數字檔案館建設現狀

發展數字檔案館面臨的問題與困惑:

１.１　建設數字檔案館能否提高利用率

檔案館是永久保存國家檔案的基地,它一直把提供檔案信息作為社會服務的信息中心,實現檔案信息全社會共享,提高檔案利用率作為夢寐以求的目標。數字檔案館的出現為其實現上述目標提供了途徑。數字檔案館“是一個電子化信息的倉儲,能夠存儲大量各種形式的信息,用戶可以通過網絡方便地訪問它,以獲得這些信息,并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。它能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲治理、查詢和利用集成在一起,使這些信息得以在網絡上傳播,從而最大限度地利用這些信息”。真正體現“信息數字化,傳輸網絡化,館藏超時空化,服務有線化,利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文”,實現檔案信息的共享。數字檔案館為實現檔案信息的共享鋪平了道路,使檔案信息共享成為可能。然而,數字檔案館的建成并實現檔案信息的共享,并不等于就能提高檔案利用率。檔案館作為信息部門的“弱勢群體”,在建立了數字檔案館后,并不一定就能解決傳統檔案館面臨的檔案利用困境問題。回顧歷史,我們可以看到建國以來所謂的檔案利用高潮僅僅出現過兩次,一次是改革開放初期撥亂反正中利用檔案平反了大批冤假錯案;另一次是上世紀８０年代全國范圍內的編史修志促成的利用高潮。這兩次利用高潮可以說是在特定歷史條件下,為特定的目的而形成的非凡現象。因而,這種檔案利用高潮會隨著目標的實現而退潮。事實也證實,隨著時間的推移,大規模的編史修志工作的基本完成,檔案利用工作再次走入低谷。盡管檔案部門想盡各種辦法,豐富館藏、改善館藏結構、建立開放檔案目錄中心、開展創新服務機制等,檔案館門前依舊是“門可羅雀”,檔案利用工作仍然在低谷中徘徊,毫無起色。 “我國國家檔案館利用程度不高是不爭的事實,接待查閱檔案者日均二三人次的省級檔案館,日均不足一次的區、縣檔案館決非個別現象。”傳統檔案館所面臨的檔案利用率低下的困境依然會擺在數字檔案館面前,這個問題并不會因數字檔案館的建立而馬上解決,馬上消失,數字檔案館對此恐怕也無良策。因為數字檔案館雖然可以實現檔案信息的全社會共享,但是,檔案信息的共享還需要建立在對這些檔案信息的需求之上。假如沒有對這些檔案信息的需求,檔案信息的共享也就沒有了意義。檔案信息的共享,說到底實際上是建立在對異地檔案信息的需求之上的。我們清楚,一般的檔案館保存的檔案大部分是有關本地區的社會記錄,尤其是市級以下的檔案館都是以本地區的利用者為主。試想一下,連本地區、守著家門的利用者都不去利用的檔案,異地的利用者還能對其有利用需求? 或者說,連對本地的檔案都沒有利用需求的利用者,還會對與本地區沒有關系的檔案產生利用需求? 更何況這些檔案館保存的檔案大部分都是黨政機關的文書檔案,可以說從內容上是大同小異的,而且與異地的利用者沒有多少關系。即使那些所謂利用率高的人事、土地、公證等檔案,也只是與當地的利用者有關系,與異地的利用者沒有一點關系。而且利用者在利用這些檔案時,多數是在利用它的憑證作用,但數字檔案在目前是很難起到它的憑證作用的。因而這些檔案根本就不可能吸引異地的檔案利用者利用。從這個意義上講,就是大部分檔案館都建成了數字檔案館,檔案信息的利用問題仍然不可能解決,數字檔案館同樣會陷入傳統檔案館面臨的尷尬局面中。很顯然,數字檔案館的建設和運行,只是運用新技術解決了檔案的快速檢索與異地查閱,只是更新了檔案利用的手段,它并沒有改變檔案信息的內容和檔案的憑證性基本作用。當然,數字檔案館的建設,對于國家級和部分省級檔案館以及一些其他館保存的珍貴檔案來說可能會增加一些利用者,但相對于數量龐大的大部分市級以下的檔案館來說,增加的這些利用者就顯得微不足道,解決不了根本問題。因此,我們對數字檔案館在提高檔案利用率的作用方面要有清楚的認識,在投資建設數字檔案館時應做出理智慎重的選擇。同時,也應該看到,開發檔案信息資源仍然任重道遠。

１.２　建設數字檔案館投入與產出能否協調

在我國檔案界歷來都不關注檔案治理的投入與產出的問題,很少有人關心檔案整理保管利用的成本效益問題,也很少有人研究檔案價值和檔案整理保管費用之間的關系。不管投入的整理保管檔案的費用是否超過檔案的價值都照常保管,這樣就出現了兩種情況。一種是有許多檔案的保管費用已經超過了其檔案的價值,或者說是完全沒有保存價值了還仍然被保管著,使有限的檔案保管費用被白白浪費。另一種是許多珍貴的檔案不能得到合理的保護,使這些珍貴的檔案和一般的檔案在同樣的條件下保管。有些條件差的檔案館僅僅是保存不丟失而已,根本談不上保護。由于缺乏成本效益觀念,造成了檔案館投入與產出的不協調,這種不協調在傳統檔案館條件下對檔案工作的影響還不算太明顯。這是因為對于傳統檔案館來說,可以投入大量資金改善檔案保管和利用條件,也可以只給幾間房子來保管檔案,雖然保管和利用檔案的條件差別很大,但對利用工作來說相差還不算太大。實質上前者是不計成本在維持檔案工作,而后者是以犧牲檔案的安全永久保存的代價來維持檔案工作。但是,在數字檔案館的條件下這種投入與產出的不協調就顯得非凡突出,對檔案工作的影響更是顯而易見的。數字檔案館是高新技術支撐起來的,建設數字檔案館需要巨額資金。但是數字檔案館又不是一次性巨額投入建成后就可以一勞永逸的,它的維護和使用費用并不少于初建的費用;數字檔案館就像一個“無底洞”,需要不斷地投入大量資金來維持其正常運行。它與傳統檔案館相比:其一,它的成本投入超出了人們的想象,不知要高出傳統檔案館多少倍;其二,它不像傳統檔案館給幾間房子就能運行,就是建一個最低標準的數字檔案館的投入也是相當可觀的。在第一個問題里談到數字檔案館并不能提高檔案的利用率,這時的巨額投入與利用率的不高就形成了強烈的反差,成本效益的問題就顯得格外突出。