提高我國檔案網(wǎng)站建設水平的對策

從目前我國的實際狀況看，要提高我國檔案網(wǎng)站建設水平，就要針對以上列舉的不足之處采取相應的措施。

（一）重視網(wǎng)站內容建設

國內檔案網(wǎng)站最缺乏的就是館藏檔案信息等基礎資源。為此要將豐富的館藏盡快數(shù)字化，并大量收集已形成的電子文件。加強數(shù)據(jù)庫建設的力度，在開發(fā)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的同時，大力開發(fā)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案信息。

網(wǎng)站要建立起維護、更新機制。檔案網(wǎng)站作為專業(yè)信息服務網(wǎng)站，最基本也是最重要的要求就是要及時補充信息、不斷更新內容。陳舊的、凝固不變的信息會讓利用者產(chǎn)生“不過如此”的想法，喪失再次訪問的興趣。為此要有專門的機構或人員對網(wǎng)站進行更新和維護，發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，及時發(fā)布信息和更新功能，使網(wǎng)站內容不斷地完善和發(fā)展，保持檔案網(wǎng)站的生命力。

（二）理解和應用技術

在檔案界，許多人提倡當信息社會來臨的時候，檔案工作人員要學習和掌握計算機知識和網(wǎng)絡知識。筆者認為，“學有所長”，“術業(yè)有專攻”，一個人的精力是有限的，不能期待每一個檔案工作人員都變成編程高手和網(wǎng)站制作人員。檔案工作人員對于技術的態(tài)度是要“理解”而不是“精通”。必須理解哪些技術可以為我所用、提高工作效率。這項技術與那項技術應用于檔案工作會有什么效果和不同。在理解的基礎上，可以選用較先進的技術，提高網(wǎng)站的技術含量，保持檔案網(wǎng)站的先進性。對網(wǎng)站要精心構建，內容的設計、欄目的安排、信息的組織、主頁的制作等，都要體現(xiàn)出專業(yè)特色和一定的技術標準。

（三）對檔案信息進行有效的組織

對檔案信息進行有效的組織可以整合網(wǎng)絡檔案信息資源，使其變得有序。尤其在目前網(wǎng)絡檔案信息資源較缺乏的情況下，有效的組織可以更好地滿足利用需求。關于網(wǎng)絡檔案信息的組織將在本書中進行詳細闡述。

（四）發(fā)揮網(wǎng)絡服務的優(yōu)勢

檔案館網(wǎng)站欄目的設立，除圍繞檔案館自身結構和業(yè)務提供有關諸如本館概況、機構設置、館藏簡介等欄目外，還可以針對社會信息的需求，開設一些公眾服務欄目、藝術與欣賞欄目等等，吸引人們?yōu)g覽。上海市檔案局（館）網(wǎng)站的申城變遷、上海之最、海上人物、上海掌故、檔案社會等欄目就在這方面進行了有益的探索。檔案館網(wǎng)站可以設立與利用者聯(lián)系的電子郵件通信系統(tǒng)和遠程服務，使利用者可以在網(wǎng)上進行業(yè)務咨詢和業(yè)務聯(lián)系。如北京市檔案館在利用服務中提供了“預約服務”，利用者可以通過網(wǎng)絡進行檢索，并將檢索到的檔號、計劃到館閱檔的時間通過網(wǎng)絡交給檔案館，完成預約調卷，同時可得知相關檔案閱覽所需的手續(xù)。這樣，利用者通過網(wǎng)絡完成了閱覽的前期準備工作，到館后可以立刻閱檔，節(jié)省了一定的時間。雖然相較于通過網(wǎng)絡直接閱檔這種服務在方便性上還差一個層次，但在當前開放和保密問題、知識產(chǎn)權保護問題沒有很好解決的情況下，這種服務較之傳統(tǒng)檔案利用服務在發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢方面已經(jīng)向前邁了一大步。

（五）制定規(guī)范，加強管理

各級檔案行政管理機關應加強對檔案網(wǎng)站建設的統(tǒng)一指導，組織制定各種規(guī)范。作為采用高度集中制的檔案管理體制的國家，我國在檔案信息化建設過程中必須制定規(guī)范，加強管理，這一點已經(jīng)成為國家檔案主管部門和我國檔案界的普遍共識。這項工作目前正在逐步開展。國家檔案局已經(jīng)確定： “‘十五’期間，??本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設、安全保密的原則，??，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，在部分中心城市建設示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。國家檔案局除大力推行《檔案著錄規(guī)則》、《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件歸檔與電子檔案管理》等已有的檔案信息化建設方面的標準規(guī)范外，正集中力量研制一批檔案信息化建設急需的標準規(guī)范。如《中國檔案機讀目錄格式》（國家標準）、《電子文件名詞術語》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔細則》、《電子郵件類公文歸檔程序與規(guī)則》、《網(wǎng)站資源歸檔與管理規(guī)范》、《歸檔電子文件真實性鑒定規(guī)程》、《電子檔案管理辦法》、《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《檔案網(wǎng)站管理辦法》、《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》、《縮微影像數(shù)字化轉換技術規(guī)范》、《數(shù)字檔案館設計與建設規(guī)范》、《檔案管理網(wǎng)絡安全測度規(guī)程》等等，預計于2003年至2005年之間完成。這些標準規(guī)范有利于推動檔案網(wǎng)站建設規(guī)范、有序地開展，并在標準規(guī)范的基礎上進一步完善。