上述問題都在不同程度上妨礙了我館社會功能的實現。要改變現有狀況充分發揮我館社會功能，筆者認為應結合我館檔案的特點在以下幾方面功夫:
（一）采取靈活多樣的方式開展我館宣傳工作
第一、組織宣傳活動。近幾年檔案工作開展得有聲有色，面向公眾而進行的形式不一的宣傳活動此起彼伏。檔案館應抓住每一個機會向社會展示自己。可通過懸掛條幅、印發圖片、回答公眾咨詢、贈送紀念品以至舉辦宣傳周、宣傳月等方式強化公眾對檔案館的認識；第二、借助新聞媒體的力量進行宣傳。電臺、電視臺、報紙等新聞媒體是宣傳檔案館的最佳場所，是溝通檔案館與社會公眾的一座橋梁。檔案館與新聞工作者團結協作采取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果，介紹館藏檔案內容勢必會收到良好的效果；第三、創辦刊物加強宣傳。檔案館可創辦刊物在自己的宣傳媒介上設立園地，公布館藏檔案目錄及館藏檔案史料，登載檔案內容簡介，介紹檔案館知識，并在一定范圍內發行以達到宣傳檔案館的目的；第四、設立宣傳欄。檔案館在自家門前或選擇適宜場地長期設立宣傳欄，將檔案館工作、館藏檔案內容定期介紹給公眾也是一種行之有效的辦法，可大大加深社會公眾對檔案館的認知程度。開展多種多樣的宣傳應遵循長期性的原則，那種“轟轟烈烈一天默默無聞一年”的做法是收不到多少成效的。
（二）做好檔案館各項業務工作，為充分發揮社會功能奠定基礎
檔案館為社會提供服務使檔案價值得以實現，從而發揮其社會功能，要通過各項業務工作的良好運轉才能得以實現。因此，做好館內各項業務工作是檔案館社會功能得以發揮的前提。
1、加強檔案基礎業務建設
針對我館檔案多，整理速度跟不上，其主要原因缺乏專業人員。應組織專業人員，實施整理，一方面盡快消滅積存檔案；另一方面對已入庫檔案進行規范化、標準化的清理，建立完善的房產檔案信息。提高我館對檔案日常接收、整理、保管的工作水平，提高查準率、查全率。
2、做好檔案開放工作
檔案開放就是在無損國家和個人利益的前提下將檔案向社會公眾開放以最大限度地發揮檔案的價值。所以做好開放工作是保證檔案館社會功能得以實現的一個主要方面。具體措施：開展檔案鑒定工作，開放檔案。開放檔案時應嚴格依照檔案法及有關法規認真篩選、審慎鑒定符合開放條件的檔案，并且隨著社會的發展，一些原來不符合開放條件的檔案也可考慮開放，比如房改房檔案，一幢樓房屬一個單位所有，且該樓所有的房屋都已賣給個人，則該幢樓房的總資料可以對該項幢樓的住戶開放查詢。已拆除房屋的檔案，反映歷史面貌的檔案可開放。另外應做好開放檔案的宣傳工作，通過發布公告等方式向社會公眾公布開放檔案目錄，介紹開放檔案內容，以便社會公眾知曉為開放檔案之利用創造條件。
3、提高編研工作水平
編研工作是檔案利用工作的較高形式是開發館藏檔案信息資源的重要手段其水平的高低直接影響到檔案館社會功能的發揮。從目前實際工作來看檔案館編研工作水平有待提高，應做到，充分發揮我館館藏優勢，選題編研，如《暢銷住宅戶型》、《住宅歷史變化》等。
加強編研力量，提高編研產品質量。編研工作開展起來周期長見效慢，因此，在檔案館未得到高度重視。只有加強編研力量增加人、財、物的投入為編研工作開展創造良好的外部條件，才能保證編研工作的正常開展，不斷提高編研工作的水平。
撰寫出具有較高使用價值，實用性較強易于傳播的編研成品，才能說明編研工作在檔案館社會功能的實現中發揮了應有的作用，堅持實用性原則應貫穿編研工作的整個過程。
4、運用電子計算機管理
電子計算機的高效、準確有助于實現檔案館的社會功能。從目前來看應努力做到以下兩點：
（１）實現電子計算機檢索提高工作效率
提高計算機檢索利用效率，加快檔案管理軟件的開發。檔案館雖然已采用了新的軟件，加強了計算機檢索的效率，但由于與原軟件之間兼容性方面存在一定的問題，而新軟件自身也還有一些瑕疵。應該改進軟件的利用，提高多條件檢索的途徑，特別應建立上下手關聯，從而提高利用效率，充分發揮計算機的作用。
（2）建立數字檔案館，實現現代化管理
為了提高利用水平，做好基礎工作，同時采用掃描儀，把所有紙質文字檔案全部掃描進計算機，建立數字檔案館，從而提高加快檢索速度，同時有效地減少原始紙質檔案的磨損。
一、進一步提高檔案館工作人員的素質
檔案館工作人員是否具備較高的素質在發揮檔案館社會功能中起著決定性的作用。提高素質應做到以下兩點：
1、鉆研業務提高工作水平。檔案館工作人員作為檔案館的主人，應本著對歷史負責的態度，組織業務培訓，認真鉆研業務開展深層次的研究工作，發揮檔案的價值為實現檔案館的社會功能盡到自己的責任。
2、塑造新時期檔案館工作者的新形象現在的檔案館工作人員已不是過去的“守門人”了。新的時代要求檔案館工作者必須投身于社會把自己的知識、才學奉獻給社會同時將新的形象展示給社會。檔案館工作者的新形象應是知識領域工作者所具有的較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好的風范與氣質。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情，檔案館工作者應不斷增加自身的學識，提高自身的修養，陶冶自身的情操，以自己的博學以及良好的職業道德贏得社會公眾的敬重，從而提高檔案館的社會地位，更好地實現檔案館的社會功能。