數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)例

1 深圳數(shù)字檔案館工程建設(shè)情況

深圳數(shù)字檔案館工程于2000年5月經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)立項(xiàng)，由國家檔案局科研所、深圳市檔案局、北京世紀(jì)科怡科技公司共同承擔(dān)。同年月，在深圳召開了全國第一次數(shù)字檔案館建設(shè)研討會(huì)；隨后建立了研究開發(fā)組，并聘請(qǐng)有關(guān)專家擔(dān)任項(xiàng)目顧問。2001 年3 月，該項(xiàng)目總體規(guī)劃書通過國家檔案局組織的專家評(píng)審； 2001年6 月，該項(xiàng)目又被列為國家計(jì)委高技術(shù)應(yīng)用部門發(fā)展項(xiàng)目，并獲經(jīng)費(fèi)資助。

“深圳數(shù)字檔案館工程”分三期實(shí)施，目前已完成一期工程，具體情況為：

（1）《數(shù)字檔案館總體規(guī)劃書》已經(jīng)通過專家評(píng)審，《第一期工程需求分析報(bào)告》、《工程實(shí)施方案》、《數(shù)字檔案館總體方案》、《數(shù)字檔案館應(yīng)用需求分析報(bào)告》等綜合性、指導(dǎo)性文件已經(jīng)定稿并付諸實(shí)施。

（2）應(yīng)用系統(tǒng)已基本成型，并完成《深圳市電子文件歸檔與管理辦法》、《電子郵件公文歸檔與管理規(guī)則》、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》等 種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（征求意見稿）的起草工作。

（3）研制了數(shù)字化加工軟件，建立了檔案數(shù)字化加工生產(chǎn)線，日加工能力達(dá)5萬頁。現(xiàn)已完成數(shù)字檔案館第一期工程的掃描任務(wù)，共20個(gè)全宗160多萬頁紙質(zhì)檔案及3000多張照片檔案，第二期的掃描工作也已著手進(jìn)行。

（4）建立了檔案局館網(wǎng)站，向社會(huì)全面介紹檔案工作的政策法規(guī)和規(guī)章制度，并及時(shí)公布一些開放檔案目錄。

（5）深圳市檔案館新館（含數(shù)字檔案館）正在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)布點(diǎn)、布線，有關(guān)設(shè)備正在分批購置。 2002年10 月，市編辦已經(jīng)批復(fù)同意市檔案局成立文件管理中心，副處級(jí)建制，定編9 名。文件管理中心的成立將為數(shù)字檔案館的有效運(yùn)作打下良好的基礎(chǔ)。

（6）總結(jié)階段性研究成果，已完成《數(shù)字檔案館概論》一書的初稿。

建設(shè)深圳數(shù)字檔案館的一些體會(huì)：

1.領(lǐng)導(dǎo)重視和有關(guān)部門的支持是數(shù)字檔案館建設(shè)順利進(jìn)行的重要前提。

作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程項(xiàng)目，數(shù)字檔案館不僅涉及新技術(shù)的推廣應(yīng)用，而且涉及到檔案管理體制、管理方法、思想觀念等諸多方面的創(chuàng)新和變革。同時(shí)，數(shù)字檔案館還是一項(xiàng)難度較大、創(chuàng)新程度較高的工作，需要必要的資金作保證。因此，領(lǐng)導(dǎo)的重視和有關(guān)部門的支持是順利推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的重要前提。

深圳數(shù)字檔案館工程立項(xiàng)后，即得到國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷和國家檔案局、廣東省檔案局的高度重視。王剛主任在 2001年12 月全國檔案局館長會(huì)議的講話中對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)予以了充分肯定，要求加大工作力度，盡快取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。國家檔案局將這一工程列入了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，廣東省檔案局將其列入了《全省檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》和《廣東省檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見》。這些工作不僅為數(shù)字檔案館工程的開展提供了重要保障，而且為我局爭(zhēng)取市委、市政府及有關(guān)部門的支持創(chuàng)造了極為有利的條件。

深圳市委、市政府也十分關(guān)心數(shù)字檔案館的建設(shè)，并給予了很大的支持。2001年8 月，市政府三屆三十四次常務(wù)會(huì)議要求深圳“數(shù)字檔案館的建設(shè)應(yīng)與市民中心交付使用同步完成”。廣東省委常委、深圳市市長于幼軍同志、深圳市政府秘書長胡愛民同志都多次過問數(shù)字檔案館建設(shè)，要求把數(shù)字檔案館納入市民中心智能化系統(tǒng)一并整體考慮，并直接簽批專款，啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)。深圳市政府各有關(guān)部門也都積極支持和配合數(shù)字檔案館的建設(shè)。 2002年5 月該項(xiàng)目進(jìn)一步被列入《深圳市國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化“十五”規(guī)劃（2001-2005）》 。文件中心應(yīng)用系統(tǒng)也已被列為市民中心智能化工程建設(shè)項(xiàng)目，并要求在2003年4 月底完成。這些都為數(shù)字檔案館的順利進(jìn)行提供了重要保證。

2.實(shí)事求是，量力而行，是建設(shè)數(shù)字檔案館的重要原則。

建設(shè)數(shù)字檔案館要投入一定的資金，而且涉及部門眾多，協(xié)調(diào)工作量很大，應(yīng)該說是有一定難度的。但我們認(rèn)為，只要根據(jù)實(shí)際情況，合理制訂實(shí)施方案，數(shù)字檔案館的建設(shè)并不是很困難的。深圳市檔案局在數(shù)字檔案館建設(shè)中，堅(jiān)持實(shí)用、經(jīng)濟(jì)的原則，實(shí)事求是，量力而行，不擺花架子，不鋪大攤子，按資金到位情況，選擇項(xiàng)目優(yōu)先次序，分步實(shí)施。在資金未到位時(shí)，我們重點(diǎn)務(wù)虛。搜集國內(nèi)外相關(guān)信息，提出需求報(bào)告，并對(duì)數(shù)字檔案館運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行調(diào)研。在資金逐步到位時(shí)，我們先購置一些既能服務(wù)數(shù)字檔案館，又能為社會(huì)檔案工作服務(wù)的設(shè)備，爭(zhēng)取設(shè)備不要閑置，將它們提供給學(xué)會(huì)管理的關(guān)聯(lián)企業(yè)深檔數(shù)碼公司，使他們擴(kuò)大規(guī)模，既能更好地進(jìn)行館藏檔案的數(shù)字化，又能承接項(xiàng)目，為社會(huì)提供信息化服務(wù)。截至目前，他們已先后承接了深圳市政府辦公廳、深圳市公安局、深圳市社會(huì)保險(xiǎn)局、深圳特區(qū)報(bào)、中國人壽保險(xiǎn)公司深圳分公司等單位的檔案資料的數(shù)字化加工業(yè)務(wù)，共計(jì)300余萬頁，取得良好的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字檔案館的建設(shè)是個(gè)較長期的過程，只要量力而行，分步實(shí)施，不論投入資金多少，都會(huì)取得一定成效，對(duì)檔案信息化建設(shè)將起到很好的推動(dòng)作用。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，是數(shù)字檔案館順暢運(yùn)行的根本基礎(chǔ)。

網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字檔案信息資源傳輸、交換和共享的必要手段。只有建設(shè)先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮數(shù)字檔案館的整體效益。深圳數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)包括三個(gè)部分：一是以本局館為服務(wù)對(duì)象的內(nèi)部網(wǎng)，即局域網(wǎng)；二是以政府部門為服務(wù)對(duì)象的政務(wù)網(wǎng)；三是以社會(huì)大眾為服務(wù)對(duì)象的公眾網(wǎng)。內(nèi)部網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)主要向經(jīng)過授權(quán)的用戶提供未公開的檔案文件信息，公眾網(wǎng)向用戶提供開放的檔案文件目錄及有關(guān)全文信息。這三網(wǎng)實(shí)行物理隔離，形成三個(gè)相互獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)。目前，深圳市檔案局館已建立了內(nèi)部局域網(wǎng)，并對(duì)即將搬入的市民中心新館的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行了長遠(yuǎn)規(guī)劃。整個(gè)新館布信息點(diǎn)1645 個(gè)，是深圳市民中心布點(diǎn)最多的單位；所鋪設(shè)的光纖可連接內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、保密網(wǎng)等。政務(wù)網(wǎng)和公眾網(wǎng)這兩個(gè)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)在深圳市政府的規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)下，發(fā)展也十分迅速。深圳市政府已構(gòu)筑了連接 80多個(gè)市直機(jī)關(guān)和 6個(gè)區(qū)的光纖網(wǎng)絡(luò)，并已開始試運(yùn)行。三網(wǎng)的建立，為數(shù)字檔案館提供了重要基礎(chǔ)，也為滿足不同層次的利用需要確定了物質(zhì)保障。

4.拓展和擴(kuò)充信息資源建設(shè)，是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心。

信息資源是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，它的開發(fā)和利用是信息化體系的核心內(nèi)容，是衡量國家信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源由于其特殊性，在整個(gè)信息資源中具有不可替代的作用。按照深圳市的信息化建設(shè)規(guī)劃，深圳市數(shù)字檔案館要建成為全市的一個(gè)中心數(shù)據(jù)庫，因此，我們?cè)跀?shù)字檔案館建設(shè)中，把資源建設(shè)作為核心任務(wù)來抓。

與傳統(tǒng)檔案館比較，數(shù)字檔案館的信息資源更加豐富多彩，不僅涵蓋了傳統(tǒng)檔案館的館藏檔案信息資源，而且采集范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到各種組織和個(gè)人形成的現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件、具有檔案性質(zhì)的各種資料等等。我們主要從以下三方面加強(qiáng)數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)：

（1）做好進(jìn)館檔案的數(shù)字化工作。

我們研制開發(fā)了適用于檔案掃描的專用軟件，并于 2001年6 月在深圳市檔案學(xué)會(huì)下成立了深檔數(shù)碼公司，由其負(fù)責(zé)館藏檔案的數(shù)字化工作。在這項(xiàng)工作中，我們首先掃描重要的且利用頻率較高的檔案，這樣能夠保證數(shù)字檔案館投入運(yùn)行后有著較好的使用效果。

（2）在線或離線接收文件管理中心和有關(guān)立檔單位的電子文件和電子檔案。

為及時(shí)把非涉密的檔案文件向社會(huì)提供利用，數(shù)字檔案館與文件管理中心和檔案進(jìn)館單位聯(lián)網(wǎng)，在線接收各種類型的電子檔案文件。對(duì)未聯(lián)網(wǎng)的檔案進(jìn)館單位，則通過報(bào)盤離線接收的方式，豐富數(shù)字檔案館的信息資源。

（3）積極采集未列入進(jìn)館范圍的檔案信息資源。

除了上述檔案之外，各種具有檔案性質(zhì)的專題信息資源庫、未列入進(jìn)館范圍的專門檔案也是數(shù)字檔案館的重要采集內(nèi)容。例如，通過網(wǎng)絡(luò)在線采集或鏈接各種關(guān)系國計(jì)民生、與群眾生活密切相關(guān)的專題資源庫；大力征集公證檔案、婚姻檔案、老將軍書畫檔案等，并將其數(shù)字化后上網(wǎng)提供利用。

5.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，保證資源共享，是數(shù)字檔案館建設(shè)的前提和先導(dǎo)。

數(shù)字檔案資源形式多樣，加之信息技術(shù)的發(fā)展又日新月異，因此，在建設(shè)信息資源庫的過程中，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)極其重要，它不僅直接影響到資源庫的制作質(zhì)量和查詢效果，而且是數(shù)字檔案資源能否長期保存、進(jìn)行交換和安全使用的關(guān)鍵。

為避免走彎路，我們?cè)诮ㄔO(shè)深圳數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí)主要遵循以下原則：一是積極借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的研究成果。例如美國、澳大利亞、加拿大、新加坡等國家在數(shù)字檔案館和電子文件管理方面研究較早，對(duì)于它們的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，我們結(jié)合實(shí)際情況予以改造，大膽借鑒。二是優(yōu)先采用相關(guān)的國際標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)資源共享，因此要充分考慮國家間信息化水平的互相接軌，對(duì)一些相關(guān)的國際標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先采用，如標(biāo)準(zhǔn)通用置標(biāo)語言、可擴(kuò)展置標(biāo)語言等等。三是結(jié)合實(shí)際需要制訂一些新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。數(shù)字檔案館的研究在我國還剛剛起步，這方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還很不完善。國家檔案局也要求我們通過建設(shè)數(shù)字檔案館，為國家出臺(tái)這方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作一些探索。根據(jù)國家檔案局的指示和數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)際需要，我們按照分別輕重緩急的原則，先后起草制訂了 8項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

6.嚴(yán)格縝密的安全系統(tǒng)建設(shè)，是數(shù)字檔案館安全運(yùn)行的保障。

網(wǎng)絡(luò)安全目前已成為世界各國在信息化建設(shè)過程中十分關(guān)注的一個(gè)問題。據(jù)了解，網(wǎng)上黑客攻擊事件每年以 10倍的速度增長，平均每20秒就發(fā)生一次攻擊事件；網(wǎng)絡(luò)病毒 10多年來以幾何級(jí)數(shù)增長，每10天就出現(xiàn)一種有代表性的病毒；機(jī)密信息流失與信息間諜潛入案件每年以30% 的速度增加，大約有14%的部門曾出現(xiàn)過網(wǎng)上失竊和泄密事件。檔案是一種重要的信息資源，而且許多帶有一定的機(jī)密性，因此加強(qiáng)安全建設(shè)，是數(shù)字檔案館安全運(yùn)行的重要保障。深圳市委、市政府也多次指出，一定要采取過硬的措施，保證數(shù)字檔案館的安全，絕對(duì)不能造成泄密。根據(jù)這些指示，深圳數(shù)字檔案館加大了保密措施的力度。一是實(shí)行內(nèi)部網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)三網(wǎng)隔離，未公開的檔案信息只放在內(nèi)部網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)上，從物理上保證數(shù)字檔案館的安全；二是制定全面系統(tǒng)的管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)建設(shè)、信息上網(wǎng)審批、訪問權(quán)限控制、密碼管理、涉密載體的保管、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、檢查監(jiān)督、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等多個(gè)方面，做出具體規(guī)定，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理和運(yùn)轉(zhuǎn)秩序的規(guī)范。其次，多技術(shù)并用，確保檔案信息防護(hù)安全可靠。充分利用防火墻技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)、訪問控制技術(shù)、加密技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)等，阻止非法用戶的入侵、計(jì)算機(jī)病毒的破壞和網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。通過上述措施，保證了數(shù)字檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全，有效地做到“進(jìn)得去、防得住、調(diào)得出、用得好”。

7.快捷、方便和充分滿足廣大群眾對(duì)檔案信息的利用需求，是數(shù)字檔案館建設(shè)的根本目的。

滿足群眾需求既是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，又是檔案工作的目的。建設(shè)數(shù)字檔案館，就是為了更好地為社會(huì)服務(wù)，進(jìn)一步提升檔案館的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，這是檔案工作貫徹落實(shí)“三個(gè)代表”重要思想的一個(gè)具體措施。

社會(huì)各界要求檔案服務(wù)工作迅速快捷、方便周到、充分全面，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，充分運(yùn)用各種現(xiàn)代化技術(shù)，在服務(wù)手段上，加強(qiáng)智能化、自動(dòng)化的檢索，簡化操作手續(xù)，進(jìn)一步提高檔案信息的查全率、查準(zhǔn)率和查詢速度；在服務(wù)方式上，打破傳統(tǒng)檔案利用的單一模式，利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)、電話等現(xiàn)代化工具，在任何地方、任何時(shí)候查詢數(shù)字檔案館的信息資源；在服務(wù)內(nèi)容上，突破傳統(tǒng)檔案館館藏的限制，向利用者提供歷史的和現(xiàn)行的、館內(nèi)的和館外的、開放的和未開放的（當(dāng)然，這需要一定的身份確認(rèn)、申請(qǐng)等過程）等各種檔案資源，使數(shù)字檔案館真正成為社會(huì)各界了解黨和國家方針、政策的窗口，成為社會(huì)各界查詢信息的中心數(shù)據(jù)庫。

8.培養(yǎng)一支懂得現(xiàn)代化、信息化知識(shí)的干部隊(duì)伍，是數(shù)字檔案館建設(shè)的必然結(jié)果。

信息化人才對(duì)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展有著決定性影響。由于數(shù)字檔案館是一個(gè)新興事物，所需的各種人才還十分缺乏。為此，深圳市檔案館把建設(shè)數(shù)字檔案館的過程作為鍛煉隊(duì)伍、培養(yǎng)人才的過程，通過各種方式，培養(yǎng)一支懂得現(xiàn)代化、信息化知識(shí)的干部隊(duì)伍。一是建立培訓(xùn)中心，加強(qiáng)全市檔案工作人員的計(jì)算機(jī)、數(shù)字檔案館方面的培訓(xùn)。二是邀請(qǐng)有關(guān)專家學(xué)者講學(xué)、作報(bào)告，組織人員出去參觀、學(xué)習(xí)，加快檔案工作人員的知識(shí)更新。三是大力引進(jìn)智力資源和加強(qiáng)合作，充分利用社會(huì)力量開展數(shù)字檔案館的有關(guān)工作，這樣一方面保證了數(shù)字檔案館建設(shè)的順利進(jìn)行，另一方面，帶動(dòng)和促進(jìn)了干部整體業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。

2 青島市數(shù)字檔案館建設(shè)構(gòu)想與實(shí)踐

1.數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目的提出

青島市數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目是根據(jù)青島市信息化建設(shè)總體進(jìn)程和檔案事業(yè)發(fā)展客觀要求提出來的。青島作為我國經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)的沿海開放城市，國民經(jīng)濟(jì)獲得持續(xù)快速健康發(fā)展，綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力顯著增強(qiáng)，信息產(chǎn)業(yè)迅猛興起，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在政府行政管理、社會(huì)公共服務(wù)、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，廣電網(wǎng)、電信網(wǎng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)“三網(wǎng)”逐步融合，覆蓋全市的寬帶網(wǎng)正在建設(shè)當(dāng)中，一批規(guī)模較大、特色鮮明的網(wǎng)站脫穎而出。全社會(huì)的信息化建設(shè)有力地推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。從上個(gè)世紀(jì)九十年代初，青島市檔案館便著手檔案現(xiàn)代化管理和檔案信息化建設(shè)，經(jīng)過十年的努力，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、軟件開發(fā)應(yīng)用、檔案信息化管理和人才培養(yǎng)等方面取得了較大進(jìn)步。1996年青島市檔案館投資100萬元建設(shè)《青島市檔案館計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)》，以目錄數(shù)據(jù)作為主要管理對(duì)象，到2000年底，已經(jīng)完成了館藏檔案案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄、人名索引、大事記等資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，輸入各種目錄數(shù)據(jù)270萬條，在檔案利用中發(fā)揮了重要作用。同時(shí)，在信息化建設(shè)過程中，也培養(yǎng)了一批檔案信息技術(shù)管理人才。為了促進(jìn)檔案信息化建設(shè)向更高層次邁進(jìn)，在此基礎(chǔ)上，我們提出了建設(shè)數(shù)字檔案館工程，得到青島市委、市政府及有關(guān)部門的重視和支持，列入了《青島市信息化建設(shè)和信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》和《青島市國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年計(jì)劃綱要》，與此同時(shí)，國家檔案局也把青島列為檔案信息化建設(shè)試點(diǎn)城市之一。

2.數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)展情況

2001年，青島市檔案館按照數(shù)字檔案館建設(shè)要求，首先進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)研論證，基本弄清了數(shù)字檔案館的基本內(nèi)涵、應(yīng)達(dá)到的主要目標(biāo)、工程的各個(gè)組成部分及功能設(shè)計(jì)、建設(shè)數(shù)字檔案館的方法步驟等。為了穩(wěn)妥起見，青島市檔案館還請(qǐng)國家檔案局和青島市有關(guān)部門組織專家進(jìn)行多次評(píng)估論證，并組織參觀學(xué)習(xí)外省市檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步明確了目標(biāo)，開闊了視野。

鑒于該工程技術(shù)含量較高，青島市檔案館與軟件公司合作研制開發(fā)相關(guān)的軟件，共同論證硬件設(shè)施的配置，并很快取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，包括電子檔案信息接收、多媒體信息采集處理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)站及辦公自動(dòng)化在內(nèi)的十二個(gè)子系統(tǒng)的研制開發(fā)已到了最后階段，少部分子系統(tǒng)已投入試運(yùn)行。

2001年以來，青島市財(cái)政分兩次撥付青島市檔案館數(shù)字檔案館工程專項(xiàng)資金400余萬元，數(shù)字檔案館工程主要設(shè)備都已基本到位，并逐步投入使用，主要包括服務(wù)器 8臺(tái)、光盤鏡像服務(wù)器 1臺(tái)、交換機(jī) 8臺(tái)、縮微膠片數(shù)字化設(shè)備1套、視頻音頻信息采集設(shè)備1套、數(shù)碼攝像機(jī)3臺(tái)、數(shù)碼照相機(jī) 3臺(tái)、計(jì)算機(jī) 90臺(tái)、掃描儀20 臺(tái)，以及相關(guān)的編輯、噴繪、光盤刻錄等設(shè)備，改造裝修了計(jì)算機(jī)中心、信息處理工作間、掃描工作間、噴繪工作間等，館藏檔案數(shù)字化已進(jìn)入實(shí)施階段，電子文件歸檔、接收正在試點(diǎn)，多媒體信息采集已大規(guī)模展開，青島檔案信息網(wǎng)已正式開通，有關(guān)部門專門為該館鋪設(shè)了連接市委、市政府計(jì)算機(jī)中心及國際互聯(lián)網(wǎng)的光纜。這一切，為青島市數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了有利的基礎(chǔ)。

3.數(shù)字檔案館建設(shè)基本構(gòu)想

青島市數(shù)字檔案館建設(shè)主要包括三大目標(biāo)：

（1）構(gòu)建起一個(gè)包括各類軟硬件設(shè)施在內(nèi)的數(shù)字化設(shè)備體系。這個(gè)體系的構(gòu)建沒有絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)，從實(shí)際情況出發(fā)，主要配備了這樣一些設(shè)備：一是包括各類掃描儀、微膠片轉(zhuǎn)換儀、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、視頻音頻信息采集、網(wǎng)絡(luò)信息采集等一系列數(shù)字檔案信息采集設(shè)備；二是包括服務(wù)器、光盤鏡像服務(wù)器、磁盤陣列柜、磁帶機(jī)、光盤刻錄機(jī)等檔案信息存儲(chǔ)、備份設(shè)備；三是包括各類計(jì)算機(jī)、投影儀、多媒體信息編輯、播放等信息處理和應(yīng)用設(shè)備；四是包括局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)三網(wǎng)并存的網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備等。

（2）構(gòu)建起若干個(gè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。青島市數(shù)字檔案館工程目前主要構(gòu)建了四個(gè)大型數(shù)據(jù)庫：一是檔案目錄數(shù)據(jù)庫，檔案目錄信息原本附著在全文信息之中，但以其功能的特殊性，有必要建立專門的目錄數(shù)據(jù)庫，包括館藏檔案目錄數(shù)據(jù)和未進(jìn)館的檔案目錄數(shù)據(jù)。建立目錄數(shù)據(jù)庫，既是數(shù)字檔案信息管理的需要，又是形成區(qū)域檔案目錄中心，滿足用戶查詢的需要。二是檔案全文數(shù)據(jù)庫。這是數(shù)字檔案館建設(shè)最大的工程，它既包括將館藏現(xiàn)有檔案數(shù)字化，也包括接收各單位源源不斷形成的電子文件和信息。從形式上看，既包括各種文本文件，也包括各種圖像文件、圖形文件和各種數(shù)據(jù)文件。對(duì)于這樣一個(gè)大工程，不可能在短期內(nèi)完成，我們計(jì)劃用十年左右的時(shí)間，通過掃描、轉(zhuǎn)換，完成館藏重點(diǎn)檔案文獻(xiàn)約600萬頁的數(shù)字化任務(wù)，同時(shí)接收各機(jī)關(guān)形成的電子文件，并通過網(wǎng)絡(luò)接收各種有價(jià)值的信息。三是照片檔案數(shù)據(jù)庫，青島市檔案館保存數(shù)萬張各個(gè)歷史時(shí)期的照片，并且仍在源源不斷收集進(jìn)館，鑒于它的規(guī)模以及數(shù)字化過程中特殊的采集、存儲(chǔ)方式，需要建立專門的數(shù)據(jù)庫。四是多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫。2001年以來，青島市檔案館加大了音像檔案的收集、拍攝進(jìn)度，除了接收各單位移交的音像檔案外，直接參與全市重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重大事件的拍攝工作，2002年又實(shí)施“城市記憶工程”，擬將青島市的基本面貌拍攝一遍，為后人留下寶貴的反映城市歷史面貌的音像檔案資料。

與此同時(shí)，每天接收青島電視新聞及部分專題節(jié)目，形成數(shù)量龐大的多媒體檔案信息，建立多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫就必然提到日程上來了。至于究竟應(yīng)建多少個(gè)數(shù)據(jù)庫，青島市檔案館堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)的基本原則，不片面追求數(shù)量。

（3）構(gòu)建起一整套數(shù)字檔案信息采集、存儲(chǔ)、加工、傳輸、利用系統(tǒng)。建設(shè)數(shù)字檔案館，并不是將館藏檔案數(shù)字化就完成任務(wù)了，還要建立起一套完整的數(shù)字化體系。例如，各進(jìn)館單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的數(shù)字檔案信息，我們不能讓其轉(zhuǎn)成紙質(zhì)檔案接收進(jìn)館，然后再搞數(shù)字化，必須有一套數(shù)字檔案信息采集系統(tǒng)；又如，我們不能將數(shù)字化檔案信息還原成紙質(zhì)的再去整理鑒定、著錄標(biāo)引，而應(yīng)直接面對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行整理鑒定和著錄標(biāo)引；從利用角度看，不論是搞展覽、搞史料匯編、出畫冊(cè)，還是通過媒體公布檔案、網(wǎng)上發(fā)布等，面對(duì)數(shù)字化檔案信息，都必須能直接進(jìn)行編輯、加工、制作和發(fā)布，利用者也可以通過各種網(wǎng)絡(luò)，直接查詢、利用所需的檔案信息。按照這一要求，青島市數(shù)字檔案館工程構(gòu)建了從檔案信息采集、加工到開發(fā)利用共12個(gè)管理系統(tǒng)，建成后將給檔案館的整個(gè)運(yùn)作機(jī)制帶來全新的變化。

4.數(shù)字檔案館建設(shè)的幾點(diǎn)體會(huì)

（1）增強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感。

盡管目前對(duì)數(shù)字檔案館的基本概念還有若干不同的解釋，但這并不影響數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)施如果指望把一切都弄得很清楚再去動(dòng)手，我們就會(huì)落后于社會(huì)發(fā)展，或者說如果不動(dòng)起來，我們可能永遠(yuǎn)得不出正確的認(rèn)識(shí)，實(shí)際上，不論對(duì)數(shù)字檔案館的概念如何闡釋，都離不開將檔案資源數(shù)字化，都要配備相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)施，都要構(gòu)建一套便于數(shù)字檔案信息采集、處理、存儲(chǔ)、傳輸、利用的管理系統(tǒng)。數(shù)字圖書館的建設(shè)，已經(jīng)為我們提供了一些可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)，鑒于數(shù)字化技術(shù)在一些發(fā)達(dá)地區(qū)已廣泛運(yùn)用，如果我們不能盡快將數(shù)字檔案館建設(shè)提上日程，必然造成大量數(shù)字檔案信息資源的浪費(fèi)，同時(shí)也不能滿足觀代社會(huì)快速、便捷利用檔案資源的要求。因此，從本地區(qū)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，從檔案工作自身發(fā)展需要出發(fā)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)是勢(shì)所必然的。

（2）統(tǒng)籌規(guī)劃，漸次推進(jìn)。

所謂統(tǒng)籌規(guī)劃，既包括全國范圍內(nèi)對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，也包括一個(gè)特定的數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中統(tǒng)籌規(guī)劃。作為中國這樣一個(gè)大國，不可能也沒有必要建立一個(gè)包攬全國檔案資源的巨大的數(shù)字檔案館，那么對(duì)全國數(shù)字檔案館建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，很大程度上是為了防建設(shè)過程中的浪費(fèi)，少走彎路，有序發(fā)展。對(duì)于一個(gè)具體的數(shù)字檔案館建設(shè)而言，也需要統(tǒng)籌規(guī)劃，例如必須保證所配置的設(shè)備與數(shù)字檔案館發(fā)展總目標(biāo)或階段性目標(biāo)相配套，必須保證館藏檔案資源與尚未進(jìn)館的檔案資源在數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)上的一致性等等。數(shù)字檔案館建設(shè)不是一朝一夕能建成的，必須在統(tǒng)籌規(guī)劃的基礎(chǔ)上漸次推進(jìn)，譬如我們可以先確定檔案數(shù)字化的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，先搞檔案的數(shù)字化，然后再構(gòu)建數(shù)字檔案館，也不妨先從進(jìn)館單位做起，使之形成的電子文件按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)先行歸檔，將來適時(shí)地接收進(jìn)數(shù)字檔案館之中等等。

（3）配備一支與數(shù)字檔案館建設(shè)相適應(yīng)的人才隊(duì)伍。

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)的檔案館既有不可分割的聯(lián)系，又有質(zhì)的區(qū)別，因此要建設(shè)數(shù)字檔案館，必須進(jìn)行思想觀念、管理機(jī)制、工作方法、技術(shù)手段的全面更新，必須有一支與之相適應(yīng)的人才隊(duì)伍。所謂人才隊(duì)伍，既包括懂?dāng)?shù)字信息技術(shù)的工程技術(shù)人員，也包括能夠把握數(shù)字檔案館發(fā)展方向和建設(shè)目標(biāo)的管理人員，還包括能熟練操作數(shù)字技術(shù)設(shè)備，從事數(shù)字檔案信息采集、存儲(chǔ)、加工、傳輸?shù)膶ｉT工作人員。要建設(shè)一支有不同層次、不同類型人才的隊(duì)伍，在各檔案館人員基本飽和的情況下，除了適當(dāng)引進(jìn)少量工程技術(shù)人員外，更重要的是加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)職專業(yè)人員的教育和培訓(xùn)，同時(shí)廣泛借用社會(huì)力量來推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，也不失為加快數(shù)字檔案館建設(shè)有效途徑。