加強(qiáng)全宗卷記錄工作是

促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理向縱深發(fā)展的有力保障

西區(qū)檔案局 王茜

檔案工作的規(guī)范化建設(shè)是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作的重點(diǎn)，促進(jìn)各立檔單位檔案工作規(guī)范化建設(shè)，保證各個(gè)實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的單位沿著檔案規(guī)范化的道路持續(xù)呈上升態(tài)勢前進(jìn)是我們基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。為實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理單位檔案工作的持續(xù)前進(jìn)和發(fā)展，經(jīng)過日常業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作開展和行政執(zhí)法檢查工作的開展，筆者認(rèn)為只有加強(qiáng)全宗卷的記錄工作才能有效促進(jìn)檔案工作規(guī)范化的持續(xù)發(fā)展。

全宗卷作為各檔案室在檔案管理工作中的管理記錄，對(duì)加強(qiáng)檔案管理有著非常重要的作用，全宗卷中對(duì)檔案的收集、整理、利用、管理有著相對(duì)應(yīng)的工作記錄，這些記錄是日常檔案工作中形成的，是各單位開展檔案工作的全面的真實(shí)記錄，通過全宗卷記錄可以反映單位和檔案員進(jìn)行檔案日常管理工作的詳細(xì)情況，可以體現(xiàn)各立檔單位對(duì)檔案工作的態(tài)度和投入，也可以揭示檔案員的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)熟練程度、工作數(shù)量、進(jìn)度和質(zhì)量。各立檔單位的全宗卷記錄可以為檔案工作研究提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，可作為新檔案員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的“工具書”和實(shí)際操作樣本，也是檔案工作考核的重要指標(biāo)。檔案行政執(zhí)法檢查往往能從全宗卷的記錄狀況了解到該全宗檔案的收集、整理、利用、管理等各方面的情況。因此，加強(qiáng)全宗卷記錄工作對(duì)促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理有著重要意義。

檔案形成和收集是檔案工作基礎(chǔ)的基礎(chǔ)，沒有全面、充實(shí)、完整的檔案，勢必為檔案的利用工作開展帶來很大的難度，也很難體現(xiàn)出檔案工作的價(jià)值。加強(qiáng)全宗卷記錄，首先要通過加強(qiáng)全宗卷內(nèi)對(duì)檔案交接手續(xù)、交接內(nèi)容的要求，通過檔案管理制度詳細(xì)規(guī)定文件材料須交接的材料形式、類別、交接內(nèi)容、交接時(shí)間、和交接手續(xù)，可以很好加強(qiáng)立檔單位各科室之間對(duì)檔案工作的配合度，使本單位領(lǐng)導(dǎo)明確了解到檔案工作開展期間可能影響到檔案收集工作的因素，便于領(lǐng)導(dǎo)督促，同時(shí)完善交接登記記錄，這樣，通過全宗卷的檔案（或文件材料）交接記錄，可以方便檔案員催收各部門應(yīng)歸檔的文件材料還可以方便立檔單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案行政管理部門及時(shí)了解、督促檔案收集工作的開展情況，是促進(jìn)立檔單位檔案工作規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。其次，在全宗卷的整理過程中留下完整、詳細(xì)的分類鑒定和整理記錄有利于檔案保管利用工作的開展，同時(shí)在遇到檔案工作人員更換的情況下有利于新接手的人員了解檔案的分類整理情況，為保證檔案分類鑒定的一致性，確保檔案整理質(zhì)量起到一定的作用。

檔案利用，是我們管理檔案的最終目的。檔案工作的規(guī)范化建設(shè)最終也是為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的豐富、有序，方便利用的目的。因此，在全宗卷記錄中，加強(qiáng)檔案的各項(xiàng)安全管理、統(tǒng)計(jì)、利用記錄，并及時(shí)進(jìn)行利用分析，形成各種編研材料都是為了充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，使檔案工作充分發(fā)揮出服務(wù)功能。全宗卷的各項(xiàng)安全管理、統(tǒng)計(jì)、利用記錄，不僅可以使各檔單位時(shí)刻檢查自己在檔案保管、利用工作上的不足，也方便檔案行政管理部門對(duì)各檔單位在檔案安全保管，安全利用，發(fā)掘檔案利用價(jià)值方面進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

綜上所述，我們可以看出，在促進(jìn)各立檔單位檔案工作規(guī)范化管理不斷進(jìn)步和發(fā)展過程中，全宗卷記錄發(fā)揮了重要的印證作用，同時(shí)也為各檔單位檢查自身在規(guī)范化管理過程中的不足加以完善改進(jìn)，方便檔案行政管理部門監(jiān)督促進(jìn)各立檔單位檔案工作規(guī)范化管理提供了重要依據(jù)，完善和詳細(xì)的全宗卷記錄是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理向縱深發(fā)展的有力保證。