青島市檔案館
青島市數字檔案館建設項目是根據青島市信息化建設總體進程和檔案事業自身發展客觀要求提出來的。青島作為我國經濟較發達的沿海開放城市，國民經濟獲得持續快速健康發展，綜合經濟實力顯著增強，信息產業迅猛興起，網絡信息技術在政府行政管理、社會公共服務、企業生產經營等領域得到廣泛應用。廣電網、電信網、計算機網“三網“逐步融合，覆蓋全市的寬帶網正在建設當中。全社會的數字化建設為檔案數字化建設創造了有利環境。從青島市檔案事業發展情況看，我們的館藏已具備一定規模，綜合管理水平已達到國家一級，現代化管理具有一定的基礎，要想再突破再發展，怎么突破?怎么發展?已經成為一個很現實的問題。為了促進檔案信息化建設向更高層次邁進，2000年底，我們提出建設數字檔案館，得到市委、市政府及有關部門的重視和支持，列入了《青島市信息化建設和信息產業發展“十五”規劃》和《青島市國民經濟和社會發展第十個五年計劃綱要》,與此同時，國家檔案局也把青島列為檔案信息化建設試點城市之一。
2001年下半年，我們才正式啟動數字檔案館工程，按照數字檔案館建設要求，首先進行了詳細的調研論證，逐步弄清了數字檔案館的基本內涵、應達到的主要目標、工程的各個組成部分及功能設計、建沒數字檔案館的方法步驟等。
關于數字檔案館的概念，我們認為既不能將其簡單化，也不能搞得過于神秘。一方面，數字檔案館首先應具備檔案館的基本功能，包括檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護、利用等，僅僅某?個環節數字化稱不上數字檔案館；另一方面，數字檔案館也與傳統檔案館有著明顯的區別，它收集、管理和提供利用的對象不再是傳統意義上的檔案,而是數字化檔案信息。基于這兩個方面的認識，我們將數字檔案館概括為運用數字設備和技術，收集、管理并提供利用數字檔案信息的系統。我們的數字檔案館工程，正是圍繞這樣一個思路來建設的。
青島市數字檔案館工程包括三個方面的內容：
1、配備數字檔案館建設所必須的設備體系
去年以來，市財政分兩次撥付我館數字檔案館工程專項資金400余萬元，目前數字檔案館工程主要設備都已基本到位，并逐步投入使用，主要包括服務器8臺、光盤鏡像服務器1臺、交換機8臺、縮微膠片數字化設備1套、視頻音頻信息采集設備1套、數碼攝像機3臺、數碼照相機3臺、計算機106臺、掃描儀20臺、以及相關的編輯、噴繪、光盤刻錄等設備，改造裝修了計算機中心、信息處理工作間、掃描工作間、噴繪工作間等，有關部門專門為我館鋪設了連接市委、市政府計算機中心及國際互聯網的光纜。這一切，為青島市數字檔案館建設奠定了有利的基礎。
2、實施檔案數字化和數據庫建設
檔案數字化和數據庫建設，是數字檔案館工程建設的重點，是一項長期任務，不是一朝一夕就能完成的，正因為它的艱巨性，所以我們在具備了硬件設施和制訂一系列標準的基礎上，迅速投入人力、物力、財力，開始檔案數字化和數據庫建設。一是構建檔案目錄數據庫。建立目錄數據庫，既是數字檔案信息管理的需要，又是形成區域檔案目錄中心，滿足用戶查詢的需要。青島市目錄中心數據庫建設從幾年前就已開始，目前已錄入各種數據近300萬條，建國后檔案已全部實行文件級檢索，在近幾年的檔案利用中發揮了重要作用，到明年上半年，館藏近40萬卷檔案可全部實現文件級檢索。在加快青島市檔案館自身目錄數據建設同時，我局采取獎勵措施，推動各區市檔案館加快實施館藏檔案文件級計算機檢索，目前12個區(市)中已有7個區(市)完成館藏檔案文件級目錄錄入工作。二是實施紙質檔案資料數字化。這是數字檔案館建設最大的工程，我們從2002年下半年開始館藏紙質檔案資料數字化工作，到目前，已掃描檔案11萬頁，通過縮微膠片轉換7萬頁。由于館藏檔案數量龐大，我們不可能也沒有必要全部數字化，而是以全宗為單位，有重點地、分期分批地實施數字化工作。我們計劃到2010年，通過搞掃描、轉換，先完成館藏重點檔案文獻600?800萬頁的數字化任務。三是實施照片檔案數字化。青島市檔案館保存數萬張各個歷史時期的照片，并且仍在源源不斷收集進館，鑒于它的規模以及數字化過程中特殊的采集、存儲分式，我們建立專門的數據庫,首先對館藏照片進行考證、著錄，然后通過掃描實現數字化，目前已掃描7000張。四是構建多媒體檔案信息數據庫。從2002年3月起，我們每天通過網絡接收青島電視新聞及部分專題節目，形成數量較大的多媒體檔案信息，并隨時對接收的多媒檔案信息進行著錄。與此同時，我們加大音像檔案的收集、拍攝進度，除了接收各單位移交的音像檔案外，直接參與全市重大活動、重大項目、重大事件的拍攝工作。今年又實施“城市記憶工程”，擬將青島市的基本面貌拍攝一遍，為后人留下寶貴的反映城市歷史面貌的音像檔案資料，目前已接收和形成各種音視頻檔案近2000盤。
3、研制開發一整套數字檔案信息管理系統
建設數字檔案館，并不是將館藏檔案數字化就完成任務了，還要建立起一套完整的數字化管理體系。從去年開始,我們就按照數字檔案館建設的要求，開始研制開發相關的管理信息系統，目前已初步完成各個系統程序的開發工作，主要包括：
1、接收、采集系統。該系統的功能主要包括接收處理各單位將要向檔案館移交的電子檔案和電子目錄，接收青島市所屬各區市檔案目錄，通過網絡采集和處理各網站上有價值的檔案信息，通過網絡采集多媒體信息、檔案資料征集工作管理等。
2、管理存儲系統。該系統功能包括檔案著錄標引、檔案資料動態管理、檔案數字化管理、辦公自動化管理、檔案事業信息管理、數據安全、維護等。
3、開發利用系統。該系統功能包括檔案利用登記、檢索、調卷，檔案信息加工、編排和檔案信息網站等，最終實現通過網絡查閱利用檔案信息。
上述三大系統軟件開發已基本完工，目前正在試運行并進一步修改完善，其中青島檔案信息網已于2002年8月1日正式開通，共有15個一級欄目，16個二級欄日，欄目內容包括三大類：一是用戶可以從網上查閱政府的現行文件和開放檔案目錄及少量重要文獻；二是編發各種青島歷史信息，如人物、大事記、歷史上的今天、歷史驛站、老青島系列、資政新編、藏品鑒賞等；三是宣傳報道檔案工作，如檔案館指南、檔案工作動態、檔案園地等。網站開通四個月來，點擊率達11000人次。
（牛角摘自《中國檔案》2003年第3期）
青島市數字檔案館建設項目是根據青島市信息化建設總體進程和檔案事業自身發展客觀要求提出來的。青島作為我國經濟較發達的沿海開放城市，國民經濟獲得持續快速健康發展，綜合經濟實力顯著增強，信息產業迅猛興起，網絡信息技術在政府行政管理、社會公共服務、企業生產經營等領域得到廣泛應用。廣電網、電信網、計算機網“三網“逐步融合，覆蓋全市的寬帶網正在建設當中。全社會的數字化建設為檔案數字化建設創造了有利環境。從青島市檔案事業發展情況看，我們的館藏已具備一定規模，綜合管理水平已達到國家一級，現代化管理具有一定的基礎，要想再突破再發展，怎么突破?怎么發展?已經成為一個很現實的問題。為了促進檔案信息化建設向更高層次邁進，2000年底，我們提出建設數字檔案館，得到市委、市政府及有關部門的重視和支持，列入了《青島市信息化建設和信息產業發展“十五”規劃》和《青島市國民經濟和社會發展第十個五年計劃綱要》,與此同時，國家檔案局也把青島列為檔案信息化建設試點城市之一。
2001年下半年，我們才正式啟動數字檔案館工程，按照數字檔案館建設要求，首先進行了詳細的調研論證，逐步弄清了數字檔案館的基本內涵、應達到的主要目標、工程的各個組成部分及功能設計、建沒數字檔案館的方法步驟等。
關于數字檔案館的概念，我們認為既不能將其簡單化，也不能搞得過于神秘。一方面，數字檔案館首先應具備檔案館的基本功能，包括檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護、利用等，僅僅某?個環節數字化稱不上數字檔案館；另一方面，數字檔案館也與傳統檔案館有著明顯的區別，它收集、管理和提供利用的對象不再是傳統意義上的檔案,而是數字化檔案信息。基于這兩個方面的認識，我們將數字檔案館概括為運用數字設備和技術，收集、管理并提供利用數字檔案信息的系統。我們的數字檔案館工程，正是圍繞這樣一個思路來建設的。
青島市數字檔案館工程包括三個方面的內容：
1、配備數字檔案館建設所必須的設備體系
去年以來，市財政分兩次撥付我館數字檔案館工程專項資金400余萬元，目前數字檔案館工程主要設備都已基本到位，并逐步投入使用，主要包括服務器8臺、光盤鏡像服務器1臺、交換機8臺、縮微膠片數字化設備1套、視頻音頻信息采集設備1套、數碼攝像機3臺、數碼照相機3臺、計算機106臺、掃描儀20臺、以及相關的編輯、噴繪、光盤刻錄等設備，改造裝修了計算機中心、信息處理工作間、掃描工作間、噴繪工作間等，有關部門專門為我館鋪設了連接市委、市政府計算機中心及國際互聯網的光纜。這一切，為青島市數字檔案館建設奠定了有利的基礎。
2、實施檔案數字化和數據庫建設
檔案數字化和數據庫建設，是數字檔案館工程建設的重點，是一項長期任務，不是一朝一夕就能完成的，正因為它的艱巨性，所以我們在具備了硬件設施和制訂一系列標準的基礎上，迅速投入人力、物力、財力，開始檔案數字化和數據庫建設。一是構建檔案目錄數據庫。建立目錄數據庫，既是數字檔案信息管理的需要，又是形成區域檔案目錄中心，滿足用戶查詢的需要。青島市目錄中心數據庫建設從幾年前就已開始，目前已錄入各種數據近300萬條，建國后檔案已全部實行文件級檢索，在近幾年的檔案利用中發揮了重要作用，到明年上半年，館藏近40萬卷檔案可全部實現文件級檢索。在加快青島市檔案館自身目錄數據建設同時，我局采取獎勵措施，推動各區市檔案館加快實施館藏檔案文件級計算機檢索，目前12個區(市)中已有7個區(市)完成館藏檔案文件級目錄錄入工作。二是實施紙質檔案資料數字化。這是數字檔案館建設最大的工程，我們從2002年下半年開始館藏紙質檔案資料數字化工作，到目前，已掃描檔案11萬頁，通過縮微膠片轉換7萬頁。由于館藏檔案數量龐大，我們不可能也沒有必要全部數字化，而是以全宗為單位，有重點地、分期分批地實施數字化工作。我們計劃到2010年，通過搞掃描、轉換，先完成館藏重點檔案文獻600?800萬頁的數字化任務。三是實施照片檔案數字化。青島市檔案館保存數萬張各個歷史時期的照片，并且仍在源源不斷收集進館，鑒于它的規模以及數字化過程中特殊的采集、存儲分式，我們建立專門的數據庫,首先對館藏照片進行考證、著錄，然后通過掃描實現數字化，目前已掃描7000張。四是構建多媒體檔案信息數據庫。從2002年3月起，我們每天通過網絡接收青島電視新聞及部分專題節目，形成數量較大的多媒體檔案信息，并隨時對接收的多媒檔案信息進行著錄。與此同時，我們加大音像檔案的收集、拍攝進度，除了接收各單位移交的音像檔案外，直接參與全市重大活動、重大項目、重大事件的拍攝工作。今年又實施“城市記憶工程”，擬將青島市的基本面貌拍攝一遍，為后人留下寶貴的反映城市歷史面貌的音像檔案資料，目前已接收和形成各種音視頻檔案近2000盤。
3、研制開發一整套數字檔案信息管理系統
建設數字檔案館，并不是將館藏檔案數字化就完成任務了，還要建立起一套完整的數字化管理體系。從去年開始,我們就按照數字檔案館建設的要求，開始研制開發相關的管理信息系統，目前已初步完成各個系統程序的開發工作，主要包括：
1、接收、采集系統。該系統的功能主要包括接收處理各單位將要向檔案館移交的電子檔案和電子目錄，接收青島市所屬各區市檔案目錄，通過網絡采集和處理各網站上有價值的檔案信息，通過網絡采集多媒體信息、檔案資料征集工作管理等。
2、管理存儲系統。該系統功能包括檔案著錄標引、檔案資料動態管理、檔案數字化管理、辦公自動化管理、檔案事業信息管理、數據安全、維護等。
3、開發利用系統。該系統功能包括檔案利用登記、檢索、調卷，檔案信息加工、編排和檔案信息網站等，最終實現通過網絡查閱利用檔案信息。
上述三大系統軟件開發已基本完工，目前正在試運行并進一步修改完善，其中青島檔案信息網已于2002年8月1日正式開通，共有15個一級欄目，16個二級欄日，欄目內容包括三大類：一是用戶可以從網上查閱政府的現行文件和開放檔案目錄及少量重要文獻；二是編發各種青島歷史信息，如人物、大事記、歷史上的今天、歷史驛站、老青島系列、資政新編、藏品鑒賞等；三是宣傳報道檔案工作，如檔案館指南、檔案工作動態、檔案園地等。網站開通四個月來，點擊率達11000人次。
（牛角摘自《中國檔案》2003年第3期）
