《四川省檔案工作規范化管理辦法》（試行）的出臺，為我省檔案工作在新的歷史時期實現快速、健康的發展，努力打造西部檔案強省提供了強有力的保障，吹響了檔案事業全面發展的進軍號。我們將抓住這個機遇，緊緊依靠政府，積極主動地開展好規范化管理工作。攀枝花市的檔案規范化管理活動始于1988年，20年多年來，我市檔案的規范化管理活動經歷了一個從認識到實踐，從實踐到提高的過程，檔案的規范化管理活動得到了廣泛的深入,管理水平得到了普遍的提高，管理經驗得到了不斷地豐富。現把我市開展規范化管理活動的一些認識、基本情況和做法介紹如下：
一、對檔案規范化管理工作的初步認識
(一)規范化管理是社會主義市場經濟條件下檔案管理的必然要求。
市場經濟是法治經濟，法律對市場經濟起著規范、引導和保障作用。以經濟建設為中心，建立和完善社會主義市場經濟體制，是當前黨和國家的重中之重，而檔案工作的方針，就是為黨和國家的工作大局服務，因此市場經濟條件下為經濟和社會服務的檔案工作也必須法制化、規范化。
(二)規范化管理是依法行政，依法治檔的需要。
《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法都明確要求檔案工作必須“建立科學的管理制度，逐步實現保管的規范化、標準化”，要實施好《檔案法》、堅持依法治檔，就必須抓好檔案的規范化管理。
(三)規范化管理是推動檔案事業發展的重要載體。
我市圍繞“爭當創建西部檔案強省排頭兵”的奮斗目標，確定了“整體推進、重點突破”的工作思路。由于規范化管理工作社會涵蓋面大、涉及工作面廣，是整體推進全市的檔案事業不斷發展的理想載體。
(四)規范化管理是檔案部門執政能力的具體體現
檔案事業作為社會主義文化的一部分，要為提高建設社會主義先進文化的能力作貢獻，堅持依法治檔，實現檔案工作的法制化、規范化正是檔案部門執政能力的具體體現。
二、我市檔案規范化管理工作的基本情況
在我市的檔案規范化管理進程中，我們始終堅持“緊跟趨勢求創新、與時俱進謀發展”這個要領，不斷提高我市的檔案規范化管理水平。我市的檔案規范化管理活動大體可以分為三個階段：
第一個階段是全省開展規范化管理前，這個階段是醞釀和試點階段。我市出臺了《攀枝花市機關、企事業單位檔案工作合格標準》，在全市范圍內嘗試開展達標升級活動，積極探索檔案工作規范化管理的辦法，認真解決檔案工作的集中統一管理問題。為今后的規范化管理積累了經驗。
第二個階段是全省開展規范化管理至2001年，這個階段是發展和鞏固階段。全省開展檔案的規范化管理活動以后，我市把檔案的規范化管理當作了深入貫徹執行檔案法的重要手段和工作中心，再輔以強有力的行政管理措施，集中解決檔案業務建設中存在的問題。檔案的規范化管理得到了較快發展。
第三個階段是2001年至今，這一階段是深化和提高階段。我們緊緊抓住以下三個環節開展工作，把規范化建設引向深入：一是用2年的時間在全市范圍內普遍貫徹了《歸檔文件整理規則》新規范，實現了舊規范向新規范的轉移；二是以新規范的全面貫徹為契機，大力推廣檔案的現代化管理，到2004年底85%的單位開始使用計算機管理檔案，初步實現了檔案管理的現代化；三是把檔案工作規范化建設的重點從城市逐步轉移到農村，從傳統領域逐步轉移到新領域，從機關轉移到鄉鎮、社區，從國有企業轉移到民營企業，在農村稅費改革、社區檔案、社會保障體系檔案、農業農村檔案、國有改制企業、民營企業等新工作領域，作了有益的探索和實踐，取得了明顯的實效。
截止2004年底，我市檔案規范化管理工作取得了可喜的成績：6個綜合檔案館中，達省一級1個，省二級2個，省三級2個，市縣（區）機關一級單位達到93%，科技事業單位達到100%，國有企業和國有控股企業達到80%，鄉鎮達到37%，街辦達到100%，社區和行政村建檔率達到100%。目前市局的“三網一庫”已經建成，全市已有512 個單位實現了計算機管理檔案；6個綜合檔案館中3區已完成檔案目錄數據庫的建設，市檔案館也將在今年底完成檔案目錄數據庫的建設；3區全部單位完成了檔案目錄數據庫的建設，市屬85%以上單位也將在今年底完成室藏檔案目錄數據庫的建設；全市共形成文件級檔案目錄352萬條左右，電子文件全文近萬份，極大地提升了我市檔案規范化管理的水平，為今后的數字檔案館建設打下堅實的基礎。
三、檔案規范化管理工作中的基本做法
(一)依法推動
加強《檔案法》宣傳力度。近年來，每年市局的黨組中心學習組都要集中兩天時間，專題學習《檔案法》，同時結合普法要求，通過舉辦培訓班、知識講座、知識競賽，印發宣傳資料等活動，開展《檔案法》的宣傳、學習活動。
改善執法方法。將每年的執法檢查、立卷歸檔檢查和達標復查合而為一，實行“三合一”檢查，增強了達標復查的力度。規范執法檢查程序，制定了《檔案行政執法檢查登記表》（告知和存根共2聯），并根據不同的形勢、不同的要求和不同單位，檢查前確定檢查重點，印制《檔案行政執法檢查重點登記表》供執法人員掌握。
加大執法力度。一是與人大、監察局對檔案規范化管理水平不高或未實行規范化管理的縣（區）和單位進行聯合檢查，極大地觸動這些縣（區）和單位，為他們后來的檔案規范化管理活動的開展起到了相當積極的作用；二是著力解決突出問題，注重檢查實效。針對個別單位和部分鄉鎮檔案規范化管理程度不高、違法隱患時有發生、個別縣（區）檔案局考評不實等問題采取了限期整改、全市通報批評、發執法通知書、取消或降級的方法。這樣一來，在全市范圍內鳴響了“依法治檔”、“規范管檔”、“嚴格治檔”的警鐘，為依法開展檔案工作、按照規范開展檔案工作，按照標準嚴格考核檔案工作起到了重要作用。
 (二)行政推動
我們在早期的規范化管理活動中，采取的是“以業務為主、行政為輔”的辦法，要求業務指導人員分片包干、以點帶面、面對面咨詢、手把手指導，一家一家地跑，一點一點地教。到1990年底，我市的檔案規范化管理有了一定的基礎，市、縣一級單位普遍建立了檔案工作，部分單位還實現了早期的規范化管理。2001年后我們意識到這種管理模式，不可避免地帶來了一些負面影響，很多單位特別是鄉鎮檔案人員等、靠、要的思想日益嚴重；檔案行政管理部門一方面在客觀上自降身份、自貶地位，給他人造成了“打工仔”的印象，另一方面又因為管得過細，常常顧此失彼、疲于奔命。于是，我們及時調整思路，采取了“以行政為主、業務為輔”的管理方法。
1、政府行為
每年由市政府召開全市檔案工作會，分管副市長與縣(區)分管領導簽定檔案工作目標責任書，將全年的檔案工作任務直接下達到分管縣（區）長，再由分管縣（區）長將目標責任下達到各鄉鎮，規范化管理工作是主要內容之一。對于個別沒有達標的老大難單位，市政府分管領導召集他們“開小灶”，明確要求、限定完成時間。
2、建立完善制度
幾年來，我們結合攀枝花市的實際情況先后制定了關于鄉鎮綜合檔案室規范化管理驗收標準、檔案移交接收辦法、歸檔文件著錄要求、加強農村中小學、衛生院、養老保險、醫療保險、城市低保、檔案工作的意見、以及林業重點工程檔案工作等數十個規范化管理的制度、辦法。這些工作制度內容涉及城市、農村、機關、企業等多領域、多行業，規范了各種門類、各種載體檔案材料的具體整理方法，統一了檔案的收集、整理、保管和移交等各個環節，初步建立健全了一整套與檔案法律法規相配套的、基本適合攀枝花實際的地方性規范性文件，為規范我市的檔案管理活動發揮了十分重要的作用。
3、發揮系統主管部門的作用
為促使各行業主管部門加強對系統及下屬單位檔案工作的領導和監督、指導，依法履行檔案法所賦予的法律責任，我們要求：凡是要達三標的單位，所有下屬單位必須全部建檔，要達二標的單位，所有下屬單位必須全部達三標，要達標的單位，所有下屬單位必須有50%的單位達二標、50%的單位達三標。下屬單位檔案工作未完成的，本單位的檔案工作不能算做完成。通過這些措施的實施，一方面加強了主管部門依法履行職責的意識，檔案規范化管理成果得到了切實鞏固，近幾年我市規范化管理成果的鞏固率都保持在90%以上；另一方面又擴大了檔案規范化管理的覆蓋面，短短幾年，包括建設、教育、衛生、文化、金融等各大行業主管部門下屬單位基本都實現了檔案的規范化管理，其中，國稅、地稅、審計、工商、法院等系統全部達到了省一級標準，實現了滿堂紅。
同時與部門聯合發文，對一些專業領域、系統的檔案工作提出規范化管理要求。
 (三)借力推動
1、抓住機遇，服務“三農”，開創農業和農村檔案規范化管理的新局面。近兩年中央以1號文件頒布了農業和農村工作意見后，我們乘上了這股東風，按照科學發展觀“五個統籌”和中央解決“三農”問題的要求，爭取到了市委、市政府的支持，市委、市政府頒發了《關于進一步加強全市農業農村檔案工作的意見》，我市的農村檔案規范化管理工作取得了巨大的轉機。市委、市政府在《意見》中明確提出了“以鄉鎮綜合檔案室規范化建設為主線，全面深化農業和農村檔案工作”的要求，我們立即借此機遇，積極在農村開展檔案的規范化管理活動，僅去年1年就有30%以上的鄉鎮綜合檔案室達到了省二級標準，實現了檔案的規范化管理。今年，我們又爭取到了市、縣（區）政府和衛生、教育管理部門的支持，提出了2年內基本實現農村中小學、鄉鎮衛生院檔案規范化管理的要求，從而又進一步把我市的農村檔案規范化管理活動向前推進了一大步。
2、貫徹十六屆三中全會精神，圍繞完善社會主義市場經濟體制，構建和諧社會，我們抓了社區建檔和規范化管理工作，積極開展社會保障體系檔案的規范化管理活動。從2003年，先后與市勞動和社會保障局、市民政局聯合發文，著重抓了“社保”、“醫保”、“低保”等系統的檔案規范化管理工作。
3、圍繞完善社會主義市場經濟體制的意見，積極服務于非公有制經濟實體，推動檔案的規范化管理向新領域發展。在調查研究和深入試點的基礎上，出臺了民營企業檔案管理辦法，提出了扶持民營企業檔案工作的“五項承諾”，免費舉辦了民營企業檔案工作培訓班，為民營企業檔案的規范化管理提供無償的業務咨詢和技術指導，同時，我們以企業開展ISO9990、ISO9991、ISO9992質量體系認定為契機，指導民營企業實現了檔案的規范化管理，今年又有一大批民營企業正在開展檔案的規范化管理活動。
(四)人才推動
開展檔案的規范化管理活動，關鍵在人，必須要有一支“能打仗、愿打仗、打得贏”的隊伍作為保障。為提高檔案干部隊伍的綜合素質，建立一支能夠勝任檔案法制化、規范化管理的隊伍，我們采取了一系列措施：1、學歷培訓：1985年以來，我局與攀枝花電大聯合舉辦了2屆成人檔案大專班和1屆成人檔案中專班，為全市培養了153名檔案專業人才；2、外出培訓：向省檔案學校和省檔案局培訓中心送培173人次；3、短期培訓：每年舉辦1—2期培訓班，1980年以來共舉辦短期培訓班95期、4718人次；4、操作培訓：2002到2003年，局領導以身作則從我做起，要求市、縣（區）兩級檔案行政管理部門50歲以下的工作人員必須親自上機操作，除完成本職工作外，每年完成2000條目錄的錄入任務；要求局里每位職工每年寫一篇與業務相關的文章。5、邀請檔案界的知名專家、學者來攀講學。通過這一系列的業務培訓，檔案干部隊伍的整體素質明顯提高，逐步形成了一支能夠適應檔案規范化管理需要的人才隊伍，為檔案規范化管理的深入開展和整體水平的提高提供了堅實的人力資源。
 (五)協作組推動
1994年，我市成立了8個檔案工作協作組，協作組每年舉行1—2次由各成員單位分管、主管領導、檔案員參加的活動。在我局的指導下，把檔案工作協作組活動當成了一個宣傳檔案法、學習業務和檔案信息化管理知識、開展檔案規范化管理的方法的交流和探討的平臺、一個明確全市年度檔案工作的重點、提出檔案規范化管理要求的載體、一個普及檔案規范化管理知識的課堂。邀請他們的代表參與重要業務文件的制定，參加協作組內的規范化管理檢查，通過他們傳達一年一度的檔案行政執法檢查要求。通過這種方法，不但豐富了檔案協作組活動的內容和形式，也極大地減輕了業務監督、指導人員的工作負擔。協作組的交流，帶動和促進了規范化管理的發展。
(六)經濟推動
檔案的規范化管理必須要有資金、技術、人才等各方面的政策支持。第一、1989年市政府明確將檔案工作納入了目標管理，列入單項達標獎，凡是達標的單位按照不同等級每年都給予獎勵，獎勵經費由市財政統一兌現。第二、2000年后，政府取消了檔案達標單項獎，但我們每年仍然在發達標通知書，獎金由各單位自有資金里解決。第三、爭取到市財政和人事部門的大力支持，堅持對當年度晉升機關省一級標準、國家二級標準的機關、企業、科技事業單位進行物質獎勵，獎勵經費統一由市財政支出。第四、堅持對每5年1次評選出的省、市先進集體和先進個人進行優厚的物質獎勵，獎勵經費完全從市長基金支出。第五、對實現檔案規范化管理的鄉鎮，市政府采取“以獎代補”的方式，給每個鄉鎮5000元獎勵，并要求縣（區）政府1比1配套。這樣以來，由于基層單位檔案規范化管理的經費得到了落實，極大地激發了他們開展檔案規范化管理活動的積極性和主動性，為把我市的檔案規范化管理推向深入奠定了堅強的基礎。