江蘇鹽城師范學院綜合檔案室 卞云龍
當今世界已進入信息時代，作為重要信息資源之一的檔案，面臨著廣泛應用計算機技術、通信技術、網絡技術以及多媒體技術環境的巨大沖擊。面對這種機遇和挑戰，如何使檔案信息快速地向數字化方向發展，實現檔案信息資源的有效利用和共享，促進檔案事業的跨越式發展，成為當前檔案管理部門的熱點問題。但由于人們對數字檔案館的研究仍在理論層次上徘徊，對數字檔案館建設的前景的認識比較模糊，不可避免地產生了一些誤區，澄清這些錯誤認識將有助于數字檔案館建設的健康發展。
誤區之一：數字檔案館等同于檔案館的數字化
從數字檔案館的發展來看，數字檔案館是在檔案館數字化的基礎上發展起來的，它首先需要各個檔案館的數字化，然后是超大規模的檔案信息資源在多媒體狀態下重組和再創造的創新工程。但如果把數字檔案館認為就是檔案館的數字化就不全面了。
從檔案館數字化的含義來看，有三層意思：一是建立檔案館的自動化系統，實現檔案館自動化管理，完成檔案管理的數字化；二是館藏信息數字化，數字化的館藏檔案信息能直接被計算機識別和處理，建成完備的信息數據庫；三是構建檔案信息數字化傳輸平臺，實現檔案的統一管理和資源共享。而數字檔案館是在檔案館數字化基礎上，形成以數字化信息為館藏內容，以計算機為管理手段，運用網絡互聯技術，將個體數字化檔案館聯合起來，進行擴張、伸展，組成完全意義的數字檔案館，遵循共同協議，實現數字化信息共享，是超大規模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。用戶可以通過網絡計算機終端提出需求，由數字檔案館系統完成查找和調閱檔案信息，完全不受時間和地理條件的限制。
誤區之二：數字檔案館完全替代傳統檔案館
數字檔案館的興起并不代表傳統檔案館的消亡。有些人誤認為數字檔案館與信息技術緊密相關，而傳統檔案館與信息技術聯系不緊。實際上，檔案數字信息資源建設涉及到檔案信息資源的形成、整理、存儲、檢索、保管、利用、鑒定、統計等幾乎所有檔案館的傳統業務。所不同的是傳統業務面向的對象是實體檔案，而數字信息資源建設面向的是數字化信息。
數字檔案館不同于傳統的檔案館，傳統的檔案館是在保管檔案信息的基礎上，通過檔案信息的整理，向利用者提供書本式目錄、著錄卡片、指南、編研成果等信息，其服務方式相對較窄，服務對象較單一。而數字檔案館是傳統檔案館的發展，是以傳統檔案為基礎，其館藏內容，即各種數據庫的內容涵蓋了傳統檔案館館藏的內容，并在此基礎上有所擴充，其收藏對象是數字化信息，并以INTERNET為平臺，面向全球用戶提供基于內容的服務。它在服務手段、服務質量、提高信息的廣度和深度等方面都比傳統檔案館有了質的提高。例如，用戶可以不受時間、空間、數量的限制從網上利用檔案信息資源，用戶獲取信息能更迅速、準確，使檔案館的教育服務功能得到進?步加強。此外，數字檔案館的館藏內容不但包含了傳統檔案館館藏內容，而且還有所擴展，可將Internet上的信息通過整理作為本館的虛擬館藏。所以，數字檔案館的館藏內容要比傳統檔案館更為豐富，利用更加方便。
數字檔案館與傳統檔案館相比，還有許多新特點：1、館藏資源數字化；2、信息組織與傳輸網絡化；3、服務范圍擴大化；4、信息資源共享化；5、信息揭示多維化；6、信息檢索便捷化；7、服務遠程化。這些特點決定了數字檔案館比傳統檔案館具有巨大的優勢。
另外，數字檔案館可以有效地保護檔案原件。檔案資料通過掃描之后，原件資料不會丟失，掃描之后的資料不是檔案原件，可以供人查看。與傳統檔案資料相比，利用率高，可以同時供多人查閱，而且檔案資料原件不受影響。
但是數字檔案館并不完全具備傳統檔案館的功能，也不能代替傳統檔案館。其原因在于：首先，數字檔案館由傳統檔案館而來，數字檔案館的“信息空間”需要傳統檔案館的信息資源的聯接才能構成；其二，傳統的檔案實體與電子文件／檔案長期并存，仍然需要由傳統的檔案館加以管理；其三，傳統檔案館所具有的人文、歷史精神，數字檔案館不能完全體現出來；其四，傳統館藏檔案信息還受時間和密級的限制，不能完全上網，有些用戶不得不在傳統檔案館履行一定手續后才能獲得利用服務。
誤區之三：數字檔案館是數字圖書館的翻版
在數字工程建設中，數字圖書館遠遠早于數字檔案館的建設。1995年，國家圖書館就開始跟蹤國際數字圖書館技術研發與應用動態；2000年4月5日，由文化部牽頭的中國數字圖書館工程正式啟動。據中國期刊全文數據庫的有關資料表明，截止2003年6月，在各種學術期刊上已發表研究數字圖書館的文章1578篇，而數字檔案館的研究只有71篇，且不少文章借鑒了數字圖書館的概念來解釋“數字檔案館”。因此，有人就認為數字檔案館與數字圖書館是一回事。事實上，數字檔案館與數字圖書館的差異還比較大。
從管理對象上看，數字圖書館以數字化圖書、文獻信息資源為主體。數字檔案館的管理對象是國家機關、企事業單位等各種組織和個人形成的文件、檔案信息。
從運作方式上看，數字圖書館是要使整個網絡成為一個一體的、虛擬的、有組織、有結構的信息集合，提供統一的跨倉無縫查找。數字檔案館則主要是通過對現有檔案機構職能的擴展、增強和集成，以及不同檔案機構的聯合，分工合作地選擇、收集、控制、組織和保存電子文件信息資源，并授權機關、團體、組織和個人對特定信息資源的存取。
從社會角色定位看，數字圖書館是各類知識信息的資源庫，具有廣泛的社會性、最大限度的開放性。而數字檔案館存儲和提供查詢的只是記錄社會活動過程和結果的文件信息。
從知識產權來看，數字檔案館對于數字檔案的真實性和原始性的維護是至關重要的，對版權問題的爭論要少于圖書館，而數字圖書館則相反。
從信息開放的程度上看，數字檔案館的信息提供利用受時效與密級的限制，如檔案館內的一些內容是不能公開的，數字檔案館將必須分內部網和外部網兩個部分，用戶可以根據授權度查閱網頁所提供的檔案信息。如正在建設中的深圳數字化檔案館就是如此，單位和個人可以根據授權限度免費查閱網頁所提供的檔案信息。而相比之下，數字圖書館則沒有時效與密級的限制，開放利用比較自由。
誤區之四：數字檔案館就是檔案信息資源上網
從總體來看，由于目前對數字檔案館的研究處于起步階段，發展前景也有一定的不確定性，因此對數字檔案館的信息資源建設的認識也形成了一些誤區。如將紙質檔案經過數字化后搬到網上，就認為是數字檔案館建設了。這將導致的后果是檔案館花費巨大的精力和時間在掃描、轉換、壓縮等簡單的事務性的工作中，卻忽視了整個系統的整合工作。而拋開系統整合，任何一項單項技術都是容易實現的。
數字檔案館的信息資源建設包括原始館藏的數字化和網絡信息數據庫。原始館藏的數字化是將館藏檔案轉化成計算機可以識別和處理的數字化信息，經過整理和組織，存儲在存儲設備里。網絡信息數據庫是指實現數字化后的信息資源分布在網絡服務器中，通過網絡互聯提供資源共享。數字檔案館是管理檔案信息的“信息中心”，檔案的實體保管模式應該向信息管理模式過渡。
信息資源的建設應該包括數字檔案館的檔案信息發布和傳遞，主要有兩種形式：一種是光盤發布，一種是網絡發布。前者是指將檔案信息復制到光盤，用戶不需安裝應用系統．只需先執行光盤閱讀程序，即可對檔案信息進行瀏覽和檢索。后者分為INTERNET網上發布(即通過局域網為立檔單位提供檔案信息查詢)和INTERNET網上發布(即在公眾網上公布檔案信息)。網上發布是通過網頁制作軟件，將編輯出來的數字檔案信息放在網頁上，供用戶使用。
但是，我國目前大多數檔案網站都存在著可提供瀏覽的內容少、可提供服務的項目少、網頁內容更新慢、網頁制作質量差等問題，離信息服務大眾化和實現檔案信息共享的目標相去甚遠。要走出數字檔案館建設的這些誤區，就必須認清檔案數字信息資源建設的真正內涵，進而提出解決方案。而國內在構想數字檔案館時，則普遍認為把紙質檔案經過轉化后放到網上去，就變成數字檔案館了，對數字檔案館概念的這種理解是很不完整的。
參考文獻
1．傅榮校：《關于數字檔案館的思考》，《檔案學通訊》2001年第5期
2．于麗娟：《國外數字檔案館建設概況》，《中國檔案》2003年第3期
3.陳連梅：《論我國發展數字圖書館的充分必要條件》，《西安教育學院學報》2002年第1期
（牛角摘自《檔案學》2004年第5期）
當今世界已進入信息時代，作為重要信息資源之一的檔案，面臨著廣泛應用計算機技術、通信技術、網絡技術以及多媒體技術環境的巨大沖擊。面對這種機遇和挑戰，如何使檔案信息快速地向數字化方向發展，實現檔案信息資源的有效利用和共享，促進檔案事業的跨越式發展，成為當前檔案管理部門的熱點問題。但由于人們對數字檔案館的研究仍在理論層次上徘徊，對數字檔案館建設的前景的認識比較模糊，不可避免地產生了一些誤區，澄清這些錯誤認識將有助于數字檔案館建設的健康發展。
誤區之一：數字檔案館等同于檔案館的數字化
從數字檔案館的發展來看，數字檔案館是在檔案館數字化的基礎上發展起來的，它首先需要各個檔案館的數字化，然后是超大規模的檔案信息資源在多媒體狀態下重組和再創造的創新工程。但如果把數字檔案館認為就是檔案館的數字化就不全面了。
從檔案館數字化的含義來看，有三層意思：一是建立檔案館的自動化系統，實現檔案館自動化管理，完成檔案管理的數字化；二是館藏信息數字化，數字化的館藏檔案信息能直接被計算機識別和處理，建成完備的信息數據庫；三是構建檔案信息數字化傳輸平臺，實現檔案的統一管理和資源共享。而數字檔案館是在檔案館數字化基礎上，形成以數字化信息為館藏內容，以計算機為管理手段，運用網絡互聯技術，將個體數字化檔案館聯合起來，進行擴張、伸展，組成完全意義的數字檔案館，遵循共同協議，實現數字化信息共享，是超大規模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。用戶可以通過網絡計算機終端提出需求，由數字檔案館系統完成查找和調閱檔案信息，完全不受時間和地理條件的限制。
誤區之二：數字檔案館完全替代傳統檔案館
數字檔案館的興起并不代表傳統檔案館的消亡。有些人誤認為數字檔案館與信息技術緊密相關，而傳統檔案館與信息技術聯系不緊。實際上，檔案數字信息資源建設涉及到檔案信息資源的形成、整理、存儲、檢索、保管、利用、鑒定、統計等幾乎所有檔案館的傳統業務。所不同的是傳統業務面向的對象是實體檔案，而數字信息資源建設面向的是數字化信息。
數字檔案館不同于傳統的檔案館，傳統的檔案館是在保管檔案信息的基礎上，通過檔案信息的整理，向利用者提供書本式目錄、著錄卡片、指南、編研成果等信息，其服務方式相對較窄，服務對象較單一。而數字檔案館是傳統檔案館的發展，是以傳統檔案為基礎，其館藏內容，即各種數據庫的內容涵蓋了傳統檔案館館藏的內容，并在此基礎上有所擴充，其收藏對象是數字化信息，并以INTERNET為平臺，面向全球用戶提供基于內容的服務。它在服務手段、服務質量、提高信息的廣度和深度等方面都比傳統檔案館有了質的提高。例如，用戶可以不受時間、空間、數量的限制從網上利用檔案信息資源，用戶獲取信息能更迅速、準確，使檔案館的教育服務功能得到進?步加強。此外，數字檔案館的館藏內容不但包含了傳統檔案館館藏內容，而且還有所擴展，可將Internet上的信息通過整理作為本館的虛擬館藏。所以，數字檔案館的館藏內容要比傳統檔案館更為豐富，利用更加方便。
數字檔案館與傳統檔案館相比，還有許多新特點：1、館藏資源數字化；2、信息組織與傳輸網絡化；3、服務范圍擴大化；4、信息資源共享化；5、信息揭示多維化；6、信息檢索便捷化；7、服務遠程化。這些特點決定了數字檔案館比傳統檔案館具有巨大的優勢。
另外，數字檔案館可以有效地保護檔案原件。檔案資料通過掃描之后，原件資料不會丟失，掃描之后的資料不是檔案原件，可以供人查看。與傳統檔案資料相比，利用率高，可以同時供多人查閱，而且檔案資料原件不受影響。
但是數字檔案館并不完全具備傳統檔案館的功能，也不能代替傳統檔案館。其原因在于：首先，數字檔案館由傳統檔案館而來，數字檔案館的“信息空間”需要傳統檔案館的信息資源的聯接才能構成；其二，傳統的檔案實體與電子文件／檔案長期并存，仍然需要由傳統的檔案館加以管理；其三，傳統檔案館所具有的人文、歷史精神，數字檔案館不能完全體現出來；其四，傳統館藏檔案信息還受時間和密級的限制，不能完全上網，有些用戶不得不在傳統檔案館履行一定手續后才能獲得利用服務。
誤區之三：數字檔案館是數字圖書館的翻版
在數字工程建設中，數字圖書館遠遠早于數字檔案館的建設。1995年，國家圖書館就開始跟蹤國際數字圖書館技術研發與應用動態；2000年4月5日，由文化部牽頭的中國數字圖書館工程正式啟動。據中國期刊全文數據庫的有關資料表明，截止2003年6月，在各種學術期刊上已發表研究數字圖書館的文章1578篇，而數字檔案館的研究只有71篇，且不少文章借鑒了數字圖書館的概念來解釋“數字檔案館”。因此，有人就認為數字檔案館與數字圖書館是一回事。事實上，數字檔案館與數字圖書館的差異還比較大。
從管理對象上看，數字圖書館以數字化圖書、文獻信息資源為主體。數字檔案館的管理對象是國家機關、企事業單位等各種組織和個人形成的文件、檔案信息。
從運作方式上看，數字圖書館是要使整個網絡成為一個一體的、虛擬的、有組織、有結構的信息集合，提供統一的跨倉無縫查找。數字檔案館則主要是通過對現有檔案機構職能的擴展、增強和集成，以及不同檔案機構的聯合，分工合作地選擇、收集、控制、組織和保存電子文件信息資源，并授權機關、團體、組織和個人對特定信息資源的存取。
從社會角色定位看，數字圖書館是各類知識信息的資源庫，具有廣泛的社會性、最大限度的開放性。而數字檔案館存儲和提供查詢的只是記錄社會活動過程和結果的文件信息。
從知識產權來看，數字檔案館對于數字檔案的真實性和原始性的維護是至關重要的，對版權問題的爭論要少于圖書館，而數字圖書館則相反。
從信息開放的程度上看，數字檔案館的信息提供利用受時效與密級的限制，如檔案館內的一些內容是不能公開的，數字檔案館將必須分內部網和外部網兩個部分，用戶可以根據授權度查閱網頁所提供的檔案信息。如正在建設中的深圳數字化檔案館就是如此，單位和個人可以根據授權限度免費查閱網頁所提供的檔案信息。而相比之下，數字圖書館則沒有時效與密級的限制，開放利用比較自由。
誤區之四：數字檔案館就是檔案信息資源上網
從總體來看，由于目前對數字檔案館的研究處于起步階段，發展前景也有一定的不確定性，因此對數字檔案館的信息資源建設的認識也形成了一些誤區。如將紙質檔案經過數字化后搬到網上，就認為是數字檔案館建設了。這將導致的后果是檔案館花費巨大的精力和時間在掃描、轉換、壓縮等簡單的事務性的工作中，卻忽視了整個系統的整合工作。而拋開系統整合，任何一項單項技術都是容易實現的。
數字檔案館的信息資源建設包括原始館藏的數字化和網絡信息數據庫。原始館藏的數字化是將館藏檔案轉化成計算機可以識別和處理的數字化信息，經過整理和組織，存儲在存儲設備里。網絡信息數據庫是指實現數字化后的信息資源分布在網絡服務器中，通過網絡互聯提供資源共享。數字檔案館是管理檔案信息的“信息中心”，檔案的實體保管模式應該向信息管理模式過渡。
信息資源的建設應該包括數字檔案館的檔案信息發布和傳遞，主要有兩種形式：一種是光盤發布，一種是網絡發布。前者是指將檔案信息復制到光盤，用戶不需安裝應用系統．只需先執行光盤閱讀程序，即可對檔案信息進行瀏覽和檢索。后者分為INTERNET網上發布(即通過局域網為立檔單位提供檔案信息查詢)和INTERNET網上發布(即在公眾網上公布檔案信息)。網上發布是通過網頁制作軟件，將編輯出來的數字檔案信息放在網頁上，供用戶使用。
但是，我國目前大多數檔案網站都存在著可提供瀏覽的內容少、可提供服務的項目少、網頁內容更新慢、網頁制作質量差等問題，離信息服務大眾化和實現檔案信息共享的目標相去甚遠。要走出數字檔案館建設的這些誤區，就必須認清檔案數字信息資源建設的真正內涵，進而提出解決方案。而國內在構想數字檔案館時，則普遍認為把紙質檔案經過轉化后放到網上去，就變成數字檔案館了，對數字檔案館概念的這種理解是很不完整的。
參考文獻
1．傅榮校：《關于數字檔案館的思考》，《檔案學通訊》2001年第5期
2．于麗娟：《國外數字檔案館建設概況》，《中國檔案》2003年第3期
3.陳連梅：《論我國發展數字圖書館的充分必要條件》，《西安教育學院學報》2002年第1期
（牛角摘自《檔案學》2004年第5期）
