檔案網站建設實例

1 北京市檔案館網站建設概況

1.網站建設的基本情況

早在1996年，北京市檔案館就在北京經濟信息網上建立了主頁。當時國內檔案界在因特網上建立網站的還不多，缺乏可供借鑒的經驗。北京市檔案館也僅僅意識到檔案部門利用因特網這種新的信息傳播渠道一定大有作為，但對到底能用因特網來做什么、如何利用因特網這些問題都沒有進行深入地思考，因此北京市檔案館網站的第一個版本非常簡單，只有一些檔案館基本情況的介紹。在某種意義上，這時還僅僅是北京經濟信息網上的一個欄目，不能稱作一個真正的網站。

1998年，隨著政府上網工程的啟動，北京市檔案局、檔案館分別申請了獨立的域名，正式建立了網站。由于有市政府的統一部署和上網兩年的經驗，這次建立的網站與以前相比有了明顯的進步。欄目豐富了，信息量加大了，并且設置了計數器、網管信箱等，具備了一個完整網站的雛形。新網站建立后，在社會上有了一定的影響，訪問量穩步增加。與此同時，社會各方面特別是檔案界同行給北京市檔案館提出了很多意見和建議，特別是集中在網站更新方面。這些意見引起了北京市檔案館領導的高度重視，黨組專門開會研究解決辦法。 1999年底，北京市檔案館制定了《北京市檔案局、館網站管理辦法》，規定了各欄目內容更新的頻率及責任處室，并指定專人負責網站的管理工作。北京市檔案局館的網站建設從此進入了新的階段。

2000年底，北京市檔案館在檔案館網站上增加了第一個功能性欄目——檔案檢索，推出兩個數據庫， 34萬條開放檔案目錄供網站訪問者檢索。2001年，北京市檔案館又推出了17.6萬條開放目錄，并且計劃在2002年內實現全部開放檔案目錄上網。北京市檔案館對此并沒有特意做宣傳，只是在局館網站上發了一條短短的消息。但是社會的反響卻出乎北京市檔案館的意料，多家網絡媒體轉載了北京市檔案館的消息，網站訪問量直線上升。

2002年，北京市檔案館又對網站進行了全面改版，新版的檔案館網站在7月份投入運行，檔案局網站的改版工作正在進行中。這次的改版北京市檔案館對局館網站進行了明確的定位。檔案局網站以政務公開、網上辦公為側重，凸顯其政府網站的特點。檔案館網站的特點則以服務性為主，提升其文化、學術品位。在新版的檔案館網站中，北京市檔案館對欄目進行了重新設置，充實了內容，除保留原有的52萬條開放檔案目錄外，腳本文字從1.2 萬增加到9.3 萬。增加了網頁全文檢索、網站地圖等方便訪問者的功能，同時為了國際交流的需要還特意制作了英文版。

2.網站建設的主要體會

通過幾年來的實踐，北京市檔案館對網站建設中的一些問題的認識有了轉變，具體表現在以下幾個方面：

（1）網站功能從檔案宣傳、館藏介紹向綜合服務轉變。

最初，北京市檔案館僅僅把網站當成一種檔案宣傳、介紹館藏的工具。因此網站上的內容只是對檔案館基本情況的介紹，例如機構、職能、館藏以及舉辦的活動等。實踐中，北京市檔案館逐漸認識到，檔案網站的功能絕不局限在宣傳、介紹上，服務才是網站的生命力所在。在北京市檔案館的第一個服務性欄目——檔案檢索推出前，網站累計訪問量只有1萬多人次，平均每月不足500人次。而當北京市檔案館推出了網站檢索欄目后，第一個月的訪問量就達到 1400多次，并且直線上升，2002 年8 月份的訪問量已經超過 1萬人次，累積訪問量達到了11.6萬人次。

檔案網站能夠提供的服務也是多種多樣的，除了檔案檢索以外，在展覽、檔案編研、檔案教育等方面也有廣闊的空間。同時，網站還為服務創新提供了新的舞臺。

北京市檔案館在網站上提供了現行文件閱覽服務。北京市檔案館并沒有按照通行的作法去收集現行文件的實體，而是利用政府各部門在因特網上的網站，將其中有關政策法規、行政審批的欄目鏈接起來。訪問者通過北京市檔案館的網站，可以方便地查閱各政府部門在網上公開的文件。這樣既可以滿足利用現行文件的要求，又免去了收集實體的高昂成本，同時還保證了現行文件更新的及時性。

另外，北京市檔案館還提供了網上預約調卷服務。利用者通過網站檢索到所需的檔案后，可以預約來館時間。經過確認后，利用處會提前準備好其所需要的檔案，利用者來館后可以直接閱覽，節省了時間。

（2）網站設計從以我為主向以人為本轉變。

北京市檔案館早期的網站，無論從欄目設置到語言風格，都沒有考慮到瀏覽者的需求，完全是以我為主，從自身出發，自己有什么東西就放什么東西，平時話怎么說，網站上就怎么寫，結果造成欄目設置意圖不明，行文刻板生硬。通過幾年來的實踐，北京市檔案館認識到網站要充分發揮作用，吸引更多的訪問者，必須改變這種現狀。

在檔案館網站改版的過程中，北京市檔案館對網站的瀏覽者進行了分析，針對不同的用戶群設置不同的欄目。如“館藏介紹”是面向初次訪問北京市檔案館網站的用戶，“檔案檢索”針對的是檔案的利用者，其中多數會成為網站長期用戶。“檔案展覽”面向的是普通公眾，特別是青少年用戶。“史料出版”針對的是利用檔案的學者、專家。“學術研究”則面向廣大檔案界同行等。這樣一來，北京市檔案館在確定欄目的內容、風格時就更有目的性，能夠更好地為利用者服務。

北京市檔案館特別注意采用簡明、通俗、貼近百姓的語言，盡量使用對話的方式揭示內容。例如“，館長致辭”欄目，就是以館長口述的方式告訴人們什么是檔案館，檔案館的任務，提供的服務以及“十五”期間的目標等“。檢索問題解答”“、查檔問題解答”用盡量通俗的話語解釋檔案專業問題，便于利用者理解。

為了使利用者能夠方便地使用網站，北京市檔案館特別設計了網站地圖，用簡明、直白的語言對網絡的結構及一、二級欄目進行說明。北京市檔案館提供了站內全文檢索，使利用者可以迅速找到自己關心的內容。每個頁面都設置了導航條，利用者可以方便地在不同層次間切換。在頁面布局、鏈接設置上也都盡量從利用者角度考慮，力爭親切友好。北京市檔案館專門開設了“讀者建議”，并且保證這個功能在任何一個頁面都可以方便地使用。

（3）網站管理簡單、粗放向科學化、專業化轉變。

辦網站如同辦刊物，從某種意義上講，網站比傳統刊物的讀者群更廣泛，影響力更大，見效更快，成本更低。定期大規模的網站改版固然重要，而網站的日常維護更關系到網站運行的好壞。以前北京市檔案館試行過按處室設置欄目，由處室負責欄目的更新。這種分散式管理，沒有總體規劃，缺少處室間溝通，相關業務在網上沒有鏈接，給利用者帶來不便。北京市檔案館也嘗試成立了編委會，編委由幾個和網站內容相關的處室人員擔任。由于編委是兼職，各自都有自己的業務工作，不可能長期全力以赴投入網站工作，缺少對網站問題的思考和研究。

為此北京市檔案館計劃設立一個專門機構，工作人員由采編人員、技術人員、管理人員組成，制定網站管理制度，有正常的經費保證。網站維護人員要研究不同用戶群的需求；研究網站欄目的設置，實現欄目設定的目標，預測欄目的發展；負責內容更新、統計分析、解答問題，建立與用戶的聯系，保證網站的正常運行。

北京市檔案館現在對網站的管理已經逐步擺脫了以前的盲目、憑感覺辦事，進入了依據可靠的數據分析進行決策的階段。網站的所有欄目中都設置了計數器，每天自動統計訪問量，根據這些數據制定欄目的發展規劃。北京市檔案館在1998、1999 年曾經有一個欄目是《北京檔案》雜志全文上網。在兩年多的時間里，這個欄目的訪問量始終低于每月100人次，對網站總訪問量的貢獻不足5%，可是維護這個欄目的工作量卻占到當時網站總維護量的60%以上。根據這種情況，北京市檔案館于2000年停辦了這個欄目，把精力投向更受利用者歡迎的方面。

2003年，北京市檔案館還引入了專業的網站管理軟件，進一步提高了網站的可管理性。對訪問者來自哪里、在網站停留了多長時間、查看了哪些欄目等等都可以進行監測，為科學決策提供更加細致、可靠的數據。

在幾年來網站建設的過程中，北京市檔案館越來越深刻地感覺到，網站作為一種全新的檔案宣傳、服務的途徑，其作用還遠遠沒有充分發揮出來。檔案網站將在檔案業務工作中占據什么位置？如何利用檔案網站這一公開政務的窗口，推動政府網上辦公？如何借助檔案網站這一提供利用的公用平臺，緊密檔案工作與社會的聯系？這都是檔案網站建設要思考的問題。北京市檔案館堅信，搞好檔案網站建設必將拓展檔案工作新的發展空間。

2 浙江省檔案互聯網站建設基本情況

建設高度網絡化、系統化、開放性、交互式的檔案互聯網站，一直是浙江省檔案部門近年來孜孜以求的奮斗目標。檔案信息化建設必須堅持以檔案信息資源為核心，以信息資源利用共享為目的，這是從浙江十幾年來檔案計算機管理中總結出的經驗與教訓，也是檔案事業發展的必然選擇。因為要使檔案工作跳出傳統的窠臼，跟上新時代的浪潮，獲得新的飛躍，就必須延伸自己的發展空間，從幕后跳到臺前，全面融入社會，做足做好服務文章。畢竟，服務是檔案工作的生命線和支撐點。

網站，是迅速采集并滿足社會需求的有效載體，也是能放大檔案公眾形象的宣傳工具。借助互聯網站，讓檔案信息資源在無限寬廣的領域內得到共享；借助這新生的第四大媒體，打破原來的邊界羈束，擴大檔案工作的影響，創建檔案工作開放的、積極的、務實的、人文的新窗口。

1.加強對檔案互聯網站建設的領導與規劃。

2002年8月，全省召開互聯網建設會議，對建設互聯網站進行全面動員。會議要求各地以積極的態度、嚴格的制度、嚴謹的作風搞好網站建設，明確布置了各地的工作任務。韓李敏副局長在會上闡述了建立互聯網站的必要性與可能性，他說，檔案互聯網站建設，是檔案部門全面貫徹落實“三個代表”的實際行動，是貫徹《全國檔案信息化建設綱要》的措施；是一種創新的服務機制，是檔案信息化的重要組成部分。另外借此能改變局館工作面貌，樹立開放形象，促進檔案的基礎工作。會上組織了對各市檔案局（館）技術骨干的網站制作培訓。

2.獨辟蹊徑，開創網站建設的全新模式。

浙江省檔案館從2000年就開始探索建立網站的方法。先是依托外部力量，于 2001年開通了省館網站，受到了社會的歡迎。到 2002年7月份，網站的訪問量達2萬多人次。但網站運行中也暴露出不少問題，如開發成本較高，安全與維護的技術要求較高等等。為了找到一條能讓全省各級檔案部門輕松建網的道路，徹底解決束縛網站建設的人財物問題、技術準入問題，省局聯系了“數字浙江”“。數字浙江”是個自助式網站應用平臺，可以讓用戶無技術障礙地建立網站，并輕松實現維護。這樣，低門檻的進入方式，使很多困擾檔案部門已久的疙瘩都迎刃而解。

3.把握現狀，逐步實現從量的擴張到質的提高的轉變。

截止 2003年春，全省 96個檔案局（館）中，已有 93個檔案局（館）建立網站，其中除了8家單位保留原有的自建網站外，其余的網站是依靠“數字浙江”網絡平臺創建的。一個覆蓋全省的網絡體系已初具規模。現在，只要通過省檔案局（館）的門戶網站，就能搜索到各市、縣檔案局（館）的信息，還能查到國內外主要檔案網站的信息。從 11月份起，省檔案局將一般無密信息和文件，都開始從網上傳輸。

從已建成的網站看，無論內容還是形式，網站功能還是網頁設計，都比初建時有了長足的進步。各網站都集文字、圖片、聲音、動畫等于一體，融合了知識性與觀賞性。網站的欄目設置除了檔案工作業務欄目外，還有館藏介紹、檔案開放目錄、文件中心等，為社會提供方便、快捷、優質的檔案信息服務。

經初步統計，有三分之一以上的檔案網站設計美觀，內容豐富，有的還將開放檔案數據庫信息上網，郵箱運作高效；但還有相當數量的網站亟待完善，信息量少，更新速度慢，郵箱閑置棄而不用。這些都需要在今后的網站建設中逐步改進。

今后一個階段，針對未建網站的部分局（館），省檔案局將繼續督促和支持其早日建成；在此基礎上，全省網站建設應該調整戰略，將提高網站的質量作為工作重點，從內容和形式上狠下功夫，特別是要盡快將開放檔案的目錄、現行文件的全文等放到網上，因為為社會大眾提供檔案查閱服務，是建立檔案網站的最根本目的。

4.浙江省檔案局（館）門戶網站簡介：

目前，浙江省檔案局（館）共建有兩個網站——浙江檔案網、浙江省檔案局網站，網址分別為www.zjda.gov.cn、www.zjsdaj.zj001.net。兩個網站都鏈接了省內各市縣檔案局（館）網站，為此已基本成為具備全省檔案信息搜索引擎功能的門戶網站。

兩個網站因其風格不一，用戶群體不一，從而能達到優勢互補、動態平衡的格局，而且能充分挖掘各自的潛力，做得更為專業，提供更好更全面的服務。浙江檔案網定位于社會公眾，內容主要反映浙江省檔案館的館藏信息，目的是通過在網上發布、披露開放檔案信息，方便用戶查檔利用；浙江省檔案局網站則定位于檔案系統（涵蓋各行業檔案室），內容主要反映檔案行政管理職能的信息，目的是通過政務公開，建立網上處理政務的快速通道，提高檔案行政管理的透明度，提升行政效率。

浙江檔案網現設置欄目有：本周歷史主照、檔案館簡介、檔案動態、館藏一覽、現行文件、檔案檢索、名人手跡、百年百人、浙江之最、本周歷史事件、老照片、查檔指南、歷史上的今天、檔案商務、在線咨詢等。網站秉承貼近百姓、為民服務的宗旨，深入揭示館藏，突出互動性與親和力，體現民本主義。網站的開通，取得了很好的社會效益，點擊直線上升。其中，老照片、現行文件、檔案檢索、在線咨詢等欄目，特別受到用戶的青睞。

浙江省檔案局網站剛剛起步，網站欄目初步設置有：圖片新聞、視點聚焦、機構職能、動態信息、政策吹風、法規標準、政務平臺、學術天地、教育培訓、檔案學會、業務咨詢等。未來的計劃是與局（館）辦公自動化平臺銜接，真正成為網上處理政務的高速跑道。